付艷華

摘 要：在當下社會中，各行各業(yè)的單位都需要開展檔案管理工作。檔案管理工作是一項具有保密性的工作，同時也具有很強的專業(yè)性，可以有效的記錄單位發(fā)生的各種事項。但是，在如今的檔案管理過程中，存在著各種各樣的問題，影響著檔案管理工作的正常開展。本文旨在研究當下單位檔案管理工作中存在的主要問題，并提出針對性的對策措施，以規(guī)范我國的檔案管理工作。

關鍵詞：檔案管理工作;主要問題;解決措施

檔案是人類文明發(fā)展到一定歷史階段的產(chǎn)物。中華上下五千年文明史，世代相傳，在這浩如煙海的歷史長河中，檔案資料發(fā)揮著獨特的價值和作用。檔案是認識和把握事物發(fā)展規(guī)律的鑰匙，檔案把往復不斷的現(xiàn)象真實地記錄下來，使瞬間變成永恒，檔案物化延續(xù)了人類的記憶，已經(jīng)成為聯(lián)系過去、現(xiàn)在和未來的傳遞紐帶。

1、檔案管理的重要性

檔案真實地記錄了單位文化和單位發(fā)展過程中的點點滴滴。單位的檔案文化就已經(jīng)形成。檔案管理工作就像高層建筑中的每個鋼筋，每個螺釘和每個焊縫一樣。被人看到了，但他穿透了建筑物的每個角落，關節(jié)和焦點，是建筑物的中流砥柱，承載著建筑物最關鍵的負荷。

檔案管理已成為生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)范管理的基礎和前提。檔案管理工作者必須充分認識到檔案管理在單位生存和發(fā)展以及保護中的重要性。

2、檔案信息化過程中存在的問題

2.1基礎設施不完善

在檔案信息的發(fā)展過程中，最重要的基礎和前提是配置網(wǎng)絡通信設施和信息基礎設施。對于信息存儲，信息共享，信息集成，信息安全等文件信息化過程中的問題，有必要采用一系列模塊化終端電器，光盤庫，磁盤陣列，微圖像數(shù)字設備，高速掃描儀，終端服務器等。大容量，穩(wěn)定，高安全性的網(wǎng)絡設備和存儲設備。這些設備通常很昂貴并且需要很多錢。作為一個社會文化機構，檔案部門主要依靠金融支付來獲取資金。因此，可投資于檔案信息化的資金相對有限，難以滿足大量高科技設備的購買和配置。在一些基層檔案部門，用于檔案信息化的基礎設施太舊，數(shù)據(jù)處理能力非常有限。很難充分發(fā)揮檔案信息化的優(yōu)勢和作用。

2.2未能有效發(fā)揮資源整合作用

在文件信息化過程中，整合檔案信息資源是重要任務之一。在集成過程中，有必要應用文件信息管理系統(tǒng)，并通過重制，掃描和錄入的技術手段，對文件集的紙質(zhì)文件進行全文數(shù)字處理，從而實現(xiàn)文件的建立信息數(shù)據(jù)庫。同時，有必要在數(shù)據(jù)庫的各個部門中包括，匯總和接收由電子政務和辦公自動化生成的電子文檔和電子文件。然而，在實際檔案工作中，由于利益，管理習慣，部門利益，制度設置，管理制度等的局限和影響，各部門檔案信息化過程中反復建設，分散的資源和政治等單獨的政策。

2.3人才隊伍建設有所欠缺

當前社會中的各項工作都離不開人的作用。在檔案信息化過程中，對于人才也具有一定的需求。尤其是對于同時具備信息技術、檔案知識的綜合性人才，更是十分需求。在當前大多數(shù)檔案部門當中，檔案信息化的工作人員主要有兩類。一類是是技術型人才，本身具有很強的信息技術能力，通過一定的培訓和實踐，逐漸了解和掌握檔案知識。另一類是知識型人才，本身具有較強的檔案知識，通過不斷的自學和實踐，逐漸了解和掌握信息技術能力。其中，很多技術型人才容易受到人才市場的影響，往往都會尋找或接受更加高薪的工作，難以專心的從事檔案工作，而知識型人才由于沒有接受過系統(tǒng)的信息技術培訓，對于相關的知識和技能還有很大的欠缺，無法熟練的應用信息技術

