陳寧

摘 要：在科技的引領下，信息化技術呈現勢不可擋的發(fā)展趨勢，工程檔案管理也進入信息化管理階段。本文首先對工程檔案管理信息化的涵義進行了專業(yè)的闡述，介紹了當前工程檔案管理發(fā)展現狀，探討了工程檔案管理信息化建設的價值與意義，有針對性地提出了工程檔案管理信息化建設的發(fā)展方向與保障性措施，以期切實提升新時期工程檔案管理水平，更好發(fā)揮工程檔案服務社會的功能。

關鍵詞：信息化 工程檔案管理 重要性 措施

隨著經濟的飛速發(fā)展，建筑行業(yè)得到發(fā)展契機，工程檔案的數量與規(guī)模也呈現快速增長的趨勢，尤其是在信息化技術的影響下，工程檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)。基于此，要立足信息化背景，明確信息化在工程檔案管理中的重要意義，緊跟時代發(fā)展步伐，采取行之有效的管理措施，滿足信息時代對工程檔案管理中的實際要求，發(fā)揮先進技術的優(yōu)勢，實現技術與管理的高效融合，在根本上更好發(fā)揮信息化對工程檔案管理的推動作用。

1基于專業(yè)角度對工程檔案信息化涵義的全面闡述

對于工程檔案而言，其本質上講，是最為原始的數據資料，反映了建設項目管理工作的全過程，形成于工程建設的各個環(huán)節(jié)，是工程建設整個流程形成的歷史記錄，在整個工程管理中占據舉足輕重的地位。當前，工程檔案多以紙質記載與少量電子信息記載形式存在。立足信息時代，如果從狹義角度分析，工程檔案信息化主要是將工程檔案的內容與信息化環(huán)境相結合。從廣義上講，工程檔案的信息與與各個領域的信息進綜合發(fā)展與運用，強調信息的交融。也就是說，工程檔案信息化既要加強自身信息化建設，又要借助信息化方式，為社會提供更加便捷、準確與全面的服務。

2全面介紹當前工程檔案管理發(fā)展的現狀

2.1工程檔案管理發(fā)展概況

在當前工程建設檔案管理工作中，比較突出的問題是缺乏計劃性，尤其整體性、全程性與全方位性嚴重不足，信息化的應用尚未得到全面開展。立足建筑項目工程資料與檔案管理的傳統模式，雖然也針對性地制定了相應法律法規(guī)，力求保證檔案管理與工程建設的同步性，但缺乏強大的監(jiān)管體系加以支撐。對于工程檔案管理與工程建設，突出的問題是二者缺乏同步性，檔案監(jiān)管工作不到位，尤其是歸檔時間不及時，滯后性問題嚴重，很多檔案資料都是在歸檔之后再次進行補錄。另外，管理方式與手段落后，缺乏嚴謹性，文件檢索與運用方面缺乏便利性，在根本上很難發(fā)揮檔案管理對整個工程管理的支撐作用。雖然信息化在很多地區(qū)的城建檔案管理中逐漸開展，但是，仍存一些問題亟待解決。

2.2信息化在工程檔案管理中存在的問題

首先，城建檔案資料來源渠道較多，涉及不同的地區(qū)及部門，信息存在不統一的問題，整體呈現分散狀態(tài)，不利于檔案管理標準化與統一化的發(fā)展。其次，立足當前城建檔案管理工作實踐，側重點仍為實體檔案管理，很難實現對檔案信息的有效處理與應用，距離高效管理目標遙遠，對檔案綜合性運用產生阻礙。再次，城建檔案管理中所應用的硬件設施急需更新。第四，城建檔案搜集工作缺乏全面性與有效性，在綜合處理與整合方面的工作缺乏完善性，制約城建檔案的全面開發(fā)與高效利用。

3深入剖析工程檔案信息化的重要性及現實意義

3.1強化工程檔案管理整體水平的提升，實現工程檔案的全面性與準確性

立足工程檔案管理，將信息化有效應用其中，能夠強化計算機網絡、物聯網、大數據以及云存儲等技術手段的全面融合，對提升檔案管理整體水平作用巨大，加快程檔案管理規(guī)范化與標準化進程，提升整個行業(yè)的科學化水平。具體講，信息化處理模式的應用能夠為工程信息與資料的保存提供保障，增強信息收集保管的全面性與準確性，對拓寬工程檔案管理范圍具有推動性作用。

