楊菁華
摘 要:文書檔案管理是檔案工作的重要組成部分,且涉及到各個(gè)領(lǐng)域,在信息技術(shù)的推動之下,文書檔案管理工作迎來了新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。基于此,本文就文書檔案管理信息化建設(shè)的思路探索進(jìn)行研究,首先對現(xiàn)階段文書檔案管理工作中的問題進(jìn)行簡要分析,進(jìn)而引出文書檔案管理信息化建設(shè)的必要性結(jié)論,最后對文書檔案信息系統(tǒng)的優(yōu)化建設(shè)進(jìn)行了細(xì)致介紹與分析。
關(guān)鍵詞:文書檔案管理 信息化 系統(tǒng)開發(fā)
中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1003-9082(2018)04-00-01
前言
文書檔案管理的工作是一種需要對相關(guān)文檔資料進(jìn)行大量收集與整理,進(jìn)而保存的過程,在實(shí)際執(zhí)行管理過程中,由于涉及大量的文檔信息,若管理方法不當(dāng),或管理疏忽,容易造成管理工作混亂,難以滿足文書檔案管理工作本身的實(shí)效性、保密性需求。而文書檔案管理的信息化建設(shè),能夠充分提升檔案的應(yīng)用價(jià)值,使其能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)單位等的發(fā)展做出更多貢獻(xiàn)。
一、文書檔案管理信息化建設(shè)必要性分析
在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作過程中,思想上的束縛,是影響管理工作進(jìn)行困難的重要因素,以往事業(yè)單位實(shí)際管理過程當(dāng)中,應(yīng)用的管理理念與管理措施較為落后,完全人工形式的文檔資料收集、整理、查閱以及歸檔,嚴(yán)重影響管理管理效率難以提升。在人工管理模式之下,單位職工若要借閱必須親自到檔案室進(jìn)行檔案借閱,而實(shí)體檔案借出后,常常會因?yàn)槎喾N因素被損壞,甚至丟失。另外,在實(shí)際管理過程中,每一次借閱都需要進(jìn)行人工登記;另外,在檔案歸還的之后,需要檔案管理員對其進(jìn)行重新分類存放,工作量極大。
由此可見,傳統(tǒng)文書檔案的管理方式,難以滿足機(jī)關(guān)單位等對文檔借閱效率的高標(biāo)準(zhǔn)需求,必須推動信息化建設(shè),提升文檔資料的直觀性,當(dāng)某一部門需要進(jìn)行檔案查閱時(shí),可利用信息系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢,避免翻查、記錄、歸檔等流程,提升文檔借閱率,與此同時(shí),還能有效避免文檔資料損壞、丟失等現(xiàn)象,實(shí)現(xiàn)保護(hù)文檔資料價(jià)值的效果。
另外,通過信息化建設(shè),還能在極大的提升文檔資料的保密性,利用安全信息技術(shù),能夠有效設(shè)置保密權(quán)限,對于不同等級的文件,設(shè)置不同密級,只有擁有對應(yīng)訪問權(quán)限的人員,才能查閱相應(yīng)的文檔材料,由此實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的保密性,降低檔案泄密的可能。
二、文書檔案管理信息化建設(shè)的對策
1.優(yōu)化文書檔案信息系統(tǒng)構(gòu)架
出于對文書檔案管理利用價(jià)值與保密性的考慮,進(jìn)行文書檔案管理信息化建設(shè),在設(shè)計(jì)過程中,需要利用數(shù)據(jù)庫、工程能程序、打印系統(tǒng)以及文檔管理程序等進(jìn)行有效結(jié)合,形成以文書檔案管理為核心的信息管理程序,利用數(shù)據(jù)庫的查閱、修改、建立以及歸檔功能,代替相應(yīng)的人工管理工作;利用用戶界面的有效設(shè)計(jì),幫助建立用戶與數(shù)據(jù)看之間的溝通橋梁,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)用戶在線查閱數(shù)據(jù)庫中的檔案內(nèi)容,完善文書檔案管理的信息化建設(shè)。
2.優(yōu)化文書檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用效率
