梁小蘭

[摘要] 該文分析了高校現(xiàn)階段檔案管理中存在的問(wèn)題，以創(chuàng)新模式、方式、思路、資金投入、管理人員水平分享了創(chuàng)新改革實(shí)踐，并介紹了推進(jìn)數(shù)字化管理的具體措施。高校如果要致力于創(chuàng)新自身的檔案管理，就有必要運(yùn)用數(shù)字化的措施來(lái)健全檔案管理，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建數(shù)字化檔案管理新模式。

[關(guān)鍵詞] 高校檔案管理；創(chuàng)新；檔案管理數(shù)字化

[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2018）06（a）-0030-02

在高校管理范圍內(nèi)，檔案管理構(gòu)成了其中的核心與關(guān)鍵，健全檔案管理有助于提升科研與日常教學(xué)的整體質(zhì)量，同時(shí)也為高校保留了珍貴的檔案信息。實(shí)質(zhì)上，檔案管理本身包含了較多內(nèi)容，與之相應(yīng)的管理體系也是相對(duì)復(fù)雜的[1]。高校如果要提升檔案管理的效能，那么應(yīng)當(dāng)致力于創(chuàng)新機(jī)制，運(yùn)用多樣化的創(chuàng)新手段來(lái)推行檔案管理。

1 高校現(xiàn)階段檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理信息化水平低下

計(jì)算機(jī)是一門先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，逐漸滲透到各個(gè)行業(yè)中來(lái)，在高校檔案管理工作中，很多檔案管理設(shè)備較為落后，計(jì)算機(jī)的運(yùn)行速度較慢，同時(shí)由于高校檔案管理軟件更新跟不上發(fā)展的要求，功能較為單一，使得在進(jìn)行檔案管理時(shí)常出現(xiàn)各種差錯(cuò)，檔案的準(zhǔn)確性難以得到保障，為檔案管理工作帶來(lái)了許多不必要的麻煩。

1.2 檔案管理重要性認(rèn)識(shí)缺乏

許多高校檔案管理工作人員，對(duì)于學(xué)校內(nèi)部檔案資料重要性認(rèn)識(shí)不足，同時(shí)由于高校目前自身發(fā)展條件受到限制，配套設(shè)施、資金投入等無(wú)法滿足高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展的要求，無(wú)法引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，為高校檔案管理的發(fā)展帶來(lái)一定的阻礙。

1.3 檔案管理人員專業(yè)水平落后

高校檔案管理對(duì)于工作人員的專業(yè)性要求較高，對(duì)于高校檔案管理人員來(lái)說(shuō)，由于對(duì)于學(xué)校、專業(yè)等相業(yè)知識(shí)較為缺乏，同時(shí)欠缺經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致了檔案管理人員無(wú)法及時(shí)對(duì)高校各種信息等進(jìn)行存檔，工作開展起來(lái)存在較大的難度，影響到整個(gè)學(xué)校管理的工作進(jìn)程。

2 高?，F(xiàn)階段檔案管理的創(chuàng)新改革

高校內(nèi)部檔案管理的創(chuàng)新改革，具體涉及到如下措施。

2.1 創(chuàng)新模式

高校如果要推進(jìn)全方位的檔案管理，關(guān)鍵應(yīng)當(dāng)落實(shí)于創(chuàng)新模式。從現(xiàn)狀來(lái)看，學(xué)校辦公室包含了檔案管理的辦公部門，然而管理檔案的辦公部門本身并不具備獨(dú)立性，針對(duì)涉及到檔案的各項(xiàng)事務(wù)也無(wú)法自主進(jìn)行決定，檔案管理整體上仍停留于執(zhí)行決策。近些年以來(lái)，新教改正在迅速推進(jìn)，面對(duì)新的形勢(shì)，與檔案管理密切相關(guān)的各類模式也要突顯創(chuàng)新性[2]。具體在推進(jìn)創(chuàng)新時(shí)，應(yīng)當(dāng)把檔案部門視作獨(dú)立性的高校部門，對(duì)于檔案搜集以及檔案保存等事項(xiàng)都能予以自主決策。經(jīng)過(guò)上述的改進(jìn)，檔案部門就可以擁有自主權(quán)，對(duì)于體系漏洞也能進(jìn)行全面的修補(bǔ)。

