摘 要：本文介紹了固定資產投資項目的定義和特點，論述了固定資產投資項目檔案管理工作的特點。領導重視；建立健全管理體制；加強協(xié)作，努力形成各有關職能部門齊抓共管的良好環(huán)境；明確責任歸屬，強化項目建設人員的責任意識；前端接入，加強檔案部門的全程參與；加強督促，關鍵環(huán)節(jié)不放松。以上這些是做好項目檔案管理工作的基點。

關鍵詞：檔案管理 項目特點 工作研究

習近平總書記在浙江工作期間考察浙江省檔案館時強調：“檔案工作是一項非常重要的工作，因為檔案工作是一項基礎性工作，經(jīng)驗得以總結，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案”。近年來，隨著我國航天科技事業(yè)的不蓬勃發(fā)展，國家對航天事業(yè)的重視程度和投入比例日益加強，作為重要基礎性資源的固定資產投資項目檔案，在企業(yè)科研、生產中發(fā)揮著不可或缺的重要作用。固定資產投資項目檔案無論作為一種資產形式，還是一種知識信息資源，都是項目管理工作中不可或缺的重要組成部分，是項目建設的基礎和保障。

1 固定資產投資項目

所謂固定資產投資項目是指為達到預期的目標，投入一定量的資本，在一定的約束條件

下，經(jīng)過決策與實施的必要程序從而形成固定資產的一次性事業(yè)。固定資產投資項目的特點是：有明確的建設目標；有約束條件；具有一次性或單件性；長期性；投資風險性大；管理復雜。固定資產投資項目從立項開始，到項目竣工驗收及投產作用過程中形成的大量文字、圖紙、圖表、聲像、膠片等不同形式的文字材料，是進行與項目有關的技術經(jīng)濟活動的主要依據(jù)，是伴隨著項目進展而不斷形成、收集、積累、整理歸檔的。

2 固定資產投資項目檔案管理工作的特點

由于固定資產投資項目有其自身的特點，因而檔案管理工作也有自己的特點：

2.1 固定資產項目周期較長，少則一、二年，多則三、五年，甚至更長時間。所以科技文件材料的形成、積累、歸檔、周期也相應變長。

2.2 項目形成的科技文件材料較分散。由于項目涉及的單位多，從立項到驗收整個過程要涉及到一個單位的多個職能部門，有發(fā)投處、技術保障處、行政處、安全生產處、數(shù)字化中心、各基層單位等?？萍嘉募稚F(xiàn)象較嚴重，使文件的形成、收集和歸檔的難度較大。

2.3 項目負責人和經(jīng)辦人一般都較為缺乏檔案管理知識，項目某些工作程序時間緊，工作做得不細，增加了項目科技文件材料難以完善歸檔的主客觀因素。

2.4 項目內容廣泛，科技文件材料既包括上級主管部門的批文；各合作或供貨單位的協(xié)議、合同；對外引進儀器、設備隨機所帶的使用說明書、合格證明、圖紙、軟件、膠片等，又有包括出國考察及國外培訓形成的資料；驗收階段的驗收報告、檢測數(shù)據(jù)、驗收結論報告、財務經(jīng)費結算、審計報告等，增加了整理工作的難度。

2.5 材料含有多種文字。項目的科技文件材料有中文，而且還有大量的外文。由于儀器、設備從不同國家引進，使用說明書、合格證、檢測報告等有日文、英文、德文以及俄文等。這就需要檔案部門在收集項目科技文件的同時，做到收集與翻譯工作同步進行，并對外文資料的翻譯工作提出一定的要求，以保證檔案的完整性、系統(tǒng)性和準確性。

3 做好項目檔案管理工作的對策

3.1 領導重視是關鍵

檔案管理工作是固定資產投資項目的重要組成部分。做好項目檔案管理工作，關鍵是領導要充分重視。領導的重視和支持，為開展項目檔案管理工作的組織、經(jīng)費和人員等基本要素提供了有效保障。我單位主管所領導對項目建設和文件歸檔工作非常重視，保證了各部門之間信息渠道的暢通，及時布置、協(xié)調項目歸檔工作中存在的問題。

