劉萍

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)辦公室文書(shū)檔案的重視程度也在不斷加深。辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作是辦公室工作的重要組成部分，也是辦公室工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，影響著辦公室工作的效率和質(zhì)量。隨著辦公室工作難度的加強(qiáng)和文書(shū)檔案數(shù)量的增加，文書(shū)檔案管理人員的工作壓力也在逐漸加大，如何提升辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的效率和質(zhì)量是辦公室文書(shū)檔案管理人員首先要解決的問(wèn)題。本文主要分析了辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作，希望能夠給辦公室文書(shū)檔案管理人員提供一些借鑒。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；收集；歸檔工作

文書(shū)檔案是記載辦公室重要數(shù)據(jù)、事項(xiàng)的文件，因此辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作是非常重要的工作。辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作能夠讓文書(shū)檔案的使用價(jià)值得以體現(xiàn)，并且能夠方便辦公室工作人員的工作，還能夠幫助辦公室管理人員做出正確的決策。隨著辦公室事務(wù)的增多，文書(shū)檔案的數(shù)量會(huì)有顯著的增加，文書(shū)檔案收集與歸檔工作的難度也會(huì)加大，這就給文書(shū)檔案管理人員帶來(lái)了更大的難題，加重了文書(shū)檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，所以文書(shū)檔案管理人員要解決文書(shū)檔案收集與歸檔工作中的問(wèn)題。

一、辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作中的問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案收集與歸檔工作觀念差

工作觀念影響著文書(shū)檔案管理人員的具體行為，在當(dāng)前的辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作中，文書(shū)檔案管理人員的工作觀念較差，將工作簡(jiǎn)化為文書(shū)檔案收置，不能高效的進(jìn)行工作。文書(shū)檔案收集與歸檔工作觀念差主要由兩個(gè)原因造成：第一個(gè)原因是辦公室領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案收集與歸檔工作的重視不足，也就是說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有重視文書(shū)檔案的作用，這在一定程度上影響了文書(shū)檔案管理人員的工作，降低了文書(shū)檔案收集與歸檔的效率。第二個(gè)原因是文書(shū)檔案管理人員對(duì)文書(shū)檔案收集與歸檔工作的重視不足，也就是說(shuō)文書(shū)檔案管理人員的工作態(tài)度過(guò)于懈怠，不能主動(dòng)的進(jìn)行文書(shū)檔案收集與歸檔工作，影響了辦公室的工作進(jìn)度，加大了辦公室全體工作人員的工作壓力。

（二）文書(shū)檔案收集與歸檔工作方式落后

文書(shū)檔案管理人員使用的文書(shū)檔案收集與歸檔工作方式比較落后，影響了文書(shū)檔案收集與歸檔工作的效率。文書(shū)檔案收集與歸檔工作方式落后主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一個(gè)方面是文書(shū)檔案收集方式的落后。文書(shū)檔案管理人員在收集文書(shū)檔案時(shí)采用的是傳統(tǒng)的收集方法。即手工收集方法，這種收集方法耗費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)，需要文書(shū)檔案管理人員有足夠的耐心，而且無(wú)法保證文書(shū)檔案的真實(shí)性。第二個(gè)方面是文書(shū)檔案歸檔方式的落后。文書(shū)檔案管理人員在歸檔文書(shū)檔案時(shí)沒(méi)有合理的分類(lèi)，對(duì)于一些特殊資料也沒(méi)有特殊處理，遺漏了部分重要的文書(shū)檔案資料。

（三）文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)不高

文書(shū)檔案管理人員是文書(shū)檔案收集與歸檔的一線工作者，直接決定著文書(shū)檔案收集與歸檔工作的效率和質(zhì)量。在實(shí)際的文書(shū)檔案收集與歸檔工作中，部分文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)不高，無(wú)法完成文書(shū)檔案工作，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一個(gè)方面是辦公室原有文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)問(wèn)題。辦公室在招聘文書(shū)檔案管理人員時(shí)，只看重應(yīng)聘者的學(xué)歷，沒(méi)有重視應(yīng)聘者的工作經(jīng)驗(yàn)和管理能力，招收進(jìn)辦公室的文書(shū)檔案管理人員只能完成一些簡(jiǎn)單的工作。第二個(gè)方面是辦公室兼職文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)問(wèn)題。許多辦公室沒(méi)有專(zhuān)職的文書(shū)檔案管理人員，文書(shū)檔案收集與歸檔工作多由其他人員兼職完成，但是兼職管理人員的管理能力是有限的，不能快速的整理文書(shū)檔案。