另外,文書檔案工作的主要內(nèi)容是為單位各個(gè)部門服務(wù),因此,在檔案信息化過程中,要重視用戶體驗(yàn),而信息系統(tǒng)的用戶界面,作為人機(jī)交互接口,必須進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。在設(shè)計(jì)文書檔案管理系統(tǒng)時(shí),需要嚴(yán)格遵循相關(guān)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn),把握設(shè)計(jì)過程完善。良好的用戶界面,能夠顯著提升系統(tǒng)相關(guān)功能的操作效率,在實(shí)際設(shè)計(jì)過程中,對化設(shè)計(jì)部分,要以簡明、自然、友好為指導(dǎo)理念,保證界面上呈現(xiàn)出來的表述文字、圖表符合使用人員的基本認(rèn)知,用詞盡量是單位員工熟悉的、經(jīng)常接觸的,由此才能保證相關(guān)人員在使用用戶界面,與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫“溝通”時(shí),能夠準(zhǔn)確的找到溝通途徑,獲取到自己想要的文書檔案信息;而在對話過程設(shè)計(jì)過程中,要為用戶保留一定的控制權(quán)限,使其能夠自由退出和脫離操作;在對話設(shè)計(jì)過程中,還要完善設(shè)置信息提示,在操作完成之后,通過信息提示檢驗(yàn)操作有效性[1]。
文書檔案工作的信息化建設(shè),其主要作用價(jià)值就在于提升檔案管理工作效率,因此,在信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中,要重視捷徑設(shè)計(jì),方便熟練掌握系統(tǒng)功能的工作人員,以最快的速度獲取文書檔案資料。針對不同操作經(jīng)驗(yàn)的用戶,設(shè)計(jì)不同的文檔獲取路徑,這樣一來,有操作經(jīng)驗(yàn)的人員,可以通過更為便捷的路徑,跳過不必要的菜單與窗口點(diǎn)擊,以快捷鍵、熱鍵功能等進(jìn)行設(shè)計(jì),能夠有效滿足這一設(shè)計(jì)要求。容錯(cuò)部分設(shè)計(jì),是出于對系統(tǒng)安全的考慮,在系統(tǒng)運(yùn)行與用戶操作過程中,系統(tǒng)本身對可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤進(jìn)行有效檢測與處理,進(jìn)而保證用戶操作的順利進(jìn)行。
3.優(yōu)化文書檔案信息系統(tǒng)開發(fā)流程
文書檔案的信息化建設(shè),需要信息系統(tǒng)的有效支撐,在新的發(fā)展使其信息系統(tǒng)的開發(fā)水平要得到顯著提升,因此其開發(fā)流程要得到有效優(yōu)化?,F(xiàn)階段,人們常用的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)以Windows為主,所以文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)也應(yīng)建立在這一操作系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。同時(shí),為了提升系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用過程中的便利性和可操作性,還應(yīng)選擇C++Guilder、AbaGUIBuilder、Delphi等可視化集成開發(fā)工具,對系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)。除此之外,系統(tǒng)開發(fā)是一項(xiàng)復(fù)雜、漫長的技術(shù)過程,文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)主要包括事前準(zhǔn)備、系統(tǒng)調(diào)查、功能分析、功能設(shè)計(jì)、界面設(shè)計(jì)系統(tǒng)架構(gòu)、功能實(shí)現(xiàn)、運(yùn)維管理、系統(tǒng)調(diào)試評價(jià)等多個(gè)環(huán)節(jié)。尤以系統(tǒng)調(diào)查、功能分析、功能設(shè)計(jì)、功能實(shí)現(xiàn)四項(xiàng)最為重要[2]。
為了保證文書檔案信息化建設(shè)效果的充分實(shí)現(xiàn),要從多個(gè)角度出發(fā),保證文書檔案信息系統(tǒng)的高質(zhì)量開發(fā),這樣一來,在實(shí)際應(yīng)用過程中,才能有效滿足相關(guān)管理工作的保密性、安全性以及便捷性要求。
結(jié)束語
綜上所述,對關(guān)于文書檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行思路探索,有利于提升文書檔案管理工作的技術(shù)含量。通過相關(guān)分析,能夠進(jìn)一步明確文書檔案管理的信息化建設(shè)途徑,充分利用信息管理系統(tǒng),提升文書檔案的應(yīng)用效率與保密性。因此,在未來的的發(fā)展過程中,不斷完善文書檔案管理的信息化建設(shè)水平,以推動相關(guān)企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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