劉麗萍

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、等諸多信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高中檔案管理工作也在不斷的應(yīng)用新技術(shù)，向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。高中各種載體的檔案資源，在信息技術(shù)的幫助下，將被轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，然后再通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，最終形成檔案信息庫(kù)。目前，國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略正在不斷實(shí)施、電子政務(wù)也在不斷推進(jìn)，為了響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，高中的檔案管理工作也要不斷地進(jìn)行數(shù)字化創(chuàng)新，更好的為學(xué)校和學(xué)生服務(wù)。

1.實(shí)施的意義

1.1節(jié)約

相比于以往的的實(shí)體形式檔案管理，數(shù)字化的檔案管理方式，不僅極大地節(jié)省了成本，減少了資源的消耗，而且還節(jié)約了人力物力資源，節(jié)省了空間。此外，數(shù)字化的檔案管理方式還能十分方便的快速多次查閱，節(jié)省了查閱時(shí)間，極大的降低了時(shí)間成本。

1.2提高辦公效率。

將檔案管理工作從實(shí)體轉(zhuǎn)為數(shù)字化，還有一個(gè)很顯著的好處，那就是數(shù)字化的檔案管理模式，能夠及時(shí)的提供詳細(xì)的數(shù)據(jù)信息，為決策提供參考。而且，數(shù)字化的檔案管理模式，還可以使資料查詢工作變得十分簡(jiǎn)單高效，能夠有效的提升辦公效率。

1.3增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。

實(shí)物檔案，由于氣候條件和儲(chǔ)藏條件的影響，很容易讓檔案文件發(fā)生損壞和遺失。而數(shù)字化則是對(duì)檔案原件的最好保護(hù)方式。

2.操作流程

2.1檔案數(shù)字化采集。

從檔案實(shí)體庫(kù)提卷后，首先拆卷、校對(duì)檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，校對(duì)檔案目錄、核對(duì)電子材料，完成初步審核。最后由專人再次對(duì)檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，完成檔案裝訂還原，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。

2.2檔案數(shù)字化管理

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理。檔案數(shù)字化查閱，以館藏的數(shù)字化信息系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式架構(gòu)，在系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。

3.推進(jìn)的措施

建立有效的專人負(fù)責(zé)制度。通過培養(yǎng)掌握數(shù)字業(yè)務(wù)知識(shí)的人才，來專門負(fù)責(zé)檔案管理工作。并且建立詳細(xì)的管理機(jī)制，對(duì)檔案的貯存、查閱、流通等流程進(jìn)行控制，并將責(zé)任細(xì)化到具體的每個(gè)人，將各項(xiàng)措施切實(shí)執(zhí)行。

3.1優(yōu)化配置各種資源

數(shù)字化的檔案管理工作，也需要一定的資金支持，特別是在工作初期，需要購(gòu)買大量的軟硬件，這個(gè)成本還是比較高昂的，而且在購(gòu)買這些之后，還需要日常運(yùn)行費(fèi)用。所以在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作的時(shí)候，必須要根據(jù)成本效益最大化的原則，根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況合理分配。此外，還要合理的分配檔案工作人員與專業(yè)技術(shù)人員、系統(tǒng)與掃描設(shè)備的科學(xué)搭配，完善檔案數(shù)字化人力、物力資源，促進(jìn)檔案數(shù)字化工作效率最大化。最后，還必須建立嚴(yán)格的數(shù)字化檔案管理工作計(jì)劃，提前做好一切費(fèi)用的預(yù)算管理。在這個(gè)基礎(chǔ)上，對(duì)支出預(yù)算要堅(jiān)持按統(tǒng)籌兼顧的原則，按照計(jì)劃好的年度預(yù)算來安排支出，嚴(yán)格控制預(yù)算支出。

3.2構(gòu)建完善的內(nèi)部管理模式

做好數(shù)字化掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置。掃描參數(shù)的選擇和確定對(duì)掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。在選擇分辨率時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲(chǔ)空間、輸出打印質(zhì)量等。做好檔案數(shù)字化的全程控制。①數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進(jìn)行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序正確，對(duì)折損嚴(yán)重、影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整。②數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。錄入后的檔案信息要做到非常高的正確率，掃描后的文件圖像應(yīng)保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，無錯(cuò)掃、漏掃，對(duì)文件圖像質(zhì)量有問題的應(yīng)重新掃描

3.3實(shí)施內(nèi)部考評(píng)機(jī)制

為了更好的進(jìn)行數(shù)字化的檔案管理工作，必須制定規(guī)范、協(xié)調(diào)、公正的監(jiān)督體系和完善的檔案人員獎(jiǎng)勵(lì)考評(píng)制，通過完善的考評(píng)制度來考核檔案工作人員。在制定考評(píng)制度的時(shí)候，一方面要考慮到員工的要最低保障，保證學(xué)校的公益性，另一個(gè)方面要考慮經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案人員應(yīng)該給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作表現(xiàn)較差的人員，應(yīng)該加強(qiáng)指導(dǎo)與監(jiān)督。對(duì)造成檔案損失、泄漏甚至出賣檔案信息的人員，應(yīng)該嚴(yán)肅處理，甚至是追究法律責(zé)任。

3.4適時(shí)建立檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)

隨著檔案的不斷變化，很容易會(huì)出現(xiàn)特殊專題檔案的集中利用需求。在面對(duì)這些情況，要及時(shí)的建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)以滿足需求，但是從另一個(gè)角度而言，這些突發(fā)情況既是檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)，也是充分提升檔案管理工作的機(jī)遇。在建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候，應(yīng)該注意掌握3個(gè)方面的要求，第一是要：根據(jù)高中學(xué)校檔案的內(nèi)容來確定專題數(shù)據(jù)庫(kù)的總體布局；第二是要根據(jù)實(shí)際需求建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)，第三是要根據(jù)文件內(nèi)容和檢索的急需要來設(shè)立不同的專題數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)。根據(jù)高中檔案的特殊情況，可以建立教職工職稱、工資審批、學(xué)期考核、學(xué)生高考錄取、校友聯(lián)誼等多個(gè)有特色的專題數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.5提高相關(guān)系統(tǒng)、軟件的安全保障性能。

隨著大量的數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，在檔案管理系統(tǒng)中，很可能會(huì)遇到各種問題，例如局域網(wǎng)不穩(wěn)定，軟件漏洞等，這些問題如果不及時(shí)處理，都很可能會(huì)對(duì)檔案管理系統(tǒng)造成巨大的損失。所以在新的系統(tǒng)軟件中，必須保障局域網(wǎng)的穩(wěn)定，此外，還要提高對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒的安全防范意識(shí)。在購(gòu)買相關(guān)軟件的時(shí)候，一定要先要檢驗(yàn)軟件開發(fā)廠商有沒有完全依照法律法規(guī)來設(shè)計(jì)制作。在運(yùn)行檔案數(shù)字化系統(tǒng)軟件的時(shí)候，要詳細(xì)排查系統(tǒng)軟件是否存在漏洞，如果檢查結(jié)果不符合安全需要，就要提出新的研發(fā)計(jì)劃，提高軟件制作水平，保障檔案信息系統(tǒng)的正常使用。

4.結(jié)語

在新的時(shí)代背景下，高中檔案管理也要不斷的進(jìn)行數(shù)字化創(chuàng)新，不斷的提升管理水平，才能更好的響應(yīng)國(guó)家信息化戰(zhàn)略的象征，更好的為學(xué)校、學(xué)生服務(wù)。

（作者單位：江蘇省靖江高級(jí)中學(xué)）