李薇

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代背景為企業(yè)檔案信息服務(wù)帶來(lái)了挑戰(zhàn)和機(jī)遇。本文首先介紹了大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息服務(wù)的現(xiàn)狀，對(duì)建設(shè)企業(yè)檔案信息服務(wù)體系的重要性進(jìn)行了分析，并提出了大數(shù)據(jù)時(shí)代下建設(shè)企業(yè)檔案信息服務(wù)體系的建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；企業(yè)檔案；信息服務(wù)體系

1 當(dāng)前企業(yè)檔案信息服務(wù)的狀態(tài)

1.1 沒(méi)有樹(shù)立起企業(yè)檔案信息服務(wù)體系的觀念

目前來(lái)看，企業(yè)檔案管理重視對(duì)檔案的保管，但是卻很少利用，檔案信息的價(jià)值么有得到科學(xué)的開(kāi)發(fā)，幾乎沒(méi)有達(dá)到信息服務(wù)層面。檔案的價(jià)值存在于其記錄的內(nèi)容，僅僅是對(duì)檔案進(jìn)行保管而不加以利用嚴(yán)重影響著檔案信息服務(wù)，阻礙檔案信息服務(wù)的發(fā)展和服務(wù)品質(zhì)的提高。除此之外，企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)存在管理缺陷，沒(méi)有對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效考核，使其容易產(chǎn)生惰性，創(chuàng)新意識(shí)不高，不夠關(guān)注信息服務(wù)的需求。

1.2 缺少專(zhuān)業(yè)的企業(yè)檔案信息服務(wù)人才，關(guān)注度較低

目前，檔案管理沒(méi)有有效發(fā)展自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化，管理工具和管理手段都是比較滯后的，同時(shí)宣傳的力度較小，導(dǎo)致檔案信息服務(wù)不被大部分人充分了解，因此檔案信息服務(wù)的利用率較低。檔案信息服務(wù)工作不提高質(zhì)量，就不會(huì)得到企業(yè)的重視和認(rèn)同，檔案專(zhuān)職崗位也無(wú)法吸引優(yōu)秀的人才，而專(zhuān)業(yè)人才的匱乏致使檔案信息服務(wù)無(wú)法得到優(yōu)化，企業(yè)檔案信息服務(wù)的發(fā)展受到巨大的阻礙。

1.3 檔案信息查詢(xún)難

檔案信息化的不斷深化，要在大量的檔案信息中檢索出需要的信息難度較大。企業(yè)檔案管理人員需要思考解決在龐大的信息庫(kù)中查找出有用的信息的難題。除此之外，主要對(duì)檔案進(jìn)行單機(jī)管理，存在數(shù)據(jù)零亂，無(wú)法分享數(shù)據(jù)信息等缺點(diǎn)，原來(lái)的檔案信息系統(tǒng)無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的需求。

2 建設(shè)企業(yè)檔案信息服務(wù)體系的重要性

2.1 能推動(dòng)檔案信息服務(wù)思想的改變

建設(shè)企業(yè)檔案信息服務(wù)體系能夠很大程度上推動(dòng)檔案信息服務(wù)的思想轉(zhuǎn)變，過(guò)去的企業(yè)檔案信息服務(wù)大多缺少主動(dòng)性和積極性，被當(dāng)做本企業(yè)的一般業(yè)務(wù)來(lái)開(kāi)展。隨著大數(shù)據(jù)潮流的不斷推進(jìn)，如今的公司檔案使用人員對(duì)檔案信息服務(wù)的要求越來(lái)越高，迫切需求檔案管理相關(guān)部門(mén)轉(zhuǎn)變檔案信息服務(wù)思想，提高檔案信息服務(wù)水平。與此同時(shí)，企業(yè)應(yīng)堅(jiān)持個(gè)性化服務(wù)路線，更好的滿(mǎn)足客戶(hù)的個(gè)體需求。在大數(shù)據(jù)全面的檔案信息資源的幫助下，企業(yè)檔案管理部門(mén)能更好的實(shí)現(xiàn)服務(wù)個(gè)性化，使客戶(hù)能切實(shí)享受到便捷，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.2 能填補(bǔ)檔案信息服務(wù)的空缺

原有的檔案信息服務(wù)內(nèi)容不夠完整，但隨著數(shù)據(jù)信息的不斷涌現(xiàn)，檔案服務(wù)的相關(guān)資源也層出不窮。這為企業(yè)檔案管理部門(mén)提供了豐富的數(shù)據(jù)資源，使原有的工作條件得到突破。不僅如此，快速的數(shù)據(jù)增長(zhǎng)還推動(dòng)了檔案室之間的資源互通，這有效填補(bǔ)了單一檔案管理的不足，推進(jìn)檔案管理服務(wù)內(nèi)容的多樣化，幫助資源使用者找到更多、更全面的信息資源，以滿(mǎn)足用戶(hù)的信息需求。

2.3 促進(jìn)檔案信息服務(wù)的多樣化

傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)缺乏主動(dòng)性，服務(wù)方式較為單一。通常是用戶(hù)要求查詢(xún)檔案時(shí)，企業(yè)才會(huì)為用戶(hù)檢索出相應(yīng)的檔案信息供其使用。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)在保留原來(lái)服務(wù)的同時(shí)，通過(guò)多種電子設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的運(yùn)用，不僅僅使檔案信息服務(wù)的區(qū)域不斷增加，還充分發(fā)揮了大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)提高服務(wù)的品質(zhì)。與此同時(shí)，企業(yè)檔案室提供信息服務(wù)時(shí)要，制定一定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)水平，嚴(yán)格把控好服務(wù)的質(zhì)量，時(shí)刻保證高質(zhì)量的服務(wù)。此外，要自覺(jué)推送檔案信息，保證高效率的服務(wù)。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案信息服務(wù)體系建設(shè)措施

