許方

在事業(yè)單位中使用政府采購(gòu)系統(tǒng)提高了政府采購(gòu)的自動(dòng)化水平，為政府采購(gòu)信息公開(kāi)和社會(huì)監(jiān)督創(chuàng)造便利條件。本文認(rèn)為，為了提高政府采購(gòu)系統(tǒng)的使用效率，事業(yè)單位應(yīng)配備專(zhuān)人，進(jìn)行密碼管理；成立專(zhuān)門(mén)的小組，進(jìn)行政府采購(gòu)的討論、計(jì)劃、申報(bào)等；并進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)保存和系統(tǒng)維護(hù)和存檔管理。

在實(shí)行政府采購(gòu)系統(tǒng)前，事業(yè)單位普遍存在采購(gòu)程序不夠規(guī)范的問(wèn)題，這導(dǎo)致了事業(yè)單位在進(jìn)行政府采購(gòu)時(shí)隨意購(gòu)買(mǎi)，沒(méi)有會(huì)議討論、申報(bào)、批復(fù)的流程。這樣的政府采購(gòu)模式使得采購(gòu)資金管理的預(yù)算約束力不強(qiáng)、自主支出權(quán)限過(guò)大。而且，事業(yè)單位的政府采購(gòu)批復(fù)過(guò)程也不夠透明，無(wú)法及時(shí)了解批復(fù)信息的問(wèn)題。

由于存在以上弊端，財(cái)政部財(cái)庫(kù)[2015]135號(hào)文件《關(guān)于做好政府采購(gòu)信息公開(kāi)工作的通知》提出要做好相關(guān)信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)媒體的升級(jí)改造，提高政府采購(gòu)的自動(dòng)化水平和信息公開(kāi)水平?；谪?cái)政部的文件要求，山東省各地級(jí)市單位陸續(xù)開(kāi)始實(shí)行了政府采購(gòu)系統(tǒng)。政府采購(gòu)系統(tǒng)采用網(wǎng)略模塊設(shè)計(jì)，通過(guò)指標(biāo)模塊和建議書(shū)模塊進(jìn)行采購(gòu)申報(bào)、批復(fù)，給事業(yè)單位的采購(gòu)工作帶來(lái)不小的影響，對(duì)于節(jié)省采購(gòu)開(kāi)支、使采購(gòu)流程透明、固定資產(chǎn)入資的資料查詢等方面帶來(lái)了便利。

政府采購(gòu)系統(tǒng)實(shí)行后，事業(yè)單位需要結(jié)合系統(tǒng)的相關(guān)信息，更好地使用政府采購(gòu)系統(tǒng)，提高政府采購(gòu)自動(dòng)化水平和信息透明程度。首先，需要配備專(zhuān)人，進(jìn)行密碼管理；其次，需要成立專(zhuān)門(mén)的小組，進(jìn)行政府采購(gòu)的討論、計(jì)劃、申報(bào)等；再次，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)保存和系統(tǒng)維護(hù)；最后，需要進(jìn)行存檔管理。

事業(yè)單位政府采購(gòu)系統(tǒng)簡(jiǎn)介

政府采購(gòu)系統(tǒng)主要完成政府采購(gòu)指標(biāo)的管理、政府采購(gòu)建議書(shū)管理、預(yù)采購(gòu)管理、委托協(xié)議管理、項(xiàng)目執(zhí)行管理、合同管理、驗(yàn)收管理、公文流轉(zhuǎn)管理、預(yù)警管理以及誠(chéng)信管理等工作。系統(tǒng)分為指標(biāo)、建議書(shū)、委托協(xié)議、項(xiàng)目執(zhí)行、合同管理、驗(yàn)收支付、個(gè)人信息七個(gè)模塊。

在實(shí)際使用中，最長(zhǎng)用到兩個(gè)模塊：指標(biāo)模塊和建議書(shū)模塊。指標(biāo)模塊負(fù)責(zé)分門(mén)別類(lèi)指標(biāo)的申報(bào)，即根據(jù)本年年初預(yù)算，結(jié)合單位實(shí)際，確定今年需要進(jìn)行政府采購(gòu)的物品品種的指標(biāo)，申報(bào)完畢后，等待批復(fù)。建議書(shū)模塊負(fù)責(zé)待采購(gòu)指標(biāo)全部審核批復(fù)后，按指標(biāo)分別進(jìn)行建議書(shū)申報(bào)錄入，等待批復(fù)。

政府采購(gòu)系統(tǒng)對(duì)事業(yè)單位的影響

政府采購(gòu)系統(tǒng)對(duì)事業(yè)單位的影響主要有：政府采購(gòu)系統(tǒng)給采購(gòu)帶來(lái)了方便，使得事業(yè)單位便于控制經(jīng)費(fèi)開(kāi)支、審批過(guò)程透明、可控，給固定資產(chǎn)按照標(biāo)準(zhǔn)入資提供了依據(jù)，為新事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度下報(bào)表體系的補(bǔ)充，

