楊茗雅

【摘要】隨著教育改革的不斷進(jìn)行，學(xué)校對(duì)教育的應(yīng)用改革也逐漸提上日程。就技校而言，由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員的不重視，在檔案管理工作中，相關(guān)人員缺乏專業(yè)的知識(shí)，相應(yīng)的檔案管理設(shè)備、模式等也不能及時(shí)跟上步伐。文章主要從技工院校檔案管理存在的問(wèn)題出發(fā)，探究了合理的解決措施。

【關(guān)鍵詞】技工院校；檔案管理；創(chuàng)新措施

學(xué)校的檔案管理工作涉及學(xué)校的方方面面，如學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r、師資力量以及學(xué)生的發(fā)展培養(yǎng)等，為學(xué)校開展其他工作提供了充足的條件。技工院校要實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，以達(dá)到提高技校管理水平的目的。

一、技工院校檔案管理存在的問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不足

檔案管理工作相較于技工院校的其他工作而言，具有冗雜性、瑣碎性等特點(diǎn)，且日常的檔案管理工作并不能為技校的活動(dòng)、教學(xué)開展提供有效的幫助，因而學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等方面并沒有形成對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，對(duì)于檔案管理工作涉及的管理人員、管理手段、管理設(shè)備等大多采用人員調(diào)配的手段，并沒有進(jìn)行設(shè)備技術(shù)的采購(gòu)更新，而是單純地將其判斷為檔案收集的過(guò)程。隨著技校教學(xué)以及其他各項(xiàng)工作的開展，管理人員等的工作負(fù)擔(dān)也逐漸加重，但由于缺乏專業(yè)的知識(shí)手段，檔案管理的設(shè)備技術(shù)等不能到位，技校的檔案管理工作并不能及時(shí)有效地完成，檔案管理工作發(fā)展日益落后。

（二）檔案管理模式落后

檔案的收集、整理以及檢查、輸出、歸檔等環(huán)節(jié)更多地依賴員工手動(dòng)處理，工作效率自然不能實(shí)現(xiàn)有效的提高，耗費(fèi)的時(shí)間等也非常多。由于手動(dòng)整理的種種弊端，員工在長(zhǎng)時(shí)間的操作過(guò)程中很容易出現(xiàn)操作錯(cuò)誤等現(xiàn)象，這種錯(cuò)誤在檢查過(guò)程中很難發(fā)現(xiàn)。在確定檔案歸檔以后，受檔案中存在的各種錯(cuò)誤的影響，檔案查找的難度也明顯增加，檔案的利用效率明顯下降。隨著一輪又一輪的檔案查找，錯(cuò)誤也會(huì)越來(lái)越多，檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)也進(jìn)一步增加。

（三）檔案文件材料收集不完善

技工院校的檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案的錄入等操作時(shí)，缺乏專業(yè)知識(shí)和能力，對(duì)工作不重視，甚至不熟悉《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律文件，對(duì)檔案保護(hù)、檔案收集以及檔案移交等操作并不能及時(shí)進(jìn)行，容易導(dǎo)致檔案操作的延誤。此外，受工作人員專業(yè)素質(zhì)以及工作素養(yǎng)等方面的限制，在學(xué)期結(jié)束之后，檔案管理人員并沒有及時(shí)地歸類整理相關(guān)檔案，檔案入庫(kù)等操作的開展也只是浮于表面，更多的只是走流程，具體的操作過(guò)程中存在許多不規(guī)范的地方。在檔案管理人員兼職以及臨時(shí)調(diào)動(dòng)等問(wèn)題上，隨著檔案管理人員的不定期頻繁更換，具體操作過(guò)程中受到各類因素的限制，文件材料的交接工作開展得并不完善，甚至?xí)霈F(xiàn)不交接等現(xiàn)象。新任的工作人員并沒有形成對(duì)文件的重要性認(rèn)識(shí)，不同種類的文件歸檔工作開展時(shí)也具有隨意性，不利于合理分類工作的開展。

（四）檔案管理設(shè)備設(shè)施落后

技工院校檔案管理工作中多選擇紙質(zhì)檔案錄入，缺乏電子文件檔案，對(duì)于保存不當(dāng)、被損壞的檔案不能及時(shí)修復(fù)，增加了學(xué)校的工作負(fù)擔(dān)。檔案分類等的不合理阻礙了學(xué)校其他相關(guān)工作的開展，不利于學(xué)校發(fā)展。

二、完善創(chuàng)新檔案管理工作的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視是促進(jìn)檔案管理崗位穩(wěn)定、工作人員認(rèn)真工作的重要保障。檔案管理人員不能只是被動(dòng)地等待學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，而是應(yīng)積極主動(dòng)地解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題，規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)工作，采用適當(dāng)?shù)氖侄螌?duì)技校師生宣傳檔案管理的重要性和意義，促進(jìn)學(xué)校整體對(duì)檔案管理工作的新認(rèn)識(shí)，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度。通過(guò)在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)面前的利益爭(zhēng)取等操作，促進(jìn)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)給予檔案管理工作者以語(yǔ)言文件上的支持、待遇方面的激勵(lì)，促進(jìn)檔案管理工作以更為積極的姿態(tài)展開。

