李加宏， 趙 鵬， 楊瑞娟， 宋方方， 丁 虹， 張壽彪， 陳俊凌

(中國科學(xué)院 等離子體物理研究所，合肥 230031)

0 引 言

“以信息化帶動工業(yè)化，實現(xiàn)社會生產(chǎn)力的跨越式發(fā)展”早已成為國家發(fā)展的綱領(lǐng)性指導(dǎo)思想[1]，而科研信息化正推動21世紀(jì)科學(xué)與產(chǎn)業(yè)的變革，科研信息化是利用信息技術(shù)，促進資源共享，推動科研轉(zhuǎn)型的一個重要手段[2]。從科研項目管理[3]具體實施的角度來看，科研信息化是對科研項目不同階段進行信息共享、數(shù)據(jù)交互的資源統(tǒng)籌與規(guī)劃的過程，合同管理作為科研項目管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)[4]，是項目實施的重要依據(jù)。完善的合同管理在科研項目的順利開展與驗收都具有重要的作用，利用信息化手段對合同的全生命周期進行動態(tài)追蹤、協(xié)同管理，有效提升了科研項目實施過程中的合同管理能力，從而提高科研項目管理水平。

本文結(jié)合科研院所合同管理工作的特點及部門業(yè)務(wù)的需要，在結(jié)構(gòu)框架上采用多層架構(gòu)模式，功能上采用模塊化設(shè)計，初步構(gòu)建了基于合同全生命周期的信息化協(xié)同管理平臺，包括合同基礎(chǔ)管理、關(guān)鍵節(jié)點預(yù)警、查詢與報表、系統(tǒng)接口、系統(tǒng)維護與數(shù)據(jù)管理等業(yè)務(wù)管理模塊，實現(xiàn)合同履行管理的動態(tài)化與協(xié)同化，提高合同管理的效率，防控合同風(fēng)險，確保合同順利與及時履行，提升管理水平與核心競爭力，同時對合同進行實時動態(tài)多維度的分類查詢，實現(xiàn)精確的課題經(jīng)費執(zhí)行情況數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析，為科研經(jīng)費高效使用與科學(xué)合理配置提供依據(jù)。

1 構(gòu)建合同信息化管理平臺的必要性

科研院所的合同種類多樣，多為非標(biāo)物資、服務(wù)、技術(shù)協(xié)作、委托加工等，合同金額大，技術(shù)參數(shù)要求高，參與的合同主體多，付款方式及驗收要求各不相同，在現(xiàn)有的管理模式下，項目組與合同管理部門根據(jù)自身工作需要建立相應(yīng)的合同臺帳，數(shù)據(jù)與信息交互缺乏有效的交互和共享，導(dǎo)致各部門之間管理未能有效銜接、實時性差、工作效率不高等問題[5]，集中體現(xiàn)在以下幾個方面。

(1) 合同檔案翻閱困難。合同檔案目前主要以紙質(zhì)形式存檔，數(shù)量大，對于不同人員需要歷史合同檔案材料時，存在查找與翻閱不方便等困難，同時也不利于歷史合同的查找與比對分析。

(2) 進度控制困難。由于合同數(shù)量多，參與部門與人員多，合同的進度控制靠常規(guī)的辦公軟件已很難滿足科研項目管理的需要，管理人員或項目組想全面了解合同的執(zhí)行進度存在一定的困難。

(3) 信息匯總困難。采用常規(guī)的辦公軟件管理時，由于存在各部門記錄的數(shù)據(jù)格式與內(nèi)容不統(tǒng)一，信息錄入時間也不完全一致，合同相關(guān)的信息匯總工作需要耗費大量人力物力且存在較大偏差。

(4) 缺少動態(tài)響應(yīng)機制。缺少對合同履行、合同款支付、貨物驗收等關(guān)鍵節(jié)點的有效控制，無法有效幫助項目組掌控課題經(jīng)費使用情況的即時動態(tài)，進而難以實現(xiàn)科研項目的長遠規(guī)劃。

為了提高工作效率，使合同管理規(guī)范化、協(xié)同化，由各部門的分散管理轉(zhuǎn)化為協(xié)同管理，將歷年合同數(shù)據(jù)變?yōu)楣蚕淼膭討B(tài)數(shù)據(jù)庫，建立一個有序結(jié)構(gòu)的檔案、數(shù)據(jù)共享與分析、集中化管理的合同信息化動態(tài)平臺很有必要。