2.2 創(chuàng)新方式

創(chuàng)新現(xiàn)階段的檔案管理，根源在于轉(zhuǎn)變方式，運(yùn)用全新的方式來(lái)推進(jìn)新形勢(shì)下的檔案管理。檔案管理如果停留于傳統(tǒng)模式，那么將會(huì)陷于僵化，因而不利于提升檔案管理的實(shí)效性。為了改進(jìn)現(xiàn)狀，高校有必要運(yùn)用多樣化的手段與措施來(lái)推行檔案管理，致力于突破傳統(tǒng)思路。目前的狀態(tài)下，針對(duì)檔案管理應(yīng)當(dāng)拓寬現(xiàn)有的管理范圍，在這其中不僅涉及到圖像信息、表格以及文字信息，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)包含來(lái)訪管理以及人員管理等。作為檔案管理的相關(guān)人員，應(yīng)當(dāng)意識(shí)到檔案管理的價(jià)值所在，在此前提下做好全方位的信息歸檔、檔案整理以及信息收集等。

除此以外，創(chuàng)新方式還應(yīng)當(dāng)落實(shí)于檔案內(nèi)容，運(yùn)用全新的方式來(lái)編制檔案體系，劃分各個(gè)檔案類型。作為高校而言，針對(duì)自身現(xiàn)有的檔案應(yīng)當(dāng)予以全面擴(kuò)充，在現(xiàn)階段的檔案中也要收錄關(guān)鍵性的事件以及人物，以便于有關(guān)人員對(duì)此進(jìn)行查閱。在明確記錄各項(xiàng)要素的前提下，就能為高校給出的各項(xiàng)決策提供根據(jù)[3]。

2.3 創(chuàng)新思路

近些年以來(lái)，信息化正在融入各個(gè)行業(yè)。針對(duì)現(xiàn)階段的檔案管理，也要從根本上致力于創(chuàng)新思路，在各個(gè)流程中融入信息化的手段與措施。相比于傳統(tǒng)模式，建立于信息化前提下的檔案管理體現(xiàn)為更顯著的實(shí)效性，有助于減少檔案管理耗費(fèi)的總成本，同時(shí)也提升了工作實(shí)效。具體在操作時(shí)，針對(duì)檔案管理涉及到的各個(gè)流程都要加以改進(jìn)，確保把信息化滲透其中。在信息載體的輔助下，就能借助數(shù)字化的手段來(lái)存儲(chǔ)信息或者調(diào)取檔案信息，對(duì)于檔案本身的安全性提供了全面保障。

2.4 加大檔案管理資金投入

要想高校檔案管理工作的質(zhì)量，必須加大對(duì)于高校資金的投入，改善配套設(shè)施，保證檔案管理的準(zhǔn)確性和完整性。高校不能僅僅將工作重心放在教育設(shè)施的購(gòu)置中，同時(shí)應(yīng)加大對(duì)檔案管理所需要設(shè)備設(shè)施的購(gòu)置，例如采購(gòu)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、配套設(shè)施、防火墻軟件等，防止資料被盜用；配備空調(diào)、抽濕機(jī)等，或配備專業(yè)滅火器等，以應(yīng)對(duì)突發(fā)事件等。

2.5 提高檔案管理人員專業(yè)水平

高校檔案管理工作對(duì)于專業(yè)技術(shù)要求較高，檔案管理人員首先應(yīng)具備專業(yè)的技術(shù)知識(shí)，同時(shí)還需要對(duì)計(jì)算機(jī)、軟件等有一定的掌握，工作人員在檔案管理工作中，需要及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題，加大對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，掌握高校檔案管理工作的方法和流程，因此高校應(yīng)定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。

3 推進(jìn)數(shù)字化檔案管理

截至目前，檔案管理涉及到的各項(xiàng)措施正在實(shí)現(xiàn)全面創(chuàng)新。但從整體來(lái)看，檔案管理仍然欠缺完善性，與之相應(yīng)的各項(xiàng)機(jī)制也并沒(méi)有真正達(dá)到健全。究其根源，就在于很多高校并沒(méi)有把數(shù)字化運(yùn)用于檔案收集、檔案存儲(chǔ)以及檔案查閱等各個(gè)環(huán)節(jié)中[4]。因此為了改進(jìn)現(xiàn)狀，針對(duì)檔案管理有必要推廣數(shù)字化，具體而言涉及到如下措施。

3.1 提升信息化的認(rèn)識(shí)

數(shù)字化運(yùn)用于現(xiàn)階段的檔案管理，關(guān)鍵在于從源頭上轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，確保負(fù)責(zé)檔案管理的相關(guān)人員都能認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理的價(jià)值所在，在此前提下探求適合高校本身的數(shù)字化模式。在必要的時(shí)候，高校可以開設(shè)相關(guān)講座，不斷拓寬宣傳面，或者運(yùn)用培訓(xùn)的措施來(lái)提升人員素質(zhì)。高校有必要投入更多資金用來(lái)引進(jìn)新型的數(shù)字化管理模式，確保相關(guān)人員都能接受信息化以及數(shù)字化的全新檔案管理。