1.便于控制經(jīng)費(fèi)開(kāi)支?，F(xiàn)在實(shí)行預(yù)算的情況下，政府采購(gòu)指標(biāo)首先就必須控制在預(yù)算內(nèi)，必須在履行財(cái)政局相關(guān)部門(mén)的審核手續(xù)后才能開(kāi)始采購(gòu)。同時(shí)，對(duì)于大額支出以及非生產(chǎn)性設(shè)備的購(gòu)置必須履行必要的審批手續(xù)，執(zhí)行事業(yè)單位的各項(xiàng)采購(gòu)管理制度。

2.審批過(guò)程透明、可控。在政府采購(gòu)系統(tǒng)中，審批到哪一步了，有個(gè)“日志”模塊，使采購(gòu)做到有預(yù)見(jiàn)性。系統(tǒng)的保存功能確保數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、可靠性以及完整性，保證了資金專(zhuān)款專(zhuān)用。

3.政府采購(gòu)系統(tǒng)給采購(gòu)帶來(lái)了方便。有了政府采購(gòu)系統(tǒng)就省去了很多麻煩，直接在系統(tǒng)送審即可，不合適的，退回在系統(tǒng)退回，再修改上報(bào)即可。

4.政府采購(gòu)系統(tǒng)有利于事業(yè)單位采購(gòu)管理制度的完善。實(shí)行政府采購(gòu)系統(tǒng)后，流程透明化，同時(shí)采購(gòu)需要備科室配合，單位可結(jié)合自身實(shí)際情況與有關(guān)法規(guī)，在《會(huì)計(jì)法》的基礎(chǔ)上，建立完善與單位政府采購(gòu)監(jiān)督相配套的法規(guī)制度，提高監(jiān)督能力，真正做到了資金有效監(jiān)管。

5.政府采購(gòu)系統(tǒng)，給固定資產(chǎn)按照標(biāo)準(zhǔn)入資提供了依據(jù)。由于政府采購(gòu)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存，不論什么時(shí)候，輸上年份就可查詢當(dāng)年的政府采購(gòu)情況，尤其對(duì)于其中申請(qǐng)物品的型號(hào)、價(jià)格一查便知，因此可作為固定資產(chǎn)入資的依據(jù)。

6.政府采購(gòu)系統(tǒng)同單位原會(huì)計(jì)系統(tǒng)一起成為新事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度下報(bào)表體系的補(bǔ)充，給報(bào)表編制者、使用者提供了數(shù)據(jù)依靠。政府采購(gòu)系統(tǒng)申報(bào)的物品等的會(huì)計(jì)核算，大多數(shù)要放在會(huì)計(jì)報(bào)表項(xiàng)目下的商品和服務(wù)支出欄目下，因此給報(bào)表使用者提供了數(shù)據(jù)支持。

對(duì)政府采購(gòu)系統(tǒng)應(yīng)加強(qiáng)的管理措施

由于在政府采購(gòu)系統(tǒng)實(shí)行之前，事業(yè)單位關(guān)于該方面的相關(guān)信息尚屬空白，需要重新摸索，加強(qiáng)政府采購(gòu)系統(tǒng)應(yīng)的管理措施，提高系統(tǒng)使用效率。

加強(qiáng)政府采購(gòu)系統(tǒng)的管理

1.加強(qiáng)密碼管理。政府采購(gòu)系統(tǒng)因關(guān)系到本年預(yù)算、決算、報(bào)表等相關(guān)財(cái)務(wù)信息，應(yīng)設(shè)置密碼、專(zhuān)人管理，無(wú)論是主管還是經(jīng)辦人視角，都應(yīng)該引起重視。

2.強(qiáng)化時(shí)限管理。各科室部門(mén)在執(zhí)行政府采購(gòu)政策時(shí)由于不能按照年度進(jìn)行申報(bào)的物品，每月20日至月末才能申報(bào)，規(guī)范了采購(gòu)時(shí)間，應(yīng)相互協(xié)調(diào)，統(tǒng)一申報(bào)，有利于節(jié)約時(shí)間成本。

加強(qiáng)政府采購(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保存和檔案管理

1.加強(qiáng)數(shù)據(jù)保存管理。提高政府采購(gòu)的透明度，以促使包括事業(yè)單位在內(nèi)的使用者獲取政府采購(gòu)信息的便利，因此要定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行多種手段，多種媒介的保存管理。

2.加強(qiáng)政府采購(gòu)系統(tǒng)的檔案管理。采購(gòu)人、集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)和監(jiān)管部門(mén)都應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)政府采購(gòu)記錄控制，按照規(guī)定妥善保管與政府采購(gòu)管理、執(zhí)行相關(guān)的各類(lèi)文件，同其他會(huì)計(jì)資料一起對(duì)政府采購(gòu)系統(tǒng)按照年度進(jìn)行歸檔整理，長(zhǎng)期保存。