王惠穎

[摘 要]現(xiàn)代機(jī)關(guān)單位的文書檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，不僅需要檔案管理人員能夠按照內(nèi)部現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)對各種文書文件進(jìn)行詳細(xì)的分類、歸檔、保存、整理，還需要對重要文件進(jìn)行備份儲存，滿足后期檔案信息查詢及使用的需求。滿足單位內(nèi)部各組織部門檔案信息查詢的需要，建立多元化的信息交互體系來保障檔案管理的高效。

[關(guān)鍵詞]機(jī)關(guān)文書；檔案管理；解決策略

[中圖分類號]K262.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

1 當(dāng)前行政機(jī)關(guān)內(nèi)部文書檔案管理中的主要問題

1.1 文書檔案管理人員在專業(yè)技能和素質(zhì)方面有所欠缺

文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的缺乏是限制機(jī)關(guān)內(nèi)部文書檔案管理效率提升的主要因素。很多行政機(jī)關(guān)內(nèi)部的文書檔案管理人員的檔案管理專業(yè)技能有限，專業(yè)素質(zhì)有所欠缺，思想意識重視程度不夠，不能從根本上來認(rèn)清自己的專業(yè)能力。

1.2 文書檔案管理工作的機(jī)制性較差，無法有效銜接

在現(xiàn)代行政機(jī)關(guān)內(nèi)部文書與檔案管理是相互支撐的兩個(gè)系統(tǒng)，不僅其管理機(jī)制要共通，其管理形式也應(yīng)該密切聯(lián)系。文書工作著重于文書信息的歸類搜集與整理，一個(gè)注重前期信息的搜集與整理，一個(gè)注重后期信息的管理與保存，可以說二者相依相存，不可分割。提高檔案管理效率，主要表現(xiàn)為：

1.2.1 建立科學(xué)管理機(jī)制，嚴(yán)格責(zé)任追究

檔案管理要加強(qiáng)制度建設(shè)，確立嚴(yán)格的責(zé)任追究制度和一把手負(fù)責(zé)制度，確立檔案管理工作的重要地位，使檔案管理漏洞一旦出現(xiàn)，能在第一時(shí)間落實(shí)責(zé)任，提出整改方案，提高工作的規(guī)范性。為了更好地協(xié)同解決檔案管理中出現(xiàn)的種種問題，還要不斷建立和完善檔案協(xié)調(diào)機(jī)制，使檔案材料的形成和收集過程能夠得到多部門的有效配合，從而有效提升檔案工作的效率。

1.2.2 完善管理配套設(shè)施

良好的檔案管理工作需要軟硬件的支持，為檔案保管室和保管部門配備完善的設(shè)備和設(shè)施，要認(rèn)識到檔案管理工作的作用和意義，建立統(tǒng)一、規(guī)范、整齊的檔案保管室。對于落后、老化的設(shè)施設(shè)備要及時(shí)更新，避免引起例如電線老化而導(dǎo)致的火災(zāi)事故等，帶來不必要的損失。

2 檔案管理工作存在主要問題的控制策略

2.1 完善檔案管理制度

要做好檔案管理工作，就必須要建立一個(gè)完善的檔案管理制度，只有這樣，才可以保證檔案管理工作的有效展開和有序進(jìn)行。才能有效促進(jìn)單位檔案管理工作的展開。同時(shí)，檔案管理制度的建立還要以簡明實(shí)用為前提，要保證其可行性，并避免流于形式。建立檔案管理制度要以簡明易行、方便實(shí)用以及良好的可行性為目標(biāo)，這樣才可以在實(shí)際的檔案管理工作中充分發(fā)揮其指導(dǎo)性作用，并規(guī)范管理人員的工作行為。制度對于員工和領(lǐng)導(dǎo)都要有同樣的約束作用，避免制度流于性質(zhì)，空有一張文書。

