胡江蕓

摘要：隨著數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，電子文件的激增及其形成和運(yùn)行環(huán)境的特質(zhì)，給傳統(tǒng)的文件管理帶來(lái)了本質(zhì)的變革，不可逆轉(zhuǎn)地推動(dòng)著文件管理理念、管理方式和管理手段的轉(zhuǎn)型。電子檔案不斷完善，以其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。但是，電子檔案在移交和接收管理方面還存在著一些不足之處，本文簡(jiǎn)要分析了電子檔案移交接收方面存在的問題，并提出了幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)措施，以期為相關(guān)研究提供參考。

關(guān)鍵詞：移交與接收；電子檔案；接收管理

前言

電子檔案是信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，他的交接與接收工作是一項(xiàng)全新的工作，需要運(yùn)用到計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)，對(duì)技術(shù)要求相對(duì)較高，在這個(gè)過(guò)程中面臨著許多技術(shù)難題和挑戰(zhàn)。在電子檔案移交與接收工作和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)中，電子檔案的接收和管理都要依賴于綜合檔案館的檔案信息系統(tǒng)，綜合檔案館信息系統(tǒng)所要面對(duì)的是不同數(shù)據(jù)類型、不同系統(tǒng)產(chǎn)生的各式各樣的電子檔案。本文筆者查詢相關(guān)資料并結(jié)合自身相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)電子檔案移交和接收管理做了簡(jiǎn)要分析。

1移交與接收管理中的問題

1.1沒有重視電子檔案管理

（1）主管部門沒有重視電子檔案的移交和接收工作。其一，部分主管人員在思想上沒有重視檔案管理，認(rèn)為檔案工作沒有其他工作重要，可以先放一放。其二，對(duì)電子檔案移交與接收工作的認(rèn)識(shí)程度不夠，還停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管利用的階段，甚至認(rèn)為“擺好檔案，鎖好門”，就是管理檔案的重要部分。其三，部分主管人員電子檔案管理專業(yè)技術(shù)不夠高，他們習(xí)慣于傳統(tǒng)工作模式，習(xí)慣于利用紙質(zhì)檔案，對(duì)電子檔案具有抵觸心理。

（2）檔案員方面因素。其一，檔案員對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作模式依賴性較大，不愿意改變工作模式，造成了電子檔案移交與接收工作停滯。其二，檔案員對(duì)電子檔案的一些基本概念與常識(shí)認(rèn)識(shí)模糊，不能及時(shí)掌握最新的相關(guān)知識(shí)，導(dǎo)致電子檔案移交與接收工作不能正確的開展。其三，選用兼職檔案員來(lái)管理電子檔案，往往是剛熟悉電子檔案的相關(guān)政策制度和工作流程，就調(diào)離了崗位，這樣就造成了電子檔案工作總是處于間歇狀態(tài)。

1.2電子檔案移交和接收工作不嚴(yán)謹(jǐn)

電子檔案移交和接收工作沒有嚴(yán)格按照流程進(jìn)行，大部分電子檔案移交與接收工作主要采取傳統(tǒng)的離線移交與接收的方式。這種管理模式不僅增加了接收人員的工作量，還導(dǎo)致電子檔案移交單位的檔案員對(duì)本單位的電子檔案質(zhì)檢職責(zé)的淡漠，降低了電子檔案移交數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時(shí)，一些檔案管理人員對(duì)電子檔案的其他要素以及數(shù)據(jù)的原始性、真實(shí)性置之不理，忽略了對(duì)電子檔案完整性、有效性、準(zhǔn)確性和安全性的檢測(cè)，將要素不齊全，元數(shù)據(jù)不完整的電子檔案整理移交，從而使移交的電子檔案的質(zhì)量下降。

1.3安全管理松懈。

（1）對(duì)安全保密規(guī)定執(zhí)行不嚴(yán)格，為了工作的便捷，經(jīng)常使用公共存儲(chǔ)介質(zhì)來(lái)拷貝電子檔案數(shù)據(jù)，增加了電子檔案數(shù)據(jù)感染木馬病毒的幾率。

（2）電子信息安全意識(shí)淡薄，將電子檔案數(shù)據(jù)放置在公共計(jì)算機(jī)內(nèi)甚至存放在連接互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)中，導(dǎo)致電子檔案信息長(zhǎng)期處于失泄密的危險(xiǎn)之中。

1.4缺乏電子檔案管理人才。

電子檔案和傳統(tǒng)檔案在檔案管理、作業(yè)操作、技能水平等方面有著不同之處，對(duì)檔案工作人員提出了新的要求，電子檔案所涉及的知識(shí)體系不再是傳統(tǒng)的單一知識(shí)架構(gòu)，電子檔案管理工作需要檔案工作人員掌握多方面的知識(shí)體系與業(yè)務(wù)技能，其中既包括傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集整理、保管利用等一系列的工作流程的掌握，同時(shí)也需要掌握現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。另外，檔案工作人員的年齡結(jié)構(gòu)兩極分化較大，中間年齡段的工作人員斷層嚴(yán)重。一方面，老檔案員專業(yè)知識(shí)老化，業(yè)務(wù)技能單一，多數(shù)局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理范圍，對(duì)于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)掌握較少，并且接受能力較差，甚至部分檔案員還存在責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)待電子檔案管理工作態(tài)度消極等現(xiàn)象。另一方面，新檔案員雖然能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)技能和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整理歸檔流程了解較少，難以成為復(fù)合型的檔案專業(yè)人才。