3、加強檔案管理工作的可行措施

3.1.注重對檔案管理工作人員的培訓

作為單位領導，需要對檔案管理的重要性有全面認識，只有這樣才能在人力物力方面給予更多支持，只有領導重視才能使檔案管理人員對工作崗位的重要性有重新認識。單位需要定期組織人員參加檔案管理專業(yè)培訓，加強《檔案法》學習，利用正規(guī)培訓提升檔案管理人員的專業(yè)能力。

3.2.注重檔案收集工作

在日常管理當中，工作人員需要做好檔案收集、整理工作，只有不斷更新檔案內(nèi)容，才能體現(xiàn)出管理價值。管理層需要多方督促檔案收集工作的落實，保證相關部門及時上交資料，促進檔案內(nèi)容及時更新并歸檔。

3.3.注重檔案價值鑒定

檔案鑒定是在種類繁多的檔案中選擇有價值的內(nèi)容進行專項管理。這就需要管理人員具備良好的甄別能力，能夠從現(xiàn)有檔案中發(fā)掘其價值所在，通過歷史檔案分析，結合國家政策、組織發(fā)展需要等，確定檔案的保存價值。

3.4.注重對現(xiàn)代化技術的利用

隨著信息技術的發(fā)展與普及，在檔案管理當中引入信息技術有利于提高管理效率和管理質(zhì)量。利用信息技術能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的及時更新，在檔案搜索、查閱、歸檔方面提高效率。通過信息技術處理，檔案管理效率將得到全面提高，管理質(zhì)量也會同步發(fā)展。

3.5.檔案管理工作要引入競爭上崗機制

進行公開選拔檔案管理員，這不僅可以從源頭上滿足選拔高素質(zhì)檔案管理員的迫切需要，更重要的是能形成健康向上的導向，形成鼓勵優(yōu)秀人才脫穎而出的氛圍。檔案管理不僅僅是一項工作，更是一門科學，需要從事檔案管理工作的人員精通檔案管理知識和技能，要把懂行、負責、上進的同志安排到檔案管理崗位，在行、在崗、在干，認真做好管理學員檔案工作，不能把檔案管理視為打雜，無關緊要。

并且要掌握新技術使用的能力，隨著科學技術的發(fā)展，計算機技術和網(wǎng)絡信息技術已經(jīng)滲透到檔案工作中，使檔案工作者面臨嚴峻挑戰(zhàn)。檔案工作者必須熟練操作新技術產(chǎn)品。如計算機，掃描儀，無線上網(wǎng)和其他新技術產(chǎn)品，并且能夠在不丟失數(shù)據(jù)的情況下交換信息而不泄露秘密。文件管理員應使用文件管理軟件，在使用過程中，可以及時，準確地分析故障原因;從而確保電子文檔的數(shù)據(jù)部分不會丟失或盡可能地恢復。檔案工作者必須學會在使用計算機文件管理系統(tǒng)時保護電子數(shù)據(jù)安全。當應用程序計算機執(zhí)行文件編目，記錄，檢索，統(tǒng)計等時，軟件設置密碼，以設置不同操作員對不同內(nèi)容的訪問權限。對于不同機密級別的文件或高密度文件，應設置不同的保護措施，除設置多級密碼保護外，還應對文件內(nèi)容進行數(shù)據(jù)加密。

4、結語

通過上述分析可以看到，檔案管理具有廣泛性、客觀性和公正性。在組織建設、發(fā)展的不同階段，檔案的應用價值都是不容忽視的。做好檔案管理需要從內(nèi)容收集、整理方面入手，強化管理人員專業(yè)素質(zhì)，利用現(xiàn)代科技建立更高效的管理模式，促進檔案管理價值不斷提升。

參考文獻

[1]王美琴.我國檔案信息化過程中的主要問題及對策[J].檔案學研究，2011，01：64-66.

[2]李章書.淺析檔案信息化的主要問題及解決對策[J].山西檔案，2012，06：55-57.

[3]劉敏.檔案管理過程中的主要問題[J].辦公室業(yè)務，2013，10：147.

[4]孫穎.淺談檔案工作的現(xiàn)代化管理[J].科技向?qū)В?013（29）.