【摘要】學(xué)籍檔案是高校檔案中的最主要部分，價(jià)值重大，建檔時(shí)間緊、數(shù)量大、任務(wù)重，其數(shù)字化轉(zhuǎn)換遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出高校檔案部門的自身力量，普遍由外包公司來(lái)完成。但是，在學(xué)籍檔案數(shù)字化外包過(guò)程中，檔案實(shí)體的出入庫(kù)、拆裝卷以及存放加工，檔案數(shù)字化信息的生成、遷移和存儲(chǔ)，都存在著安全風(fēng)險(xiǎn)。因此，需要加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化外包過(guò)程中安全風(fēng)險(xiǎn)的防控和管理，主要包括事前管理、事中管理、事后管理三個(gè)方面，涵蓋學(xué)籍檔案數(shù)字化外包的全過(guò)程，構(gòu)成一個(gè)相互聯(lián)系、前后連貫的有機(jī)統(tǒng)一體。

【關(guān)鍵詞】外包；安全風(fēng)險(xiǎn)；安全管理

2014年12月，國(guó)家檔案局印發(fā)了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的通知。《規(guī)范》提出要加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理，確保檔案數(shù)字化過(guò)程中檔案實(shí)體與信息安全。學(xué)籍檔案是高校檔案中的最主要部分，其建檔的鮮明特點(diǎn)是時(shí)間集中、數(shù)量巨大、任務(wù)繁重，其數(shù)字化工作更是遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出高校檔案部門的自身力量。在現(xiàn)實(shí)中，各高校的普遍做法是將學(xué)籍檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換進(jìn)行外包。但是，學(xué)籍檔案數(shù)字化外包的環(huán)節(jié)較多，再加上時(shí)間緊、任務(wù)重，安全風(fēng)險(xiǎn)較大。因此，加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化外包安全風(fēng)險(xiǎn)的防控和管理是當(dāng)前高校檔案工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。

一、高校學(xué)籍檔案數(shù)字化外包的安全風(fēng)險(xiǎn)

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化外包，是指高校檔案部門通過(guò)支付一定報(bào)酬，將學(xué)籍檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作承包給專業(yè)公司來(lái)完成。外包成為當(dāng)今高校學(xué)籍檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的主要途徑。但外包作為一種商業(yè)運(yùn)行模式，有其固有的安全風(fēng)險(xiǎn)和弊端。

在學(xué)籍檔案數(shù)字化外包過(guò)程中，檔案實(shí)體及其數(shù)字化成果即檔案電子信息是工作對(duì)象。因此，學(xué)籍檔案數(shù)字化外包的安全風(fēng)險(xiǎn)也就是指檔案實(shí)體安全風(fēng)險(xiǎn)和檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)兩大類。

（一）學(xué)籍檔案實(shí)體的安全風(fēng)險(xiǎn)

在學(xué)籍檔案數(shù)字化加工過(guò)程中，流水線式的工作流程，需要對(duì)檔案進(jìn)行批量處理，人為接觸檔案實(shí)體的環(huán)節(jié)非常多，人為因素給實(shí)體檔案帶來(lái)了各種安全隱患。有的高校限于場(chǎng)地條件不好，在學(xué)籍檔案數(shù)字化外包時(shí)將大量檔案移出庫(kù)房或檔案館，常常由于外包手續(xù)的不完善或者檔案移出核對(duì)不準(zhǔn)確，導(dǎo)致檔案順序混亂、交接不清，還有可能造成實(shí)體檔案的丟失。在檔案數(shù)字化掃描、拍照等過(guò)程中，需要對(duì)原始檔案進(jìn)行必要的拆分、裝訂，并對(duì)一些檔案進(jìn)行重新編碼，外包公司常常以檔案掃描量計(jì)算報(bào)酬或成本，過(guò)多追求經(jīng)濟(jì)效益最大化，而非質(zhì)量最好，勢(shì)必容易破壞檔案實(shí)體。具體來(lái)說(shuō)，檔案實(shí)體安全風(fēng)險(xiǎn)主要產(chǎn)生于檔案實(shí)體數(shù)字化過(guò)程的以下環(huán)節(jié)中。

