李永萍
摘 要:檔案易于保存,其主要對(duì)社會(huì)活動(dòng)進(jìn)行記載,通常表現(xiàn)為音像、圖表以及文字等形式。在這當(dāng)中,機(jī)關(guān)檔案大部分是行政事務(wù)文件等,涉及到執(zhí)行代議機(jī)關(guān)所制定的法律與決定,以及管理政府事務(wù)、軍事和外交等內(nèi)容,由于具有信息資源的屬性,因此對(duì)于機(jī)關(guān)事務(wù)活動(dòng)至關(guān)重要,應(yīng)用性很強(qiáng)。本文闡述了現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案管理工作的不足之處,并且提出了針對(duì)性的完善建議。
關(guān)鍵詞:機(jī)關(guān)檔案管理 信息化管理 檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)
中圖分類號(hào):G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1674-098X(2017)12(b)-0163-02
1 現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案管理工作的不足之處
1.1 人才培養(yǎng)有所缺乏
現(xiàn)階段,國(guó)內(nèi)在培養(yǎng)檔案管理人員方面,存在一定的劣勢(shì),主要是近些年來(lái),高校才開(kāi)始設(shè)置檔案管理專業(yè),這就造成該專業(yè)的人才匱乏,不能滿足社會(huì)的崗位需要。而且,在目前的機(jī)關(guān)單位當(dāng)中,大部分的檔案管理人員并沒(méi)有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過(guò)檔案知識(shí),不具有專業(yè)背景,因此在相關(guān)的工作實(shí)踐當(dāng)中,由于缺乏足夠的理論以及應(yīng)用知識(shí),再加上沒(méi)有更多培訓(xùn)與再教育的機(jī)會(huì),這就造成機(jī)關(guān)檔案管理隊(duì)伍整體水平不高,專業(yè)技能偏低,結(jié)構(gòu)組成不合理。除此之外,機(jī)關(guān)單位沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要價(jià)值,因此造成檔案部門(mén)經(jīng)常缺少經(jīng)費(fèi),從而影響到培養(yǎng)以及配置檔案管理專業(yè)人才。
1.2 規(guī)章制度不健全
現(xiàn)階段,大多數(shù)機(jī)關(guān)檔案管理工作所采取的管理模式都是粗放型的,不但缺乏完善的管理制度,而且還缺乏健全的規(guī)章制度以及崗位職責(zé),這就造成在歸檔時(shí),審查不細(xì)致,材料存在遺漏,甚至還會(huì)出現(xiàn)造假的現(xiàn)象,這都極大地影響到檔案的完整性以及真實(shí)性。
1.3 缺乏先進(jìn)的管理模式,信息化水平不高
在檔案管理工作方面,大部分機(jī)關(guān)單位目前都是采用以往的管理模式,機(jī)關(guān)檔案大部分是紙質(zhì)的,難以保障檔案信息化水平。紙質(zhì)檔案雖然可以作為一種記錄或者是憑證,不過(guò)在信息化年代的今天,其所存在的弊端越來(lái)越明顯,比如很難保管、歸檔工作繁重等,因此有必要引入數(shù)字化以及電子檔案。
2 如何完善機(jī)關(guān)檔案管理工作
2.1 強(qiáng)化組織建設(shè),創(chuàng)建專業(yè)的機(jī)關(guān)檔案管理隊(duì)伍
在目前的形勢(shì)之下,以往的機(jī)關(guān)檔案管理模式已經(jīng)顯現(xiàn)出一定的滯后性,因此我們應(yīng)當(dāng)不斷地完善檔案管理工作,首先就應(yīng)當(dāng)具備一只高水平的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。現(xiàn)階段,機(jī)關(guān)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì),可以緊跟社會(huì)潮流,積極適應(yīng)機(jī)關(guān)事業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要。檔案工作的專業(yè)性以及技術(shù)性都很強(qiáng),每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)涉及到相關(guān)的理論與技術(shù),因此現(xiàn)階段機(jī)關(guān)單位所招聘的檔案管理人員,必須是具有相關(guān)專業(yè)背景的人才,因?yàn)樗麄冊(cè)跈n案管理方面具有較強(qiáng)的理論與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),可以更好地完成該項(xiàng)工作,并且保證檔案管理的質(zhì)量。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)重視對(duì)在職檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)以及再教育,保證他們通過(guò)學(xué)習(xí),進(jìn)一步地轉(zhuǎn)變理念,更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu),學(xué)會(huì)先進(jìn)的檔案管理辦法,這樣才能不斷地提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的水平。
