馮小雙

摘要：會(huì)計(jì)檔案是單位重要的歷史資料，是一種考察經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的良好證明，它能夠?yàn)槠髽I(yè)相關(guān)決策提供大量參考的依據(jù)，具有相當(dāng)高的史料價(jià)值。在當(dāng)今信息化社會(huì)背景下，會(huì)計(jì)檔案管理體制需要注入新的內(nèi)容，才可以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展形勢，保證會(huì)計(jì)檔案充分發(fā)揮出它在企業(yè)發(fā)展過程中所擁有的監(jiān)督檢查和科學(xué)預(yù)測的職能，做到物盡其用。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)；企業(yè)

1 目前企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理人員素質(zhì)偏低、管理意識薄弱

會(huì)計(jì)檔案管理工作量大，工作內(nèi)容繁多，相關(guān)工作人員應(yīng)具有較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)。但有的企業(yè)受到現(xiàn)實(shí)資金規(guī)模的約束，會(huì)節(jié)約人員成本和設(shè)施成本，管理會(huì)計(jì)檔案的工作通常由企業(yè)的會(huì)計(jì)人員兼職代理，甚至違背《會(huì)計(jì)法》規(guī)定，臨時(shí)找人代管，頻繁更換人員等。管理人員外出培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，缺乏專業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)，基礎(chǔ)知識欠缺，專業(yè)素養(yǎng)欠缺。

一些企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理意識不強(qiáng)，現(xiàn)實(shí)工作中存在應(yīng)付思想，對財(cái)務(wù)檔案工作的重要性認(rèn)識不足、重視不夠等問題。在會(huì)計(jì)檔案的保管、銷毀等方面沒有制定相應(yīng)的管理制度，執(zhí)行過程中也會(huì)出現(xiàn)執(zhí)行不嚴(yán)，操作性不強(qiáng)等現(xiàn)象，這樣難免會(huì)影響到檔案管理的質(zhì)量和效果。

1.2 電子會(huì)計(jì)檔案管理落后

目前企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作，還存在依附于大量的紙質(zhì)媒介進(jìn)行。當(dāng)今世界是一個(gè)信息化和網(wǎng)絡(luò)化迅速發(fā)展的時(shí)代，業(yè)務(wù)進(jìn)行中的各類憑證、賬簿和報(bào)表在電算化下以電子形式生成和傳輸，生成了大量的電子會(huì)計(jì)檔案。新的會(huì)計(jì)檔案《管理辦法》把電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案的范圍，允許有條件的會(huì)計(jì)檔案不再打印。而在一些企業(yè)檔案管理工作中，沒有制定專門針對電子會(huì)計(jì)檔案的管理制度，對于電子會(huì)計(jì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的整理以及軟件讀取平臺(tái)的建立空缺，電子會(huì)計(jì)憑證的獲取，報(bào)賬，入賬等沒有實(shí)現(xiàn)電子化管理，不利于推進(jìn)節(jié)能減排，不利于推進(jìn)管理能力信息化，現(xiàn)代化。

1.3 管理方式落后，與現(xiàn)代化發(fā)展脫節(jié)

在大數(shù)據(jù)技術(shù)得到飛速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，會(huì)計(jì)檔案管理方式落后，不能與時(shí)俱進(jìn)，未能更好地運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)。會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)資料數(shù)據(jù)未能充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)及時(shí)處理數(shù)據(jù)這一重要優(yōu)勢，檔案歸檔工作滯后。除此之外，還存在著沒有對檔案資料數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理的問題，因此一旦網(wǎng)絡(luò)信息化工具出現(xiàn)問題，資料丟失便不可挽回。

許多電子檔案數(shù)據(jù)和程序文件，很容易被不法分子利用專業(yè)計(jì)算機(jī)知識和高超的操作技術(shù)，破壞財(cái)會(huì)軟件程序和修改會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，或?qū)﹄娮訑?shù)據(jù)進(jìn)行刪除、惡意修改，讓檔案資料的管理受到很大影響，企業(yè)也會(huì)由此造成巨大的損失。層出不窮的會(huì)計(jì)電子軟件，安全系數(shù)無法保證，升級次數(shù)過于頻繁，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的硬件使用壽命短等等問題的出現(xiàn)，也會(huì)造成信息的丟失和浪費(fèi)。

1.4 企業(yè)對于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的開發(fā)和利用不夠充分

對會(huì)計(jì)檔案管理的目的是為了日后企業(yè)查詢數(shù)據(jù)方便，獲得對行業(yè)務(wù)發(fā)展有利的數(shù)據(jù)分析，從而影響決策方向。部分企業(yè)一般只知道要將原始的數(shù)據(jù)憑證保存起來，在以后的工作中出現(xiàn)問題能夠查閱到證據(jù)就足夠了，但是從來沒有考慮過對這些會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，讓分析的結(jié)果指引企業(yè)發(fā)展的方向。會(huì)計(jì)檔案除了實(shí)現(xiàn)它原始記錄的作用，根本無法體現(xiàn)預(yù)測、決策的功能。如果會(huì)計(jì)檔案不能在企業(yè)中完全發(fā)揮它的積極作用，那就沒有必要費(fèi)時(shí)費(fèi)力地對原始憑證進(jìn)行編制、裝訂、保存等一系列工作。