（1）檔案實(shí)體的出、入庫(kù)。在出、入庫(kù)過(guò)程中，未指定由專人辦理，或未履行交接手續(xù)，或未及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行外觀檢驗(yàn)和數(shù)量核對(duì)，均可導(dǎo)致檔案交接不清、順序混亂、檔案丟失等安全風(fēng)險(xiǎn)。

（2）檔案實(shí)體的拆、裝卷。檔案的拆除、裝訂不規(guī)范或錯(cuò)誤操作，容易導(dǎo)致檔案損壞。另外，操作人員缺乏檔案保護(hù)意識(shí)，趕速度、圖省事，拆除或裝訂時(shí)粗暴蠻干，也容易造成檔案原貌受損或漏頁(yè)、丟卷等安全風(fēng)險(xiǎn)。

（3）存放、加工檔案的場(chǎng)地。如果檔案存放地與加工場(chǎng)地距離較遠(yuǎn)，長(zhǎng)時(shí)間或長(zhǎng)距離的頻繁搬運(yùn)，可能出現(xiàn)檔案磨損、丟失等風(fēng)險(xiǎn)。在場(chǎng)地位置、建筑結(jié)構(gòu)、溫濕度、空氣質(zhì)量、光線等因素不適宜保存檔案實(shí)體的場(chǎng)所進(jìn)行數(shù)字化加工，存在檔案實(shí)體受損風(fēng)險(xiǎn)。

（二）學(xué)籍檔案數(shù)字化信息的安全風(fēng)險(xiǎn)

學(xué)籍檔案數(shù)字化的過(guò)程就是實(shí)體檔案內(nèi)容不斷轉(zhuǎn)化生成數(shù)字化信息的過(guò)程。生成的數(shù)字化信息是可以輕易地被拷貝、更改、遷移而不留下痕跡，通信業(yè)、存儲(chǔ)技術(shù)的飛速發(fā)展使數(shù)字信息在網(wǎng)絡(luò)中傳播更為快捷，因此保證學(xué)籍檔案信息的安全是學(xué)籍檔案數(shù)字化安全的核心。雖然大多數(shù)高校與外包公司簽訂了保密協(xié)議，但在數(shù)字化過(guò)程中還是難以有效避免重要信息泄密的風(fēng)險(xiǎn)。在對(duì)學(xué)籍檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化過(guò)程中，常常涉及檔案的鑒定、掃描、數(shù)據(jù)掛接以及校對(duì)等多道工序，任何一個(gè)環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)，都存在信息遺漏、錯(cuò)誤或泄露的風(fēng)險(xiǎn)。外包公司在數(shù)字化業(yè)務(wù)完成后清理不及時(shí)，也會(huì)增加檔案信息的泄露風(fēng)險(xiǎn)。具體來(lái)說(shuō)，檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)主要產(chǎn)生于檔案信息的生成、存儲(chǔ)和遷移環(huán)節(jié)中。

（1）檔案數(shù)字信息的生成。包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相器材、錄像器材、存儲(chǔ)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等數(shù)字化相關(guān)設(shè)備的缺失、老化、性能不穩(wěn)、軟件漏洞或存在質(zhì)量問題，可能導(dǎo)致數(shù)字化質(zhì)量差、損毀檔案等風(fēng)險(xiǎn)隱患。圖像拼接、分割、裁剪、糾偏、旋轉(zhuǎn)、去污、調(diào)整明暗度、色彩調(diào)整、縮放、壓縮等數(shù)字化信息處理方法，需根據(jù)圖像和檔案原件的具體情況適當(dāng)運(yùn)用，處理不當(dāng)容易造成掃描圖像得不完整、關(guān)鍵信息缺失、不清晰、色彩偏差等風(fēng)險(xiǎn)。

