摘 要：做好工程檔案管理，保證記錄的準(zhǔn)確性與真實(shí)性可以最大限度的調(diào)動(dòng)建設(shè)中的各種人員各司其職的積極性，進(jìn)而保證工程質(zhì)量，確保工程圓滿完成。本文主要從現(xiàn)代企業(yè)制度對(duì)企業(yè)工程檔案管理的新要求出發(fā)，以問(wèn)題為導(dǎo)向，探索通過(guò)加強(qiáng)工程檔案管理來(lái)促進(jìn)工程質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：新絲路；海外基礎(chǔ)建設(shè)；現(xiàn)代企業(yè)；工程檔案規(guī)范化

習(xí)近平主席發(fā)出“一帶一路”倡議已經(jīng)5周年了，作為西安的建筑企業(yè)，都在不遺余力地不斷推進(jìn)“新絲綢之路經(jīng)濟(jì)帶”建設(shè)。這些建筑企業(yè)充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，緊緊抓住“海外陜西”建設(shè)機(jī)遇，積極主動(dòng)的走出去，在絲綢之路沿線國(guó)家和地區(qū)開(kāi)展基礎(chǔ)建設(shè)工程，建設(shè)新絲路。在海外工程項(xiàng)目管理中，檔案管理是非常重要的，決定了項(xiàng)目工程質(zhì)量的把關(guān)程度，并直接關(guān)系到工程項(xiàng)目后期的正常實(shí)施，同時(shí)也關(guān)系到后期的維護(hù)工作。因此，加強(qiáng)建筑企業(yè)工程檔案的規(guī)范化，特別是加強(qiáng)研究建筑企業(yè)工程檔案的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，并按照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)提升我國(guó)建筑企業(yè)檔案管理水平，迫在眉睫。

一、工程檔案管理內(nèi)涵及其規(guī)范化分析

工程檔案是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批，勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過(guò)程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分。

建筑工程項(xiàng)目涉及的內(nèi)容和范圍十分廣泛，從建筑學(xué)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域進(jìn)行闡述，工程項(xiàng)目是指依據(jù)一定的計(jì)劃和方案，在獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算的干預(yù)下，要遵循以下規(guī)范化步驟：做好前期準(zhǔn)備工作，結(jié)合相關(guān)市場(chǎng)調(diào)查，提出適合本企業(yè)發(fā)展的工作方案，并對(duì)其進(jìn)行審核，擬定項(xiàng)目計(jì)劃，設(shè)計(jì)施工方案和建筑圖紙；施工階段，建立嚴(yán)格保準(zhǔn)的施工管理制度，規(guī)范施工管理流程；后期階段，做好工程竣工驗(yàn)收工作。工程項(xiàng)目管理，是對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行管理和規(guī)劃，并將其作為檔案資料進(jìn)行保管，作為建筑企業(yè)重要文獻(xiàn)資料。結(jié)合天津開(kāi)發(fā)區(qū)現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)區(qū)總公司建筑工程項(xiàng)目，可以發(fā)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案管理主要包含以下內(nèi)容：合同型文件資料，如各種采購(gòu)、施工項(xiàng)目合同，工程項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)，國(guó)家規(guī)定的建筑施工審批及相關(guān)手續(xù)等；建筑工程基礎(chǔ)安裝文件等，如建筑工程材料更換文件、土地質(zhì)量勘測(cè)、施工測(cè)量等資料；建筑圖紙保管，如工程項(xiàng)目總設(shè)計(jì)圖、建筑竣工平面圖、管道安裝圖及其他基礎(chǔ)設(shè)施分布圖等。

二、現(xiàn)代企業(yè)制度對(duì)企業(yè)工程檔案管理的新要求

現(xiàn)代企業(yè)制度是對(duì)企業(yè)的日常運(yùn)行和管理做出基本規(guī)定的規(guī)章，通過(guò)企業(yè)制度的引導(dǎo)，能夠有效對(duì)企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、人員激勵(lì)和管理、企業(yè)的文化和信息管理等各個(gè)方面的運(yùn)作進(jìn)行指導(dǎo)。建筑企業(yè)面對(duì)“走出去”的現(xiàn)實(shí)情況，現(xiàn)代企業(yè)制度需要考慮到企業(yè)不斷復(fù)雜化的管理要求，同時(shí)也要保證企業(yè)的盈利水平和發(fā)展。因此現(xiàn)代企業(yè)制度需要更多地注重企業(yè)與不斷發(fā)展的社會(huì)之間的協(xié)調(diào)，同時(shí)也要注重企業(yè)內(nèi)部人員、信息的協(xié)調(diào)。