2 優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的對策

2.1 提高工作人員素質(zhì)，提高管理思想意識

工作人員的素質(zhì)問題應(yīng)該從多個(gè)方面下手，首先是從意識方面進(jìn)行端正，既要樹立起檔案管理的規(guī)范化意識，又要形成檔案管理的合法化和職業(yè)道德意識，從而通過意識層面的影響來端正工作行為。另一方面，加強(qiáng)對于相關(guān)工作人員的相關(guān)技能培訓(xùn)，加深對于檔案管理工作的理解程度，要求工作人員從法律層面嚴(yán)格要求自己，將規(guī)范和端正意識融合進(jìn)工作中去，形成良好的工作習(xí)慣，充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，同時(shí)還要加強(qiáng)對于財(cái)務(wù)管理人員的整體工作流程培訓(xùn)，培養(yǎng)一批高精尖的財(cái)務(wù)管理人才隊(duì)伍，對于企業(yè)的整體發(fā)展有利無害。

我國新的《管理辦法》自2016年1月1日起開始實(shí)施，企業(yè)的管理制度要跟隨新的變化形式作出相應(yīng)調(diào)整。制定的檔案管理制度要實(shí)現(xiàn)查詢便捷、信息完備、電子檔案齊全等工作目標(biāo)，責(zé)任劃分明確，人員業(yè)務(wù)素質(zhì)達(dá)標(biāo)。要使檔案的管理呈現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)化的效果，達(dá)到工作要求水平，就必須在日常操作中按照檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行，做到法規(guī)與實(shí)際相結(jié)合，不能含糊了事，更不能逾越制度辦事。

2.2 加強(qiáng)對電子會(huì)計(jì)檔案的管理

在日常電算化和網(wǎng)絡(luò)化的會(huì)計(jì)核算工作中，大量的電子會(huì)計(jì)檔案可以依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息的收集、保存以及檔案的自動(dòng)分類、統(tǒng)計(jì)等，從而實(shí)現(xiàn)檔案的智能化、現(xiàn)代化管理。檔案管理人員可以利用計(jì)算機(jī)相關(guān)配套的設(shè)備，比如掃描儀等，將紙質(zhì)媒介上的大量文字及圖像等轉(zhuǎn)化成為需要的相關(guān)電子數(shù)據(jù)?，F(xiàn)代化的電子會(huì)計(jì)檔案的管理：一方面，可以方便各單位數(shù)據(jù)信息迅速傳遞，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案工作進(jìn)行數(shù)字化的科學(xué)管理；另一方面，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)電子信息多地域、多部門資源共享。電子會(huì)計(jì)檔案省時(shí)省力的同時(shí)，也會(huì)遇到許多新的問題和挑戰(zhàn)。這就要求管理者要與時(shí)俱進(jìn)地學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識，對于生成的大量電子會(huì)計(jì)檔案信息，要嚴(yán)格按照新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，制定專門的電子檔案管理制度，加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

2.3 與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的信息化管理

會(huì)計(jì)電算化已然在企業(yè)財(cái)務(wù)中占有主要地位，傳統(tǒng)的紙質(zhì)賬本發(fā)展為電子數(shù)據(jù)錄人磁盤保存模式。雖然電子數(shù)據(jù)使信息歸集更方便，信息查詢更便捷，但也因?yàn)槠鋽?shù)據(jù)容易被修改，保證數(shù)據(jù)安全顯得很是重要。相關(guān)人員要按照嚴(yán)格的流程規(guī)范操作，執(zhí)行計(jì)算器的相關(guān)程序，加強(qiáng)安全保密措施，定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)、信息及時(shí)備份。利用電算化會(huì)計(jì)資料進(jìn)行分類，歸檔，整理，這樣可以方便數(shù)據(jù)的查詢，提高工作效率。

運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，比如大數(shù)據(jù)對數(shù)據(jù)處理的即時(shí)性，從而避免檔案數(shù)據(jù)資料的遺失。享用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢時(shí)還應(yīng)當(dāng)注意對數(shù)據(jù)資料進(jìn)行備份處理，以防網(wǎng)絡(luò)信息化工具出現(xiàn)故障時(shí)數(shù)據(jù)資料完全丟失無法找回的情況出現(xiàn)。

2.4 拓寬會(huì)計(jì)檔案作用，提高會(huì)計(jì)檔案利用率。

會(huì)計(jì)檔案管理作為會(huì)計(jì)核算資料的最終歸宿，對記載企業(yè)信息起到重要作用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及決策提供大量資料。會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容不應(yīng)局限于對會(huì)計(jì)資料的管理，也應(yīng)該對會(huì)計(jì)檔案管理的作用充分利用。例如會(huì)計(jì)檔案為企業(yè)制定生產(chǎn)計(jì)劃時(shí)提供數(shù)據(jù)支持，為企業(yè)建設(shè)提供歷史資料，運(yùn)用電子化載體及電子化管理渠道形成的會(huì)計(jì)資料數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)各部門實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息資源共享等，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的憑證價(jià)值和信息價(jià)值。

企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行真實(shí)有效的記錄，對于反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展、制定新的生產(chǎn)目標(biāo)等方面有很重要的參考價(jià)值和借鑒意義，會(huì)計(jì)檔案的管理工作在這種情況下也要更加科學(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)，讓會(huì)計(jì)檔案資料在企業(yè)不斷發(fā)展向前的道路上發(fā)揮它應(yīng)有的作用。政府也要加強(qiáng)監(jiān)督檢查工作，督促企業(yè)嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法執(zhí)行。通過對企業(yè)存在間題的分析，從企業(yè)和國家角度提出了相應(yīng)的解決方法，在新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中，現(xiàn)實(shí)中存在的間題在辦法中都有相對應(yīng)的規(guī)定，企業(yè)可以直接按照規(guī)定實(shí)現(xiàn)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案的有效管理和深度利用。

參考文獻(xiàn)：

[1]財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題和對策探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，（03）：96-97