楊海蓉

摘 要：學(xué)校檔案是學(xué)校廣大教職員工在教育教學(xué)工作、學(xué)校管理及其他各項(xiàng)工作和學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的，具有保存、查考、利用價(jià)值的文字、圖表和聲像等多種形式、各類載體的原始記錄，是全體師生員工智慧的結(jié)晶，是歷史的憑證，是學(xué)校的財(cái)富。學(xué)校檔案工作是學(xué)校各項(xiàng)工作的重要組成部分。因此，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理和利用工作是學(xué)校教育教學(xué)的需要，學(xué)校應(yīng)該在抓好教學(xué)管理的同時(shí)抓好檔案管理和利用工作。中國(guó)

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；規(guī)章制度；員工培訓(xùn)

1 學(xué)校檔案管理的重要意義

隨著課改的深入進(jìn)行，學(xué)校檔案在管理上呈現(xiàn)了很多新的特點(diǎn)。首先，學(xué)校檔案的信息量越來(lái)越大，越來(lái)越復(fù)雜。主要的原因有兩點(diǎn)：一是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)涉及的內(nèi)容逐步增多，除了正常的教學(xué)活動(dòng)外，現(xiàn)在學(xué)校增加了對(duì)學(xué)生實(shí)習(xí)、學(xué)生實(shí)訓(xùn)、實(shí)驗(yàn)室管理、學(xué)生社會(huì)實(shí)踐等內(nèi)容，這些反應(yīng)教學(xué)過(guò)程和學(xué)生經(jīng)歷的文件需要集中管理；二是檔案在深度上有所增加。以往的檔案更多的是教學(xué)記錄，而現(xiàn)在的檔案除了反映學(xué)校管理的檔案以外，更多的關(guān)注了教學(xué)活動(dòng)，包括各專業(yè)的建設(shè)、各專業(yè)導(dǎo)員的工作，以及一些學(xué)科的教學(xué)科研成果等等。學(xué)校檔案信息內(nèi)容越來(lái)越寬泛，越來(lái)越全面。其次，學(xué)校檔案信息的應(yīng)用更加多元化。以前學(xué)校的檔案是獨(dú)立出來(lái)的，主要是對(duì)檔案的保存，檔案信息的利用很少?，F(xiàn)在由于學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的需要，檔案信息占有非常重要的地位，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合利用，尤其是涉及學(xué)?？蒲小W(xué)科建設(shè)、學(xué)生檔案信息資源等問(wèn)題時(shí)，往往需要多個(gè)部門(mén)緊密配合?，F(xiàn)在學(xué)校開(kāi)始走產(chǎn)學(xué)研結(jié)合的道路，需要更多與社會(huì)信息接觸，學(xué)校資源的開(kāi)發(fā)利用涉及大量的檔案信息，也需要檔案信息的支持。對(duì)于學(xué)校檔案呈現(xiàn)的新特點(diǎn)，在檔案管理上必然要采取對(duì)應(yīng)的措施，保證檔案信息的擴(kuò)大，也要保障信息資源利用渠道的通暢。

2.學(xué)校檔案管理構(gòu)建的現(xiàn)狀

目前，學(xué)校在管理、運(yùn)營(yíng)、科研各項(xiàng)活動(dòng)中形成的大量檔案已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要信息資源，這些檔案真實(shí)地記錄了我們學(xué)校的誕生、發(fā)展的歷史過(guò)程，記錄了學(xué)校在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用。目前學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)越來(lái)越重視檔案工作，檔案材料的收集、整理、歸檔及保管相對(duì)規(guī)范。但也有少部分學(xué)校不重視檔案工作，檔案管理基本處于原始、松散和家庭式管理狀態(tài)，對(duì)自己的檔案材料隨處亂放，不及時(shí)整理歸檔，致使一些有價(jià)值的檔案材料丟失，導(dǎo)致學(xué)校在經(jīng)濟(jì)交往、產(chǎn)權(quán)變更和擴(kuò)大再生產(chǎn)時(shí)出現(xiàn)無(wú)檔可查的被動(dòng)局面，給學(xué)校造成了無(wú)法彌補(bǔ)的損失，嚴(yán)重影響了學(xué)校的發(fā)展壯大。主要原因和導(dǎo)致的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下方面：

2.1檔案管理制度不健全

一些學(xué)校由于檔案管理方式簡(jiǎn)單，沒(méi)有嚴(yán)格的檔案管理制度，致使檔案管理處于混亂狀態(tài)，造成了學(xué)校檔案資料收集困難，極易遺失等問(wèn)題。

2.2檔案管理機(jī)制落后

許多學(xué)校是各科室負(fù)責(zé)保管自己科室的檔案，一些重要的文件材料保存在部門(mén)負(fù)責(zé)人手中，雖有專人管理，借閱時(shí)沒(méi)有例行借閱手續(xù)。

2.3檔案資源信息傳遞速度慢

由于一些學(xué)校檔案資料沒(méi)有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，加之管理不規(guī)范，信息資料無(wú)法及時(shí)匯總，致使提供綜合信息服務(wù)速度緩慢，影響了學(xué)校的工作效率。

