麥浪

2012年，中國(guó)電信開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)，其利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，形成了“系統(tǒng)省集中，數(shù)據(jù)集團(tuán)集中”的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)架構(gòu)和“省內(nèi)集中，全國(guó)查詢”的檔案信息共享平臺(tái)。隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，信息化、電子化已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)主要“記錄者”的會(huì)計(jì)檔案也在進(jìn)行一場(chǎng)全新的變革，逐漸向電子化管理的方向邁進(jìn)。

一、關(guān)鍵概念

新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了定義。會(huì)計(jì)檔案是指單位會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理等過(guò)程中接受或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。目前，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案電子化還沒(méi)有統(tǒng)一、規(guī)范性的定義，筆者認(rèn)為陳邁、賈宇霞對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化的概念表述相對(duì)科學(xué)，他指出會(huì)計(jì)檔案電子化主要是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)樵谟?jì)算機(jī)等介質(zhì)上進(jìn)行存儲(chǔ)和應(yīng)用的記錄著企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的電子資料，包括電子原始憑證、電子記賬憑證、電子賬簿、電子報(bào)表、電子文檔及其他資料等。會(huì)計(jì)檔案電子化管理不僅包含會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)、信息的收集、錄入、整理、歸檔、查詢及分析，還需要融合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，構(gòu)建軟件應(yīng)用管理平臺(tái)，對(duì)檔案實(shí)行全面管控，更需要相應(yīng)的技術(shù)、管理人才。

二、會(huì)計(jì)檔案電子化的可行性分析

（一）不利因素

1、思想上的障礙

檔案電子化是檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，任何行業(yè)都需要適應(yīng)這種變化趨勢(shì)，會(huì)計(jì)行業(yè)也是如此。但是在會(huì)計(jì)檔案電子化管理模式推進(jìn)過(guò)程中，部分機(jī)構(gòu)和人員在思想上、認(rèn)識(shí)上還不理解、不認(rèn)同。一是存在“恐懼”心理，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案具有保密性，實(shí)行會(huì)計(jì)檔案電子化可能泄密，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作的災(zāi)難性后果；二是存在“排斥”情緒，認(rèn)為實(shí)行會(huì)計(jì)檔案電子化既增加工作量和成本，又費(fèi)時(shí)費(fèi)力不討好，加重會(huì)計(jì)人員的心理負(fù)擔(dān)；三是存在“麻木”狀態(tài)，有些人或多或少存在著對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化管理不思、不學(xué)、不懂、不會(huì)的現(xiàn)象。由于觀念上的落后，認(rèn)識(shí)上的偏差，嚴(yán)重阻礙了會(huì)計(jì)檔案電子化的實(shí)施和發(fā)展。

2、技術(shù)上的障礙

實(shí)行會(huì)計(jì)檔案電子化，技術(shù)支撐是關(guān)鍵。檔案所包含的信息資源能有效促進(jìn)行業(yè)的發(fā)展，但同時(shí)檔案很多信息具有機(jī)密性。因此，檔案電子化管理的保密性和安全性是基本的技術(shù)要求。檔案電子化管理的信息采集、傳輸、存儲(chǔ)、信息處理、共享、運(yùn)維等各環(huán)節(jié)，都面臨安全風(fēng)險(xiǎn)，需要專業(yè)化的技術(shù)管理團(tuán)隊(duì)保障運(yùn)行，并不斷提升技術(shù)、完善系統(tǒng)，提高系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、信息的安全性。

3、法律上的障礙

檔案電子化管理需要建立相關(guān)的法律法規(guī)來(lái)確認(rèn)管理的責(zé)、權(quán)、利，這是普及應(yīng)用和提升使用價(jià)值的前提條件。我國(guó)現(xiàn)有檔案方面的法律法規(guī)還停留在紙質(zhì)檔案的管理范圍，無(wú)法滿足會(huì)計(jì)檔案電子化管理快速發(fā)展的需要。電子化管理模式和方法的認(rèn)可度不夠，法律效力的不足，法律法規(guī)建設(shè)的滯后等等都可能導(dǎo)致檔案管理中出現(xiàn)一些問(wèn)題，由于法律依據(jù)不足而無(wú)法進(jìn)行處理。