在“一帶一路”倡議背景之下，傳統(tǒng)建筑企業(yè)的工程檔案管理方式已無(wú)法滿足國(guó)際建筑市場(chǎng)的發(fā)展需求。需要在管理體制、管理內(nèi)容、管理方式上積極規(guī)范化。建筑企業(yè)的工程檔案管理對(duì)于建設(shè)信息的編輯和存貯，企業(yè)的日常運(yùn)作，企業(yè)的盈利目標(biāo)實(shí)現(xiàn)以及企業(yè)的人員管理等各個(gè)方面都有著重要的作用。只有將企業(yè)的工程檔案進(jìn)行合理的管理，才能夠讓這些信息得益有效存儲(chǔ)，并指導(dǎo)企業(yè)的運(yùn)行。因此需要提倡的是一種信息化、網(wǎng)絡(luò)化、專(zhuān)業(yè)化、綜合化的企業(yè)檔案管理模式。通過(guò)高效的建筑企業(yè)工程檔案管理，促進(jìn)企業(yè)的綜合化管理，充分適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的要求，適應(yīng)新絲路建設(shè)視閾下建筑企業(yè)融入國(guó)際市場(chǎng)的要求。

三、吃準(zhǔn)認(rèn)清工程檔案管理中暴露的新問(wèn)題

1.工程檔案管理人員意識(shí)和能力相對(duì)薄弱

由于工程檔案管理發(fā)展的時(shí)間較短，其在建筑工程中的作用和價(jià)值是近年來(lái)提出的，因此在工程檔案管理方面缺乏高質(zhì)量的專(zhuān)業(yè)人才，工程檔案與其他檔案管理工作不同，不僅需要檔案管理人員具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，還需要檔案管理人員具備扎實(shí)的建筑工程知識(shí)，能夠?qū)こ添?xiàng)目產(chǎn)生的各種文獻(xiàn)資料進(jìn)行整理，保證工程檔案管理的安全性和真實(shí)性，然而當(dāng)前工程檔案管理人員整體素質(zhì)和水平并不高，很多管理人員都是由其他部門(mén)工作人員兼任，這就導(dǎo)致工程檔案管理效率不高，存在很大的風(fēng)險(xiǎn)危機(jī)。

2.工程檔案管理質(zhì)量有待提升

工程檔案管理涉及的內(nèi)容和項(xiàng)目較多，需要對(duì)建筑工程實(shí)施過(guò)程中的所有項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一管理，包括施工前期的計(jì)劃書(shū)、驗(yàn)收文件和其他合同協(xié)議書(shū)，都屬于工程檔案管理項(xiàng)目，由于工程檔案管理的復(fù)雜性，很多建筑企業(yè)在管理過(guò)程中無(wú)法把握檔案管理的重心，缺乏有條理的檔案管理工作模式，導(dǎo)致工程檔案管理出現(xiàn)混亂的狀態(tài)，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案丟失、損壞等現(xiàn)象，無(wú)法發(fā)揮工程檔案管理的實(shí)際作用。

3.工程檔案管理制度不完善

盡管部分建筑企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到檔案管理的重要性，但是在實(shí)際建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中，其取得效果并不理想，一方面建筑企業(yè)工程檔案管理意識(shí)不足，缺乏具體的工程檔案管理行動(dòng)力和執(zhí)行力，導(dǎo)致工程檔案管理部門(mén)形同虛設(shè)；另一方面工程檔案管理制度不完善，如檔案人員管理制度、監(jiān)督保護(hù)制度等，都流于表面，難以規(guī)范工程檔案管理工作流程，甚至?xí)?duì)企業(yè)帶來(lái)一定的負(fù)面影響。

三.通過(guò)加強(qiáng)工程檔案管理來(lái)促進(jìn)工程質(zhì)量的有效途徑

1.提高企業(yè)檔案管理意識(shí)

