盧山
【摘 要】隨著國(guó)家“走出去”戰(zhàn)略的推廣,以及企業(yè)內(nèi)外部信息融通需求的增長(zhǎng),外貿(mào)出口企業(yè)的業(yè)財(cái)一體化需求越來(lái)越迫切了,而同時(shí)財(cái)務(wù)信息化和“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展,也為業(yè)財(cái)融合提供了技術(shù)保障。本文結(jié)合實(shí)際對(duì)外貿(mào)出口企業(yè)采購(gòu)、銷售、收款、物流等環(huán)節(jié)普遍存在的問(wèn)題進(jìn)行分析,提出了業(yè)財(cái)一體化是公司內(nèi)部控制的要求也是公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展必由之路的觀點(diǎn)。接下來(lái)以安泰國(guó)際貿(mào)易有限公司業(yè)財(cái)一體化為例,對(duì)安泰國(guó)際一體化建設(shè)中的基礎(chǔ)框架構(gòu)建、業(yè)財(cái)流程重塑、內(nèi)外信息融通、單項(xiàng)臺(tái)賬追蹤和業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)崗位建立這五個(gè)方面的成功經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了分析和總結(jié)。最后對(duì)外貿(mào)出口企業(yè)業(yè)財(cái)一體化的關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行了概括,業(yè)財(cái)一體化建設(shè)應(yīng)抓住對(duì)外報(bào)送的控制點(diǎn),設(shè)立業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)崗位,應(yīng)以價(jià)值鏈的信息共享為切入點(diǎn),建立信息的融通與比對(duì)鏈條。同時(shí),外貿(mào)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)自檢力度和實(shí)物流轉(zhuǎn)的參與度,應(yīng)做好合同應(yīng)收的管理和信用評(píng)價(jià)體制的建設(shè),只有這樣才能夠彌補(bǔ)外貿(mào)企業(yè)缺乏業(yè)務(wù)參與度的短板,實(shí)現(xiàn)內(nèi)控的完善以及達(dá)到運(yùn)行的高效。
【關(guān)鍵詞】業(yè)財(cái)一體化;信息共享;外貿(mào)出口企業(yè)
一、外貿(mào)企業(yè)業(yè)財(cái)一體化的必要性
業(yè)財(cái)一體化是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅猛發(fā)展和企業(yè)管理要求不斷提升的產(chǎn)物。通過(guò)建立一體化管理的信息平臺(tái),可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的共享和信息的融通。通俗的說(shuō)就是原來(lái)業(yè)務(wù)做一遍,財(cái)務(wù)做一遍,業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)再核對(duì)一遍的工作,變成業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)一起做一遍,然后不用核對(duì)。業(yè)財(cái)一體化包含采購(gòu)管理、銷售管理、固定資產(chǎn)管理、成本控制、費(fèi)用控制等等方面,本文僅對(duì)外貿(mào)出口企業(yè)容易出現(xiàn)問(wèn)題的采購(gòu)、銷售、收款、物流等環(huán)節(jié)進(jìn)行分析和提出改善建議。主要必要性分析如下:
1.加強(qiáng)對(duì)出入庫(kù)、物流環(huán)節(jié)的管理