（二）有利因素

1、信息化技術(shù)水平不斷進(jìn)步

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展日新月異。2010年，財(cái)政部推出XBRL技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)了會(huì)計(jì)管理、互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用、大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)管理方法的有機(jī)融合，為會(huì)計(jì)管理提供了新的發(fā)展平臺(tái)。高效、高集成的系統(tǒng)平臺(tái)和通信技術(shù)可以讓會(huì)計(jì)管理工作與各種相關(guān)管理工作相聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)了高度共享的財(cái)務(wù)管理模式，打破地域限制，使會(huì)計(jì)信息的公開(kāi)和會(huì)計(jì)資料的傳遞更加高效便捷。這為企業(yè)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的會(huì)計(jì)檔案管理提供了技術(shù)平臺(tái)的支持。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的管理、利用提供了有力的技術(shù)保障。

2、降低了檔案管理成本

紙質(zhì)檔案的保管需要建立檔案室，要溫度、濕度控制，需要各種設(shè)施保障檔案室的安全、持續(xù)運(yùn)行；檔案信息的利用也需要尋找、查閱浩瀚的檔案資源。檔案的形成也需要大量的紙張、粉墨來(lái)支撐，需要人力、物力的保障。電子化檔案能夠?qū)崿F(xiàn)從獲得原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告等各種電子會(huì)計(jì)資料的系統(tǒng)自動(dòng)化歸檔，無(wú)須打印紙質(zhì)憑證，無(wú)須人工分揀匹配，自動(dòng)歸納、整理、儲(chǔ)存。相對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理來(lái)說(shuō)，既能減少紙張的浪費(fèi)、節(jié)省保存空間，又能減少人力的付出，大大降低檔案管理成本。

3、提高了檔案管理和檔案利用效率

會(huì)計(jì)檔案電子化管理后，系統(tǒng)形成的電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)集中、統(tǒng)一、全程管理，提高了檔案資料管理的規(guī)范性、效益性和科學(xué)性。同時(shí)，在合理地授權(quán)下，使用者可以對(duì)歸檔后的會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行檢索、查閱，提高了檔案利用率和數(shù)據(jù)共享率，幫助檔案人員從繁瑣的檔案查閱中解放出來(lái)。

4、檔案安全有保障

網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、電子管理技術(shù)的安全性大大提升，如傳輸加密技術(shù)、用戶認(rèn)證機(jī)制區(qū)別不同使用者等等安全技術(shù)措施，能夠有效保證會(huì)計(jì)檔案的安全性，能夠有效控制用戶查閱權(quán)限，能夠有效防范管理人員、操作人員對(duì)會(huì)計(jì)資料人為篡改。而且電子會(huì)計(jì)檔案最終采用存儲(chǔ)介質(zhì)備份保存，相對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理來(lái)說(shuō)，其安全性明顯要高，同時(shí)在傳遞的過(guò)程中可以通過(guò)檢索后直接提取所需信息，也不必?fù)?dān)心檔案會(huì)遺失。

三、會(huì)計(jì)檔案電子化的實(shí)現(xiàn)路徑

全面加強(qiáng)檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案“存憑、留史、資政、育人”的價(jià)值，是會(huì)計(jì)檔案管理工作的任務(wù)和目標(biāo)。實(shí)現(xiàn)新時(shí)代會(huì)計(jì)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)，必須認(rèn)清形勢(shì)，順勢(shì)而為。