3.2 提高認識，建立健全管理體制以增強依法歸檔的自學性

提高認識，建立健全管理體制，是加強和規(guī)范項目檔案管理的前提。項目檔案涉及工程方方面面，貫穿于工程全過程，必須發(fā)揮整個工程全體管理人員的檔案意識，應建立相應的檔案管理體制，明確分管領導和管理機構，使項目檔案工作有人管、有人抓、有人干。檔案部門與項目、設備、基建主管部門密切配合，定期反饋項目文件歸檔進度，及時解決歸檔過程中的問題，確保項目資料的完整、有效。

3.3 加強協(xié)作，努力形成各有關職能部門齊抓共管的良好環(huán)境

做好項目檔案工作僅靠檔案管理人員的努力是遠遠不夠的，需要單位各部門的共同重視和支持。項目計劃下達后，檔案部門按照項目主管部門提供的項目清單，根據(jù)《中國航天科技集團公司固定資產投資項目檔案管理規(guī)定》等標準要求，指導項目負責人重點做好文件資料積累工作。在項目實施的不同階段，檔案人員指導項目負責人，按階段收集、整理文件，分批進行歸檔，歸檔文件的質量和完整性得到了保證。

3.4 明確責任歸屬，強化項目建設人員的責任意識

通過培訓、協(xié)調、交流等方式，建立與項目建設單位的聯(lián)系，強化其對項目檔案工作的認識。項目檔案管理工作，既是檔案人員的職責，也是項目人員責無旁貸的責任所在。檔案作為服務部門、檔案管理部門，是在協(xié)作項目建設單位搞好工作，不能因為觀念中對檔案工作的邊緣化認識就對項目檔案輕視與忽視。

項目建設都會有由建設單位、設計單位、監(jiān)理單位、施工單位為主體的網(wǎng)絡體系。而項目檔案的形成貫穿于整個項目建設的全過程，建設單位、設計單位、監(jiān)理單位、施工單位是項目檔案形成的主體和主要責任者，必須明確其承擔檔案資料收集、積累及移交的職責，與檔案部門相互配合，各負其責，共同實施項目檔案的管理，以確保項目檔案工作的正常開展。

最有效的辦法就是明確責任制。加強項目檔案管理，從項目立項開始，就要有主管領導分管檔案工作，加強對建設項目檔案工作的領導。將項目檔案工作領導責任制納入工程質量領導人責任制：將項目檔案工作納入項目建設管理計劃和工作程序，采取有效措施，及時研究解決工作中的實際問題，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)。

3.5 前端接入，加強檔案部門的全程參與

項目建設涉及許多部門，比如規(guī)劃計劃部門、工藝部門、設備儀器管理部門、安全部門、行政基建管理部門、生產管理部門、財務部門及檔案管理部門等。在項目建設過程中，每個職能部門都會產生與項目相關的文件材料，這就要求各部門都設有專（兼）職檔案人員負責收集項目建設過程中形成的文件材料，以確保這些文件材料能夠齊全完整的歸檔。

第一、在工程開工之前檔案部門就應當介入工程管理工作。參加項目立項、評審等會議，了解工程工作內容、特點、工作目標，以及此項工程由哪幾項單項工程組成，涉及的部門和人員，產生哪些文件，時間進度等，然后根據(jù)實際情況制定工程檔案的初步計劃，明確歸檔要求、內容、責任等，作到項目有計劃，檔案工作也有相應計劃，并把檔案工作計劃納入工程管理計劃，從整個工程管理角度加強檔案工作。

第二、關鍵階段的同步參與。對工程項目要重點抓住開工前階段、中間交接階段和竣工驗收階段。開工前階段因各項工作還沒走上正軌，人員更替頻繁，檔案資料極易流失。中間交接是工程由施工轉入生產的一個標志，也是項目由基建轉向投用的一個環(huán)節(jié)，其中一項是對施工技術資料文件的整理和檢查，竣工技術資料必須保證完整、齊全、正確，才能符合竣工要求?？⒐を炇涨靶纬傻馁Y料多，同時可能會出現(xiàn)機構調整、合并及人員撤離等情況，這期間更應防止檔案丟失、損毀。抓薄弱環(huán)節(jié)，就是緊盯那些不易收集的檔案，如大量的供貨廠商提供的產品檢驗記錄、設備和人員的鑒定記錄、環(huán)評文件和應用證明等有價值卻容易缺失的檔案。為此，檔案部門應積極參與到項目各階段工作中，參加各階段驗收會，指導各方做好項目資料積累工作。

