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        事業(yè)單位檔案存檔工作新方法研究

        2018-06-23 11:16:28邊琦
        山東青年 2018年1期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理

        邊琦

        摘 要:事業(yè)單位的檔案存檔對單位的人員調(diào)配和篩選等具有較大的作用,同時影響著事業(yè)單位的發(fā)展,單位需要將檔案管理存檔工作不斷地進行完善和提高,以此來促進事業(yè)單位的發(fā)展。文章對事業(yè)單位檔案存檔工作進行了分析,并且提出新方法作為參考。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;存檔

        隨著社會的發(fā)展,事業(yè)單位關(guān)于檔案的管理質(zhì)量的要求也逐漸提高,檔案管理對檔案資料信息有著重要的作用,檔案的存檔作為檔案管理工作中的重要部分,需要將檔案的存檔管理進行不斷地完善,提高檔案的利用價值,對事業(yè)單位的效率的提升也有著很大的幫助,事業(yè)單位應(yīng)該加強對檔案存檔管理的重視,對檔案存檔工作方式進行創(chuàng)新,這樣才能使檔案的存檔工作質(zhì)量得到較大的提高。

        1.事業(yè)單位檔案存檔工作的重要性

        在新時代中,事業(yè)單位的檔案管理也是對人力資源的管理,由于檔案存檔會關(guān)系到事業(yè)單位中的每個工作人員,在事業(yè)單位的檔案管理上,工作的質(zhì)量會與工作人員的能力有著密切聯(lián)系,事業(yè)單位在人員的分配時,會參考檔案的內(nèi)容進行決定,所以檔案存檔對單位的每個人來說都非常重要。檔案的發(fā)展逐漸趨向于信息技術(shù)方面,這使檔案的管理方式更加便捷,在這種情況下,使用檔案進行單位人員的查詢了解更加容易,所以多數(shù)是以檔案作為參考。檔案中不僅包含一個人一直起來的生涯信息,還有獎勵懲罰等內(nèi)容,作為直接判斷的依據(jù),能夠具有很大的價值,事業(yè)單位的檔案存檔對人力資源的發(fā)展有著重要作用,所以事業(yè)單位的存檔工作需要不斷的提升。

        2.事業(yè)單位檔案管理存在的問題

        2.1 分配人員不合理

        事業(yè)單位對于分配檔案管理工作者這方面存在一定的缺陷,檔案管理人員多是缺少專業(yè)能力或者對這份工作沒有興趣的人,這種現(xiàn)象使檔案管理工作的效率下降,人員的不穩(wěn)定給檔案管理帶來了更加嚴重的影響,檔案管理缺少專業(yè)能力比較強的人進行負責(zé),同時也沒有一個標準固定的流程,這使檔案出現(xiàn)丟失和雜亂等問題,對檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生阻礙。

        2.2 檔案管理缺少規(guī)范的制度

        事業(yè)單位對檔案管理缺少一定的規(guī)范,這使檔案管理沒有明確的標準,事業(yè)單位對檔案管理的工作不重視,對相關(guān)的管理制度沒有進行補充完善,導(dǎo)致檔案管理環(huán)節(jié)中頻繁出現(xiàn)問題,在管理的質(zhì)量上也沒有提高,這使事業(yè)單位的檔案管理工作進行的不順利,管理不夠嚴格規(guī)范,使檔案管理不能發(fā)揮作用。

        2.3 檔案管理缺少技術(shù)應(yīng)用

        檔案管理沒有良好利用信息化技術(shù),計算機能夠大大提高檔案管理的效率,事業(yè)單位沒有結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來加強檔案管理工作,缺少技術(shù)應(yīng)用性,使檔案管理不能依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到更高的提升。

        3.事業(yè)單位中檔案存檔工作的新方法

        3.1將檔案的制度進行科學(xué)的制定和完善

        第一,應(yīng)該加強宣傳力度,擴大宣傳范圍,使社會各界人士都能夠遺失到事業(yè)單位存檔工作的重要性,樹立檔案存檔意識。第二,各級部門的責(zé)任人也應(yīng)該加強檔案存檔的意識,保證在事業(yè)單位中建立完善的管理存檔系統(tǒng),以此滿足事業(yè)單位內(nèi)部發(fā)展的需要,同時應(yīng)該按照檔案的類型與特殊性來明確與歸檔有關(guān)的規(guī)定或者制度,以及原則等,合理分工,明確職責(zé),保證操作的可行性,確保每份檔案中的信息完整,并且能夠及時歸檔。

        3.2 全面加強檔案登記、整理、保存以及使用制的管理

        應(yīng)該按照相關(guān)的規(guī)定和標準,進行對檔案的存檔工作,同時還需要事業(yè)單位做好存檔管理中保密工作。在此過程中應(yīng)該確保辦公室、整理室、閱覽室與庫房相分離,不相關(guān)的人員不能進入庫房,在庫房中也不能儲存與檔案無關(guān)的物品,嚴禁明火。同時管理人員還應(yīng)該加強對檔案管理技術(shù)的研究,不斷更新管理方法、保密技術(shù)等,個人不能擅自取走檔案,如果發(fā)現(xiàn)違法使用的現(xiàn)象,應(yīng)該根據(jù)相關(guān)的法律進行處理。并且,還需要制定檔案使用時間、流程等,以此提高檔案存檔的水平。

        3.3提高檔案存檔的數(shù)字化管理

        檔案的存檔過程中,需要數(shù)字化技術(shù)來提高質(zhì)量,事業(yè)單位在選擇技術(shù)的時候應(yīng)該針對檔案的特點來進行應(yīng)用,然后利用數(shù)字化軟件等將檔案的資料轉(zhuǎn)換成數(shù)字化內(nèi)容,便于保存和利用,并且將檔案合理清晰的分為不同的目錄,在系統(tǒng)中可以快速查詢,加快了檔案工作的效率,加強數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用能力,提高檔案存檔工作的質(zhì)量。

        3.4 培養(yǎng)檔案管理人員的能力

        對檔案管理人員進行系統(tǒng)的培訓(xùn),采取有效合理的培訓(xùn)內(nèi)容進行課程的講授,配備專業(yè)的檔案管理者來作為講師,然后開展相關(guān)的活動來提高人員的積極性,將檔案管理工作人員的能力通過實踐提升上來,加以獎懲條件,以此來提高工作熱情。

        4.結(jié)語

        事業(yè)單位的檔案對單位以及個人的發(fā)展都有著重要的作用,需要將檔案管理工作從根本上分析原因,然后采取合理有效的方法來進行加強,建立完標準的制度,提高檔案管理人員的能力素質(zhì),利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提升效率,對檔案管理的發(fā)展有著重要的意義。

        (作者單位:山東博物館,山東 濟南 250014)

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