（一）建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度

會(huì)計(jì)檔案電子化管理制度是規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理流程，保證會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性、完整性、安全性、保密性、可用性、規(guī)范性的重要保證。制度是保障，只有建立好制度才能更好的促進(jìn)檔案電子化管理的發(fā)展。一是強(qiáng)化國(guó)家的立法立規(guī)。國(guó)家相關(guān)部門必須針對(duì)檔案電子化管理建立相應(yīng)的法律法規(guī)，從宏觀層面來(lái)建立行業(yè)規(guī)范、準(zhǔn)則。二是企業(yè)依據(jù)國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)，有針對(duì)性的建立企業(yè)自身的規(guī)章制度，執(zhí)行規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)體系，應(yīng)按照行業(yè)特點(diǎn)和管理要求，建立科學(xué)規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案電子化管理制度，明確管理職責(zé)和要求，規(guī)范操作行為。會(huì)計(jì)檔案電子化管理制度應(yīng)包含會(huì)計(jì)電子檔案形成、收集、整理、移交歸檔、保管、利用等方面，同時(shí)應(yīng)有數(shù)據(jù)備份機(jī)制、數(shù)據(jù)防篡改機(jī)制、信息系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)安全的相關(guān)控制制度等。企業(yè)在制定檔案管理制度時(shí)，應(yīng)該請(qǐng)信息技術(shù)部門、檔案部門和財(cái)務(wù)部門及其他業(yè)務(wù)部門參與制度制定。努力做到檔案管理有章可循，提高工作效率和工作準(zhǔn)確度。

（二）建立完善的會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息系統(tǒng)

2015年12月1日，我國(guó)開(kāi)始全面推行增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)，為了更好的接受和管理、利用電子會(huì)計(jì)憑證，可以通過(guò)對(duì)可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語(yǔ)言（XBRL）技術(shù)進(jìn)行靈活運(yùn)用，將其與會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)相結(jié)合，建立會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息系統(tǒng)，促進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理走向智能化，使會(huì)計(jì)檔案的利用更趨向于扁平化、高效化。會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建要符合合法性、規(guī)范性、效益性、真實(shí)性、安全性的原則，系統(tǒng)的構(gòu)建應(yīng)該要以用戶的需求為前提，同時(shí)又要充分保障會(huì)計(jì)檔案的利用效率和對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保護(hù)管理。會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息系統(tǒng)的建設(shè)必須遵循《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)。在建設(shè)系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該有充分的制度及物質(zhì)基礎(chǔ)、人才和技術(shù)保證，并根據(jù)建設(shè)和管理需求選擇合適的系統(tǒng)，合理設(shè)計(jì)管理流程。在此基礎(chǔ)上，建立以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息系統(tǒng)，并以該系統(tǒng)為基礎(chǔ)對(duì)日常會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化歸檔處理，建立全面的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案隨時(shí)隨地的檢索、利用。

（三）建立信息資源共享機(jī)制

檔案的價(jià)值在于充分運(yùn)用，通過(guò)反復(fù)查閱不斷提升檔案價(jià)值。企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案只是企業(yè)檔案體系中的一部分，除此之外，還有人力資源檔案、業(yè)務(wù)檔案、管理檔案等等。電子檔案要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)集成，建立集扁平化、集成化、完整性于一體的企業(yè)管理系統(tǒng)，使得企業(yè)的各種檔案能夠通過(guò)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。首先，企業(yè)要及時(shí)把會(huì)計(jì)電子檔案納入到企業(yè)管理系統(tǒng)之中；其次，企業(yè)應(yīng)對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理，解決紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案屬地化而造成的會(huì)計(jì)檔案在空間上難以轉(zhuǎn)移的問(wèn)題，便于異地會(huì)計(jì)檔案的調(diào)取，加速實(shí)現(xiàn)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案信息的高度共享；然后，解決檔案管理使用授權(quán)問(wèn)題，既保證檔案的充分利用又保證檔案的保密性。有人認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案的屬性就是保密，與開(kāi)放、共享精神相左，實(shí)行電子化如同引狼入室，可能給工作帶來(lái)災(zāi)難性后果。由于過(guò)度強(qiáng)調(diào)企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案的保密性，人為形成“信息孤島”，導(dǎo)致對(duì)會(huì)計(jì)檔案的利用價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，限制了會(huì)計(jì)檔案在企業(yè)內(nèi)部的傳遞共享，削弱了其對(duì)企業(yè)管理的決策和參考作用。對(duì)此，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案保密程度的正確認(rèn)識(shí)，正確認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值，順應(yīng)形勢(shì)發(fā)展變化，建立信息資源共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化。

