摘 要：辦公室文書(shū)檔案是個(gè)人及企業(yè)在行政管理的事務(wù)中為了保存信息而制作，是由一般文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的信息材料。社會(huì)的不斷前進(jìn)與發(fā)展使得文書(shū)檔案的數(shù)量及種類(lèi)越來(lái)越多、越來(lái)越重要，既而其收集與歸檔工作也漸漸被人所重視。辦公室文書(shū)檔案的收集和歸檔工作在辦公室工作中屬于最基礎(chǔ)但同樣也是最重要的，只有做好這一部分工作辦公室的其他工作才可以更加順利地開(kāi)展。當(dāng)檔案收集管理人員認(rèn)真收集真實(shí)完整的資料并仔細(xì)做好其歸檔工作時(shí)，文書(shū)檔案才能最大限度發(fā)揮出它的社會(huì)服務(wù)功能。

關(guān)鍵詞：辦公室文書(shū)檔案 收集 歸檔 管理

辦公室的文書(shū)檔案作為企業(yè)有重要的決定策略時(shí)的科學(xué)參考根據(jù)，主要包括了：布告、請(qǐng)示、報(bào)告、通知簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等信息資料，它能夠記載事情或問(wèn)題發(fā)生和解決的每一個(gè)細(xì)節(jié)。隨著發(fā)展辦公室的功能也越來(lái)越多，功能分區(qū)也漸漸細(xì)致化，從而文本檔案的功能也是繁瑣龐雜，因此檔案管理的質(zhì)量需要繼續(xù)被提升。只有去合理地開(kāi)發(fā)、利用收集好的檔案資源，才能為企業(yè)的繼續(xù)發(fā)展提供更好的、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的重要性

辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔工作是我國(guó)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作能開(kāi)展的最基礎(chǔ)也最重要的環(huán)節(jié)。當(dāng)企業(yè)有事件需要被決策時(shí)，文書(shū)檔案是主要的參考信息，因?yàn)樗涊d了在規(guī)定的時(shí)間段內(nèi)所討論問(wèn)題的形成、解決的全部過(guò)程，在此基礎(chǔ)上的決策才能有它獨(dú)有的準(zhǔn)確性。因而可見(jiàn)，辦公室必須要對(duì)文書(shū)檔案的收集歸檔工作加強(qiáng)管理，不斷的進(jìn)行研究、總結(jié)并完善相關(guān)的工作，只有經(jīng)過(guò)不斷的創(chuàng)新，努力做到讓管理工作科學(xué)化，才能增大職工的工作及其辦事效率，既而促進(jìn)企業(yè)科學(xué)戰(zhàn)略性的發(fā)展。

二、辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作存在的問(wèn)題

（一）管理不規(guī)范

在企業(yè)中辦公室檔案的管理工作是相關(guān)部門(mén)最基礎(chǔ)的工作，但是在管理中或多或少還是存在著不符合規(guī)范的問(wèn)題。比如，檔案管理的規(guī)章制度和條理不夠完善，檔案的標(biāo)題在填寫(xiě)的問(wèn)題上做不到同意存在著問(wèn)題，檔案目錄的做法不符合規(guī)定，沒(méi)有科學(xué)性。日后再利用查找資料時(shí)就會(huì)出現(xiàn)反復(fù)出現(xiàn)無(wú)用內(nèi)容的問(wèn)題，這些都是直接導(dǎo)致檔案管理效率低的原因。不僅如此，還有許多企業(yè)的管理采用的還是比較傳統(tǒng)的文書(shū)管理模式，這樣管理思想跟不上時(shí)代的步伐，也就無(wú)所謂會(huì)做到創(chuàng)新，長(zhǎng)期的固步自封最終使所在的企業(yè)工作效率減弱，得不到進(jìn)步。

（二）管理手段比較落后

當(dāng)下的科技走在“只有想不到?jīng)]有做不到”的階段，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)深入到我們的日常生活中，不僅如此，在辦公室的文書(shū)檔案管理工作中，也可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立互聯(lián)網(wǎng)式的儲(chǔ)存系統(tǒng)，讓信息的存入和取出變得更加清晰、簡(jiǎn)明。目前我國(guó)的許多國(guó)有企業(yè)在檢索方面都以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為基底，使管理更加的科學(xué)條理化，這也讓相關(guān)工作人員的辦事效率有了質(zhì)的提高。但是，也不乏有跟不上社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的企業(yè)，他們對(duì)當(dāng)下的信息管理技術(shù)視若無(wú)睹，管理工作依然是以手動(dòng)為主，在信息量爆炸的社會(huì)這就加大了工作人員的工作量，工作時(shí)間長(zhǎng)就會(huì)導(dǎo)致工作的精確度低下，既而組織的各項(xiàng)工作開(kāi)展逐漸與社會(huì)脫節(jié)，不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。