2改進(jìn)措施

2.1健全電子檔案管理制度

電子檔案管理融入了一些新技術(shù)，這一管理制度和傳統(tǒng)方面的管理存在著一些區(qū)別，需要建立健全自身的管理制度，以滿足電子檔案管理的需要。在工作實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)來(lái)滿足不同種類、不同類別的電子檔案數(shù)據(jù)的移交與接收工作。在細(xì)化工作制度的過(guò)程中，不斷加大對(duì)省直機(jī)關(guān)各單位的電子檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度，提高對(duì)省直機(jī)關(guān)各單位電子檔案移交與接收工作的標(biāo)準(zhǔn)，提高省直機(jī)關(guān)各單位移交的電子檔案初檢與復(fù)檢的抽檢率，對(duì)不合格的電子檔案予以退回整改后再提交。

2.2提升電子檔案管理知識(shí)

需要采取培訓(xùn)等措施，提高電子檔案管理員的知識(shí)水平，讓相關(guān)工作人員能夠熟練使用各類辦公設(shè)備，使得他們的專業(yè)技能水平達(dá)到相關(guān)要求。探尋多種培訓(xùn)方式，對(duì)各立檔單位的檔案員采取集中現(xiàn)場(chǎng)上機(jī)操作的培訓(xùn)方式，通過(guò)面對(duì)面地講解，手把手地教授，使各單位檔案員盡快掌握電子檔案整理與移交的工作流程。同時(shí)，通過(guò)下發(fā)電子檔案整理規(guī)程文件、制作課件光盤等多種形式對(duì)專兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，爭(zhēng)取培養(yǎng)出一批專業(yè)的電子檔案工作人才。在定期組織召開培訓(xùn)會(huì)的基礎(chǔ)之上總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行匯總整理，通過(guò)課件講解的方式讓各立檔單位的檔案員及時(shí)了解工作中出現(xiàn)的問題和解決方案，在不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的過(guò)程中提高工作質(zhì)量。

2.3明確各工作人員的責(zé)任

在整個(gè)電子檔案管理過(guò)程中，必須要明確各工作人員的職責(zé)和責(zé)任，達(dá)到責(zé)任到崗，責(zé)任到人。電子檔案移交與接收工作是一項(xiàng)多部門共同參與、協(xié)調(diào)配合的工作，因此構(gòu)建科學(xué)合理的責(zé)任管理機(jī)制是實(shí)現(xiàn)電子檔案移交與接收工作順暢進(jìn)行的制度保障，細(xì)化責(zé)任管理機(jī)制是提高電子檔案移交與接收工作效率的有效手段，通過(guò)合理分責(zé)將電子檔案移交與接收工作程序化、制度化，通過(guò)構(gòu)建細(xì)致嚴(yán)密的組織管理機(jī)制，從而明確立檔單位在移交前需要準(zhǔn)備什么，移交中需要注意什么，移交后需要保留什么；接收單位在接收前需要準(zhǔn)備什么，接收中需要注意什么，接收后需要保留什么。通過(guò)一系列的制度化管理、程序化管理達(dá)到降低工作成本，減輕工作人員工作量，提高電子檔案移交與接收工作效率，增強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性的目的。

2.4提高電子檔案管理的安全性

提高各管理人員的安全意識(shí)。通過(guò)建立科學(xué)有效的安全防范機(jī)制，健全電子檔案移交與接收工作保密制度，通過(guò)開展電子檔案安全保密教育來(lái)提高各單位檔案員的安全防范意識(shí)，定期組織開展安全保密知識(shí)講座，使檔案員在了解電子檔案安全保密常識(shí)的同時(shí)掌握電子檔案信息安全防控的一些措施方法。

為確保電子檔案的安全性，還可以組建信息安全小組。通過(guò)建立電子檔案信息安全小組不定期到各單位進(jìn)行電子檔案信息與設(shè)備的安全檢查，提高電子檔案安全級(jí)別，指導(dǎo)如何利用信息技術(shù)手段來(lái)阻斷信息泄露和預(yù)防信息丟失，同時(shí)通過(guò)制定存儲(chǔ)介質(zhì)相關(guān)使用管理規(guī)定，來(lái)規(guī)范關(guān)人員使用存儲(chǔ)介質(zhì)的操作流程，通過(guò)規(guī)范的使用方法和嚴(yán)格的保管制度來(lái)提高電子檔案信息安全，從源頭預(yù)防電子檔案的失泄密事件發(fā)生。

3結(jié)束語(yǔ)

總體來(lái)說(shuō)，電子檔案是信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，他的交接與接收工作是一項(xiàng)全新的工作，需要運(yùn)用到計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)，對(duì)技術(shù)要求相對(duì)較高，若電子檔案移交和接收管理方面的制度不健全、流程不嚴(yán)格，則容易出現(xiàn)一些問題。因此，電子檔案管理過(guò)程中，要提高管理人員的技能水平，規(guī)范檔案管理操作標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層也要高度重視，加強(qiáng)管理力度，提高電子檔案管理的安全性。

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（作者單位：廣州供電局有限公司輸電管理一所）