羅平杰

摘 要：本文從檔案管理信息化的相關(guān)概念談起，然后就檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)和內(nèi)容進(jìn)行說(shuō)明，最后對(duì)信息時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)新中所面臨的問(wèn)題和對(duì)策進(jìn)行剖析。依此來(lái)探討如何通過(guò)加快檔案信息化建設(shè)來(lái)促進(jìn)信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新；信息化建設(shè)

一、檔案和檔案管理

（一）檔案概念

關(guān)于“檔案”一詞，歷史上各個(gè)朝代稱謂不盡相同，商代稱之為“冊(cè)”、周代稱之為“中”、秦漢稱之為“典籍”、漢魏以后稱之為“文書(shū)”、“案牘”、“案卷”、“簿書(shū)”。據(jù)權(quán)威人士考證“檔案”一詞最早出現(xiàn)在明末清初楊賓的《柳邊記略》一書(shū)中。目前，有關(guān)檔案的定義表述很多，基本得到大家認(rèn)可的定義為：檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)形成的，作為歷史記錄保存起來(lái)以備日后查考的文字、圖像、聲音及其他各種形式和載體的文件。

（二）檔案管理主要內(nèi)容

檔案管理的主要內(nèi)容是：用科學(xué)的原則和方法管理檔案，服務(wù)于黨和國(guó)家的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、識(shí)別、存儲(chǔ)、計(jì)數(shù)和利用是檔案工作的基本內(nèi)容。隨著信息化建設(shè)水平的提高，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及，檔案管理信息處理和信息輸出兩大系統(tǒng)也隨之增加。

二、企業(yè)檔案管理問(wèn)題

（一）檔案管理層的現(xiàn)狀

1、檔案管理意識(shí)薄弱

在一些企業(yè)檔案部門(mén)，檔案意識(shí)非常薄弱。因此，檔案部門(mén)往往是精簡(jiǎn)和合并的對(duì)象，不固定的雇員和較低職位的狀況對(duì)檔案工作的發(fā)展有一定的影響。隨著計(jì)算機(jī)時(shí)代的到來(lái)和電子技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案部門(mén)的發(fā)展也越來(lái)越受到企業(yè)的重視。因此，我們應(yīng)該加大宣傳力度，提高認(rèn)識(shí)，保持檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)。包括《檔案法》等法律法規(guī)的宣傳推廣，改變?cè)械墓ぷ魉悸?，確定紙質(zhì)檔案的重點(diǎn)建設(shè)電子檔案工作。要確定領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部組織建設(shè)，履行職責(zé)，相互監(jiān)督，以支持領(lǐng)導(dǎo)和組織保障為基礎(chǔ)，開(kāi)展檔案工作的建設(shè)將更加成功。然后，通過(guò)抓典型可以減少因?yàn)楣ぷ鹘?jīng)驗(yàn)少產(chǎn)生障礙，充分開(kāi)展這項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的工作是檔案事業(yè)的未來(lái)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2、檔案管理的內(nèi)容單一、手段落后

檔案收集途徑和方法的落后，造成了企業(yè)中檔案管理工作的滯后，管理手段中沒(méi)有先進(jìn)的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助，因此使重要的檔案資源沒(méi)有及時(shí)得到收集，給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了一定的影響。檔案管理理念與落后機(jī)房確保檔案先進(jìn)管理的必要條件。這也是檔案信息資源在不同層次、不同范圍、不同內(nèi)容的開(kāi)發(fā)利用不足的原因。這就要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提高認(rèn)識(shí)，提高人才意識(shí)，加大設(shè)備投資力度，檔案管理的規(guī)模取決于企業(yè)的需要。

在一些企業(yè)中，行政手段的落后也對(duì)企業(yè)檔案管理產(chǎn)生了一定的負(fù)面影響。使企業(yè)在國(guó)家檔案管理工作的整體管理機(jī)制和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)為基礎(chǔ)，根據(jù)國(guó)家制定的法規(guī)，對(duì)自己使用新的規(guī)則和法規(guī)的規(guī)定，我們將根據(jù)不同的方法適合不同的檔案管理研究的積極的實(shí)際情況。例如，對(duì)于規(guī)模較小、實(shí)力雄厚的企業(yè)，選擇社會(huì)檔案管理模式，既節(jié)約成本，又能充分利用檔案資源。

（二）檔案操作層的現(xiàn)狀

1、檔案行政管理部門(mén)指導(dǎo)不足

要想為企業(yè)的檔案管理提供相應(yīng)的服務(wù)、耐心的指導(dǎo)，檔案行政管理部門(mén)就要抓住企業(yè)的特殊需要，采取不干預(yù)不強(qiáng)求的的態(tài)度。高速發(fā)展的現(xiàn)代化技術(shù)只是檔案管理過(guò)程中的一部分，更多的還是需要企業(yè)內(nèi)部在檔案管理的認(rèn)識(shí)上做出具體的規(guī)定，為工作的順利開(kāi)展奠定基礎(chǔ)，把握建檔的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，才能使企業(yè)建檔工作落到實(shí)處。

首先，行政管理部門(mén)要積極對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行整合配置，實(shí)現(xiàn)資源的有效價(jià)值的利用。為了發(fā)展整個(gè)企業(yè)，需要整合資源，創(chuàng)新制度，強(qiáng)化服務(wù)，使企業(yè)的檔案資源得以生存。

其次，提出相應(yīng)的歸檔指導(dǎo)方針，進(jìn)一步完善企業(yè)管理?xiàng)l例和管理制度的指導(dǎo)，以靈活、高效、務(wù)實(shí)的工作原則，做好檔案工作。企業(yè)缺乏檔案工作的經(jīng)驗(yàn)，檔案行政部門(mén)要積極開(kāi)展服務(wù)工作。

2、檔案從業(yè)人員綜合素質(zhì)低

企業(yè)的檔案從業(yè)人員的專業(yè)水平不夠，學(xué)習(xí)不夠積極，僅依靠原有的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)工作，這樣離檔案現(xiàn)代化管理的要求越來(lái)越遠(yuǎn)，相應(yīng)的檔案管理工作不能按時(shí)完成，影響了企業(yè)正?；顒?dòng)的發(fā)展。有的企業(yè)檔案庫(kù)房設(shè)施陳舊落后、環(huán)境差，完全不符合檔案的保管要求，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和形象有很大的損失.