2.2 強(qiáng)化制度建設(shè),保證制度執(zhí)行
目前,機(jī)關(guān)檔案管理工作為了得到進(jìn)一步的完善,應(yīng)當(dāng)通過(guò)制度管理人與事,缺乏制度管理就無(wú)從談起,建立并且完善有關(guān)機(jī)關(guān)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,才能使機(jī)關(guān)檔案管理工作走向正規(guī)化以及科學(xué)化。第一,建立健全機(jī)關(guān)檔案管理責(zé)任制,將責(zé)任落實(shí)到各個(gè)崗位,增強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作人員的自覺(jué)性,避免出現(xiàn)工作方面的失誤,并且在搜集管理檔案材料以及移交歸檔環(huán)節(jié)加大力度。第二,實(shí)施競(jìng)爭(zhēng)上崗制,選拔出真正高水平的人才,提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的整體水平,培養(yǎng)更多高素質(zhì)的復(fù)合型人才。第三,建立健全有關(guān)的經(jīng)費(fèi)支付預(yù)算制度,確保檔案管理工作的消耗供給,確保充足的培訓(xùn)教育經(jīng)費(fèi),從整體上提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量,使其符合現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)。
2.3 應(yīng)用新型管理模式,推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息化
目前,信息技術(shù)發(fā)展的尤為迅速,這給以往的生產(chǎn)方式以及模式帶來(lái)了很大的改變,過(guò)去所應(yīng)用的檔案管理模式以及管理平臺(tái),開(kāi)始顯現(xiàn)出滯后性,難以完全符合社會(huì)發(fā)展的要求。為了保證機(jī)關(guān)檔案管理工作可以長(zhǎng)期穩(wěn)定地發(fā)展下去,并且不斷地提升服務(wù)效率與質(zhì)量,我們應(yīng)當(dāng)正確應(yīng)用科技文明的成果,采取檔案數(shù)字化管理,使機(jī)關(guān)檔案管理不斷地走向信息化。
2.4 機(jī)關(guān)要拓寬管理平臺(tái),創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)
機(jī)關(guān)單位創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)是應(yīng)用數(shù)字信息技術(shù)的一種表現(xiàn),這樣有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)信息化以及現(xiàn)代化的檔案管理。
第一,推動(dòng)檔案信息的數(shù)字化,將檔案信息轉(zhuǎn)變成二進(jìn)制代碼,可以利用計(jì)算機(jī)識(shí)別,并且把數(shù)字代碼進(jìn)行存儲(chǔ),通過(guò)各種格式比如視頻文件、音頻文件以及圖像文件等,轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息。
第二,將轉(zhuǎn)化完成的數(shù)字信息輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)管理平臺(tái),使其成為可以通過(guò)計(jì)算機(jī)讀取的數(shù)據(jù),在輸入時(shí),必須認(rèn)真地校對(duì),保證存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)沒(méi)有任何的錯(cuò)誤,同時(shí)還應(yīng)當(dāng)被計(jì)算機(jī)所識(shí)別。
第三,內(nèi)在調(diào)整數(shù)據(jù)庫(kù)檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。
(1)使管理工作更加的簡(jiǎn)化,這需要應(yīng)用各種有效手段簡(jiǎn)化檔案,以此避免出現(xiàn)凌亂的現(xiàn)象,從而符合檔案管理的系統(tǒng)化要求,方便檔案的管理以及查詢。
