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摘 要：高校教學(xué)檔案作為高校教學(xué)管理工作的重要組成部分，是反映和評(píng)估教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的重要依據(jù)，對(duì)高校教學(xué)工作的可持續(xù)發(fā)展起著重大作用。但是，教學(xué)檔案歸檔不及時(shí)，歸檔材料不完整的現(xiàn)象嚴(yán)重制約了高校教學(xué)檔案的質(zhì)量和日后的利用。本文基于這一認(rèn)知對(duì)教學(xué)檔案的管理工作進(jìn)行探討，以期推進(jìn)該項(xiàng)工作的探索。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；管理；歸檔；制度

引言

檔案是歷史的真實(shí)記錄，是聯(lián)系過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的紐帶，在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮著不可替代的作用。而教學(xué)檔案則是學(xué)校教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和教學(xué)管理工作狀態(tài)的真實(shí)記載，是反映和評(píng)估教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的重要依據(jù)，也是一所學(xué)校校風(fēng)、學(xué)風(fēng)的物化反映。教學(xué)檔案是學(xué)校在從事教學(xué)、科研以及其他各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)指導(dǎo)和管理教學(xué)、推動(dòng)教學(xué)改革起著重要的作用。

1、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的必要性

凡在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料均屬教學(xué)檔案。教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分。而二級(jí)學(xué)院是學(xué)校承擔(dān)教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的基本單位，因此科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案管理將有效提高整個(gè)學(xué)院的教學(xué)管理水平，對(duì)規(guī)范學(xué)校教學(xué)工作的秩序也有著十分重要的意義。但在實(shí)際教學(xué)管理工作中，人們往往忽視了對(duì)教學(xué)檔案的收集、整理，致使教學(xué)檔案歸檔不及時(shí)，歸檔材料不完整的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。從而導(dǎo)致教學(xué)檔案不能全面地反映教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和教學(xué)管理工作的全貌，嚴(yán)重影響了高校教學(xué)檔案的質(zhì)量和日后的利用，甚至影響了學(xué)校的發(fā)展。有的高校曾因教學(xué)檔案不全而嚴(yán)重影響了教學(xué)評(píng)估的質(zhì)量。因此，如何加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作就顯得尤為重要。

2、檔案管理對(duì)高校的發(fā)展有著重要的意義

2.1學(xué)校教學(xué)活動(dòng)最重要的原始記錄

教學(xué)檔案反映了學(xué)校一切教學(xué)活動(dòng)從開(kāi)始到結(jié)束的全過(guò)程，同時(shí)，它又會(huì)對(duì)教學(xué)管理的過(guò)程起更好的監(jiān)督作用。它真實(shí)地記錄了教學(xué)的全部過(guò)程及教學(xué)管理的質(zhì)量。在日常教學(xué)活動(dòng)中，所存在的不合理或不科學(xué)的問(wèn)題都會(huì)體現(xiàn)在相關(guān)的教學(xué)檔案上，因此，可以依據(jù)教學(xué)檔案的原始記錄的內(nèi)容，不斷改進(jìn)和提高教學(xué)管理水平。

2.2進(jìn)行教學(xué)研究和教學(xué)改革的重要依據(jù)

教學(xué)檔案是一切教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)體現(xiàn)。當(dāng)教學(xué)活動(dòng)或教學(xué)管理需要改革時(shí)，教學(xué)檔案可以提供具有針對(duì)性的參考，通過(guò)教學(xué)檔案，可以找出當(dāng)前存在的問(wèn)題，重新調(diào)整或制定新的規(guī)章制度及教學(xué)運(yùn)行中的各種方案，比如教學(xué)大綱、培養(yǎng)方案及學(xué)生的考核方式等都可以借鑒教學(xué)檔案。

2.3學(xué)校辦學(xué)能力及學(xué)生資格審核的重要依據(jù)

考核一個(gè)學(xué)校的教學(xué)水平，第一要看的是它的教學(xué)檔案材料。通過(guò)教學(xué)檔案可以初步地了解學(xué)校的教學(xué)管理水平和辦學(xué)能力。另外，畢業(yè)生的出國(guó)、當(dāng)兵、成績(jī)及學(xué)位的資格審查主要是通過(guò)教學(xué)檔案的資料提供相關(guān)的證明材料。因此，無(wú)論是對(duì)教學(xué)評(píng)估，還是為用人單位提供資格審核，教學(xué)檔案的管理都有其重要意義。

3、教學(xué)檔案管理工作的有序開(kāi)展

3.1教學(xué)檔案的搜集

搜集原始檔案資料是教學(xué)檔案管理工作的基本前提。在學(xué)校的教學(xué)運(yùn)行過(guò)程中，一些具有價(jià)值的原始材料需要保存。作為教學(xué)檔案的管理人員首先應(yīng)明確哪些材料需要收集，而且要采用最先進(jìn)的科學(xué)方法進(jìn)行收集。應(yīng)對(duì)收集的材料進(jìn)行整理、分類，及時(shí)地歸檔。同時(shí)，作為教學(xué)檔案管理的相關(guān)人員，應(yīng)按相關(guān)規(guī)定制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理計(jì)劃，定期歸檔。此外，一切教學(xué)活動(dòng)都來(lái)源于學(xué)校的各個(gè)部門(mén)及學(xué)校的師生。要使所有的原始資料搜集準(zhǔn)確，確實(shí)有一定的困難。特別是現(xiàn)在的教學(xué)模式多樣化，“2+2”出國(guó)學(xué)生、國(guó)內(nèi)大學(xué)交換生數(shù)量的不斷增加，特別容易導(dǎo)致檔案的漏存。這些問(wèn)題都是我們?cè)诮虒W(xué)檔案的管理過(guò)程中應(yīng)特別注意和避免發(fā)生的問(wèn)題。

