于奎彬

摘 要：通過闡述私人檔案信息資源的涵義特點(diǎn)，來認(rèn)識這類信息資源。然后通過闡述開發(fā)和利用這類資源的必要性，來說明為什么要進(jìn)行開發(fā)和利用。以此為理由提出一些合理化的建議。

關(guān)鍵詞：私人檔案 檔案信息資源 開發(fā)利用

一、私人檔案與個(gè)人檔案的關(guān)系

在闡述私人檔案之前，有必要對個(gè)人檔案和私人檔案加以區(qū)分。個(gè)人檔案是記載個(gè)人相關(guān)信息的檔案，是政府、機(jī)構(gòu)、企業(yè)、組織等機(jī)構(gòu)因某種工作需要而形成的，往往由政府或機(jī)構(gòu)的檔案部門所收藏和擁有[1]。少數(shù)情況下，個(gè)人檔案也為私人所有；私人檔案是指所有權(quán)歸私人所有的，由私人或私人機(jī)構(gòu)和組織在個(gè)人生活或社會活動中形成的以及依法獲得的各種形式和載體的檔案材料。[1]

由此我們可以得知私人檔案在檔案的來源上要大于個(gè)人檔案，他不僅包括個(gè)人產(chǎn)生的檔案還可以包括私人組織機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的檔案，以及通過合法程序獲得的檔案；在涉及內(nèi)容的種類上也明顯優(yōu)于個(gè)人檔案。

二、認(rèn)識私人檔案信息資源

（一）私人檔案信息資源的涵義

信息資源有廣義和狹義之分。廣義的信息資源指的是信息活動中各種要素的總稱。狹義的信息資源，指的是信息本身或信息內(nèi)容，即經(jīng)過加工處理，對決策有用的數(shù)據(jù)。在本文中，信息資源取其狹義之意，是一種為私人所有、固化于檔案載體上并具有使用價(jià)值的信息。

（二）私人檔案信息資源的特點(diǎn)

（1）來源上具有廣泛性。私人檔案不僅包括個(gè)人和私人機(jī)構(gòu)在個(gè)人生活和社會活動中形成的檔案，還包括通過合法手段取得的檔案。所以，它在來源方面就具有非常強(qiáng)的廣泛性和靈活性。

（2）數(shù)量上具有規(guī)模性。我們可以把每個(gè)個(gè)人和私人機(jī)構(gòu)看成是一個(gè)“微型綜合檔案館”，它里面收藏著來源于不同組織的檔案，而這樣的檔案館綜合起來就有上億個(gè)，如此看來所積累的檔案數(shù)量非常龐大。

（3）保管上具有凌亂性。個(gè)人和私人機(jī)構(gòu)或組織，本身不具有檔案管理能力，即便有檔案意識，也不能對私人檔案進(jìn)行有效的整理，這就使得私人檔案在保管上存在著隨意丟放的現(xiàn)象；另一個(gè)方面，來源于同一個(gè)個(gè)人或組織的檔案可能會掌握在不同的人手中，比如個(gè)人的信件、贈與別人的書畫作品等。

三、開發(fā)和利用私人檔案信息資源的必要性

私人檔案信息資源的開發(fā)和利用，是指私人檔案經(jīng)過加工處理以檔案信息產(chǎn)品的形式提供給用戶加以利用或者私人檔案被直接提供利用。雖然這種檔案信息資源較少受到重視，但其開發(fā)和利用在我國有其開展的必要性。

（一）構(gòu)建社會記憶

目前，全國各地區(qū)都在相應(yīng)中央號召構(gòu)建城市記憶，其目的一是要保證歷史的連續(xù)性，二是要保護(hù)我國優(yōu)秀的傳統(tǒng)文化。從一個(gè)更宏觀的角度來看，構(gòu)建城市記憶其實(shí)就是在構(gòu)建社會記憶。作為具有原始記錄性的檔案，無疑在這方面承載著不可磨滅的作用。要知道，社會是由人組成的，沒有人的記憶就沒有社會的記憶，而人死后沒有記錄留存的話，就無法被人認(rèn)可其存在過這一事實(shí)。所以，想要構(gòu)建社會記憶，就不可忽視私人檔案信息資源存在的價(jià)值。

（二）澄清歷史事實(shí)

私人檔案可以澄清個(gè)人歷史的事實(shí)，還原事情的真相，消除來源不明的謠傳。比如關(guān)于張學(xué)良的祖籍問題，其口述檔案未公開以前，一般史書記載是從山東遷到東北的，而他本人通過口述檔案說：我們家“從來沒去過山東！ 我們祖輩是挑著擔(dān)子由河北闖關(guān)東的?！?“我們是大城人， 原籍河北大城縣?！盵2]由此可以判定之前對于其祖籍的記載不真實(shí)，可以推翻。

（三）流傳知識經(jīng)典

不管哪個(gè)時(shí)期，何種領(lǐng)域，都有讓我們仰望稱贊的歷史名人。在他們結(jié)束這一生的存在后，都留下了大量的私人檔案，比如作品手稿、信函、日記、回憶錄等。這些私人檔案除了能進(jìn)行歷史方面的研究之外，還具有很強(qiáng)的文化價(jià)值。那么，如何能使這些文化知識傳遞給后世之人，又如何能讓他們被利用的同時(shí)不至于損壞？這就需要我們對私人檔案進(jìn)行信息資源開發(fā)和利用。

