范海燕

本文就事業(yè)單位人事檔案信息化管理做淺易論述，通過人事檔案信息化管理對(duì)事業(yè)單位的人事檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，提高人事檔案管理水平，推動(dòng)事業(yè)單位人力資源管理的可持續(xù)發(fā)展。

隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，事業(yè)單位優(yōu)秀人才的流失時(shí)有發(fā)生，如何留住人才，推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展，就需要有一個(gè)健全的人事檔案管理機(jī)制，這時(shí)候利用信息化技術(shù)建立的人事檔案管理工作就突顯其優(yōu)勢(shì)，通過運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)不僅實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案資源共享，更大大提高了事業(yè)單位人力資源的管理水平和工作效率。

一、目前事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）機(jī)制不健全

一般事業(yè)單位都沒有專門的人事檔案管理部門，基本都是由辦公室的人員兼職管理，這就造成人事檔案管理方式和配套管理制度不健全。隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，人力資源的流進(jìn)流出也日漸頻繁，事業(yè)單位的人事檔案管理機(jī)制就需配套優(yōu)化。為適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展，負(fù)責(zé)人事的工作人員就要以最快的速度去收集、整理新進(jìn)人員的檔案資料，供單位領(lǐng)導(dǎo)參考。但事實(shí)上單位對(duì)于人事資料的收集和真實(shí)性并沒有重視，在人事檔案資料的收集過程中也沒有和其他相關(guān)部門做配合，以至于人事檔案資料不全面，內(nèi)容缺失，進(jìn)而影響人事檔案質(zhì)量和相應(yīng)的管理質(zhì)量。

（二）管理不先進(jìn)

由于大部分事業(yè)單位人事管理都是兼職，造成該崗位流動(dòng)性較大，從事兼職人事檔案管理的工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)人事檔案管理的要求、收集、裝訂、歸檔等也沒有經(jīng)驗(yàn)，對(duì)應(yīng)該入檔的人事檔案更沒有完整的認(rèn)識(shí)體系，每次人事檔案移交也沒有一個(gè)固定的模式，一旦單位需要查取工作人員人事信息時(shí)就需要檢索、查閱大量人事檔案資料，這種翻箱倒柜似的傳統(tǒng)方式大大降低了人事檔案資料的利用率，阻礙事業(yè)單位人力資源管理的發(fā)展。

（三）人員不專業(yè)

人事檔案管理工作與事業(yè)單位的其他各項(xiàng)工作相比，工作量較少，且短時(shí)間內(nèi)不能有效突顯工作業(yè)績(jī)，這就導(dǎo)致從事人事檔案管理的工作人員對(duì)該工作的不重視，認(rèn)為只是對(duì)人事檔案資料的收集和歸檔，只要不丟失、不泄密，能滿足單位查檔、調(diào)閱就行。還有因?yàn)椴粚I(yè)，對(duì)突發(fā)事件的發(fā)生不能及時(shí)處理，例如檔案遭竊、火災(zāi)等緊急事件，從事檔案管理的工作人員無法對(duì)損毀檔案資料及時(shí)查驗(yàn)，找出人事檔案的缺失部分，導(dǎo)致人事資料的不完整，進(jìn)而對(duì)個(gè)人和單位造成影響。正是由于管理人事檔案工作的工作人員對(duì)檔案管理缺乏專業(yè)和熱情，導(dǎo)致了事業(yè)單位人力資源管理不能得到有效發(fā)展。

二、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的建設(shè)必要性

（一）健全機(jī)制，完善人事檔案

隨著事業(yè)單位改革的不斷推進(jìn)，事業(yè)單位用人由“終身制”向聘用制過渡，人才流動(dòng)相應(yīng)頻繁，就需要一個(gè)健全的人才檔案管理機(jī)制。事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，首先要從領(lǐng)導(dǎo)層開始，可以根據(jù)單位大小建立獨(dú)立人事部門或?qū)Ｂ毴耸聶n案管理人員，出臺(tái)相應(yīng)的人事檔案管理機(jī)制，明確人事檔案管理?xiàng)l例，要求各部門積極配合人事檔案管理部門的工作，人事檔案管理人員在收集、整理人事資料時(shí)應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，處理問題，不斷完善單位的人事檔案。

（二）信息化管理，提高利用率

傳統(tǒng)人事檔案的管理工作普遍都是手工整理，入冊(cè)歸檔，單位查找翻閱人事檔案工作繁瑣，及時(shí)性差，檔案利用率低。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化的普及，人事檔案管理工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，將人事檔案管理內(nèi)容與技術(shù)手段相結(jié)合，比如將單位所有人員的人事檔案原件全部掃描存入電腦，在職人員按人員崗位、職務(wù)和職稱，退休人員按退休時(shí)間等信息錄入、保存、歸類處理，大大減少了對(duì)人事檔案原件的查閱時(shí)間，提高了單位人力資源管理工作的效率。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升管理水平

之前提過事業(yè)單位的人事檔案管理人員大多都不是專業(yè)的，所以單位首先應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的工作人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能。其次要對(duì)人事管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化的學(xué)習(xí)，更好的適應(yīng)人事檔案信息化管理。最后，因?yàn)橛辛穗娮觽浞?，如遇火?zāi)、被竊時(shí)，就不怕資料查找不完整了。但人事檔案信息化管理后也容易被網(wǎng)絡(luò)黑客和不法分子惡意攻擊，所以單位還是要不斷完善網(wǎng)絡(luò)信息，構(gòu)建安全防護(hù)網(wǎng)。

三、結(jié)語

人事檔案是一個(gè)單位檔案管理的重要組成部分，是單位工作人員調(diào)動(dòng)的重要依據(jù)，各個(gè)單位通過人事檔案查閱，可以及時(shí)了解到每一位工作人員的工作情況、思想動(dòng)態(tài)，并可根據(jù)其德能勤績(jī)對(duì)其作出的合理的崗位調(diào)整，從而推動(dòng)單位良性發(fā)展。所以信息化建設(shè)人事檔案不僅是單位的需要更是社會(huì)的需要。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位的人事檔案信息化管理后，通過人事信息資源共享，不僅提高了人事檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，豐富其內(nèi)容，更促進(jìn)了事業(yè)單位人力資源管理健康穩(wěn)定的發(fā)展。（作者單位為鹽城市科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所）