2 合同信息化管理平臺的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

通過調(diào)研國內(nèi)外各科研院所及高校的管理方法，特別是國家大科學(xué)工程[6]及ITER組織在合同管理方面的要求與經(jīng)驗，結(jié)合等離子體物理研究所在履行各種合同中遇到的實際情況及差異化要求，根據(jù)管理目標(biāo)、管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)進行功能需求分析，確立不同功能間的邏輯關(guān)系，明確前置事務(wù)、后置事務(wù)、需要輸入的信息和輸出的信息，對比較復(fù)雜的環(huán)節(jié)再分解，優(yōu)化處理[7]。借助計算機輔助工具，系統(tǒng)在結(jié)構(gòu)框架上采用多層架構(gòu)模式，各項系統(tǒng)功能采用模塊化設(shè)計。

2.1 平臺結(jié)構(gòu)的架構(gòu)模式

在架構(gòu)模式上采用多層架構(gòu)模式，主要分為表示層、業(yè)務(wù)層和數(shù)據(jù)層，分別由客戶端、業(yè)務(wù)服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器實現(xiàn)[8-9]。具體系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)架構(gòu)模式

(1) 表示層即是整個系統(tǒng)的客戶端。主要處理數(shù)據(jù)呈現(xiàn)，即向系統(tǒng)的業(yè)務(wù)服務(wù)器提出數(shù)據(jù)請求，業(yè)務(wù)服務(wù)器通過相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議將相應(yīng)的數(shù)據(jù)傳遞給客戶端并顯示給用戶。

(2) 業(yè)務(wù)層則是具有應(yīng)用程序擴展功能的業(yè)務(wù)處理服務(wù)器。主要接受用戶數(shù)據(jù)請求，并連接數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器將數(shù)據(jù)處理的結(jié)果返回給業(yè)務(wù)服務(wù)器，再由業(yè)務(wù)服務(wù)器傳回給客戶端。

(3) 數(shù)據(jù)層則是數(shù)據(jù)庫服務(wù)器。主要處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)邏輯，接受業(yè)務(wù)服務(wù)器對數(shù)據(jù)庫的操作，實現(xiàn)對合同關(guān)鍵數(shù)據(jù)的錄入、修改及查詢等。

2.2 功能模塊的構(gòu)建

主要采用模塊化設(shè)計來實現(xiàn)各項功能，包括平臺管理、合同基礎(chǔ)管理、關(guān)鍵節(jié)點控制、查詢與報表、系統(tǒng)接口及系統(tǒng)維護與數(shù)據(jù)管理等一系列功能模塊[10-11](見圖2)。

(1) 平臺管理模塊。用戶的基本操作，包括用戶身份驗證、密碼修改、權(quán)限控制等。其中平臺管理員通過后臺管理可實現(xiàn)用戶管理、界面定制等功能，確定權(quán)限域并對不同的角色分配相應(yīng)的權(quán)限，以保障平臺與數(shù)據(jù)的安全性、增強平臺的靈活性，同時對平臺的基本數(shù)據(jù)進行維護，數(shù)據(jù)庫的恢復(fù)與備份等功能。數(shù)據(jù)備據(jù)，同時當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰等故障或者進行平臺遷移時，可用備份數(shù)據(jù)進行恢復(fù)。

(2) 合同基礎(chǔ)管理模塊。實現(xiàn)合同基本要素的錄入、修改與刪除等操作，同時對合同履行的不同階段進行相應(yīng)的數(shù)據(jù)動態(tài)更新，如進度驗收、最終驗收、合同終止等。此模塊是本系統(tǒng)的核心功能，也是實現(xiàn)項目組與合同管理人員需求最重要的部分。

(3) 查詢與報表模塊。合同管理的擴展功能之一，項目組通過系統(tǒng)內(nèi)置的查詢系統(tǒng)，輸入關(guān)鍵字段進行相關(guān)的數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計，如合同執(zhí)行情況、課題經(jīng)費使用情況、經(jīng)費占用情況等，可以通過多種條件組合篩選實現(xiàn)數(shù)據(jù)多維度的輸出。

(4) 預(yù)警模塊。該模塊通過發(fā)郵件或站內(nèi)短信等方式為項目負(fù)責(zé)人及合同管理人員對合同付款、合同驗收等關(guān)鍵節(jié)點進行提示，幫助相關(guān)人員提前做好課題經(jīng)費使用規(guī)劃和決策分析。