3.6 加強督促，關鍵環(huán)節(jié)不放松

對于檔案管理中的一些細節(jié)問題，應加強溝通，保持信息渠道的暢通，抓住關鍵環(huán)節(jié)，保證檔案的完整性、系統(tǒng)性。

首先，檔案部門加強與設備管理相關部門溝通和聯(lián)系，要求在簽訂合同時，提供的文件與實際文件要相符，提供不完整的，督促上述機關及時與廠家聯(lián)系，索取文件。

其次，對于設備檔案的管理工作，主要抓好三個環(huán)節(jié)。一是抓好設備隨機資料的收集、整理。對于貴、大、關、稀的設備、儀器開箱驗收時，檔案人員應到現(xiàn)場進行清點、核實文件資料，避免文件資料散失。如果設備含有裝箱單，開箱時按裝箱單一項一項核對，如果沒有裝箱單，要寫明外觀情況及隨機全部紙質資料、軟件資料的名稱、數(shù)量等相關信息。二是要抓好安裝調試階段文件的收集整理，設備安裝調試期間所形成的各類文件均應歸檔保存，如設備安裝移交驗收單、附件及工具清單、安裝基礎圖等。三是要抓好設備運行使用階段維修資料的收集整理，包括設備儀器維修計劃、修理記錄、驗收記錄、修理總結、數(shù)據(jù)整理分析記錄、運行臺時記錄、維修換件記錄、設備事故報告單、改裝驗收方案等。此外，檔案部門與設備管理部門密切合作，重點加強對特種設備原始資料的收集，確保設備資料完整。

再次，對于基建檔案，重點是要做好基建檔案管理與工程建設同步。要想做好基建檔案與工程建設同步，確保檔案的完整、準確，必須加強檔案意識，按照工程建設全過程的程序，從醞釀、決策建成投產，實行同步積累、收集、整理、補充、完善、歸檔，也就是做好檔案建設對工程的貫穿滲透，全過程跟蹤，才能取得較好的效果。首先，做好立項資料的收集、整理工作，包括可行性研究、任務書、設計文件材料等；其次，做好施工資料的歸檔工作，包括開工報告，施工合同，技術交底，施工組織設計，施工計劃，施工方案，技術措施，安全措施、原材料及構件出廠證明，試驗報告，變更通知書，基礎工程施工圖，施工記錄，隱蔽工程驗收記錄，調試記錄，施工總結，技術總結，竣工報告，竣工驗收報告等。最后，應確?？⒐べY料的完整性，包括項目竣工驗收報告，全部竣工圖，項目質量評審報告，聲像材料，工程概算，預算，決算等。

同時，加強對項目中設備、廠房的拍攝工作及聲像資料的及時歸檔，設備到貨驗收時同時進行資料攝制工作，確保聲像資料的完整性。

在項目檔案的歸檔過程中，我單位遵循科學的檔案整理原則，以便于檔案合理保管和科學組織利用為目的，結合工程檔案形成的有機聯(lián)系，對歸檔的文件進行組卷。公文及管理文件歸入文書檔案；基建工程文件歸入基建檔案；設備儀器文件歸入設備儀器檔案；合同歸入經(jīng)營檔案；憑證、報表、帳簿歸入會計檔案；照片歸入特殊載體檔案。

總之，在加強固定資產投資項目檔案管理工作中，領導重視、制度建設、全程監(jiān)管、嚴格驗收，是我們非常重視的幾大工作要務，按照這樣的工作要求，我們的工程竣工檔案資料在符合國家標準、確保歸檔率方面成效顯著，進而為項目順利通過正式驗收奠定了堅實的基礎。

參考文獻

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[2]董建偉. 加強重點工程檔案管理工作三大要務. 檔案學理論與實踐，2012 （00）.

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作者簡介

羅瑩（1964一），女，漢族，浙江省慈溪市人。航天材料及工藝研究所，職稱館員，學歷本科