胡建軍

為了將管理工作細(xì)化，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的管理，許多企事業(yè)單位都設(shè)立了辦公室檔案管理部門。然而，由于對辦公室檔案管理這一領(lǐng)域管理經(jīng)驗(yàn)不足，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理效率低下等問題，從而削弱了辦公管理水平的提升。本文為了幫助企事業(yè)單位真正實(shí)現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理、提升單位的工作效率和工作水平，首先分析了辦公室規(guī)范化管理的重要意義，然后介紹了提升辦公室檔案規(guī)范化管理的途徑，為企事業(yè)單位管理者提供有益參考。

在企事業(yè)單位中，對文檔資料的規(guī)范化管理能直接影響其工作效率。若是無序的管理狀態(tài)甚至沒有組建專門的檔案管理部門，有可能影響企事業(yè)單位內(nèi)部的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，特別是對于規(guī)模較大、人員較多和業(yè)務(wù)量繁重的單位，沒有專業(yè)的工作人員對檔案保管部門進(jìn)行管理，可能造成數(shù)據(jù)、文檔的丟失，內(nèi)部重要的保密信息外漏，給競爭者或者別有用心之人留下可乘之機(jī)。因此，從文檔資料的裝訂、封皮、加蓋印章和保管等一系列流程都需要認(rèn)真研討和制定，以確保文檔保管和借閱工作不出現(xiàn)紕漏。

1 辦公室檔案規(guī)范化管理重要意義

隨著企事業(yè)單位不斷地發(fā)展和壯大，大部分已經(jīng)配有現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，需要處理的文件和業(yè)務(wù)隨之增加，倘若不進(jìn)行規(guī)范化的管理，會使企業(yè)管理存在一定風(fēng)險(xiǎn)，不利于企業(yè)的發(fā)展。實(shí)行數(shù)字化、智能化的辦公管理越來越成為眾多企業(yè)的共識，特別是在辦公室檔案管理方面，實(shí)行以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的檔案管理，將各類文件資料錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，系統(tǒng)化、規(guī)范化分類歸檔，從而有效保管辦公室檔案資料，方便日后的查詢，最終形成現(xiàn)代化科學(xué)辦公管理體系。

在當(dāng)前的激烈的市場競爭環(huán)境下，企業(yè)任何一個(gè)環(huán)節(jié)的疏忽都有可能會造成意想不到的結(jié)果，而辦公室檔案管理也是企業(yè)極為容易忽視的一個(gè)環(huán)節(jié)，若是沒有規(guī)范化的檔案管理，尋找一份資料文件需要很長時(shí)間，企業(yè)部門內(nèi)部之間也需要更多的時(shí)間來溝通，而無法將更多的精力放到外部的擴(kuò)展市場當(dāng)中，這就會影響辦公效率，甚至?xí)绊懻w的企業(yè)運(yùn)營。因此，將辦公檔案規(guī)范化的管理放到企業(yè)的運(yùn)營戰(zhàn)略管理當(dāng)中是很有必要的舉措，這也是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工程。需要設(shè)有專人和專崗對公司內(nèi)部文檔資料進(jìn)行搜集、分類和匯總，并將相關(guān)信息錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，為日后的查詢和調(diào)取提供便利的條件。計(jì)算機(jī)檔案管理的優(yōu)勢是規(guī)范管理和提升辦公效率，成為重要的辦公手段。

2 辦公室檔案規(guī)范化管理對策

2.1 辦公室檔案管理實(shí)現(xiàn)程序化和規(guī)范化

將文檔資料依據(jù)一定流程立卷、存檔和調(diào)檔是辦公室檔案管理規(guī)范化必須要做的工作之一。這需要管理者制定詳細(xì)的檔案管理制度，在日常的工作中，每一份文檔的登記、保管和銷毀都需要依據(jù)嚴(yán)格的工作流程來執(zhí)行，同時(shí)，調(diào)閱者若想查看或者使用文檔資料要依據(jù)流程來辦理。此外，也需要加強(qiáng)對辦公室檔案管理情況的監(jiān)管，從而規(guī)范檔案辦公管理，減少和糾查工作上的失誤，確保檔案管理工作的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，提高辦公效率。

2.2 增強(qiáng)對檔案保管工作的宣傳力度

正如前文所述，檔案管理工作是容易忽視的工作內(nèi)容之一，之所以不被重視，是因?yàn)閷n案保管的重要性宣傳力度不夠。所以，在企業(yè)中要梳理辦公室檔案管理現(xiàn)有情況和在工作當(dāng)中遇到的問題，及時(shí)報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)并且想出方案解決。通過企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理工作給予必要的支持和協(xié)助，為辦公室的檔案管理工作順利展開提供人力和物力上的保障。同時(shí)也需要加強(qiáng)對其他部門人員的宣傳力度，要求有查詢借閱需求的工作人員嚴(yán)格依照辦公室檔案管理流程來進(jìn)行操作，而不得違反相關(guān)規(guī)定。

2.3 提升檔案管理工作人員的專業(yè)水平

辦公室檔案工作的規(guī)范化管理離不開具有專業(yè)水準(zhǔn)的檔案管理人員進(jìn)行有效率的管理。首先在選擇檔案管理員時(shí)，要選取思想道德素質(zhì)非常高的工作人員，員工只有人品好，工作中才能一絲不茍，不會出現(xiàn)嚴(yán)重的原則性錯(cuò)誤。其次，要掌握一定的檔案管理工作方面的基本知識和基本技能，在工作中懂得如何高效率的使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。最后，可以在日常的工作當(dāng)中加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，通過定期舉辦的培訓(xùn)，使相關(guān)工作人員掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化管理技術(shù)和智能技術(shù)等，保證現(xiàn)代辦公室檔案管理工作的正常運(yùn)行。同時(shí)，立足國內(nèi)檔案管理的現(xiàn)狀，參考國外先進(jìn)的技術(shù)和管理理論，組織單位人員一起探討，舉行研討會，了解和熟悉最新的檔案管理知識，提高檔案管理的全員意識，從而不斷提升檔案管理工作專業(yè)水平。

3 結(jié)束語

綜上所述，辦公室檔案規(guī)范化管理對提升企事業(yè)單位辦公效率和辦公質(zhì)量有著舉足輕重的作用。管理者應(yīng)當(dāng)充分重視這方面的工作，若想實(shí)現(xiàn)對辦公室檔案資料的有效管理，則需從檔案管理工作規(guī)范化和程序化、增強(qiáng)對檔案保管工作的宣傳力度和提升檔案管理工作人員的專業(yè)水平這三個(gè)方面著手，真正實(shí)現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化的管理。

（作者單位：中國電子科技集團(tuán)公司第二十八研究所）