3.1 建立企業(yè)檔案信息服務(wù)處理平臺(tái)

通過(guò)利用Spark等比較成熟的軟件，加上搜索引擎、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理等技術(shù)，設(shè)計(jì)出標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)處理模型來(lái)開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案信息服務(wù)處理平臺(tái)。通常而言，一般企業(yè)檔案信息服務(wù)可以利用Hybase大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，Hybase擁有海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及檢索系統(tǒng)，集檢索與大數(shù)據(jù)管理于一身。Hybase能夠使企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理更加方便，同時(shí)提高企業(yè)檔案信息服務(wù)的可靠性和實(shí)用性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，建立企業(yè)檔案信息服務(wù)處理平臺(tái)對(duì)于企業(yè)檔案信息服務(wù)體系的建設(shè)有著非常重要的意義。

3.2 歸檔電子文件

企業(yè)檔案信息化的基礎(chǔ)是將電子文件歸檔。企業(yè)在建設(shè)信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將電子文件歸檔納入其中，整理電子文件來(lái)源并對(duì)此進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)其歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，同時(shí)確定不同載體的成本以便確定保管時(shí)間。此外，企業(yè)檔案部門(mén)要對(duì)信息系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行前期規(guī)劃，制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和制度。與此同時(shí)，平衡傳統(tǒng)紙質(zhì)文件和電子文件的關(guān)系，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行升級(jí)優(yōu)化，在歸檔電子文件的同時(shí)使企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本降低，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

3.3 對(duì)信息進(jìn)行加工處理

對(duì)信息進(jìn)行加工處理是大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案信息服務(wù)體系建設(shè)的關(guān)鍵。下面從采集資源、數(shù)據(jù)加工和應(yīng)用服務(wù)三個(gè)方面分開(kāi)闡述：第一，采集資源。內(nèi)部資源、外部交換數(shù)據(jù)等都屬于數(shù)據(jù)源，在采集數(shù)據(jù)時(shí)，通過(guò)自動(dòng)化采集工具等等對(duì)內(nèi)外部資源進(jìn)行批量的采集，并保存到匯聚庫(kù)中。第二，對(duì)采集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工。通過(guò)整合工具來(lái)轉(zhuǎn)換、加載數(shù)據(jù)，然后將加工過(guò)的數(shù)據(jù)保存到大數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)中。第三，應(yīng)用服務(wù)。將信息檢索、統(tǒng)計(jì)以及查詢(xún)等技術(shù)結(jié)合起來(lái)，根據(jù)企業(yè)檔案信息服務(wù)的數(shù)據(jù)訪問(wèn)要求，提供綜合分析，智能查詢(xún)等數(shù)據(jù)信息服務(wù)。大數(shù)據(jù)理論和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案信息服務(wù)中發(fā)揮著非常重要的作用，收到十分良好的效果。結(jié)果顯示，不僅大大提高了數(shù)據(jù)采集和加工的效率，保證了信息的完整性，還使信息能夠得到充分的利用，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，這在企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)決策時(shí)提供非常重要且全面的參考，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.4 建設(shè)數(shù)字檔案室

首先，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)字檔案室作為實(shí)體載體和物質(zhì)基礎(chǔ)是必不可少的。企業(yè)檔案部門(mén)在完成信息歸檔任務(wù)的同時(shí)，要不斷對(duì)信息歸檔存儲(chǔ)的方法進(jìn)行研究。除此之外，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)完成檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作和宣傳工作等，并時(shí)刻關(guān)注大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，提高企業(yè)檔案的信息化管理能力。

其次，加強(qiáng)檔案數(shù)字化。企業(yè)應(yīng)該重視傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，對(duì)其數(shù)字化進(jìn)程進(jìn)行合理的規(guī)劃，保重充足的人力物力等資源。要根據(jù)數(shù)字化的相關(guān)要求，保證流程的規(guī)范化以及信息的完整性和安全性。尤其是對(duì)涉案的檔案進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，要站在保密的基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)字化工作。

最后，具體落實(shí)各項(xiàng)相關(guān)數(shù)字檔案室的指標(biāo)。要使企業(yè)檔案信息化與企業(yè)的發(fā)展有相同的步調(diào)，需要全面考慮大數(shù)據(jù)、檔案信息化以及數(shù)字檔案室建設(shè)，對(duì)三者進(jìn)行統(tǒng)一的籌劃。企業(yè)檔案部門(mén)與技術(shù)部門(mén)應(yīng)該通力合作，相互之間加強(qiáng)溝通，根據(jù)企業(yè)自身的情況，結(jié)合大數(shù)據(jù)理論來(lái)建立檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)，為避免因系統(tǒng)崩潰而造成損失，所以要對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行拷貝存儲(chǔ)，為企業(yè)檔案信息服務(wù)體系建設(shè)做貢獻(xiàn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜合而言，大數(shù)據(jù)為企業(yè)檔案信息的管理帶來(lái)了很大機(jī)遇，企業(yè)應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前企業(yè)檔案信息服務(wù)的狀況，根據(jù)自身的發(fā)展特點(diǎn)，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)有效管理檔案信息。并且，充分利用大數(shù)據(jù)帶來(lái)的便利，建立并完善企業(yè)檔案信息服務(wù)體系，使企業(yè)檔案服務(wù)擁有更高的水平和質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

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