(2)加強(qiáng)檢索工作,方便使用者查詢檔案信息。
(3)在保管以及保護(hù)數(shù)據(jù)方面,存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的載體應(yīng)當(dāng)具有多種功能,包括防磁場(chǎng)、防塵以及除塵等,并且嚴(yán)密監(jiān)控計(jì)算機(jī)病毒,保證數(shù)據(jù)處于安全的狀態(tài)。
2.5 機(jī)關(guān)檔案管理人員不但要整理好檔案,還要對(duì)其妥善的搜集、利用以及保管
檔案管理工作包括幾個(gè)環(huán)節(jié),分別是搜集、保管、整理以及利用。檔案部門(mén)通過(guò)搜集工作可以實(shí)現(xiàn)檔案的積累,這也是該項(xiàng)工作的第一步。整理也就是把凌亂的檔案進(jìn)行排序,這個(gè)環(huán)節(jié)至關(guān)重要。保管是從物質(zhì)的角度增加檔案的使用壽命,該環(huán)節(jié)也很關(guān)鍵。而利用檔案是該項(xiàng)工作的終極目標(biāo),可以體現(xiàn)出檔案所具有的價(jià)值。檔案的上述四個(gè)工作環(huán)節(jié),應(yīng)當(dāng)做到全面搜集、統(tǒng)一整理、認(rèn)真保管以及合理利用,這也是檔案工作的指導(dǎo)原則。機(jī)關(guān)檔案管理人員在具體的工作實(shí)踐當(dāng)中,需要嚴(yán)格遵守以上原則。第一,全面搜集,這實(shí)際上是搜集了相關(guān)的物質(zhì)元素,這項(xiàng)工作完成的好壞,會(huì)影響到以后的各項(xiàng)工作,所以必須要全面的搜集檔案。對(duì)于搜集工作來(lái)說(shuō),需要做到以下幾點(diǎn):(1)要對(duì)賬外文件進(jìn)行搜集,也就是本單位沒(méi)有登記在收發(fā)文登記本上的文件,包括黨組會(huì)議記錄、工作總結(jié)、整體計(jì)劃等;(2)要對(duì)組織人事部門(mén)掌握的文件進(jìn)行搜集,包括介紹信、審批表以及登記表等;(3)要對(duì)非紙質(zhì)的檔案進(jìn)行搜集,包括證書(shū)、獎(jiǎng)狀、相片、錄像以及錄音等。第二,統(tǒng)一整理檔案,該項(xiàng)工作在整個(gè)工作當(dāng)中都是至關(guān)重要的,只有更好地完成檔案整理工作,才有利于檔案的利用以及開(kāi)放,所以檔案管理要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。在具體整理時(shí),不管是劃分種類、排列組合,還是編號(hào)裝訂以及整理裝盒,都應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷地學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí),掌握所有環(huán)節(jié)的具體操作辦法,并且根據(jù)有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一整理檔案。第三,認(rèn)真保管,保證檔案的安全性,這樣才能體現(xiàn)出檔案所具有的價(jià)值。(1)應(yīng)當(dāng)結(jié)合保存檔案的多少,確定檔案專用庫(kù)房以及檔案架的數(shù)量,庫(kù)房應(yīng)當(dāng)具有堅(jiān)固性,并配置相關(guān)設(shè)施,用以防蟲(chóng)害、防高溫、放潮濕等。(2)應(yīng)當(dāng)結(jié)合工作的實(shí)際情況,設(shè)置電子計(jì)算機(jī)、空調(diào)設(shè)施、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)以及溫度計(jì)等。(3)應(yīng)當(dāng)按照固定期限細(xì)致檢查檔案的保管情況,并且記錄在案,如果遇到了突發(fā)情況,應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間檢查,從而在最短的時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,并且妥善解決。第四,合理利用。檔案管理工作主要就是為了向機(jī)關(guān)單位提供各種檔案,從而方便其開(kāi)展各項(xiàng)工作,這也能體現(xiàn)出檔案工作的重要性。
3 結(jié)語(yǔ)
在新的形勢(shì)之下,機(jī)關(guān)檔案管理工作需要進(jìn)一步地完善,具體來(lái)說(shuō),也就是要求機(jī)關(guān)檔案管理工作擺脫以往的管理模式,積極應(yīng)用現(xiàn)代化的管理理念以及科技成果,緊隨社會(huì)發(fā)展潮流,強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案管理隊(duì)伍建設(shè),使該項(xiàng)工作更加信息化、制度化以及正規(guī)化,從而滿足目前社會(huì)的需要。
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