朱蘇春

本文結合筆者在企業(yè)中的實際工作經驗，對公文管理中常見的一些問題進行了總結，并就如何提高單位的公文管理水平談了幾條個人看法，希望能夠對其他人提供一些借鑒。

公文管理 問題與對策

引言

所謂公文管理一般是指收發(fā)文單位特定的人員使用特定辦法對公文進行管理，使其符合單位收發(fā)要求，該過程是一個動態(tài)的過程，包括公文擬制、辦理、保管和歸檔等一系列工作，做好公文管理要解決好當前公文管理中存在的問題，提高思想意識和人員素質，從根本上提高單位公文管理水平。

當前公文管理中的存在的問題

（1）當前有關公文制度建設和公文處理要求不相適應

目前公文在大多數(shù)基層單位當中主要是進行簡單轉發(fā)和宣講對上級公文管理要求進行傳達，對自身所在單位的公文處理編制的時候很多都是閉門造車，沒有和優(yōu)秀公文制度相比較，公文格式樣本設計的時候也沒有從自身實際出發(fā)使得一些公文范例參考意義不強，覆蓋面不夠廣，制度建設成為了“公文要求雜記”，公文內容繁雜、冗余文字較多，寫作方法仍然需要進一步改進。

（2）公文培訓水平不能滿足公文質量要求

單位內部組織的公文培訓活動比較少，想要學習該方面技能的人得不到及時充電，實踐指導也不夠，培訓效果不理想。外部培訓和公開課和單位自身公文實際要求情況不相適應，不能達到切實需要的目標，就當前來說很多基層單位還沒有足夠多的和公文有關的論文和資料，當前使用的文獻資料也不具備系統(tǒng)性和權威性，最終致使基層單位培訓資料缺乏系統(tǒng)的章法，培訓效果直接受到影響。

加強公文管理規(guī)范的主要做法

（1）按照規(guī)定制定合理的公文處理制度

想要保證基層單位的公文高效運轉，首先應該有一個成熟完善的管理制度，正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，加強制度建設有利于為公文寫作制定一個規(guī)范的框架。所以各級單位應該在嚴格落實上級單位要求的基礎上，根據(jù)自身的實際情況編制出可行性比較高的公文寫作和處理規(guī)定，統(tǒng)一本單位的公文寫作格式。

（2）制定切合實際的公文處理辦法

一些單位在自己制定的《公文處理辦法》中，《辦法》編制人員特意設置了多種公文種類和形式以及公文寫作規(guī)則等，使得公文處理辦法具備較高的可操作性，同時該《辦法》也可作為剛剛進人單位的基層員工的培訓素材使用。公文格式要求在該公文處理辦法中得到具體說明，編制人員能夠將各類公文要求轉化成為加密特急通知文件、聯(lián)合發(fā)文請示件等11種典型的公文格式模板。

（3）制定出實用的公文處理力、法

通過對一些單位制定的公文處理辦法進行分析后，發(fā)現(xiàn)一些單位的制度并沒有對所有的文種給與說明，二是根據(jù)單位的實際情況保留了除了決議、公報、命令之外的9中常用文體。在行為規(guī)則上，公文規(guī)范編制人員將上行文、平行文和下行文需要遵循的文種選擇和抄送單位等都采納到了公文處理的辦法當中，考慮到不同單位的不同性質，編制人員對于請示和批復類的公文進行了重點闡述，其主要原因就在于在實際寫作中，請示、批復類公文中的質量問題比較多，主要表現(xiàn)為公文的文體不一致、公文標題太長、公文的附件格式和附注標注不規(guī)范等問題。所以，編制人員在管理公文的時候需要將批復類的公文轉化為“批轉類公文”，并規(guī)定公文的題目不得超出50個字、不得高于三行，該類公文標題格式統(tǒng)一成《某單位關于某某評審意見的通知》。

加強公文管理規(guī)范的有效建議

（1）要加快條例標準向處理辦法的轉化速度

一般來說，條例具備法的效力，而且條例也具備行為簡潔和受法律約束力等特點，不過因為條例僅僅能夠明確一些硬性規(guī)定的內容，在實際的實行過程當中很容易出現(xiàn)指導性不強、行文零散等一些影響公文處理人員學習事件的問題?；鶎訂挝灰诔浞值奈铡稐l例》和《寫作標準》的基礎之上，針對一些公文的寫作細節(jié)和特殊問題加以規(guī)范，比如和自身單位發(fā)展的實際情況，根據(jù)實際需求將不需要的文種予以革新或者去除，加強對批轉類公文的細節(jié)詞論。

（2）推動處理辦法轉化為工作手冊

首先，公文的編制人員要以公文處理辦法為依據(jù)，將規(guī)范格式模板、公文業(yè)務規(guī)范等其他內容融合在一起形成工作要求，并且要將各種公文管理制度落實到工作手冊當中，人手一份，為所有從事公文寫作和處理的人員規(guī)范行文提供指導，另外還可以在實際的公文處理當中篩選出一些具有典型錯誤的文章案例及公文格式常見問題實例給單位開展公文寫作有關培訓的活動提供一些培訓材料，最后基層公文管理單位還要加強收發(fā)文質量管理工作，對于不規(guī)范的公文必須退還重寫，以此來帶動擬稿單位及時加以改進。

（3）公文管理者要重視單位的辦文實際情況

基層單位公文管理工作者除了應該充分了解單位辦文的實際情況以外，還要對單位的實際辦文制度要求和學習培訓在基層的效果反饋情況進行重點關注，另外還要定期邀請基層單位向辦公室反映某個階段集中存在的問題，針對問題進行深入分析和討論，運用頭腦風暴法集中提出修改意見進行整改，推動全單位的公文管理規(guī)范化。

結語

公文寫作是企業(yè)管理中的重要工作，因此要選聘一些政治覺悟高、責任心強的正式員工負責公文管理工作；二是要加強業(yè)務交流培訓，提高辦文秘書綜合素質，從發(fā)文質量、收文處理、文件保管等方面全面檢查基層單位文秘工作人員公文管理情況，調動相關工作人員積極性和主動性，為企業(yè)公文管理作出貢獻。

[1]徐梅芳.當前我國行政公文處理存在的主要問題及其對策研究[D].湖北大學，2010.

[2]闕宗仁.當前機關公文處理中的問題及其對策[J].黨政研究，1999（3）：69-71.