高月

摘 要：學生學籍檔案管理是高校一項重要的基礎性工作，應將其納入學校整體發(fā)展規(guī)劃中。隨著我國政治改革進程的不斷深入和全球信息化的加速，學籍檔案利用率不斷升高。但在學籍檔案管理工作中，仍然沿用傳統(tǒng)被動的管理模式已經不能適應日新月異的職業(yè)院校工作現(xiàn)狀；所以亟需建立學籍檔案管理數字化系統(tǒng)，為此將項目管理理論引入到學籍檔案數字化系統(tǒng)建設當中，以期對學籍檔案整個生命周期進行全程管理。

關鍵詞：學籍檔案 數字化項目管理 研究

隨著我國高等教育的日益普及，高等學校開始由以往的大規(guī)模招生向精英培養(yǎng)方向轉變，各高校對教學質量和教學管理嚴格控制，引起社會和政府的高度重視。高等學校的教學管理中，在硬件條件具備的條件下，各大高校更要重視學校的學籍管理，學籍管理數字化對學校的教學管理有著重要的影響和意義。

研究意義

本文以黑龍江生物科技職業(yè)學院學籍檔案管理為主要研究樣本，建立數字化管理平臺，能夠有效進行在各部門、多系統(tǒng)協(xié)同合作基礎上的數據整合。并對學籍檔案整個生命周期進行全程管理，提高工作效率，及時完整的獲取學籍檔案信息資源，實現(xiàn)對學籍檔案及信息資源的集成管理和高效服務利用；同時，為學生在辦理與學籍檔案相關的業(yè)務時，提供便利。目前項目管理理論在數字化、數字化項目建設當中的應用相對較少；而在學籍檔案數字化建設中，引入項目管理理論的相關研究則更為少見。通過本文的研究和探討，能夠為檔案數字化項目管理提供一定的借鑒，豐富和拓展項目管理的應用范圍。

職業(yè)院校學籍檔案數字化項目管理實施

項目管理是指項目執(zhí)行者在一定的資源條件下，運用專業(yè)知識、系統(tǒng)理論方法、專業(yè)的技能和工具，對項目所涉及的全過程進行有效管理和調控，最終實現(xiàn)項目既定的目標。項目由若干過程構成，一般而言，項目管理包含五個基本過程，分別是：項目啟動、項目計劃、項目執(zhí)行、項目監(jiān)控以及項目收尾。每一個過程，都會產生一系列相應的活動，從而構成一個項目的整個工作流程。項目管理就是要對這五個基本過程當中的各項活動進行管理控制，確保項目的順利實施。

檔案數字化又稱為檔案信息化，是指通過使用網絡技術手段、數據庫技術、數字壓縮技術等，將傳統(tǒng)紙質文件檔案轉換為電子檔案，通?？刹捎秒娮訏呙鑳x或數碼相機等電子設備對紙質檔案進行數字化加工，將所有檔案轉化為能夠被計算機識別的存儲在光盤、硬盤、磁盤等載體上的數字影像或電子文本，并建立檔案信息庫，對檔案信息進行系統(tǒng)化、有組織的管理。檔案實現(xiàn)數字化之后，能夠有效節(jié)省檔案儲存空間，減輕庫房緊張狀況；避免由于頻繁使用，而對檔案造成磨損的情況，檔案管理變得更為高效、便捷；另外，通過計算機技術能夠迅速的檢索查找檔案信息，降低檔案管理的人力成本，提升其利用效率；同時，由于數字化信息的共享性和傳輸便捷性，可以實現(xiàn)檔案在部門間的便捷傳遞，有利于工作效率的提升。

隨著全球信息化加速，人們出國、就業(yè)、繼續(xù)教育、晉升職稱、補辦畢業(yè)證明等等都需要學籍檔案，學籍檔案利用率不斷升高。然而目前學院依然采用傳統(tǒng)被動的工作模式開展學籍檔案管理，對檔案的管理利用造成很大不便，因此為了有效提升檔案管理的便捷性和利用效率，加快學籍檔案數字化的需求已經十分迫切。本文結合學院學籍檔案數字化項目實際，從項目成本預算、成本規(guī)劃、成本控制、業(yè)績評價和保障措施五個方面對項目的成本管理進行分析。

成本預算：質量成本隸屬于管理會計，是全面質量管理的專項成本。因此，質量成本的核算方法具有一定的特殊性，不能直接沿用傳統(tǒng)的財務成本的核算方法，而是需要單獨核算和管理。為有效提高質量成本核算的效率，可以借鑒和參考部分財務成本的核算方法。

成本規(guī)劃：質量與成本息息相關，密不可分，正因如此質量管理才富有更深的意義。這是由質量與成本的管理屬性所決定。所以，在設置質量成本科目的時候，應針對學籍檔案數字化項目的具體明細科目進行分析，以便于經濟責任的劃分、落實、考核和獎懲。

成本控制：項目的質量屬性設置必須要考慮質量控制的可行性，便于學籍檔案數字化項目數據的采集、分類、核算、分析和考核，也利于合理結轉質量收入，可將質量與成本綜合進行研究分析，有助于改善質量成本，對質量管理進行嚴格控制。

業(yè)績評價：質量成本項目的業(yè)績評價設置必須科學有效，要求質量成本的核算與項目的實際情況相一致，要求項目的設置結構合理，內容完整準確，定義嚴謹且符合實際情況。

保障措施：學院信息管理部門的技術支持，成立學籍檔案數字化項目專管部門，制定和落實學籍檔案數字化項目的成本計劃，加強學院管理者和成本管理人員素質的培養(yǎng)。

制定嚴格的組織管理規(guī)范，項目組織管理規(guī)劃的重要性已經毋庸置疑，這也是項目組織控制實施過程中規(guī)范人員行為的必要的執(zhí)行標準和控制手段。只有在健全組織管理規(guī)范的前提下才能實施危機防范工作。對于學院來說，健全組織管理規(guī)劃就是要完善學院各項管理規(guī)章制度。首先，要針對項目質量管理制定相應的學院的管理規(guī)章制度，其次，嚴格規(guī)范管理項目組織人員按照質量管理要求執(zhí)行各項流程。建立必要且有效的溝通渠道，在項目組織中，信息的傳遞和表達都需要通過溝通來進行交流。溝通會直接影響到組織間信息的傳遞，如果溝通不暢不僅會影響項目實施的質量和進度，還可能會導致組織實施項目發(fā)生錯誤，致使延誤項目進度，甚至影響項目質量，對院校造成巨大的損失。

通過建立完善的管理機制，加強學院內部組織的管理，針對項目的質量缺陷進行質量成本分析，進行質量改進，從而降低質量成本。同時綜合考慮收益和成本，確保質量改進帶來的收益增長速度大于成本的增長速度，這樣才能提高利潤和確保工程項目的質量。

總之，項目成本管理，是為了確保職業(yè)院校學籍檔案數字化項目執(zhí)行過程的實際成本，不超過預算成本而開展的一系列管理活動，最終目的是為了保證項目在既定的預算范圍內按照項目計劃，在保證質量的前提下，以最佳的經濟效益完成項目。以期項目管理理論，在學籍檔案數字化整個生命周期中的科學系統(tǒng)管理應用。

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