摘 要：電力企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，文件的收集與歸檔是將文件轉(zhuǎn)換為檔案的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理的核心內(nèi)容。隨著中國(guó)電力工業(yè)的飛速發(fā)展，電力企業(yè)文書檔案所包含的信息越來(lái)越豐富，其重要性也在不斷地放大。本文基于文書檔案收集與歸檔工作的重要意義，針對(duì)現(xiàn)階段電力企業(yè)文書檔案管理工作中存在的歸檔問(wèn)題進(jìn)行探討，并提出改進(jìn)意見和應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理，文書檔案，歸檔，檔案收集

文書檔案，又稱管理性檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的文件，是各個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企、事業(yè)單位檔案工作的主要內(nèi)容之一。文件材料的收集工作是檔案管理的起始環(huán)節(jié)，在簡(jiǎn)化檔案整理、強(qiáng)化檔案利用的今天，檔案的收集與歸檔工作已變得越來(lái)越重要，只有規(guī)避已經(jīng)出現(xiàn)或可能出現(xiàn)的問(wèn)題，才能保證文書檔案信息的系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性、有效性和及時(shí)性，才能使文書檔案在企業(yè)日常管理和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮最大效用。

一、電力企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作的重要性

（一）文書檔案的收集與歸檔工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。

文書檔案的收集工作是文書檔案管理工作的起點(diǎn)。一般情況下，檔案部門管理的檔案不是由檔案部門自身產(chǎn)生和形成的，而是通過(guò)開展收集工作，檔案部門將各個(gè)部門形成的具有保存價(jià)值的文件接收過(guò)來(lái)，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期積累形成的。因此，從全部檔案業(yè)務(wù)工作的程序來(lái)看，收集工作是第一個(gè)環(huán)節(jié)，它為文書檔案工作提供了實(shí)際管理對(duì)象。有了檔案，檔案室才能開展整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等各項(xiàng)工作。收集工作做不好，就沒有齊全完整的檔案，也不會(huì)有健全的檔案工作。

（二）文書檔案的收集與歸檔質(zhì)量決定了文書檔案管理工作的質(zhì)量。

通常，人們?cè)诤饬恳粋€(gè)單位檔案管理水平的高低時(shí)，首先要查看檔案室收集的檔案是否齊全完整。如果收集及時(shí)，文件材料完整、系統(tǒng)、鑒選得當(dāng)，就能為檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)奠定良好的基礎(chǔ)，從而能夠集中力量對(duì)檔案進(jìn)行深入研究，并廣泛開展檔案的利用工作。

（三）文書檔案的收集與歸檔工作是提高企業(yè)管理工作效率的有力保障。

文書檔案收集與歸檔工作的實(shí)施是對(duì)企業(yè)發(fā)展歷程的記載，有助于企業(yè)管理工作效率的提升。企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的文件材料經(jīng)過(guò)收集與歸檔的方式實(shí)現(xiàn)規(guī)范化整合，便于單位在考核評(píng)定、編史俢志等工作中，能夠通過(guò)查閱相關(guān)檔案信息，合理而全面地完成工作。企業(yè)文書檔案還便于決策者掌控單位實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況，為調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略提供事實(shí)依據(jù)。

因此，文書檔案收集與歸檔工作重要性明顯，意義重大，需在日常檔案管理中給予高度重視。

二、文書檔案收集與歸檔工作中存在的不足

（一）歸檔文件材料收集不全面

在企業(yè)文書檔案的管理過(guò)程中，通常會(huì)見到歸檔文件收集不齊全的情況，主要原因是各部門的檔案管理流程不規(guī)范，文件形成者對(duì)本部門文件材料歸檔范圍不了解，歸檔意識(shí)不強(qiáng)，各種文件材料隨意擺放，檔案人員未履行好監(jiān)督指導(dǎo)的職責(zé)等種種因素導(dǎo)致文件材料無(wú)法及時(shí)收集完整并歸檔入庫(kù)。

（二）歸檔文件材料形成質(zhì)量未做嚴(yán)格把關(guān)

歸檔文件材料不完整，存在文件材料斷章、斷頁(yè)、缺時(shí)間、缺單位落款公章、缺人員簽字等不齊全的問(wèn)題，或者有正文缺附件，有收文缺收文處理單的情況；存在歸檔文件材料采用圓珠筆、純藍(lán)墨水等不利于長(zhǎng)期保存的書寫材料的現(xiàn)象；存在復(fù)印件或熱敏紙歸檔的問(wèn)題。