3.2教學(xué)檔案的整理歸檔

教學(xué)檔案的整理是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的工作，做為檔案的管理者應(yīng)按檔案管理的相關(guān)流程做好要檔案的前期準(zhǔn)備工作，如文件的歸類、卷宗題目、文件的排列次序、打印頁(yè)碼、錄入卷內(nèi)存檔目錄等。此外，在教學(xué)檔案歸檔的過(guò)程中，一定要依據(jù)最真實(shí)的原始資料，防止弄虛作假。特別是在歸檔的過(guò)程中應(yīng)按一定的次序搜集材料，如教學(xué)、科研、管理等不同的階段進(jìn)行。只有在所有資料齊全的情況下才能歸檔，使得相關(guān)材料更加連續(xù)、清晰、全面、真實(shí)，從而確保教學(xué)檔案材料的真實(shí)準(zhǔn)確。

3.3教學(xué)檔案的保管

學(xué)校對(duì)教學(xué)檔案的保管，必須制定科學(xué)、客觀的教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，使檔案管理有法可依、有章可循。特別是當(dāng)今社會(huì)做假技術(shù)先進(jìn)，使檔案管理的工作尤為重要。對(duì)于教學(xué)檔案的保管應(yīng)指定到人、到物。要由原則性強(qiáng)，同時(shí)又有一定的教學(xué)管理經(jīng)歷的人做檔案保管工作。隨著現(xiàn)代教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的不斷完善，我校已建立和應(yīng)用了部分電子檔案。這樣不僅可以減少儲(chǔ)存空間及人力等成本，同時(shí)也可以對(duì)一些允許公開(kāi)的檔案建立查詢平臺(tái)，方便社會(huì)及學(xué)生的查詢，同時(shí)也方便了檔案的數(shù)據(jù)整理。

4、明確教學(xué)檔案管理工作的責(zé)任

4.1制定教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度

首先要制定符合國(guó)家檔案管理規(guī)定且符合學(xué)校具體情況的檔案管理制度，既要科學(xué)又要客觀且人性化的教學(xué)檔案管理實(shí)施辦法。檔案管理要智能化、人性化，既要便于管理又要方便查閱。另外，要確立檔案管理人員的崗位責(zé)任制，無(wú)論是原始資料的搜集，還是整理立卷后的檔案都要由專人負(fù)責(zé)保管，做到責(zé)任到人、到物。教學(xué)檔案管理工作較為繁雜，不僅要有章可循，還要使全校師生對(duì)教學(xué)檔案管理工作的重要性有明確認(rèn)識(shí)，并且使他們認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案的管理涉及他們的切身利益，使人人重視檔案管理工作。

4.2樹(shù)立服務(wù)意識(shí)

無(wú)論是學(xué)校評(píng)估，還是學(xué)生步入社會(huì)，都需要查閱教學(xué)檔案。它是重要的“通行證”之一，查閱檔案是評(píng)估學(xué)校的教學(xué)水平和管理水平的主要依據(jù)。無(wú)論是學(xué)生考研、出國(guó)、應(yīng)聘單位等，都需要提供在校的學(xué)歷、成績(jī)單等證明材料。所以教學(xué)檔案也是學(xué)生升學(xué)、就業(yè)最重要的考核材料之一。現(xiàn)在的用人單位不僅要看各種學(xué)歷證件，同時(shí)還需要學(xué)校出具的檔案證明材料，如出國(guó)留學(xué)學(xué)生的成績(jī)大使館需要函電核查等，這就需要我們樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)，并要原則性強(qiáng)，不弄虛作假。同時(shí)為他人著想，制定人性化的管理流程。加強(qiáng)學(xué)校的檔案管理工作，也防止了假的證明材料給社會(huì)帶來(lái)的危害。因此，要充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，使檔案管理工作在社會(huì)中發(fā)揮它的重要作用。

4.3提高教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力

要做好教學(xué)檔案管理工作，不但要有良好的服務(wù)意識(shí)，還要有過(guò)硬的業(yè)務(wù)能力。因此，要定期對(duì)教學(xué)管理人員采取多種渠道、多種形式的教學(xué)檔案管理知識(shí)的相關(guān)培訓(xùn)。只有這樣，才能使檔案的管理更加科學(xué)化、規(guī)范化。做到與時(shí)俱進(jìn)，主動(dòng)摸索教學(xué)檔案管理工作的規(guī)律，只有這樣才能不斷提高教學(xué)檔案管理工作，使其為社會(huì)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

總之，在高校的發(fā)展建設(shè)中，高校的教學(xué)檔案有著非常重要的作用。它是一個(gè)學(xué)校發(fā)展的歷史見(jiàn)證。高校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案管理工作的重要意義，不斷提升教學(xué)檔案管理的先進(jìn)管理水平，形成先進(jìn)的檔案管理模式，從而更好地推動(dòng)教育教學(xué)工作的開(kāi)展。

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