（二）提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平

檔案管理工作的冗雜性、瑣碎性等特點(diǎn)，要求檔案管理工作人員在開展工作時(shí)必須具備良好的專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)和思想道德品質(zhì)，可以耐得住寂寞，可以全心全意投入到檔案管理工作中去，從內(nèi)心培養(yǎng)對(duì)檔案管理工作的熱愛，而不是出于應(yīng)付心理進(jìn)行各類浮于表面的操作。工作人員要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題和自身專業(yè)水平欠缺的地方，通過(guò)積極參加培訓(xùn)，請(qǐng)教資歷較高的員工等，促進(jìn)自身檔案管理水平的提高。檔案管理人員要端正自己的態(tài)度，針對(duì)檔案管理工作開展時(shí)出現(xiàn)的各類專業(yè)以及非專業(yè)問(wèn)題，及時(shí)加強(qiáng)與學(xué)校其他部門之間的聯(lián)系，采用合理手段促進(jìn)問(wèn)題的解決，必須具備恒心和毅力，積極開展各項(xiàng)工作，促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。

（三）加強(qiáng)學(xué)校各部門的檔案收集整理工作

通過(guò)多種手段，加強(qiáng)在學(xué)校中的宣傳推廣，促進(jìn)學(xué)校各部門工作人員、師生等加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，及時(shí)主動(dòng)地將檔案管理部門需要統(tǒng)計(jì)收集的各項(xiàng)材料提交上去，促進(jìn)檔案管理工作的全面開展，真正覆蓋學(xué)校發(fā)展的各個(gè)方面。對(duì)于學(xué)校召開各類會(huì)議，舉行各種活動(dòng)所產(chǎn)生的視頻、音頻、會(huì)議文檔等材料，檔案管理部門也應(yīng)及時(shí)將其進(jìn)行收納整合，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展資料的完整全面收集。檔案管理工作人員必須重視檔案收集整理的各項(xiàng)工作，在專人整合收納的同時(shí)，安排其他工作人員負(fù)責(zé)檢查、歸類等工作，以保證所收集的材料都是全面完善的，避免出現(xiàn)遺漏等現(xiàn)象。

（四）加強(qiáng)檔案管理的設(shè)施設(shè)備建設(shè)

技工院校檔案管理工作中也應(yīng)逐步引入信息化技術(shù)設(shè)備，以實(shí)現(xiàn)檔案信息快速錄入，檔案信息及時(shí)備份等要求。通過(guò)使用具有較高水平的智能信息設(shè)備，以提高檔案工作開展的效率，減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)，促進(jìn)檔案錄入等工作的合理及時(shí)開展，而不是長(zhǎng)期瑣碎操作，耗費(fèi)財(cái)力、物力。信息化設(shè)備的引入，使得技工院校檔案管理操作過(guò)程中可以及時(shí)應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)等系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行查找，檔案查找的速度和準(zhǔn)確性都得到了明顯的提高。工作人員還可以設(shè)置不同類型的防火墻以及防盜措施，有效保障學(xué)校檔案的安全，促進(jìn)學(xué)校檔案管理質(zhì)量的提高。

（五）檔案管理集成標(biāo)準(zhǔn)化操作

借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，構(gòu)建本校的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，采用其他技術(shù)，將檔案收集輸出與學(xué)校其他工作聯(lián)系起來(lái)，開展檔案管理的集成操作。通過(guò)建立學(xué)校專屬的資源服務(wù)平臺(tái)，可及時(shí)將學(xué)生信息、教師信息等展示出來(lái)。在本人授權(quán)登錄的情況下，師生可以對(duì)自己的發(fā)展?fàn)顩r等形成準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)服務(wù)操作的便利化。同時(shí)，在工作中，檔案管理部門不可避免地會(huì)與學(xué)校的其他部門以及師生發(fā)生聯(lián)系，從而促進(jìn)各部門工作的全面協(xié)調(diào)開展。

三、小結(jié)

技工院校的檔案管理工作并不是一蹴而就的，而是長(zhǎng)期并且穩(wěn)定開展的。檔案管理部門通過(guò)加強(qiáng)與學(xué)校其他部門和師生之間的聯(lián)系，提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，打造檔案管理特有的信息服務(wù)門戶等，可促進(jìn)檔案管理工作深入人心，促進(jìn)檔案管理工作隨著時(shí)間的發(fā)展而逐漸完善創(chuàng)新。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李拓.淺析檔案管理的缺陷與完善[J].赤子（上中旬），2017（01）：169.