郭梁

摘 要：在電子時(shí)代背景下，傳統(tǒng)圖書(shū)館文書(shū)資料管理面臨很多困境，通過(guò)文書(shū)資料電子化可以更好地加強(qiáng)文書(shū)資料管理，同時(shí)也迎合人們的閱讀習(xí)慣，盤(pán)活了圖書(shū)館資源，對(duì)圖書(shū)館的發(fā)展與創(chuàng)新提供了一種新的思路。

關(guān)鍵詞：電子時(shí)代圖書(shū)館文書(shū)資料管理

1 基于電子時(shí)代背景圖書(shū)館文書(shū)資料管理現(xiàn)狀

中華民族上下五千年歷史，作為一個(gè)歷史悠久的文明古國(guó)，我國(guó)在人文、歷史、哲學(xué)、科技等各個(gè)方面均保留下來(lái)大量文書(shū)資料，這些文書(shū)資料不僅具有巨大的文化價(jià)值，而且更具有其現(xiàn)實(shí)意義，比如《本草綱目》在今天的中醫(yī)學(xué)界仍有其現(xiàn)實(shí)意義，諾貝爾獲得者屠呦呦正是從這些保留下來(lái)的中醫(yī)學(xué)典籍中找到青蒿素，對(duì)治療瘧疾做出了巨大貢獻(xiàn)，這些文書(shū)資料是圖書(shū)館重要的館藏“寶貝”。因此，圖書(shū)館對(duì)這些文書(shū)資料的保存非常重視，會(huì)在保管上下耗費(fèi)巨大的人力、物力。圖書(shū)館的文書(shū)資料一般按照文書(shū)資料的內(nèi)容、年代的不同進(jìn)行分類存放。圖書(shū)館會(huì)對(duì)這些文書(shū)資料進(jìn)行細(xì)致的劃分，依據(jù)文書(shū)資料的內(nèi)容不同和年代不同進(jìn)行細(xì)致分類保存，通過(guò)這些操作使得文書(shū)資料得到妥善保管和充分利用。例如，在進(jìn)行分類時(shí)，根據(jù)內(nèi)容的不同，可以分為醫(yī)學(xué)類、哲學(xué)類、文史類、科技類等等，根據(jù)年代的不同可以分為先秦時(shí)期、隋唐時(shí)期等等。我們可以根據(jù)圖書(shū)館館藏目錄很容易查詢這些書(shū)籍，獲得知識(shí)的滋養(yǎng)。

隨著21世紀(jì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代到來(lái)，特別是移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的盛行，借助電腦、平板電腦、電子書(shū)、手機(jī)等電子媒體進(jìn)行無(wú)紙化、碎片化閱覽正快速取代傳統(tǒng)閱讀方式（傳統(tǒng)閱讀方式進(jìn)入圖書(shū)館進(jìn)行紙質(zhì)閱讀）。圖書(shū)館對(duì)文書(shū)資料實(shí)行電子化管理，由于網(wǎng)絡(luò)的公開(kāi)性，使得這些寶貴的、具有中國(guó)特色和歷史文化價(jià)值的資料被外界所了解和接納。目前，一些縣、市、省城市圖書(shū)館根據(jù)各自文書(shū)資料內(nèi)容，在傳統(tǒng)文書(shū)資料管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行電子化管理，例如具有地方特色的音頻視頻資料、縣志縣史、珍貴古文書(shū)、自然風(fēng)景區(qū)美景等等。地方圖書(shū)館通過(guò)公開(kāi)化的電子文書(shū)資料不僅有效的反映了地方特色，而且對(duì)文書(shū)資料管理完整性也有很大作用。這些電子化資料主要以繪畫(huà)、織錦、地圖以及照片、視頻等相關(guān)圖形圖像資料的形式存在，而對(duì)于文字資料，由于古人文書(shū)資料大部分為活字印刷或者草體字體，這樣的文書(shū)資料很難進(jìn)行準(zhǔn)確地描述，所以大部分公開(kāi)的電子化的文書(shū)資料都是簡(jiǎn)單易懂的圖形資料。