（四）彌補(bǔ)公共檔案

由于歷史上各種各樣的原因，總有一些應(yīng)該歸國家所有的檔案散落在個(gè)人手里，淪為私人檔案，這就使得對現(xiàn)有的公務(wù)檔案信息進(jìn)行開發(fā)的時(shí)候不能完整地進(jìn)行，從而需要通過開發(fā)私人檔案進(jìn)行輔助，以保證檔案信息的完整性。

（五）解決實(shí)際問題

私人檔案很多都是具有憑證性的信息，如果不加以保存和利用那么這些憑證作用就會丟失，進(jìn)而使檔案生成者遭受損失。比如滄州檔案信息網(wǎng)有新聞報(bào)道，一個(gè)已故軍人家屬按照其丈夫生前參軍時(shí)貢獻(xiàn)的大小要領(lǐng)取撫恤金，這時(shí)需要提供相關(guān)證明，結(jié)果當(dāng)時(shí)因?yàn)檎煞蛉ナ酪丫?，相關(guān)檔案丟失，領(lǐng)取撫恤金就出現(xiàn)了困難，幸好家里留有丈夫去世時(shí)的悼詞，里面介紹了丈夫的參軍信息，以此領(lǐng)取了撫恤金。假如沒有這個(gè)悼詞，那這位家屬就沒有辦法領(lǐng)取撫恤金，甚至連家屬資格都會丟失。

四、關(guān)于私人檔案信息資源開發(fā)和利用的合理化建議

（一）推廣私人檔案 增強(qiáng)公民檔案意識

檔案宣傳人員在進(jìn)行檔案相關(guān)宣傳時(shí)應(yīng)該加強(qiáng)推廣私人檔案，具體包括什么是私人檔案、私人檔案的重要性、利用檔案能夠解決哪些問題等。之所以要宣傳私人檔案，主要是因?yàn)楣竦臋n案意識普遍不強(qiáng)。由于檔案學(xué)是以行政效率為開端的，檔案公開又源于電子政務(wù)公開，加之我國是局館合一的體制，使檔案的政局性質(zhì)在公民意識中根深蒂固，不利于私人檔案的留存和整理，從而給利用工作和開發(fā)工作帶來資源不足的難題。

（二）尋訪多領(lǐng)域名人 編研相關(guān)信息

對私人檔案進(jìn)行收集整理并編研出具有一定主題性質(zhì)的檔案信息產(chǎn)品，是目前對私人檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用的比較有效且較成熟的做法，比如通過編研私人檔案出版人物傳記和地方志等。但是，檔案編研人員應(yīng)該將眼光放得更寬廣一些，而不是只針對重大的歷史事件和歷史人物。我國歷史上眾多領(lǐng)域都有成績斐然的學(xué)者名人值得我們?nèi)鞒兴麄兊氖论E。我們應(yīng)該有意識地去發(fā)現(xiàn)更多值得我們挖掘的領(lǐng)域，通過研究他們留下來的私人檔案，將其開發(fā)成不同形式的檔案產(chǎn)品，為我們的后代積累更多更好的精神財(cái)富和知識財(cái)富。

（三）創(chuàng)新開發(fā)模式 迎合用戶需求

不僅是私人檔案信息資源，包括其它檔案信息資源，都要?jiǎng)?chuàng)新資源開發(fā)模式，不能拘泥于傳統(tǒng)的檔案信息編研。當(dāng)今時(shí)代，相對于讀書，用戶更樂于上網(wǎng)查資料、看電視、逛論壇、玩微信以獲取信息資源。所以我們可以結(jié)合這些新興媒介來開展檔案信息資源的開發(fā)，比如制作紀(jì)錄片、通過微信公眾號推文連載、建立關(guān)于人物的網(wǎng)上個(gè)人檔案館等，刷新用戶的體驗(yàn)，吸引更多的用戶來感受這些檔案信息資源的開發(fā)成果。

（四）接受新型檔案 拓寬資源種類

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，有很多通信技術(shù)的出現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)的通信模式，比如短信，電話，聊天軟件，電子郵件等。這就使得傳統(tǒng)的通信模式在不斷減少，現(xiàn)代的通信模式逐漸占據(jù)主流地位。所以我們就有必要重新考慮這些新出現(xiàn)的電子類私人檔案，想方設(shè)法把他們納入到我們檔案信息資源開發(fā)和利用的領(lǐng)域，以滿足現(xiàn)代用戶的信息需求。

五、總結(jié)

私人檔案信息資源作為檔案信息資源的一種，有其存在的價(jià)值。我們檔案學(xué)研究人員應(yīng)該擅于發(fā)現(xiàn)這些價(jià)值，并順應(yīng)用戶的要求，對他們進(jìn)行開發(fā)和利用。在開發(fā)和利用過程中，則需要更多的耐心和思考。同時(shí)，我們也要與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代的步伐，提供更多滿足用戶需求的檔案信息產(chǎn)品。

參考文獻(xiàn)

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