梁霞

摘 要：在當(dāng)前社會(huì)中，檔案的重要性已經(jīng)越來(lái)越高，其主要就是因?yàn)闄n案的記錄功能。但是到底什么樣的檔案才是最為保險(xiǎn)的，這在當(dāng)前來(lái)看，還難以有一個(gè)具體的定論。有的人認(rèn)為電子檔案更加的快捷方便，但是有的人卻認(rèn)為紙質(zhì)檔案更加的保險(xiǎn)。其實(shí)二者之間是有著許多的相同之處的，當(dāng)然，也存在著本質(zhì)的不同。到底哪種方法更加的好，就要仁者見仁智者見智了。本文就從電子檔案和紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)進(jìn)行探究，來(lái)得出二者的共性和差異，從而得出各自的優(yōu)缺點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；利用需求；差異

在當(dāng)前來(lái)看，檔案應(yīng)該算作是文件的一種。只不過(guò)不同于文件需要及時(shí)發(fā)揮效果的用途，它是起到了一個(gè)儲(chǔ)存和備份的作用的。這樣的作用就讓檔案有著自己獨(dú)特的作用。因?yàn)樵诤芏嗟臅r(shí)候，人們都需要尋找檔案來(lái)還原當(dāng)時(shí)的事情，這樣可以分清很多的事情，原本這種檔案都是以紙質(zhì)文件為主，但是隨著科技的發(fā)展，就出現(xiàn)了電子檔案。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，電子檔案是有著許多特別的地方。但是它卻也是檔案的一種，依舊無(wú)法逃脫檔案的一系列特點(diǎn)。這就讓紙質(zhì)檔案和電子檔案之間有著很大的共性。因此，到底是電子檔案更好，還是紙質(zhì)檔案更安全，是需要看其使用的環(huán)境，接下來(lái)筆者就為大家分析這兩種檔案的不同和相同。

1 紙質(zhì)檔案和電子檔案

這兩種檔案出現(xiàn)的時(shí)間是完全不同的，基本上可以說(shuō)，電子檔案是紙質(zhì)檔案在時(shí)代下的產(chǎn)物。因此二者有著很多各自的特色，這就需要筆者為大家來(lái)解答一下什么是紙質(zhì)檔案什么是電子檔案，以及現(xiàn)在的檔案儲(chǔ)存模式。紙質(zhì)檔案，顧名思義就是以紙質(zhì)為載體的一種檔案。這種檔案是我國(guó)最古老的檔案。有許多人也稱之為備份文件，是我們最為熟悉的一種。但是紙質(zhì)檔案的管理是需要大量人力的，而且存在著很多的不方便，甚至?xí)驗(yàn)闀r(shí)間的流逝，而造成載體的損壞。這些都是不可改變的，也是紙質(zhì)檔案自身的缺陷?；谶@些缺陷，就出現(xiàn)了電子檔案。電子檔案其實(shí)就是將紙質(zhì)檔案利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行錄入，然后形成的一種科技形式的檔案。這種檔案的特點(diǎn)是便于管理，而且搜索簡(jiǎn)單。但是在安全性上，是存在著很大的問題。因?yàn)橐恍﹥?chǔ)存的設(shè)備為公司電腦，因此很容易遭到黑客的攻擊，會(huì)導(dǎo)致整個(gè)電腦中的數(shù)據(jù)泄露出去，甚至毀壞。這兩種方法的優(yōu)缺點(diǎn)都很明顯，因此，任何一方都沒有將對(duì)方淘汰的實(shí)力。所以，當(dāng)前的公司和單位中，作為常見的檔案儲(chǔ)存方式就是紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的形式。而且采用多種備份的方式，這樣才能夠保證檔案的不丟失。談完了這些，接下來(lái)，筆者就為大家分析二者的共性和不同。

2 電子檔案和紙質(zhì)檔案的利用需求共性

在當(dāng)前來(lái)看，無(wú)論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案在人們的生活中都是非常常見的。這主要是因?yàn)樯鲜龅囊幌盗械奶攸c(diǎn)。但是因?yàn)殡娮訖n案是紙質(zhì)檔案的一個(gè)科技化改變，所以就讓二者之間是存在著很多的相同之處的。這些相同之處體現(xiàn)在許多的方面，其中就包括了利用需求共性。這也是在檔案中最為重要的一個(gè)部分，因?yàn)闆]有利用需求，這兩種方式就都沒有存在的意義。其主要體現(xiàn)的方面應(yīng)該分為如下兩個(gè)部分：

2.1 檔案利用需求具有多樣性和動(dòng)態(tài)性

2.1.1 多樣性。多樣性在當(dāng)前來(lái)看，指的就是權(quán)限等級(jí)。這是因?yàn)闄n案是非常重要的東西，因此其對(duì)使用者是有著一定的要求的。這些要求在當(dāng)前來(lái)看是有著很多的特殊性。因此，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，所需要做的都是能夠分出一定的等級(jí)，根據(jù)不同的人，發(fā)放不同的權(quán)限，這樣才能保證檔案不被錯(cuò)誤的利用。而在當(dāng)前來(lái)看，這種劃分一直沒有太具體的分類，有的公司喜歡分成個(gè)人和團(tuán)隊(duì)幾個(gè)部分，這樣可以便于管理個(gè)人的工作。而有的公司喜歡分成員工，領(lǐng)導(dǎo)的形式，不同的等級(jí)，接觸的權(quán)限不同。而一些特別的公司，更是多種形式復(fù)合應(yīng)用。其實(shí)這些方式都是沒問題的，只要復(fù)合公司的體系就能夠發(fā)揮足夠的作用。