（三）收集與歸檔文書(shū)檔案工作不全面

由于文書(shū)檔案的種類(lèi)越來(lái)越多，所觸及的內(nèi)容面比較廣就會(huì)有收集的資料不全面的問(wèn)題，再加上收集過(guò)程中會(huì)有個(gè)別遺漏的現(xiàn)象，就加大了工作的難度。另一方面，工作人員的精力有限長(zhǎng)時(shí)間的收集整理或者輸機(jī)都會(huì)有些許偏差，這些都會(huì)導(dǎo)致檔案資料沒(méi)有辦法收集全面。

（四）文書(shū)檔案管理意識(shí)差

為了保證檔案管理工作能有效率的進(jìn)行，相應(yīng)企業(yè)需要一些懂得現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，且專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)過(guò)關(guān)的人才，他們的所擁有的工作經(jīng)驗(yàn)?zāi)苁构ぷ黜樌_(kāi)展。可問(wèn)題是現(xiàn)階段的許多職工缺乏專(zhuān)業(yè)能力，對(duì)自己的本職工作不夠重視，許多的工作不能做到位。另外，由于缺乏職業(yè)素養(yǎng)，工作人員只把一些紅頭文件放在當(dāng)前，也就容易將一些普通的文件忽略，不能及時(shí)的進(jìn)行收集、歸檔，使得工作質(zhì)量一降再降。管理人員的管理意識(shí)不夠深，加之檔案管理?xiàng)l理的不規(guī)范，使文書(shū)檔案無(wú)法發(fā)揮其積極作用。

三、辦公室文書(shū)檔案收集及歸檔工作的優(yōu)化對(duì)策

（一）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著社會(huì)的進(jìn)步，辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作也越來(lái)越重要，為了使這部分工作更有效率，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)是當(dāng)下必要的。（a）邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的職工定期幫大家做培訓(xùn)或者聘請(qǐng)專(zhuān)家做講座、答疑，這樣既可以使職工更好地掌握專(zhuān)業(yè)技能，還能更好地開(kāi)展管理工作做鋪墊。（b）引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的管理人才，不僅能帶領(lǐng)大家提高相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)性，還能熟練的運(yùn)用各種網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)設(shè)備，提高工作的科學(xué)性。（c）不定期的對(duì)職工進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能和現(xiàn)代化辦公技術(shù)的考核，對(duì)不合格、怠慢工作的職工進(jìn)行針對(duì)性的繼續(xù)培訓(xùn)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的職工要公開(kāi)表?yè)P(yáng)并給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，在辦公室有一個(gè)積極、樂(lè)觀的氛圍。

（二）完善文書(shū)檔案的收集和歸檔工作管理制度

管理制度的不完善會(huì)直接導(dǎo)致資料收集歸檔不全面的問(wèn)題，所以立即完善辦公室文書(shū)檔案管理制度得工作是必要的。（a）在企業(yè)工作情況的基礎(chǔ)上，要有清晰地分責(zé)分工制度，使每個(gè)職工都清楚地知道自己該做什么，讓管理更加科學(xué)合理化。（b）要注明歸檔日期和期限，統(tǒng)一對(duì)文書(shū)進(jìn)行保管避免檔案被個(gè)人公出私用。

（三）創(chuàng)新文書(shū)檔案收集及歸檔工作模式

以往文書(shū)檔案的收集工作都不夠主動(dòng)，僅是對(duì)看得到的文檔進(jìn)行整理，導(dǎo)致了許多文檔有殘缺的問(wèn)題，許多資源都不復(fù)存在，要解決這些存在的頑固問(wèn)題就需要不斷地創(chuàng)新，改變現(xiàn)在的工作模式。首先職工的心態(tài)要轉(zhuǎn)換，變被動(dòng)為主動(dòng)，時(shí)時(shí)去相關(guān)部門(mén)作了解，不定時(shí)的對(duì)檔案資料做更新處理。其次，對(duì)于在工作過(guò)程中出現(xiàn)的微小問(wèn)題都要積極的采取應(yīng)對(duì)措施及時(shí)作出處理。此外，需要緊跟時(shí)代步伐充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，做出和企業(yè)工作情況相符的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理，這樣不僅減少人工問(wèn)題出現(xiàn)的一些不必要的失誤，還能相應(yīng)的減輕職工的工作量，更重要的是確保了檔案的完整性、規(guī)范性，使得辦公室文書(shū)檔案資源為企業(yè)的發(fā)展提供了更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

在檔案管理的操作過(guò)程中，管理人員有認(rèn)真仔細(xì)的工作態(tài)度，制度的完善健全，辦公模式的信息化都是保證辦公室文書(shū)檔案完整真實(shí)的前提，只有這樣，檔案文書(shū)的作用才能被最大程度的發(fā)揮，進(jìn)而提高辦事效率，確保辦公室的其他工作可以更加順利地開(kāi)展。

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作者簡(jiǎn)介

黃麗芳（1989-），女，福建省福州人，漢族，本科，畢業(yè)于福建中央廣播電視大學(xué)；現(xiàn)有職稱(chēng)：助理館員；研究方向：檔案管理；