出口貨物一般是由供應(yīng)商處直接發(fā)往國(guó)外,不經(jīng)過(guò)外貿(mào)出口企業(yè)倉(cāng)庫(kù)。外貿(mào)企業(yè)對(duì)出口產(chǎn)品的數(shù)量、質(zhì)量、物流,甚至于真實(shí)性缺乏監(jiān)督。雖然根據(jù)出口退稅要求,增值稅發(fā)票、出口報(bào)關(guān)單必須單單一致且與實(shí)際相符,但外貿(mào)企業(yè)的檢查往往僅限于對(duì)出口單據(jù)的核對(duì)。一體化就是要將單據(jù)核對(duì)與實(shí)物監(jiān)督結(jié)合起來(lái),加強(qiáng)單據(jù)流和實(shí)物流的一致性審核。
2.深入對(duì)合同應(yīng)收款的監(jiān)控
合同應(yīng)收款一般是截點(diǎn)日而不是時(shí)點(diǎn)日,即合同一般簽訂為發(fā)貨后多少天付款,而不是具體某天付款,由于對(duì)發(fā)貨時(shí)間的信息溝通不順暢,財(cái)務(wù)部不容易知道哪些應(yīng)收款的逾期風(fēng)險(xiǎn)比較大,哪些應(yīng)收款還在賬期之內(nèi)。業(yè)財(cái)?shù)娜谕茏屫?cái)務(wù)部按照逾期風(fēng)險(xiǎn)將應(yīng)收賬款進(jìn)行分類,有利于監(jiān)控和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。
3.避免誤退稅風(fēng)險(xiǎn),加快貨物驗(yàn)收情況的實(shí)時(shí)反饋速度
根據(jù)出口退稅政策,一般貿(mào)易出口貨物必須在次年4月15日以前收匯,否則不可以辦理出口退稅。同時(shí),出口貨物出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題,也應(yīng)在一年內(nèi)退回,以退貨方式報(bào)關(guān)進(jìn)口,原出口貨物不得辦理出口退稅。但實(shí)際中存在外商認(rèn)為商品質(zhì)量有問(wèn)題而拒絕付匯或要求退款,但外貿(mào)企業(yè)由于不知情而辦理出口退稅的風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)現(xiàn)信息的共享,可以使外貿(mào)企業(yè)的出口退稅申報(bào)真實(shí)準(zhǔn)確。
4.提升信息準(zhǔn)確性和報(bào)表質(zhì)量
外貿(mào)企業(yè)由于收到的出入庫(kù)和物流信息滯后,導(dǎo)致公司在收入體現(xiàn)、成本預(yù)估、應(yīng)收確認(rèn)等方面滯后,報(bào)表無(wú)法反映公司的經(jīng)營(yíng)以及風(fēng)險(xiǎn)情況。財(cái)務(wù)更關(guān)注眾多品類商品的匹配,采購(gòu)與報(bào)關(guān)的單單一致,而忽視對(duì)當(dāng)期業(yè)務(wù)進(jìn)展的監(jiān)控。業(yè)財(cái)一體化能讓財(cái)務(wù)深入業(yè)務(wù)前端,實(shí)時(shí)掌握并反映合同的進(jìn)展情況和公司的經(jīng)營(yíng)狀況。
二、安泰國(guó)際業(yè)財(cái)一體化案例分析
1.案例企業(yè)背景
安泰國(guó)際貿(mào)易有限公司(以下簡(jiǎn)稱安泰國(guó)際)是中國(guó)鋼研科技集團(tuán)有限公司旗下全資二級(jí)子公司,作為集團(tuán)的出口平臺(tái)主要從事金屬原材料、冶金制品的出口貿(mào)易,客戶集中在美國(guó)、德國(guó)、香港等地,其中不乏世界五百?gòu)?qiáng)企業(yè)。主要商品均采購(gòu)自集團(tuán)內(nèi)的制造企業(yè),同時(shí)自身也在尋找集團(tuán)外的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。安泰國(guó)際出口特點(diǎn)是批次多、品種繁雜、貿(mào)易形式多樣。