2.1.2 動(dòng)態(tài)性。人們利用檔案還會(huì)受到時(shí)間地點(diǎn)以及利用條件變化的影響，檔案利用需求的方式會(huì)隨著各項(xiàng)條件的變化去決定，也會(huì)隨著科學(xué)的發(fā)展進(jìn)步而變化，檔案的服務(wù)工作和利用需求都會(huì)表現(xiàn)出相應(yīng)的動(dòng)態(tài)性，這也是檔案利用需求的變化所致。

2.2 檔案利用需求具有重復(fù)性和誘導(dǎo)性

2.2.1 重復(fù)性。人們?cè)诶脵n案的時(shí)候一般都不會(huì)只利用一次，當(dāng)檔案的利用者在滿足了當(dāng)前的利用需求之后，一般都會(huì)有新的需求，在一些特定的條件下，對(duì)于檔案的利用需求就會(huì)呈現(xiàn)出重復(fù)性。

2.2.2 誘導(dǎo)性。這個(gè)需求主要體現(xiàn)在對(duì)檔案使用者的需求做出調(diào)節(jié)和引導(dǎo)。如果將檔案利用的環(huán)境和相關(guān)政策做出改變，這也會(huì)影響到利用者需求的轉(zhuǎn)移或者變化。比較明顯的就是，將一些不可利用的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槟軌蚶?，這樣就會(huì)對(duì)利用者帶來(lái)一定的誘導(dǎo)。這種可誘導(dǎo)性的需求，能充分發(fā)揮出檔案資源的利用潛力，也更能表現(xiàn)出利用需求的共性特點(diǎn)。

3 電子檔案和紙質(zhì)檔案利用需求的差異

這兩種載體檔案的存在目的就是為人們所用，從而發(fā)揮其自身的利用價(jià)值，它們都是對(duì)社會(huì)和人們所服務(wù)的，盡管兩種檔案有諸多利用需求的共性，但也有一定的差異在其中。

3.1 檔案利用需求的載體差異

從檔案的載體上來(lái)看，這兩種檔案的利用需求載體有很大的差異，從傳統(tǒng)的甲骨文、石刻、竹筒到現(xiàn)在的文字、聲像和圖片，都能運(yùn)用不同的技術(shù)方法將其有價(jià)值的信息長(zhǎng)期保存下來(lái)，在形成檔案之后就獨(dú)立存在。在不借助任何技術(shù)的情況下人們就能識(shí)別檔案的載體和內(nèi)容，當(dāng)檔案內(nèi)容與其形成了關(guān)系之后就不能再分離，這足以說(shuō)明，檔案和其載體是不能分開的，其載體也是檔案的重要組成。只要檔案的載體沒受到災(zāi)害，并且合理保存，就能夠長(zhǎng)期存在，這就是紙質(zhì)檔案的利用載體。而電子檔案在保存那些有價(jià)值的信息時(shí)，都是將其儲(chǔ)存在一定的設(shè)備中，而一旦生成了電子檔案，信息將不能離開這種設(shè)備和技術(shù)，也不能脫離這種載體而單獨(dú)存在。電子檔案的利用需求，主要就是通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)信息資源進(jìn)行識(shí)別和處理，并將其儲(chǔ)存在光盤和磁盤等介質(zhì)上，然后將數(shù)字代碼上傳至網(wǎng)絡(luò)，這是數(shù)字化記錄的方式，檔案的利用者要想利用檔案就要借助計(jì)算機(jī)設(shè)備來(lái)讀取使用。

3.2 檔案管理方法的差異

由于紙質(zhì)檔案主要是通過(guò)專業(yè)人員收集整理來(lái)的資料，將其處理成完整的文件，然后再根據(jù)有利用價(jià)值的文件進(jìn)行分類，按照文件的內(nèi)容、來(lái)源、形式以及時(shí)間等各種聯(lián)系分別存放，最后再將這些分類整理好的文件材料移交到檔案部門管理。而電子檔案主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)文件進(jìn)行整理而形成的檔案，這樣的檔案不用分類，也不同組卷，工作人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)的檢索功能從任何角度都能對(duì)檔案進(jìn)行組合、檢索和分類，并能清楚地體現(xiàn)出各個(gè)文件之間的相互聯(lián)系，比如文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等；所以也就不用對(duì)其進(jìn)行專門的分類和組卷等工作，這些檔案部門也就精簡(jiǎn)了很多職位。但是，電子檔案接收工作要比紙質(zhì)檔案接收工作要復(fù)雜很多，一般都是向檔案部門提交光盤和磁盤等介質(zhì)，或者直接進(jìn)入檔案部門的網(wǎng)址，從網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行文件的移交和歸檔工作，在檔案接收的時(shí)候，還要準(zhǔn)備相應(yīng)的設(shè)備，具有一定的網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)和熟料的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，檔案部門還要配備相對(duì)應(yīng)文件格式的轉(zhuǎn)換設(shè)備，以方便檔案文件的統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，避免有格式不識(shí)別的電子檔案出現(xiàn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

在現(xiàn)代化的社會(huì)中，人們都對(duì)檔案資源有利用需求，檔案資源的共享也成為熱門的話題，在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)上也要以檔案管理的信息化為基礎(chǔ)。同時(shí)，電子檔案和紙質(zhì)檔案在利用需求上，也要各取所長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合，滿足人們的利用需求。

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