2.4檔案資料保護(hù)措施不到位

沒(méi)有設(shè)置防火、防潮設(shè)施設(shè)備，檔案柜內(nèi)沒(méi)有放置防蟲(chóng)藥物，“十防”（防盜、防火、防潮、防霉、防塵、防蟲(chóng)、防高溫、防光、防鼠、防有害氣體）措施落實(shí)不到位，嚴(yán)重影響到檔案資料的安全存放和保管期限。

3規(guī)范學(xué)校檔案管理的措施

3.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視

檔案管理部門(mén)一直是學(xué)校的一個(gè)獨(dú)立部門(mén)，但是檔案管理也長(zhǎng)期不受重視，被認(rèn)為是可有可無(wú)的部門(mén)。一方面檔案管理長(zhǎng)期處于管理而不利用的境地，自然不受重視；另一方面檔案管理被認(rèn)為是沒(méi)有什么技術(shù)含量的工作，一般安排的都是老弱人員，也不受重視，很難得到提拔。這種局面主要是由于一些領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理造成的，因此，需要積極向?qū)W校闡述檔案管理的重要性，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，積極商討檔案資源的利用和信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢(shì)，服務(wù)學(xué)校管理，并將檔案管理設(shè)定為日常的工作項(xiàng)目。

3.2 完善管理的規(guī)章制度

任何工作都需要完善的規(guī)章制度作保障，檔案管理更是如此，要通過(guò)完善規(guī)章制度，嚴(yán)格工作流程，保證檔案管理的規(guī)范化、正規(guī)化和標(biāo)準(zhǔn)化。學(xué)校檔案管理工作由于不受重視，很多工作沒(méi)有嚴(yán)格的流程，也沒(méi)有規(guī)章制度，導(dǎo)致一些資料存檔出現(xiàn)問(wèn)題。因此，今后要加強(qiáng)檔案管理部門(mén)規(guī)章制度的完善，嚴(yán)格要求工作流程?？梢耘c學(xué)校的其他部門(mén)進(jìn)行溝通，集思廣益，起草一些制度性的文件，在逐步的實(shí)施中進(jìn)行完善，廣泛聽(tīng)取各部門(mén)的意見(jiàn)，保證檔案管理順利進(jìn)行的同時(shí)能夠服務(wù)其他部門(mén)。規(guī)章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序漸進(jìn)逐步完善，切勿一步到位，可以借鑒其他單位的，然后在廣泛的意見(jiàn)之上進(jìn)行完善。

3.3 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

由于不被重視，檔案管理人員在選拔上一直都是領(lǐng)導(dǎo)安排，而且很少對(duì)工作人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出要求。由于部門(mén)沒(méi)有激勵(lì)機(jī)制，員工的不到升遷機(jī)會(huì)，很少有員工主動(dòng)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。因此，一方面盡快完善部門(mén)的激勵(lì)機(jī)制，另一方面采取措施提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。目前提高業(yè)務(wù)素質(zhì)主要有兩個(gè)措施，一是對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，立竿見(jiàn)影；二是提高選拔要求，引進(jìn)具有專業(yè)技能的人員，提高部門(mén)的管理水平。尤其是現(xiàn)在檔案管理越來(lái)越信息化和網(wǎng)絡(luò)化，引進(jìn)具有專業(yè)技術(shù)的人才成為必然選擇。通過(guò)這些措施，努力打造一支業(yè)務(wù)精良，具有專業(yè)技能的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。

3.4 更新檔案管理的設(shè)備

學(xué)校要搞好檔案管理工作，設(shè)備設(shè)施建設(shè)尤為關(guān)鍵，因?yàn)辇R全的設(shè)施是做好檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。學(xué)校一定要把檔案設(shè)備設(shè)施建設(shè)作為校園基本建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，根據(jù)學(xué)校規(guī)模和經(jīng)濟(jì)狀況設(shè)置檔案管理辦公室。管理過(guò)程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施，盡可能做到“三室分開(kāi)”，即檔案庫(kù)房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開(kāi)，至少要做到檔案庫(kù)房獨(dú)立。對(duì)于音像、實(shí)物等特殊而有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，確保它們的保存質(zhì)量。

3.5 加強(qiáng)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用

學(xué)校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務(wù)價(jià)值，利用它來(lái)正確指導(dǎo)學(xué)校教育教學(xué)各方面工作的發(fā)展和進(jìn)步。因此，在檔案管理過(guò)程中，切不可流于形式，整理一些毫無(wú)價(jià)值的劣質(zhì)檔案，也不能將大批優(yōu)質(zhì)檔案資料塵封在檔案庫(kù)中。為了充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視教職工用檔意識(shí)的培養(yǎng)，讓大家認(rèn)識(shí)到，正確用檔就是在提升自我素質(zhì)和提高工作效益，就是在為學(xué)校的進(jìn)步發(fā)展做貢獻(xiàn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，想要做好學(xué)校檔案管理工作，首先應(yīng)該加強(qiáng)意識(shí)，規(guī)范管理，做好檔案的收集、整理、歸檔工作，學(xué)校應(yīng)重視對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，并且要大力推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，使管理手段高效化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，只有這樣才可以使檔案價(jià)值得以充分體現(xiàn)，達(dá)到學(xué)校檔案管理的目的。

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