安泰國(guó)際自身沒(méi)有生產(chǎn)能力,一般的貿(mào)易流程是通過(guò)展會(huì)和商務(wù)考察尋找客源,通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、交易磋商選定集團(tuán)內(nèi)供應(yīng)商,在樣品試單完成后,簽訂正式的貿(mào)易合同。集團(tuán)內(nèi)生產(chǎn)的產(chǎn)品屬于工業(yè)半成品,需要按照客戶要求的尺寸規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)含量等來(lái)進(jìn)行生產(chǎn),屬于差異化產(chǎn)品。所以,一旦銷售穩(wěn)定之后,安泰國(guó)際在出口貿(mào)易中的話語(yǔ)權(quán)就會(huì)逐漸下降。同時(shí),由于貨物一般都是由供應(yīng)商倉(cāng)庫(kù)直接發(fā)往口岸然后出口,安泰國(guó)際以往在整個(gè)貿(mào)易過(guò)程中,對(duì)商品實(shí)物流轉(zhuǎn)的控制以及商品合規(guī)合法性的控制比較弱,業(yè)財(cái)融合度一般不高。由于存在以上種種弊端,安泰國(guó)際開(kāi)始推行基于財(cái)務(wù)信息化和價(jià)值鏈管理的業(yè)財(cái)一體化。
2.安泰國(guó)際業(yè)財(cái)一體化構(gòu)建
安泰國(guó)際在一體化實(shí)施之初進(jìn)行了廣泛的市場(chǎng)調(diào)研,選擇了適應(yīng)出口流程和合同核算的南北天地軟件作為一體化和流程重建的平臺(tái)。安泰國(guó)際一體化實(shí)施以框架設(shè)計(jì)為基礎(chǔ),以流程再造為主線,以信息共享為紐帶,大膽設(shè)立業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)崗位,一體化建設(shè)卓有成效。
(1)做好框架設(shè)計(jì),統(tǒng)一基礎(chǔ)信息
信息化搭建的基礎(chǔ)就是要實(shí)現(xiàn)人員結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一、商品庫(kù)的統(tǒng)一和合同號(hào)的規(guī)范統(tǒng)一。在建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí),安泰國(guó)際充分了考慮了公司業(yè)務(wù)類型、審批要求,甚至考核標(biāo)準(zhǔn),按照一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)一個(gè)分類來(lái)統(tǒng)一進(jìn)行人員結(jié)構(gòu)搭建。統(tǒng)一商品庫(kù)的建立方便了出口單據(jù)的制作,也滿足了后續(xù)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)的需求。由于出口業(yè)務(wù)需要單項(xiàng)業(yè)務(wù)核算資金、損益、稅金的需要,建立了公司合同號(hào)的規(guī)范編號(hào)制度,實(shí)現(xiàn)了合同號(hào)與業(yè)務(wù)類型、出口年份、部門代碼、商品編碼的映射關(guān)系,為以后單項(xiàng)業(yè)務(wù)的分析和統(tǒng)計(jì)奠定了基礎(chǔ)。
(2)重塑業(yè)財(cái)流程,固化操作規(guī)范
流程再造,將內(nèi)控固化在信息系統(tǒng)里強(qiáng)制執(zhí)行,將標(biāo)準(zhǔn)化貫穿于整個(gè)價(jià)值鏈。業(yè)財(cái)一體化不僅包含內(nèi)部一體化還包含價(jià)值鏈的一體化。價(jià)值鏈的一體化突破了企業(yè)組織的界限,將企業(yè)與組織上下游的貿(mào)易伙伴和客戶緊密聯(lián)系在一起,帶來(lái)了整個(gè)公司信息流、物流、資金流以及作業(yè)流的協(xié)同合作。
安泰國(guó)際在一體化實(shí)施中力推業(yè)務(wù)表單化,表單流程化。將合同詢價(jià)、合同簽訂、采購(gòu)入庫(kù)、現(xiàn)金付款、報(bào)關(guān)出口、商品驗(yàn)收、出口收款等流程,按照特點(diǎn)進(jìn)行分類,匯總相關(guān)表單,實(shí)現(xiàn)信息自動(dòng)采集、共享、實(shí)時(shí)控制與輸出。將公司的內(nèi)控管理嵌入到ERP執(zhí)行的過(guò)程中,將業(yè)務(wù)運(yùn)行的審批流固化,將信息流分類匯總。同時(shí),規(guī)范不相容崗位的分離,比如詢價(jià)與合同簽訂、單據(jù)管理與物流管理等崗位。