2 基于電子時(shí)代背景圖書(shū)館文書(shū)資料電子化分析

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，圖書(shū)館文書(shū)資料電子化的方式也有很多形式，本文以最為常見(jiàn)同時(shí)也最具有可操作性的文書(shū)資料電子化方式為例，簡(jiǎn)單介紹圖書(shū)館文書(shū)資料電子化過(guò)程。圖書(shū)館資料大致可以分為圖書(shū)資料、文書(shū)資料、通過(guò)微縮膠卷等方式模擬復(fù)制的資料。利用電子化的文書(shū)資料可以對(duì)圖書(shū)資料和實(shí)物資料進(jìn)行保存。圖書(shū)館的文書(shū)資料現(xiàn)階段主要采用模擬的方式，對(duì)于圖書(shū)館文書(shū)資料的原始數(shù)據(jù)以及實(shí)物資料在交卷的管理中使用羅馬數(shù)字進(jìn)行記載，目錄的編寫(xiě)可以以二十六個(gè)英文字母為主，從而使文書(shū)的分類更加清晰，同時(shí)還有利于閱讀者查找，對(duì)于特別復(fù)雜的資料可以采用復(fù)制、微縮等方式。隨著電子相機(jī)的快速發(fā)展，電子相機(jī)的像素也有了質(zhì)的飛躍，這對(duì)于圖書(shū)資料電子化起到了很大的作用。

圖書(shū)館文書(shū)資料電子化大致可以分為收集、整理、鑒定、模擬、保護(hù)、利用、統(tǒng)計(jì)七個(gè)階段。在收集階段圖書(shū)館管理人員對(duì)圖書(shū)資料進(jìn)行收集，資料來(lái)源可以是有關(guān)機(jī)關(guān)、部門(mén)以及個(gè)人的主動(dòng)交送以及圖書(shū)館的主動(dòng)收集，通過(guò)這一階段可以得到圖書(shū)文書(shū)第一手資料；在整理階段，圖書(shū)館管理人員對(duì)收集上來(lái)的所有文書(shū)資料進(jìn)行清潔清理、分類以及組卷工作，這個(gè)階段對(duì)于后期圖書(shū)館文書(shū)資料電子化分類非常重要，只有這個(gè)階段做好分類，才能有有助于后期電子文書(shū)資料的檢索；在鑒定階段，有圖書(shū)館管理人員以及相關(guān)專家對(duì)圖書(shū)館館藏文書(shū)進(jìn)行保存價(jià)值鑒定，以提高圖書(shū)館文書(shū)資料的價(jià)值；在模擬階段，對(duì)收集整理鑒定之后的文書(shū)資料進(jìn)行電子化模擬過(guò)程，這個(gè)過(guò)程可以利用高清數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行拍攝取樣，然后通過(guò)后期軟件制作，將組卷的資料整理成一個(gè)個(gè)可以通過(guò)電子化設(shè)備瀏覽的文件格式，比如PDF、CAJ等等格式，通過(guò)模擬過(guò)程可以實(shí)現(xiàn)文書(shū)資料電子化；在保護(hù)階段，對(duì)于電子文書(shū)資料主要保護(hù)其記錄電子化文書(shū)的介質(zhì)（比如CD盤(pán)、硬盤(pán)、USB等）的完整與安全，這樣可以延長(zhǎng)文書(shū)資料電子化檔案的壽命，另外還可以建立電子文書(shū)數(shù)據(jù)庫(kù)；在利用階段，借助互聯(lián)網(wǎng)、電視、紙質(zhì)媒體等媒體形式宣傳、展覽電子文書(shū)資料，吸引和鼓勵(lì)人們使用電子文書(shū)，汲取營(yíng)養(yǎng)；在統(tǒng)計(jì)階段，統(tǒng)計(jì)出哪些電子文書(shū)更受讀者喜愛(ài)，這樣可以有選擇的推送給讀者一些優(yōu)秀作品，達(dá)到圖書(shū)館社會(huì)精華作用。

