王淑芬

當今科學技術的迅猛發(fā)展，電子技術和電子產(chǎn)品的廣泛應用，產(chǎn)生了大量的電子文件。這些電子文件將轉(zhuǎn)化為電子檔案，最終也是檔案管理的范疇。隨著這些新材料、新技術的應用于檔案，如何加強電子文件和電子檔案的存儲和管理顯示出重要性和緊迫性。

一、電子檔案的概念

電子檔案這一概念出現(xiàn)近10年，國家檔案局于1996年成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”，1998年，王剛同志在全國檔案局長會議上指出：要在1997年研究制定《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》。關于電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對規(guī)定為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息”。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一個介質(zhì)上。我國對電子文件的定義是指人們在社會活動中形成的、用數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。

二、電子文件的概念

電子文件從組成上說是電子文件內(nèi)容、電子文件內(nèi)容所在載體和對電子文件內(nèi)容繼續(xù)進行顯示、修改、刪除的計算機軟件、硬件平臺技術條件的組合。依據(jù)有關標準，結電子文件從組成上說是電子文件內(nèi)容、電子文件內(nèi)容所在載體和對電子文件內(nèi)容繼合本單位的實際情況，筆者從檔案管理的基本規(guī)律和計算機技術的特點出發(fā)，摸索制訂了一個包括電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、利用，統(tǒng)計、保護等內(nèi)容的管理辦法，并在實踐中逐漸補充完善。以集中統(tǒng)一為原則明確歸檔電子文件的管理機制。以完整齊全為宗旨全面劃定歸檔電子文件的范圍，以電子文件的署錄和組盤為主要內(nèi)容進行歸檔電子文件的整理，以脫機載體為重點加強歸檔電子文件的保護以確保真實、有效為目的把好歸檔電子文件的質(zhì)量檢驗關。

三、電子文件、電子檔案管理應注意的問題

1、電子文件的存儲載體問題。電子文件的存儲載體有多種，如磁帶、磁盤、光熱等。光盤與磁帶、磁盤相比，其特點是：記錄密度高、存儲容量大；非接觸式記錄和信息讀出方式；數(shù)據(jù)傳輸率高；存取速度怏；易保存。因有保護層，信息讀出為無接觸式的，不存在讀取磨損，所以盤片不易損壞。如上所述，現(xiàn)在使用光盤作為電子文件歸檔的載體比較合適。軟磁盤不能作為歸檔電子文件長期保存的載體。

2、紙質(zhì)檔案與電子檔案長期并存且保持一致的問題?？筛爬閮牲c：紙質(zhì)檔案便于長期永久保存，而利用起來較不方便；電子檔案便于利用，但難以永久保存。所以，不如將兩種載體檔案長期并存。一般做法是”雙套制”，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件保存。兩種載體的檔案在并存時要特別注意兩種檔案的一致性，在電子檔案著錄、編號、簽署、更改、更新時要注意保證電子檔案與紙質(zhì)檔案對應相符。

3、電子文件的安全問題。一是電子文件歸檔時，把屬于一般牲的電子文件，轉(zhuǎn)換成各種平臺都能使用的文本文件的格式。消除由于技術演變所帶來的影響。特殊格式電子文件。應在存儲載體中同時存有相應的瀏覽軟件。二是使用”只寫一次式光盤加背書”方式制作歸檔原件，確認其內(nèi)容信息的原始牲，歸檔人員要負責歸檔前電子文件內(nèi)容的原始性，歸檔后由檔案館負責，為了分清責任，最理想的辦法是兩方在不可更改的載體上簽字，而這種光盤的同一處刻錄軌跡只能寫人近眾；這就是 “只寫一次式光盤加背書”，也可用只讀光盤、電子簽名、數(shù)字水印、隱形條碼、數(shù)字時間印章法等來確認電子文件內(nèi)容信息的原始性。三是在網(wǎng)絡環(huán)境中，可采用一種既能確認發(fā)件人身份，又能保密保安全的 “公用密鑰數(shù)字簽名技術，”也可采用防火墻技術、網(wǎng)絡安全檢測、大眾身份論證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術等措施來保證網(wǎng)絡安全。四是利用中的安全措施：設置分級查詢權限密碼并定期或不定期地更改，屬于保密范圍的信息內(nèi)容必須繼續(xù)進行加密處理，對于信息內(nèi)容的復制拷貝更要嚴格控制。

4、電子文件的鑒定問題。一是入口關，即在檔案部門接受電子文件是要檢驗每個文件能否被正常讀出、打開或運行；有無感染計算機病毒；內(nèi)容是否完整，是否與歸檔移交清單或文件機讀目錄一致等。二是定期檢查關，即對歸檔后的電子文件建立定期檢查的制度，數(shù)據(jù)類電子文件檢驗能否被正常讀出，程序類電子文件檢驗能否被正常運行。對子磁性載體一般應每兩年氣光盤每四年要進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不能少于10%；對于磁性載體每四年拷貝一次，并建立封電子文件的檢查、維護、拷貝等操作過程進行登記制度。避免發(fā)生人為的誤操作或重復勞動。轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。三是利用關，即在平時提供利用時，一旦發(fā)現(xiàn)有文件損壞或感染計算機病毒，立即要對該錢體內(nèi)存儲的所有文件進行檢驗，及時采取措施修復損壞的文件，并對殺毒軟件進行更新。