企業(yè)的檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的管理而言有著重要的作用，要想加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理，必須提高企業(yè)的檔案管理意識(shí)。首先企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)自身應(yīng)該提高相關(guān)的意識(shí)，明確檔案管理的重要性。并不斷通過(guò)企業(yè)內(nèi)部的文化和宣傳教育，提高企業(yè)內(nèi)部所有員工的檔案管理意識(shí)。設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)和人員，定期進(jìn)行員工的培訓(xùn)等，從而幫助企業(yè)檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平的提高。同時(shí)也可以通過(guò)企業(yè)的宣傳畫(huà)冊(cè)等多媒體形式，向員工宣傳檔案管理的作用，讓所有員工都提高檔案管理意識(shí)，明確檔案管理的要求和要點(diǎn)，從而更好地幫助企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行。

2.完善法規(guī)、業(yè)務(wù)規(guī)范等相關(guān)制度

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，人們的法律意識(shí)逐漸加強(qiáng)，我國(guó)法治社會(huì)日益健全，檔案管理也不例外。鑒于工程檔案管理對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量的保證和控制作用，國(guó)家和地區(qū)都制定了各類(lèi)管理規(guī)范，現(xiàn)場(chǎng)建設(shè)工程實(shí)施時(shí)，一定要嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)的要求，另外也可以根據(jù)自身工程的特點(diǎn)，結(jié)合自身需求，完善工程檔案的要求，確保施工過(guò)程中的各項(xiàng)環(huán)節(jié)的工程質(zhì)量都實(shí)際反應(yīng)到了工程檔案之中。

3.加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，要想實(shí)現(xiàn)人員檔案意識(shí)的有效提升，不僅需要完善管理制度，還要強(qiáng)化檔案管理專(zhuān)業(yè)化人才建設(shè)。人員是學(xué)校檔案管理的主體，同時(shí)對(duì)檔案管理科學(xué)化水平的有效提升起到了潛移默化的作用。作為檔案管理人員不但要努力抓好檔案工作管理，還要積極培養(yǎng)高素質(zhì)、工作能力強(qiáng)，對(duì)工程各個(gè)環(huán)節(jié)熟悉了解的工程技術(shù)人員，要求檔案人員既要具備檔案意識(shí)還要熟練掌握工程的實(shí)施規(guī)范和要求，掌握更多的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)。另外，通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等打造一支高素質(zhì)、技能水平高的復(fù)合型檔案管理團(tuán)隊(duì)，促進(jìn)檔案管理，從而促進(jìn)工程質(zhì)量的有效提升。

4.做好項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中重點(diǎn)步驟的檔案質(zhì)量控制

建設(shè)工程項(xiàng)目從前期準(zhǔn)備到施工建設(shè)，最后到竣工驗(yàn)收，從工程檔案管理上來(lái)說(shuō)，可分為三部門(mén)進(jìn)行，即工程準(zhǔn)備、施工建設(shè)、竣工階段的檔案管理，工程檔案對(duì)項(xiàng)目重點(diǎn)步驟控制也可用這三部分進(jìn)行。首先，在工程準(zhǔn)備階段，通過(guò)檔案資料管理重點(diǎn)控制設(shè)計(jì)文件質(zhì)量、施工圖設(shè)計(jì)質(zhì)量等；其次，在工程施工進(jìn)展階段，控制的重點(diǎn)集中在建設(shè)材料、機(jī)械設(shè)備、施工質(zhì)量；最后，在工程竣工階段，控制的重點(diǎn)是工程總結(jié)、評(píng)估、驗(yàn)收，比如施工方檔案資料進(jìn)行全面檢查，城建檔案管理部分查驗(yàn)工程檔案質(zhì)量等。在工程施工的各個(gè)階段都要體現(xiàn)檔案管理的的行政強(qiáng)制性約束能力，如果出現(xiàn)相關(guān)材料、技術(shù)等與文件說(shuō)明中有不符現(xiàn)象，就需要相關(guān)人員的信息反饋，這樣才能在工程施工過(guò)程中，防止發(fā)生因提交技術(shù)成果有誤而影響整個(gè)工程運(yùn)行計(jì)劃，更是對(duì)工程質(zhì)量造成可能是無(wú)法挽回的損失。

總之，現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)不斷提高的要求，使得走向海外的建筑企業(yè)的工程檔案管理變得越來(lái)越重要。各企業(yè)應(yīng)該明確新絲路建設(shè)視閾下企業(yè)工程檔案管理的新要求，用信息化、網(wǎng)絡(luò)化、電算化的方式進(jìn)行工程檔案管理。以加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，提高企業(yè)管理效率。

作者簡(jiǎn)介：

賈艷娟，女，西安中交公路巖土工程有限責(zé)任公司，中級(jí)政工師。