2.2 強(qiáng)化文書工作與檔案管理的銜接

提高文書檔案管理效率，還要著重規(guī)范和銜接文書管理工作和檔案工作，要促進(jìn)二者在文件信息處理流程機(jī)制上形成完整無缺的管理體系，以此來促進(jìn)二者有效銜接。要逐步完善工作管理流程，通過強(qiáng)化二者的聯(lián)系來提升二者的銜接程度，逐步完善管理機(jī)制建設(shè)，保證完整性。

3 檔案管理問題解決措施

3.1 創(chuàng)新檔案管理

檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化管理要求管理部門進(jìn)行人事檔案管理理念的創(chuàng)新，檔案管理必須認(rèn)清實(shí)現(xiàn)信息化與網(wǎng)絡(luò)化管理的重要意義，進(jìn)而制定相應(yīng)的策略提高檔案管理的效率。檔案管理過程中，應(yīng)建立良好的溝通與交流機(jī)制，實(shí)現(xiàn)資源的共享，有效的提升檔案管理部門的工作效率。在建立完善檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化管理體系的過程中，應(yīng)加大管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化的宣傳力度，樹立信息化與網(wǎng)絡(luò)化的意識，調(diào)動(dòng)人員積極性，有效地參與到檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的工作實(shí)踐中來。

3.2 加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)

信息化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是提高檔案管理工作效率的重要手段，但檔案管理工作信息化與網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展依賴于人的建設(shè)與完善，因此，應(yīng)注重檔案管理工作專業(yè)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，檔案管理部門應(yīng)本著以人為本的工作原則及工作的方法進(jìn)行部門整體工作的設(shè)計(jì)與完善。通過培訓(xùn)，提升檔案管理部門工作人員的能力。在開展培訓(xùn)中，應(yīng)從管理及技術(shù)的具體應(yīng)用兩個(gè)方面進(jìn)行設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)其更好地為檔案管理工作服務(wù)。檔案管理工作的發(fā)展趨勢以現(xiàn)代化發(fā)展為主，檔案工作人員要適應(yīng)工作要求，必須具備較高的計(jì)算機(jī)操作水平，具備應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的加工、存儲與傳遞檔案信息的功能。多媒體技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，是實(shí)現(xiàn)管理工作高效的重要影響因素。

3.3 加大檔案管理資金扶持力度

檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展依賴于資金支持，思想上的倡導(dǎo)與物質(zhì)上的保障，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的基礎(chǔ)，檔案管理部門應(yīng)加大資金扶持力度，為管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化尋找廣闊的來源。應(yīng)發(fā)倔內(nèi)部員工的潛力，鼓勵(lì)其進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，進(jìn)加快檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)步伐。

3.4 建立人事檔案管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)

建立的檔案管理數(shù)據(jù)庫，是資料收集的基礎(chǔ)，檔案資料在收集完成后，應(yīng)錄入相應(yīng)的系統(tǒng)，進(jìn)行保存及分析應(yīng)用，開發(fā)并建立完善的檔案管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。檔案管理具備在不同開發(fā)模式下運(yùn)行的功能，因此該系統(tǒng)的程序較為復(fù)雜，為了保證系統(tǒng)安全可靠地運(yùn)行，系統(tǒng)中設(shè)置了相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份服務(wù)器，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)決策，檔案管理系統(tǒng)的功能也進(jìn)行了詳細(xì)的劃分，系統(tǒng)對訪問人員進(jìn)行了精確的劃分與設(shè)定，保證了系統(tǒng)信息的安全，根據(jù)工作的具體需要，對系統(tǒng)使用者進(jìn)行系統(tǒng)的分類，這不僅提高了檔案資料的使用效率，更實(shí)現(xiàn)了檔案資料的保密要求，通過對系統(tǒng)使用者的分類與規(guī)范，檔案資料在查找過程中更加的快捷方便，實(shí)現(xiàn)了有針對性的查找與管理。

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