（三）文書檔案管理人員管理意識(shí)薄弱、業(yè)務(wù)能力較低。

文書檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高，如：將文件按級(jí)別劃分，僅側(cè)重于紅頭文件的管理，對(duì)于無(wú)編號(hào)或一般性的普通文件材料重視度不夠，致使文書檔案管理工作的質(zhì)量大打折扣，維持在低效運(yùn)行水平。少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，沒有認(rèn)真記錄與及時(shí)歸檔文件材料，造成文件材料分散，不便于管理和利用查閱。又或是檔案人員忙于歸檔文件的整理和檔案的日常提供利用工作，少有足夠的時(shí)間詳細(xì)了解各業(yè)務(wù)部門的具體工作，造成收集工作的盲目性。在收集過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)業(yè)務(wù)部門給什么，檔案部門就收什么的現(xiàn)象，導(dǎo)致有用的文件收不進(jìn)來(lái)，收來(lái)的文件用處不大等問(wèn)題。長(zhǎng)期如此，不僅直接影響檔案利用工作的質(zhì)量，而且損害了檔案部門的形象，危及檔案工作的地位。

因此，針對(duì)上述存在的管理問(wèn)題，我們必須及時(shí)采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，加強(qiáng)企業(yè)文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、如何加強(qiáng)企業(yè)文書檔案的收集與歸檔工作

（一）爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好企業(yè)文書檔案工作的前提

企業(yè)需配置專職文書檔案管理人員，文書檔案員要努力提升自身專業(yè)素質(zhì)，熱愛本職工作，忠于職守、吃苦耐勞，在工作中充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書檔案管理的各項(xiàng)工作，使其意識(shí)到文書檔案工作的重要性。

（二）提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

文書檔案的收集與歸檔工作質(zhì)量與檔案管理人員的素質(zhì)具有直接的關(guān)系，因此在文書檔案管理工作中，應(yīng)全面提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。通過(guò)各方面的培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案人員較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，增強(qiáng)對(duì)檔案管理的敏感性；培養(yǎng)積極向上的思想意識(shí)、較全面的前瞻意識(shí)等，增強(qiáng)工作熱情、管理意識(shí)和責(zé)任意識(shí)；加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案人員的繼續(xù)教育，使其進(jìn)一步拓寬視野，全面了解文書檔案管理工作的發(fā)展前景，根據(jù)發(fā)展趨勢(shì)，努力提升自身專業(yè)素質(zhì)；監(jiān)督和指導(dǎo)有關(guān)人員做好文件的歸檔工作。

（三）加強(qiáng)全體員工的檔案意識(shí)與行動(dòng)力度

檔案的前身是文件資料，每一位員工都有可能是文件的形成者，按照“誰(shuí)形成、誰(shuí)歸檔”的管理理念，如果大家的文件歸檔意識(shí)不強(qiáng)，就會(huì)造成企業(yè)重要?dú)v史資料的缺失。隨著檔案工作的不斷宣傳與發(fā)展，企業(yè)各級(jí)人員越來(lái)越意識(shí)到文件材料需要?dú)w檔，但意識(shí)程度只停留在“口頭”上，沒有落實(shí)到“行動(dòng)”中，要進(jìn)一步增強(qiáng)廣大員工的檔案意識(shí)，用完善的制度來(lái)約束不歸檔行為。

（四）完善文書檔案的收集和歸檔工作管理制度

1、建立收發(fā)文登記制度?，F(xiàn)階段電力企業(yè)單位基本實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動(dòng)化，經(jīng)辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的文件可全部與檔案信息系統(tǒng)對(duì)接，有力保證了文件材料的齊全完整性。針對(duì)未經(jīng)辦公系統(tǒng)辦理的文件材料，各部門要對(duì)收到的各類文件材料進(jìn)行規(guī)范化記錄，列明收文日期、文件標(biāo)題、來(lái)文單位、文件日期、簽收人等，并定期向檔案部門移交文件材料收發(fā)登記簿，讓文件材料具有可追溯性，有效避免漏歸檔。

2、制定符合本單位的文書檔案歸檔范圍及保管期限表。檔案部門要加強(qiáng)收集工作的調(diào)查和指導(dǎo)，加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)部門的溝通和聯(lián)系，掌握應(yīng)歸檔文件的分散、流動(dòng)、管理和使用等方面的信息。特別是對(duì)業(yè)務(wù)部門形成的文件，檔案人員要在全面了解本單位基本職能的基礎(chǔ)上，深入、細(xì)致地掌握各部門的主要職能活動(dòng)及其形成的文件材料情況，準(zhǔn)確劃定收集的范圍和收集重點(diǎn)，確保歸檔文件齊全完整，提高收集工作的質(zhì)量。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上，我們應(yīng)高度重視檔案文件材料的收集與歸檔工作，全面分析文書檔案管理過(guò)程中主要存在的問(wèn)題及原因，采取有效的改善措施，確保文書檔案的收集完整與準(zhǔn)確，促進(jìn)文書檔案的歸檔工作順利開展，從而更好地實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作邁上新臺(tái)階，為企業(yè)發(fā)展服好務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[3]白芝梅 淺談企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作，《商場(chǎng)現(xiàn)代化》2016年第20期

作者簡(jiǎn)介

張小亞（1974—），女，貴州六盤水人，中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司超高壓輸電公司大理局檔案管理專責(zé)，從事檔案工作13年。