二、解決辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作問(wèn)題的策略

（一）樹(shù)立正確的文書(shū)檔案收集與歸檔工作觀念

辦公室領(lǐng)導(dǎo)和文書(shū)檔案管理人員要樹(shù)立正確的文書(shū)檔案收集與歸檔工作觀念，以此來(lái)保證文書(shū)檔案收集與歸檔工作的順利進(jìn)行。辦公室領(lǐng)導(dǎo)要重視文書(shū)檔案的作用，了解文書(shū)檔案的價(jià)值，引導(dǎo)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行文書(shū)檔案收集與歸檔工作，幫助文書(shū)檔案管理人員樹(shù)立正確的工作理念，并且要建立監(jiān)督機(jī)制，監(jiān)督文書(shū)檔案管理人員的工作過(guò)程，提升文書(shū)檔案管理人員的工作效率。除此之外，辦公室領(lǐng)導(dǎo)還要做好宣傳工作，讓辦公室全體人員了解文書(shū)檔案的重要性，并讓其他人員協(xié)助文書(shū)檔案管理人員工作，減輕文書(shū)檔案管理人員的工作壓力。文書(shū)檔案管理人員要端正工作態(tài)度，重視文書(shū)檔案收集與歸檔工作，主動(dòng)收集、歸檔文書(shū)檔案，加快辦公室的工作進(jìn)度，減輕辦公室全體工作人員的工作壓力。

（二）使用新型的文書(shū)檔案收集與歸檔方式

文書(shū)檔案收集與歸檔方式是文書(shū)檔案收集與歸檔工作效率的具體體現(xiàn)，文書(shū)檔案管理人員要使用新型的文書(shū)檔案收集與歸檔方式。文書(shū)檔案管理人員要從兩方面入手：第一個(gè)方面是使用新型的文書(shū)檔案收集方式。文書(shū)檔案管理人員可以使用分層收集法，這種方法是指文書(shū)檔案的擁有者將文書(shū)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單整理后送到文書(shū)檔案管理人員手中，再由文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行二次整理，有效的節(jié)省了時(shí)間，并且方便了后續(xù)的分類(lèi)工作。第二個(gè)方面是使用新型的文書(shū)檔案歸檔方式。文書(shū)檔案管理人員在歸檔時(shí)可以使用多元分類(lèi)法，即多種分類(lèi)方法交叉使用，既能夠保證文書(shū)檔案分類(lèi)的正確性，又能夠?qū)⑻厥赓Y料特殊處理，有效的保證了文書(shū)檔案的價(jià)值。

（三）提高文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)

要想提升文書(shū)檔案收集與歸檔工作質(zhì)量和效率，首先就要提高文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)。辦公室領(lǐng)導(dǎo)要做好兩方面的工作，以此來(lái)促進(jìn)文書(shū)檔案管理人員的發(fā)展，增強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的工作能力。首先要做好文書(shū)檔案管理人員的招聘工作，要根據(jù)公司的實(shí)際情況制定招收標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)招收文書(shū)檔案人員，通過(guò)素質(zhì)考核、能力考核等考核方式來(lái)挑選出最優(yōu)秀的應(yīng)聘者，將其吸納入辦公室工作團(tuán)隊(duì)之中。對(duì)有豐富文書(shū)檔案收集與管理工作經(jīng)驗(yàn)的應(yīng)聘者要優(yōu)先招收。其次要做好文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，要根據(jù)文書(shū)檔案管理人員的工作弱項(xiàng)來(lái)編制培訓(xùn)內(nèi)容，通過(guò)職業(yè)培訓(xùn)、技術(shù)培訓(xùn)等多種培訓(xùn)來(lái)提升文書(shū)檔案管理人員的能力，進(jìn)而提升文書(shū)檔案收集與歸檔工作的質(zhì)量和效率。

三、結(jié)語(yǔ)

辦公室領(lǐng)導(dǎo)要積極宣傳文書(shū)檔案收集與管理工作的好處，并且做好員工的招聘和培訓(xùn)工作，構(gòu)建一個(gè)良好的工作環(huán)境。文書(shū)檔案管理人員要做好自己的本職工作，使用新型的文書(shū)檔案收集與歸檔方式，提升文書(shū)檔案收集與歸檔工作質(zhì)量和效率。

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