王莎莎

【摘 要】 隨著社會的發(fā)展和計算機技術的普及，會計核算方式也由傳統(tǒng)的手工記賬逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮佑嬎銠C方式記賬。相應地，會計檔案的管理方式也由原來的紙質(zhì)保管演變成為電子計算機介質(zhì)和紙質(zhì)并存，面對這些變化對會計信息的保存和會計檔案保管都提出了新要求。

【關鍵詞】 信息化環(huán)境 企業(yè) 會計檔案管理、

當前技術上的數(shù)字化讓電子計算化的會計行業(yè)逐步健全，對會計檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)化成數(shù)字電子起著重大影響，但是因為受到來自于企業(yè)內(nèi)部、背景、歷史、技術技能、法律法規(guī)等方方面面各種外在原因的局限，會計檔案僅僅在記錄賬目到賬目表程序化的方面體現(xiàn)了出來，用數(shù)字化來對會計最初所帶附件進行處理、會計極其各種信息數(shù)據(jù)的分享還有監(jiān)管數(shù)字化的會計檔案等等其他地方還無法達到這樣一種數(shù)字化的要求。所以，在數(shù)字化這個時代大環(huán)境中，對于監(jiān)管會計檔案的探討和分析的重要性就突顯了出來。

一、信息化環(huán)境下會計檔案管理的內(nèi)容及流程

（1）信息化環(huán)境下會計檔案管理的內(nèi)容

我們大家都知道，之前的會計檔案在傳統(tǒng)概念中說的是會計報告、憑證、賬表等等一些專門用于會計核對計算的資料和數(shù)據(jù)，它能夠周到地對經(jīng)濟業(yè)務作出展示和記錄，有非常重要的作用。這樣的資料憑證在數(shù)據(jù)上有很嚴苛的時間順序和平衡性質(zhì)，不能夠隨便進行改動。信息化背景中，監(jiān)管企業(yè)相關的會計檔案所說的是在網(wǎng)絡和計算機的科學技術持續(xù)成長和更新?lián)Q代，企業(yè)把計算機和網(wǎng)絡科技作為主要載體，把信息方面的科技技術和財務方面的相關工作融合到一起，讓企業(yè)對于監(jiān)管會計檔案方面的事務更加行之有效。

（2）信息化環(huán)境下會計檔案管理的流程

在信息化的背景下，監(jiān)管企業(yè)中的會計檔案在過程上也有了變化。首先需要由財務部和信息部將會計檔案錄入，并進行反復核對、整理、歸檔，做完這些工作后，檔案就能夠讓相關工作人員根據(jù)需要自己來調(diào)出、翻看、查詢，然后要在平常的監(jiān)管上積極做好相關備份，以免發(fā)生檔案丟失、損壞的情況，并且，企業(yè)的會計檔案需要進行定期更新，更新后還需注意備份，對于部分重要檔案的更新，最好出具紙質(zhì)憑證備案。

二、信息化環(huán)境下我國企業(yè)會計檔案管理存在的問題

1、會計檔案載體單一

企業(yè)會計檔案中的相關信息必須借助特定系統(tǒng)才能夠發(fā)揮作用，基于此，部分企業(yè)在檔案信息軟件系統(tǒng)更換、升級后，出現(xiàn)了資料信息無法查閱和使用的問題，其主要原因是企業(yè)不注重升級前特定系統(tǒng)及軟件的保存。同時，《會計檔案管理辦法》對企業(yè)的會計檔案做出了明確規(guī)定，即企業(yè)通過電腦進行會計信息核對的過程中，紙質(zhì)檔案也必須進行保存，并標注明確的保存時間。但受技術條件、硬件設施的限制，部分企業(yè)在整理紙質(zhì)檔案的過程中沒有采用技術先進的打印機，如激光打印機等，從而造成紙質(zhì)檔案的打印質(zhì)量嚴重不合格，其保存時間達不到相關的規(guī)定期限。此外，多數(shù)企業(yè)在檔案管理制度的制定中，不符合國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標準，并且在電算化檔案保護、性能優(yōu)良存儲介質(zhì)的選擇以及備用盤和存儲盤分開等方面的工作不到位，造成檔案信息的不完整。

2、會計檔案管理重視程度不夠

企業(yè)沒有對會計檔案管理工作的作用、意義缺乏了解，造成在意識、行動上較為遲緩，無法為會計工作提供優(yōu)良的服務和保障。多數(shù)企業(yè)在實際經(jīng)營的過程中，首先，僅在會計業(yè)務方面投入力量較大，而檔案管理工作不到位，甚至沒有配有專業(yè)的人員。同時，多數(shù)企業(yè)檔案管理過程中，僅對會計憑證、賬簿、報表等資料進行整理，而會計文件材料沒有很好的進行整理，造成了會計檔案的缺失，其作用得不到有效的發(fā)揮。其次，較多的企業(yè)沒有建立完成檔案管理制度，或是沒有認真落實相關的工作流程，對會計檔案資料進行收集、分類、鑒定、存儲以及銷毀，從而造成企業(yè)的檔案資料在質(zhì)量上得不到保證，并且在實際調(diào)出使用時，需花費較多的時間與精力，會計工作的效率受到嚴重影響。

三、完善我國企業(yè)信息化環(huán)境下會計檔案管理的對策建議

1、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫，并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)。檔案只有通過使用才能發(fā)揮出最大的功效，而檔案管理工作的目的是為信息的使用提供便捷。因而，構建完整的財務會計檔案信息系統(tǒng)，一方面，能夠大幅度提高文檔入庫的效率，避免上級單位與本級單位檔案的重復錄入，在保證會計檔案齊全的基礎上，提高錄入效率；另一方面，能夠提高檔案信息的傳遞性和共享性，即通過郵件、遠程檢索以及公共目錄查詢等形式提高檔案信息的利用率。綜上所述，通過構建檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，以在線管理與離線傳遞的形式，降低檔案信息的使用受時空的限制，并實現(xiàn)檔案信息的動態(tài)管理，提高其管理水平，在人力、物力等資源的整合、優(yōu)化配置等方面具有重要意義。

2、提高對會計檔案管理的重視度。《檔案法實施辦法》對企業(yè)的檔案管理作出明確規(guī)定，即所有的機關機構、團體組織、各類企事業(yè)單位以及其他組織機構，需依照相關流程對企業(yè)內(nèi)部的檔案進行有效的整理和存儲，保證檔案的齊全性、完整性，并在檔案資料調(diào)出使用的過程中，盡可能花費較少的時間，從而保證信息的不損壞、不泄露。從而可知，會計檔案管理工作已經(jīng)成為法律規(guī)定的強制性行為，因而，要求企業(yè)的管理者按照法律所規(guī)定的內(nèi)容，對會計檔案進行管理，并真正落實企業(yè)實際的會計檔案管理工作，促進檔案管理的法制化、規(guī)范化。

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