3.2工程檔案管理更具開放性，信息共享程度全面增強

鑒于工程檔案信息化發(fā)展的欠缺，工程檔案資源在共享方面凸顯滯后性，很難實現高效運行，尤其缺乏有力的運行支撐體系。因此，借助工程檔案信息化管理，通過開發(fā)與應用工程檔案信息化管理軟件，增強檔案資源的開放性，促使檔案能夠被高效地應用起來，尤其實現對各個地區(qū)、不同類型工程檔案的整合，對傳統紙質化管理模式進行改善，提高信息搜集、整合以及分析水平，促使其更好發(fā)揮在社會經濟中的作用。

3.3工程檔案信息化管理是推動建筑工程行業(yè)有序發(fā)展的基礎

工程檔案源于建設過程，是工程行業(yè)各種資料的集合體，涉及多種資料形式，如紙質、圖片以及音頻視頻等。在信息化管理的應用下，能夠避免工程檔案管理功能被束縛，強化檔案存儲與處理，對促進建設過程發(fā)展、提升工藝水平等意義深遠，為未來建設工程行業(yè)的發(fā)展奠定更加堅實的信息基礎。

4工程檔案管理信息化建設的前提條件

4.1以計算機技術為依托，強化電子文檔的形成與存儲

面對工程檔案類別的多樣性與復雜性，檔案利用率的提升十分關鍵，需要重視辦事效率的全面提高，因此，計算機的支持不可或缺，以便加快信息搜集與歸檔速度，促使各種檔案資源能夠依照行業(yè)規(guī)范進行合理的存儲。

4.2重視檔案管理規(guī)范與機制建設，為檔案管理信息化建設提供制度性保障

為了促進信息化技術在檔案管理領域的應用，檔案管理規(guī)范與機制的構建不可或缺，強化對原始資料的管理與控制，滿足新時期管理標準與要求，保證檔案資料準確無誤地存儲，尤其是避免在數字化轉換過程中出現問題，最大化發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢。另外，要將檔案管理基礎性工作落到實處，即便擁有了先進的信息技術，規(guī)范化與標準化的檔案基礎性工作仍需引起重視。

4.3積極構建完整的數據庫，保證檔案信息的及時更新與補充

對于工程檔案管理信息化建設，數據庫是核心，需要對其進行合理更新與開放，確保資源處于更新補充狀態(tài)，為數據使用提供便捷。對于數字檔案形式，能夠實現對資料文檔的有效處理，同時，合理進行分類與整合，促使資料始終處于更新中，維護數據庫的穩(wěn)定運行。

5如何在信息化背景下加強工程檔案管理工作

對于檔案管理信息化建設而言，管理人員是重要影響因素，其工作能動性與信息化建設效果息息相關。因此，要增強檔案信息化建設思想與觀念，明確信息化的影響力，具有較高責任意識，將工程檔案信息化建設工作落到實處。

5.1準確掌控工程檔案發(fā)展方向，做好立項階段與項目前期的檔案管理工作

信息管理的應用對提升工程檔案管理效率影響較大。因此，首先，從項目立項開展，要配備專業(yè)的資料管理人員，實現對各種文件、資料等的收集與歸檔，明確崗位職責。其次，重視工程項目建設前期檔案工作的組織與協調。明確前期檔案管理的主要負責人，劃分工作范圍，對各種制度進行細化，構建符合項目實際的檔案工作管理機制。

5.2對工程檔案信息化管理流程進行明確與規(guī)范，切實提升檔案應用效率

在工程檔案信息化管理過程中，需要以工程類檔案管理標準為基準，結合檔案類型，進行信息合理分類與管理，將優(yōu)先管理與置后管理進行積極融合。也就是要根據檔案輕重緩急進行合理處理，尤其是掌握檔案關鍵詞與價值性信息，以期實現使用率的有序提升。

對于工程檔案信息化管理模式，以發(fā)揮信息技術最大優(yōu)勢為前提，增強檔案資料運用的高效性，為檔案信息資源的科學存儲提供便利性，對提升工程檔案利用效率與利用價值具有重大作用。因此，要對信息化背景下的工程檔案管理工作進行概念上的掌握，正視當前工程檔案管理工作發(fā)展實際，切實發(fā)揮信息化在工程檔案管理中的優(yōu)勢，在根本上更好發(fā)揮工程檔案服務社會的作用。

參考文獻

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