（2）檔案數(shù)字信息的存儲(chǔ)。存儲(chǔ)載體無(wú)安全認(rèn)證或質(zhì)量問題，以及數(shù)字化信息存儲(chǔ)格式未遵從相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，可能導(dǎo)致數(shù)字化信息不能長(zhǎng)期保存、正確讀取、有效檢索、準(zhǔn)確遷移等安全隱患。檔案目錄著錄不規(guī)范、存在數(shù)字化信息缺失、數(shù)據(jù)不能正確遷移、檢索利用困難等風(fēng)險(xiǎn)。

（3）檔案數(shù)字信息的遷移。數(shù)字化項(xiàng)目完成后的檢查和驗(yàn)收工作不規(guī)范或缺失，可能導(dǎo)致檔案遺漏、質(zhì)量不合格、手續(xù)不全等一系列風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字化項(xiàng)目結(jié)束后，未對(duì)有檔案信息存留的設(shè)備或系統(tǒng)（包括使用過(guò)的計(jì)算機(jī)、信息系統(tǒng)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等）進(jìn)行徹底清除和安全技術(shù)處理，可能造成信息流失、檔案泄密的隱患。

二、高校學(xué)籍檔案數(shù)字化外包的安全管理策略

學(xué)籍檔案數(shù)字化外包過(guò)程中的安全風(fēng)險(xiǎn)不容忽視，如何從源頭上對(duì)整個(gè)外包過(guò)程中存在的各種可能安全風(fēng)險(xiǎn)加以防范，是高校檔案部門必須仔細(xì)研究和解決的問題。因此，基于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化外包全過(guò)程的基本環(huán)節(jié)和安全風(fēng)險(xiǎn)因素，依據(jù)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，運(yùn)用項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的理論和方法，筆者探索出一套高校學(xué)籍檔案數(shù)字化外包安全管理策略。這套安全管理策略主要包括三個(gè)方面，即事前管理、事中管理、事后管理，涵蓋了學(xué)籍檔案數(shù)字化外包的全過(guò)程，構(gòu)成一個(gè)相互聯(lián)系、前后連貫的有機(jī)統(tǒng)一體。

（一）事前管理：科學(xué)選擇招標(biāo)公司，依法辦理外包手續(xù)

1.公開招標(biāo)，擇優(yōu)選擇公司

外包公司的選擇，關(guān)系到學(xué)籍檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量、進(jìn)度、安全等，直接影響到整個(gè)項(xiàng)目能否順利完成以及數(shù)據(jù)成果的質(zhì)量好壞和利用效率高低，需要謹(jǐn)慎選擇。主要對(duì)公司的資質(zhì)、業(yè)績(jī)、人員等方面進(jìn)行全面考察，最后擇優(yōu)選擇出綜合情況最好的外包公司。

（1）資質(zhì)審查。主要考察投標(biāo)公司三方面情況：一是營(yíng)業(yè)執(zhí)照、業(yè)務(wù)范圍、法人身份、財(cái)力狀況等基本信息；二是專業(yè)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)范、安全保密等管理制度；三是專業(yè)的掃描設(shè)備、軟件系統(tǒng)等工具設(shè)施。

（2）業(yè)績(jī)審查。重點(diǎn)考察投標(biāo)公司是否從事過(guò)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的工作經(jīng)歷，是否具有與項(xiàng)目?jī)?nèi)容相類似的成功案例，以及從事這些工作的良好信譽(yù)度。這些因素在很大程度上決定著項(xiàng)目能否按期保值保量得順利完成以及數(shù)據(jù)系統(tǒng)能否得到良好有效得后續(xù)維護(hù)。