3 基于電子時(shí)代背景圖書(shū)館文書(shū)資料電子化應(yīng)用優(yōu)點(diǎn)分析

電子時(shí)代背景下圖書(shū)館文化資料電子化應(yīng)用主要包括如下優(yōu)點(diǎn)：

3.1 文書(shū)資料電子化有助于提高管理效率

在傳統(tǒng)圖書(shū)館檔案管理工作中，管理人員要完成收集、整理、歸檔、編目、入庫(kù)、上架等全過(guò)程工作，這些工作要求管理人員操作必須準(zhǔn)確無(wú)誤，同時(shí)讀者借閱圖書(shū)后，歸還后的圖書(shū)必須重復(fù)以上過(guò)程，讀者在圖書(shū)館閱讀后將書(shū)籍錯(cuò)誤擺放的現(xiàn)象必可避免，這樣對(duì)后來(lái)的讀者以及管理人員查找資料帶來(lái)很大的困難。這樣造成了大量的人力、物力的浪費(fèi)。文書(shū)資料電子化可以分類、查閱、統(tǒng)計(jì)、整理等工作變得簡(jiǎn)單快捷，既可以提高讀者的閱讀效率，又可以提高圖書(shū)館辦公人員的辦公效率。

3.2 文書(shū)資料電子化有助于文檔保護(hù)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔容易受到環(huán)境的影響，在長(zhǎng)期的使用過(guò)程中，紙張的耐受性不可避免的遭到破壞，這樣會(huì)造成紙質(zhì)文檔的記錄信息遭到破壞，給文檔保護(hù)造成不可挽回的損失。電子文檔可以保存CD盤(pán)、電腦、移動(dòng)硬盤(pán)等介質(zhì)中，這些介質(zhì)幾乎不受外部環(huán)境影響，更有助于文檔的保護(hù)工作。

3.3 文書(shū)資料電子化有助于文件安全傳輸

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔在借閱過(guò)程中，時(shí)常會(huì)發(fā)生資料的丟失現(xiàn)象，文書(shū)資料長(zhǎng)途傳運(yùn)通常采用快遞系統(tǒng)，在快遞過(guò)程中文書(shū)資料既要面對(duì)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，又要面臨在運(yùn)輸過(guò)程中被破壞的風(fēng)險(xiǎn)。而電子文書(shū)資料可以直接通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)（電子郵件、文件傳輸軟件）進(jìn)行快速傳遞，既便捷又安全。

3.4 文書(shū)資料電子化有助于資料共享與交流

在快節(jié)奏生活的今天，人們很難有時(shí)間進(jìn)圖書(shū)館進(jìn)行閱讀，大量的紙質(zhì)文書(shū)資料沉睡在圖書(shū)館中，造成資源的大量浪費(fèi)，而通過(guò)文書(shū)資料電子化，人們可以借助互聯(lián)網(wǎng)特別是移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行實(shí)時(shí)閱讀，同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)讀者可以就文書(shū)資料內(nèi)容進(jìn)行交流，這樣便盤(pán)活了圖書(shū)館資源。

4 結(jié)束語(yǔ)

在信息時(shí)代，人們的閱讀習(xí)慣發(fā)生了很大變化，人們大都不再進(jìn)入圖書(shū)館進(jìn)行紙質(zhì)閱讀，這樣造成圖書(shū)館資源大量浪費(fèi)，而文書(shū)資料電子化可以迎合人們的閱讀習(xí)慣，提高文書(shū)資料閱讀率，盤(pán)活圖書(shū)館資源，使圖書(shū)館在新時(shí)代發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)

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