(5) 平臺接口模塊。合同管理平臺作為科研項目管理的非常重要的一個環(huán)節(jié)，與之相關(guān)的包括項目進度管理、課題經(jīng)費管理、固定資產(chǎn)管理、財務(wù)管理、質(zhì)量管理等系統(tǒng)等。本模塊業(yè)務(wù)用于與其他管理部門相銜接，以實現(xiàn)不同管理部門之間的數(shù)據(jù)傳輸。

(6) 合格供應(yīng)商模塊。制定相應(yīng)供應(yīng)商信用評價體系及名錄，對供應(yīng)商進行全方位評價，對已經(jīng)進入供應(yīng)商名錄的資質(zhì)進行動態(tài)維護和更新等管理。

3 合同信息化管理平臺的功能和作用

合同管理平臺采用信息化手段將不同表現(xiàn)形式的合同數(shù)據(jù)通過掃描識別、手工輸入等方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實現(xiàn)合同起草、簽訂、執(zhí)行、變更、收付款、驗收、存檔、查詢與統(tǒng)計、經(jīng)費審計、質(zhì)量管理等合同全生命周期的信息化管理與控制，實時對合同各個環(huán)節(jié)進行動態(tài)更新與追蹤管理，建立一個有序結(jié)構(gòu)的合同檔案庫、數(shù)據(jù)共享與分析、集中化管理的信息化動態(tài)系統(tǒng)。通過有效挖掘合同相關(guān)的標(biāo)的物型號與價格、供應(yīng)商信息、歷史合同數(shù)據(jù)等，為物資采購及合同簽訂提供數(shù)據(jù)參考，實現(xiàn)合同履行過程的動態(tài)化、協(xié)同化和網(wǎng)絡(luò)化管理，提高合同管理效率，防控合同風(fēng)險，確保合同的順利與及時的全面履行[11]，提升管理水平。

3.1 實現(xiàn)合同全生命周期的動態(tài)管理

合同簽訂后，將各項基本信息(項目名稱、項目負(fù)責(zé)人、合同名稱、合同編號、采購物品名稱及型號與數(shù)量等)錄入管理平臺，通過該平臺對合同全過程(已付款項、應(yīng)付款項、已報銷款項、合同變更、合同中止或終止、違約與爭議處理、存檔、查詢與統(tǒng)計、經(jīng)費審計、質(zhì)量管理)進行跟蹤與監(jiān)控。對進度驗收、進度款支付等關(guān)鍵性時間節(jié)點進行自動提醒，并對合同終止、合同變更、合同解除、合同轉(zhuǎn)讓等異常情況進行狀態(tài)跟蹤，利用信息化手段實現(xiàn)合同生命周期內(nèi)各環(huán)節(jié)有效的動態(tài)管理。

3.2 合同資料信息化存檔、查閱與對比

合同履行是一個動態(tài)的過程，在合同履行的各后續(xù)環(huán)節(jié)中會產(chǎn)生相關(guān)的過程資料，包括詢價文件、談判過程記錄、審批材料、合同文本、技術(shù)要求文檔、雙方主體會對合同付款及驗收條件進行調(diào)整等內(nèi)容進行書面補充等，這對于衡量與評價合同主體的履約能力，明確合同主體的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任具有重要作用。紙質(zhì)合同的歸檔會占用大量的空間資源，而且依靠人工查閱很難做出及時響應(yīng)與完整和全面的統(tǒng)計。

運用信息化技術(shù)科學(xué)地管理合同存檔，實現(xiàn)合同數(shù)據(jù)電子化、存檔管理規(guī)范化，可解決原有存檔管理存在的紙質(zhì)合同檔案查閱不方便、空間占用大、收集不完整、歸檔不及時等各種局限性。利用合同的信息化管理平臺，項目負(fù)責(zé)人、合同管理人員、審計人員通過相應(yīng)的權(quán)限配置直接調(diào)閱合同電子化檔案，實現(xiàn)合同檔案網(wǎng)上遠程查詢，提高合同檔案綜合利用的及時響應(yīng)能力和檔案工作對科研項目的支撐能力[12-13]。

3.3 建立合同相關(guān)人員與部門之間的協(xié)同管理

在合同履行過程中，涉及的項目組與合同管理部門的人員較多，因職能不同而相互較為獨立，導(dǎo)致信息溝通與反饋不靈敏、不及時，進而可能會產(chǎn)生合同進度控制困難、關(guān)鍵節(jié)點處理不及時、實際交付與合同的技術(shù)參數(shù)要求不相符等問題。