3.2 搭建數(shù)字化的新平臺(tái)

數(shù)字化運(yùn)用于現(xiàn)階段的檔案管理，此項(xiàng)舉措不能缺少數(shù)字化平臺(tái)作為支撐。這是由于，數(shù)字化平臺(tái)能夠密切連接各個(gè)流程，確保各方在相互配合的前提下做好多層次的檔案管理。作為管理人員來(lái)講，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用數(shù)字化的手段來(lái)收集實(shí)時(shí)性的檔案信息，確保各項(xiàng)信息的精準(zhǔn)性，避免某些檔案信息出現(xiàn)失真[5]。同時(shí)，針對(duì)信息歸檔以及檔案存儲(chǔ)等關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)也要推廣數(shù)字化，運(yùn)用多樣化的手段來(lái)提供精確度更高的檔案信息，輔助高校的各項(xiàng)決策。

3.3 保障檔案信息的安全

進(jìn)入數(shù)字化的新時(shí)期，與檔案管理有關(guān)的各項(xiàng)手段和措施都獲得了全方位的改進(jìn)。然而與此同時(shí)，數(shù)字化也增加了檔案信息遭受的威脅，某些檔案信息很可能遭受篡改或者遺失，進(jìn)而給高校增添了損失。因此可以得知，建立于數(shù)字化前提下的檔案管理尤其有必要關(guān)注最根本的信息安全。具體在實(shí)踐中，高校對(duì)于自身?yè)碛械臋n案信息都要構(gòu)建防火墻，遵照現(xiàn)行的基本流程來(lái)強(qiáng)化檔案監(jiān)管，確保從源頭入手來(lái)消除檔案存儲(chǔ)以及檔案查閱中的安全隱患。只有保證了檔案安全，才能服務(wù)于檔案管理整體水準(zhǔn)的提升，在最大限度內(nèi)消除安全威脅。

3.4 提高工作人員的專業(yè)能力

高校內(nèi)部檔案管理的創(chuàng)新改革為高校帶來(lái)了新的工作制度，必須建立起具備良好的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐能力的高校檔案管理隊(duì)伍，必須掌握多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，并擁有良好的專業(yè)素養(yǎng)；用專業(yè)的人才來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，加強(qiáng)檔案管理工作人員的隊(duì)伍建設(shè)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)和考核，強(qiáng)化對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

4 結(jié)語(yǔ)

高校檔案真實(shí)完整地記錄著學(xué)校的發(fā)展與學(xué)生的成長(zhǎng)，不僅涵蓋了學(xué)校的核心教學(xué)思想、辦學(xué)水平，還記錄了優(yōu)秀教師的教育工作歷程和學(xué)生在校學(xué)習(xí)的成長(zhǎng)過(guò)程，同時(shí)也是學(xué)生步入社會(huì)以后個(gè)人能力和素質(zhì)的原始證明資料，是社會(huì)錄用人才的原始依據(jù)。在目前的社會(huì)形勢(shì)下，建立數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)成為趨勢(shì)所在，檔案從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，也是一種信息資源，能夠幫助使用者獲取準(zhǔn)確的信息，但是我國(guó)目前高校中對(duì)于檔案管理的理念和方法還相對(duì)落后，無(wú)法跟上時(shí)代的步伐，因此并沒(méi)有擺脫輕利用這一局面，造成檔案管理滿足不了社會(huì)發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)不了檔案保存的最佳效益。

高校檔案管理數(shù)字化以后，運(yùn)用新的信息技術(shù)和新的管理方法，更為先進(jìn)，但也帶來(lái)新的問(wèn)題，因此，必須根據(jù)高校具體情況來(lái)建立一套適合自身發(fā)展的工作和管理制度。經(jīng)過(guò)綜合分析可以得知，目前很多高校已經(jīng)意識(shí)到了數(shù)字化運(yùn)用于檔案管理的價(jià)值所在，因此也開始嘗試轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的模式。但從整體來(lái)講，檔案管理并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)全過(guò)程的數(shù)字化。在未來(lái)的工作實(shí)踐中，高校及其有關(guān)部門還需致力于推進(jìn)創(chuàng)新，在檔案管理涉及到的各個(gè)流程中都要滲透數(shù)字化，確保各類檔案信息的完整度與安全性。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 吳新興.計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問(wèn)題[J].低碳世界，2017（19）：280-281.

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[3] 烏日娜.淺談高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問(wèn)題[J].福建質(zhì)量管理，2016（5）：26.

[4] 王麗勇.探討高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問(wèn)題[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)：自然科學(xué)版，2014，30（3）：164-165.

[5] 劉小瑾.淺談檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問(wèn)題[J].才智，2012（22）：328.

（收稿日期：2018-03-09）