（四）培養(yǎng)會(huì)計(jì)檔案與電子化管理復(fù)合型人才

實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理，人才也是關(guān)鍵因素，需要財(cái)務(wù)管理、檔案管理、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用等知識(shí)的復(fù)合型人才。目前會(huì)計(jì)檔案管理所涉及到的學(xué)科不僅僅是檔案管理，還包括計(jì)算機(jī)科學(xué)、會(huì)計(jì)學(xué)、管理學(xué)等多學(xué)科交叉知識(shí)。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化不再是對(duì)紙質(zhì)文檔的看護(hù)保管，而是網(wǎng)絡(luò)資源、數(shù)據(jù)庫(kù)甚至是“檔案云”的管理、使用、維護(hù)。只有知識(shí)面廣、綜合素質(zhì)高的管理人才，才能管理、保存、利用和維護(hù)好電子化會(huì)計(jì)檔案，實(shí)現(xiàn)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)代化、數(shù)字化管理，在節(jié)省空間的同時(shí)為管理決策做出服務(wù)。那么，知識(shí)面廣、綜合素質(zhì)高的人才從哪里來(lái)？如何儲(chǔ)備人才？一是引進(jìn)人才，從大專院校、其他會(huì)計(jì)電子化檔案管理相對(duì)成熟的企業(yè)引進(jìn)；二是培養(yǎng)人才，通過(guò)培訓(xùn)、訂單式人才培養(yǎng)等方式提升人才的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，強(qiáng)化一專多能，強(qiáng)化專業(yè)素養(yǎng)，強(qiáng)調(diào)實(shí)踐能力的培養(yǎng)，從而逐步提升會(huì)計(jì)檔案電子化管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)，推動(dòng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理走上科學(xué)化、制度化、規(guī)范化道路；三是其它企業(yè)相互溝通交流。信息技術(shù)的高速發(fā)展，科技手段的不斷提高，及時(shí)充電是檔案管理人員必不可少的工作。企業(yè)可以通過(guò)多種形式、多種手段，多管齊下培養(yǎng)高素質(zhì)的電子化會(huì)計(jì)檔案管理人員。

（五）強(qiáng)化企業(yè)檔案電子化管理安全環(huán)境

檔案信息的安全性一直都是檔案管理的核心。實(shí)施會(huì)計(jì)檔案電子化，安全保障也是重要因素，不管是硬件，還是軟件，兩手都要抓，兩手都要硬。一是存儲(chǔ)的安全保障，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)采用質(zhì)量較好、可靠性較高的載體，檔案管理人員要每年對(duì)電子檔案的可讀性進(jìn)行評(píng)估。電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)要定期備份，盡量采用一式三份保存，并按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范格式存儲(chǔ)數(shù)據(jù)；計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)要放在適宜的場(chǎng)所，避免外界因素誘發(fā)數(shù)據(jù)丟失。二是信息系統(tǒng)的安全，要構(gòu)建并完善信息安全管理體系、信息保密體系、技術(shù)體系，保證信息系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)使用安全。三是使用的安全性，檔案管理設(shè)立有效的分級(jí)授權(quán)管理體系，對(duì)于不同的用戶采用分級(jí)管理方式，設(shè)定其操作權(quán)限，通過(guò)權(quán)限來(lái)確保檔案的保密性和安全性。四是提升檔案管理人員的意識(shí)和安全防護(hù)能力，只有意識(shí)到位、能力到位、執(zhí)行到位，才能合理保證企業(yè)檔案電子化管理環(huán)境安全。

會(huì)計(jì)檔案電子化是行業(yè)發(fā)展的大趨勢(shì)，盡管現(xiàn)實(shí)中還存在著各種問(wèn)題，但筆者相信，會(huì)計(jì)檔案電子化管理將日益科學(xué)、合理、高效。（作者單位為湖南省湘潭市疾病預(yù)防控制中心）