發(fā)揮合同管理平臺的樞紐作用，將與合同相關(guān)的人員、部門等有機聯(lián)系起來(見圖3)，完善合同管理部門、相關(guān)職能部門與項目組之間的協(xié)同配合[10]、信息交互及監(jiān)督體系，各部門與人員對合同的協(xié)同化管理。各部門通過該平臺可以及時對合同信息進行修改、變更和補充，實現(xiàn)不同的參與者相互傳遞信息并保證合同相關(guān)資料與信息的統(tǒng)一性與及時性，確保合同的簽訂、履行和爭議處理等關(guān)鍵環(huán)節(jié)均處于有效管控狀態(tài)，保證合同全面正確履行，增強合同風(fēng)險防范能力。

圖3 各部門與人員協(xié)同化管理

3.4 實現(xiàn)多層次、多維度的經(jīng)費執(zhí)行統(tǒng)計與分析

利用合同管理平臺，對已簽訂合同相關(guān)的履行情況可實現(xiàn)多層次、多維度的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，如按課題編號、日期、項目負(fù)責(zé)人(經(jīng)辦人)姓名、已支付款項進行統(tǒng)計分析等，并以文字或圖形報表等形式輸出統(tǒng)計數(shù)據(jù)。根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果及數(shù)據(jù)報表，實時動態(tài)的掌握課題經(jīng)費執(zhí)行現(xiàn)狀。

通過合同管理信息化平臺對科研項目的經(jīng)費進行多方面分析，了解應(yīng)支付款項的趨勢，便于對當(dāng)前經(jīng)費使用進行控制或調(diào)整，彌補目前現(xiàn)有ARP系統(tǒng)只統(tǒng)計已支付合同款、不體現(xiàn)應(yīng)支付款項及更新日期滯后的問題，進而實現(xiàn)科研經(jīng)費的高效與科學(xué)合理的配置。

3.5 實時更新合格供應(yīng)商名錄

根據(jù)本單位的采購或外包等質(zhì)量管理要求，制定相應(yīng)供應(yīng)商信用評價體系，對合作的供應(yīng)商的主體資格、經(jīng)營許可證件、財務(wù)狀況、技術(shù)能力、生產(chǎn)能力等合同履約能力進行全方位評價，完善合格供應(yīng)商的評審、復(fù)評等制度程序，實時更新合格供方名錄與數(shù)據(jù)庫[14]。

3.6 降低人員流動對合同全過程管理的影響

在國內(nèi)國際合作日益增加，以及一系列國計民生的政策出臺，合同管理人員及項目組人員出差、出國及休假等已成為常態(tài)，合同管理系統(tǒng)作為透明共享的信息集中化平臺，有效降低合同履行過程對個人的依賴，避免人員流動影響合同的全面履行。

4 結(jié) 語

利用計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合科研院所合同管理的實際情況，建立基于合同全生命周期的信息化處理平臺，實現(xiàn)對合同各環(huán)節(jié)的動態(tài)與協(xié)同管理，不僅能夠解決現(xiàn)有合同管理方式存在的各種問題，同時對于等離子體物理研究所這樣國內(nèi)外合作項目多、科研經(jīng)費來源廣泛、各科研項目結(jié)題時間不統(tǒng)一的科研院所來說具有非常重要的意義。

(1) 提升合同管理水平。利用集中化在線管理，對合同全生命周期的各環(huán)節(jié)進行動態(tài)追蹤和閉環(huán)管理，促進人、財、物等要素合理組織與充分利用，使合同管理科學(xué)化、規(guī)范化，提高合同管理效率與水平。

(2) 降低合同風(fēng)險。完善各部門之間的協(xié)同配合、信息交互與監(jiān)督體系，使合同簽訂、合同付款、合同驗收等關(guān)鍵環(huán)節(jié)都處于有效的控制狀態(tài)，保障合同全面履行，增強風(fēng)險防范能力。

(3) 科研經(jīng)費的高效合理配置[15]。對合同進行實時、動態(tài)、多維度分類查詢與監(jiān)督，及時掌握科研經(jīng)費使用動態(tài)并進行精確的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，為科研經(jīng)費高效使用、分配與落實等科學(xué)合理配置提供依據(jù)。

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