（3）人員審查?？疾焱稑?biāo)公司是否具有良好的檔案數(shù)字化加工團(tuán)隊(duì)，主要包括工作人員的兩方面情況：一是一般性專業(yè)技術(shù)要求，包括技術(shù)人員能否隨時(shí)處理加工過(guò)程中出現(xiàn)的各種技術(shù)問題，以及掃描人員能否熟練地應(yīng)用計(jì)算機(jī)、掃描儀和圖像處理軟件。二是從事檔案工作的特殊職業(yè)要求，包括檔案保護(hù)意識(shí)、檔案拆裝訂等檔案業(yè)務(wù)工作技能等。這些技術(shù)和素質(zhì)有助于項(xiàng)目的高質(zhì)量完成以及減少對(duì)實(shí)體檔案的損害。

2.訂立業(yè)務(wù)合同，簽訂保密協(xié)議

除了嚴(yán)格審查把關(guān)之外，還要與外包公司訂立業(yè)務(wù)合同、簽訂保密協(xié)議，從法律上確定和規(guī)范外包公司對(duì)保證學(xué)籍檔案安全的責(zé)任和義務(wù)，運(yùn)用法律武器防范學(xué)籍檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)。

（1）訂立業(yè)務(wù)合同。與外包公司簽訂完善的業(yè)務(wù)合同主要包括兩方面內(nèi)容：一是項(xiàng)目本身，包括合作方式、工作內(nèi)容、履行期限、項(xiàng)目報(bào)酬、責(zé)任劃分、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、違約后果等。二是項(xiàng)目完成后的后續(xù)維護(hù)，包括系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)的技術(shù)支持服務(wù)，一定時(shí)期免費(fèi)的數(shù)據(jù)維護(hù)、數(shù)據(jù)升遷、技術(shù)維護(hù)服務(wù)，免費(fèi)期滿后的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等事項(xiàng)。訂立這種業(yè)務(wù)合同的目的，就是要加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目完成過(guò)程及其后續(xù)維護(hù)的風(fēng)險(xiǎn)控制。

（2）簽訂保密協(xié)議。根據(jù)《保密法》《檔案法》的有關(guān)條例，一方面，與外包公司簽訂保密協(xié)議，保密事項(xiàng)主要包括：妥善保管學(xué)籍檔案實(shí)體和完成的數(shù)據(jù)化成果，不得留存復(fù)制檔案實(shí)體和檔案信息，項(xiàng)目完成后必須對(duì)設(shè)備和存儲(chǔ)器作清除信息及安全技術(shù)處理。另一方面，還要與外包公司的操作人員簽訂個(gè)人保密協(xié)議。這樣就可以從法律上確定和規(guī)范公司及其工作人員對(duì)保證檔案信息安全的責(zé)任和義務(wù)，使學(xué)籍檔案安全受到法律保護(hù)。

（二）事中管理：制訂操作規(guī)范，強(qiáng)化現(xiàn)場(chǎng)管理

1.科學(xué)制訂統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保規(guī)范操作

檔案數(shù)字化方面已經(jīng)建立了一系列國(guó)家、地方標(biāo)準(zhǔn)，如《中華人民共和國(guó)檔案法》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《檔案著錄規(guī)則》《歸檔文件整理規(guī)則》《文書檔案案卷格式》等法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。但在實(shí)際工作中，數(shù)字化公司為追求工作進(jìn)度，急功近利，往往沒有嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行，可能會(huì)造成一系列安全問題，為后續(xù)檔案信息的管理和利用帶來(lái)諸多不便。因此，高校檔案部門在項(xiàng)目開始前，要將這些法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范交與外包公司，要求其照此對(duì)工作人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行，確保從制定數(shù)字化工作方案、檔案出庫(kù)、整理分件、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、檔案還原入庫(kù)、數(shù)據(jù)備份、成果驗(yàn)收移交等整個(gè)數(shù)字化加工流程的實(shí)施，都有章可循，規(guī)范操作。同時(shí)，針對(duì)實(shí)際工作過(guò)程中出現(xiàn)的新問題和不足之處，高校檔案部門的項(xiàng)目管理人員要定期或不定期召開專項(xiàng)會(huì)議進(jìn)行討論，協(xié)商出解決辦法，形成實(shí)施細(xì)則，并與外包公司及時(shí)溝通交流，從而保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行以及檔案實(shí)體和數(shù)據(jù)信息的安全。

