潘曉紅

【摘要】不管是事業(yè)單位還是企業(yè)，財務(wù)檔案管理均是財務(wù)系統(tǒng)深入開展的重要環(huán)節(jié)，其不僅是財務(wù)工作的重要組成部分，也是事業(yè)單位各項活動得以順利開展的重要保障，其重要性毋庸置疑。筆者就如何做好財務(wù)檔案管理發(fā)表幾點自己的看法，希望為相關(guān)工作者和研究者提供參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】財務(wù)檔案；管理；對策

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，財務(wù)檔案管理工作也進(jìn)入了一個新階段，在新形勢下，檔案財務(wù)管理面臨更多挑戰(zhàn)，因此必須準(zhǔn)確把握財務(wù)檔案的性質(zhì)，明確財務(wù)檔案管理的重要性，采取有效措施抓好財務(wù)檔案管理，以便財務(wù)檔案更好地為事業(yè)單位服務(wù)。

一、財務(wù)檔案及財務(wù)檔案管理

所謂財務(wù)檔案，即單位內(nèi)部涉及財務(wù)情況資料檔案的統(tǒng)稱，也是機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位經(jīng)營過程中，對自身資金支配情況和財務(wù)活動的詳細(xì)記載。財務(wù)檔案能夠準(zhǔn)確地反映出最近幾年的財務(wù)情況，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)制定未來發(fā)展戰(zhàn)略的重要依據(jù)。財務(wù)檔案管理主要是指對涉及財務(wù)的資料檔案進(jìn)行分析和管理，財務(wù)檔案管理的主要目的是保證資料的完整性，實現(xiàn)資金的合理利用。

二、做好財務(wù)檔案管理的意義

（一）有助于提高財政工作效率。隨著社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)簡明化的財務(wù)檔案顯然已經(jīng)不再適用于日漸系統(tǒng)化和復(fù)雜化的財務(wù)信息，再加上資金賬目明細(xì)呈現(xiàn)出多維化特征，無疑對財務(wù)檔案管理工作提出了更高要求，同時也決定了財務(wù)檔案管理工作在財務(wù)管理中的重要地位。我國當(dāng)前依然處于發(fā)展階段，從整體上看，經(jīng)濟(jì)水平和人們生活水平均有一定程度提高，在新形勢下，事業(yè)單位的財務(wù)檔案工作得到了高度重視，并對其進(jìn)行了重新編制。因此，做好財務(wù)檔案管理，可以為單位整體發(fā)展提供科學(xué)的參考資料和數(shù)據(jù)，從而有助于提高財政工作效率。

（二）有助于防止資金亂象發(fā)展。對事業(yè)單位來說，其絕大部分的財政撥款用于履行國家職能或者公共職能，因此必須嚴(yán)格把關(guān)好資金的進(jìn)出流程。但是，目前就我國事業(yè)單位的財務(wù)管理現(xiàn)狀而言，挪用資金和浪費資金的現(xiàn)象卻時有發(fā)生，導(dǎo)致國家財政資源的浪費。這些現(xiàn)象發(fā)生的主要原因是缺乏對資金的科學(xué)管理，因此，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范管理財務(wù)檔案，有效防止挪用和浪費資金等亂象，有助于保證國家財政資源不浪費。

三、做好財務(wù)檔案管理的對策

（一）做好財務(wù)檔案的保密工作。第一，關(guān)于財務(wù)檔案室的選址和建造方面，必須嚴(yán)格按照《檔案法》中相關(guān)規(guī)定選址和建造財務(wù)檔案室，確保財務(wù)檔案室和其他辦公區(qū)域的分離，財務(wù)檔案室和閱覽室的分離。要對財務(wù)檔案室的門窗進(jìn)行加固處理，做好財務(wù)檔案室內(nèi)的防潮和防盜工作。第二，財務(wù)檔案室應(yīng)該指定專人看管，人員不可隨便進(jìn)入，如果需要查看財務(wù)檔案資料，必須嚴(yán)格執(zhí)行登記程序。

（二）做好財務(wù)檔案備份和網(wǎng)絡(luò)安全管理。在會計電算化背景下，針對應(yīng)用計算機(jī)形成的財務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息，要對其及時備份并保存，主要是預(yù)防財務(wù)數(shù)據(jù)信息的丟失。要將財務(wù)檔案以紙質(zhì)的形式連同其它財務(wù)檔案、電腦磁盤一起保管。除此之外，還應(yīng)該做好計算機(jī)系統(tǒng)的安全管理和網(wǎng)絡(luò)的安全管理，聘請專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全人員定期對單位的財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)，以防不法分子惡意破壞網(wǎng)絡(luò)、篡改財務(wù)信息。

（三）對財務(wù)檔案的交接和銷毀嚴(yán)格規(guī)范。第一，關(guān)于財務(wù)檔案的交接，必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)，按照規(guī)定的交接程序執(zhí)行，假如財務(wù)檔案適合原單位繼續(xù)保存管理，則應(yīng)該允許其繼續(xù)存檔，如果財務(wù)檔案需要轉(zhuǎn)交則需要上級管理或相關(guān)部門指定專門人員監(jiān)督交接過程，以保證財務(wù)檔案交接的公正性和合法性。第二，關(guān)于財務(wù)檔案銷毀，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定對財務(wù)檔案存放期限的要求，及時銷毀達(dá)到存放期限的財務(wù)檔案。注意在銷毀過程中，必須嚴(yán)格執(zhí)行銷毀程序，履行相關(guān)程序，由專人監(jiān)督銷毀人員行為，以防財務(wù)檔案被隨意銷毀，待銷毀后還應(yīng)立即上報給上級部門。

（四）建立健全財務(wù)檔案管理制度。古人有云“不以規(guī)矩難成方圓”，對事業(yè)單位的財務(wù)管理工作而言，同樣如此，要想做好財務(wù)檔案管理，必然少不了健全的管理制度作保障。對此，事業(yè)單位應(yīng)充分結(jié)合自身財務(wù)檔案管理工作的現(xiàn)狀，將相關(guān)法律法規(guī)作為基礎(chǔ)，不斷建立健全財務(wù)檔案管理制度，財務(wù)檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)該包含財務(wù)信息的立卷和歸檔、利用和保密等等。待制度制定后，要求每個檔案管理人員必須執(zhí)行該制度，一旦發(fā)現(xiàn)有違背該制度的管理人員，要相應(yīng)給予處罰，從而保證事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作有章可循、有法可依，確保各項財務(wù)檔案管理工作得以順利進(jìn)行。

四、結(jié)語

綜上所述，財務(wù)檔案作為現(xiàn)代事業(yè)單位的重要構(gòu)成部分，相關(guān)人員必須深刻意識到其管理的重要性，結(jié)合自身所在單位的檔案財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀，采取有效措施，全面做好財務(wù)檔案管理，將財務(wù)檔案的作用充分發(fā)揮出來，推動事業(yè)單位健康發(fā)展。

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