三、成因分析

任何事情的發(fā)生都是有原因的，中國(guó)企業(yè)檔案管理的問(wèn)題是一樣的，在主觀和客觀的條件下都需要改進(jìn)和完善。

首先，由于我國(guó)開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)間較短，由于檔案企業(yè)性質(zhì)的相關(guān)負(fù)責(zé)人工作不夠重視，在最終分析中所有問(wèn)題都是產(chǎn)生誤解的根本原因。企業(yè)管理者對(duì)檔案工作的理解程度是一個(gè)不容忽視的重要因素，大多數(shù)企業(yè)家都沒(méi)有認(rèn)真研究“檔案法”，對(duì)檔案工作的法律意識(shí)淡薄，與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)形成了鮮明的對(duì)比。因此，該文件需要很長(zhǎng)時(shí)間才能顯示其效果。

二是檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)不足。企業(yè)具有文件管理的自主權(quán)，也需要相關(guān)部門(mén)的指導(dǎo)和約束。但目前的情況是沒(méi)有行政管理部建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，因?yàn)槠渌袡?quán)和國(guó)有企業(yè)，更多的考慮到經(jīng)濟(jì)利益的現(xiàn)實(shí)，旨在使行政部門(mén)的指導(dǎo)受到限制，缺乏商業(yè)顧問(wèn)也在很大程度上影響了其導(dǎo)向力和作用。

第三，存在制度不完善、基礎(chǔ)管理薄弱、缺乏戰(zhàn)略管理、文化管理失當(dāng)、人力資源管理薄弱等基本問(wèn)題。第四，企業(yè)信息化建設(shè)推力是不夠的，在現(xiàn)代社會(huì)要求企業(yè)加快建設(shè)內(nèi)部和外部的信息平臺(tái)，整體管理水平和人員素質(zhì)可以使企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，如寧波奧克斯集團(tuán)四年花費(fèi)6000萬(wàn)元建立的檔案信息資源體系，有效快速的加快企業(yè)的發(fā)展，在未來(lái)會(huì)越來(lái)越明顯的影響。

綜上所述，通過(guò)對(duì)企業(yè)當(dāng)前管理現(xiàn)狀的分析，總結(jié)出企業(yè)與國(guó)有企業(yè)檔案管理的比較，以及企業(yè)自身的檔案管理問(wèn)題。提出的主要問(wèn)題包括文件管理意識(shí)，向后檔案管理的內(nèi)容和方式，現(xiàn)有的管理體制和制度并非完美無(wú)缺，檔案行政管理部門(mén)的指導(dǎo)是不夠的，檔案工作人員整體素質(zhì)較低，管理水平低的一系列文件管理的現(xiàn)代化管理水平和操作水平的問(wèn)題。

四、企業(yè)檔案管理模式對(duì)策

領(lǐng)導(dǎo)重視，明確責(zé)任，完善企業(yè)檔案工作機(jī)制。建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)，依法堅(jiān)持依法行政。

完善制度，加強(qiáng)管理，提高集團(tuán)檔案工作水平。堅(jiān)持系統(tǒng)的注冊(cè)和重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收文件，該文件人員經(jīng)常深入整個(gè)控制管理，檔案工作人員堅(jiān)持“三對(duì)”制度，監(jiān)督建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，如收集、整理、存儲(chǔ)、使用、項(xiàng)目文件管理和項(xiàng)目建設(shè)。

文件信息化與企業(yè)信息化同步建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理。

大力開(kāi)發(fā)企業(yè)發(fā)展服務(wù)檔案信息資源。將檔案部建立成學(xué)習(xí)型組織，并使檔案保管員值班。

堅(jiān)持以人為本，努力提高檔案質(zhì)量?，F(xiàn)在企業(yè)生產(chǎn)的電子文件與紙質(zhì)文件有很大的不同，電子文件需要進(jìn)行前端管理和邏輯管理。中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”的電子文件和電子檔案管理規(guī)范”草案，要求批準(zhǔn)文件和接收在同一時(shí)間，使用網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案存檔，面對(duì)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，現(xiàn)代企業(yè)還有很長(zhǎng)的路要走。

五、總結(jié)

企業(yè)檔案文件管理與信息管理、信息整合程度和信息資源管理過(guò)程的程度，作為企業(yè)檔案管理模式發(fā)展的主流趨勢(shì)，許多理論和技術(shù)都不成熟，管理的道路，任重而道遠(yuǎn)。圖書(shū)檔案科學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)等行業(yè)需要進(jìn)一步加強(qiáng)、加強(qiáng)合作與交流，只有在理論與技術(shù)、企業(yè)檔案管理模式、選擇標(biāo)準(zhǔn)等方面取得突破和進(jìn)步，才能成熟和完善。

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