2.強(qiáng)化現(xiàn)場(chǎng)安全管理

（1）加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)人員管理，嚴(yán)格行為規(guī)范。由于數(shù)字化加工屬人工密集型操作工程，參與人員眾多，必須要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)人員的管理。一是要求工作人員掛牌上崗，接受身份核查登記和安全檢查。二是工作人員隨身攜帶的私人物品，如包、書籍、報(bào)刊，以及包括照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、錄音機(jī)、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設(shè)備和各類移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，一律單獨(dú)存放在專用儲(chǔ)物箱柜內(nèi)，并與加工區(qū)分離。三是嚴(yán)禁工作人員在數(shù)字化加工區(qū)內(nèi)喝水、進(jìn)食、吸煙等。四是工作現(xiàn)場(chǎng)出去的垃圾需經(jīng)過(guò)安全巡視員檢查后才能丟棄。

（2）建立巡視監(jiān)督制度，全面安全檢查。建立安全巡視員監(jiān)督制度，由檔案部門指定一名安全巡視員，主要對(duì)加工現(xiàn)場(chǎng)的安全進(jìn)行檢查、監(jiān)督。巡視監(jiān)督重點(diǎn)，一是與檔案實(shí)體接觸頻繁的工作人員在檔案整理、掃描操作中的安全行為，包括對(duì)擬數(shù)字化檔案進(jìn)行出、入庫(kù)和拆、裝訂的規(guī)范操作。二是在數(shù)字化成果的生成、存儲(chǔ)和遷移過(guò)程中所使用設(shè)備工具的安全性，包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等硬性工具以及操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件等軟性工具。

（3）完善安防系統(tǒng)，實(shí)施全場(chǎng)所監(jiān)控。一是安裝可覆蓋場(chǎng)所全部區(qū)域的視頻監(jiān)控系統(tǒng)，由檔案部門指派專人負(fù)責(zé)，定期對(duì)監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行回放檢查，留存安全檢查記錄。二是安裝防盜、防火、防水等安全設(shè)備。三是安裝門禁系統(tǒng)，禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入加工場(chǎng)所。

（三）事后管理：嚴(yán)格檢測(cè)，全面接收

在學(xué)籍檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)字化成果和加工介質(zhì)等進(jìn)行交接驗(yàn)收，在此過(guò)程中仍然需要加強(qiáng)安全管理。

其一，檔案部門組織專業(yè)人員，按照“完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性”的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)學(xué)籍檔案數(shù)字化成果進(jìn)行全方位的專項(xiàng)檢測(cè)。

其二，檔案部門組織專業(yè)人員對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)所使用的加工設(shè)備進(jìn)行專項(xiàng)檢查，凡有信息留存的，及時(shí)作清除信息的安全處理。

其三，檔案部門組織專業(yè)人員，對(duì)向檔案部門移交的數(shù)字化加工介質(zhì)（如存儲(chǔ)介質(zhì)、移動(dòng)介質(zhì)、備份介質(zhì)等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實(shí)體出入庫(kù)交接記錄、加工人員變更記錄等進(jìn)行安全保密專項(xiàng)檢測(cè)。

其四， 在經(jīng)過(guò)以上各個(gè)專項(xiàng)檢測(cè)處理后，檔案部門及時(shí)接收數(shù)字化成果、存儲(chǔ)介質(zhì)，以及在檔案數(shù)字化過(guò)程中形成的日志、記錄等原始記錄材料，做到全面無(wú)遺漏，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。

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作者簡(jiǎn)介：李惠慶（1976.08—），女，漢族，安徽合肥人，本科，初級(jí)職稱，研究方向：檔案數(shù)字化。