(3)利用內(nèi)外信息,融通始于共享
建立數(shù)據(jù)共享平臺(tái),將業(yè)務(wù)部的合同數(shù)據(jù)、采購(gòu)數(shù)據(jù)、報(bào)關(guān)數(shù)據(jù)、付款申請(qǐng)、發(fā)票信息共享到數(shù)據(jù)平臺(tái),將財(cái)務(wù)部的來(lái)款信息、付款信息也共享到數(shù)據(jù)平臺(tái),在平臺(tái)內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)比對(duì)驗(yàn)證,然后將對(duì)方的工作進(jìn)展回錄入相關(guān)流程中。
要做好一體化,就要做好信息化建設(shè),做好內(nèi)外部資源的整合和流程再造。對(duì)內(nèi)做好ERP軟件的設(shè)計(jì)和執(zhí)行,對(duì)外充分利用XBRL語(yǔ)言做好各類報(bào)告間的數(shù)據(jù)映射。出口業(yè)務(wù)由于涉外及風(fēng)險(xiǎn)大的特征,稅務(wù)局、海關(guān)、外管局的管理手段都強(qiáng)于對(duì)國(guó)內(nèi)貿(mào)易的管理,安泰國(guó)際利用政府管理監(jiān)督的數(shù)據(jù)開(kāi)放平臺(tái),通過(guò)接口,抓取政府部門的權(quán)威數(shù)據(jù),完成對(duì)業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)監(jiān)控與反饋。
(4)設(shè)立業(yè)務(wù)財(cái)務(wù),加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)從核算型財(cái)務(wù)向業(yè)務(wù)型財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)變,業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)滲透在業(yè)務(wù)的各個(gè)層面,為經(jīng)營(yíng)提供專業(yè)支持,真正成為業(yè)務(wù)的伙伴,分析經(jīng)濟(jì)運(yùn)行,進(jìn)行內(nèi)控執(zhí)行和評(píng)價(jià)。
核算會(huì)計(jì)更多的強(qiáng)調(diào)專業(yè)技術(shù)性而不是管理信息決策的支持,而業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)則更加重視與業(yè)務(wù)的溝通交流和報(bào)表背后數(shù)據(jù)信息的有用性。會(huì)計(jì)人員不但加強(qiáng)協(xié)同協(xié)作,而且向業(yè)務(wù)管理范疇延伸。將財(cái)務(wù)的重點(diǎn)工作從交易處理向管理控制、決策支持推進(jìn)。
合同執(zhí)行過(guò)程中,采購(gòu)合同需要加蓋單位公章,銷售報(bào)關(guān)需要公司出具報(bào)關(guān)委托書(shū)或者使用公司口岸IC卡。業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)在此時(shí)的審核重點(diǎn)是:
①主要審核原始訂單以及合同錄入的完整性和正確性,特別關(guān)注生產(chǎn)周期和賬期。
②在合同審核的過(guò)程中一定要關(guān)注客戶的要求,尤其是客戶所需要的型號(hào)、交貨期、運(yùn)輸方式等,并與相應(yīng)的采購(gòu)合同匹配,在采購(gòu)合同中同樣表明以上信息,以免出口后由于質(zhì)量問(wèn)題產(chǎn)生糾紛。
③關(guān)注出口貨物的貨運(yùn)、報(bào)關(guān)、投保手續(xù)。
(5)建立單項(xiàng)臺(tái)賬,實(shí)現(xiàn)合同追蹤
根據(jù)出口退稅單單一致的要求,出口企業(yè)務(wù)必建立發(fā)貨、報(bào)關(guān)、收款一一對(duì)應(yīng)的臺(tái)賬管理模式。單項(xiàng)業(yè)務(wù)臺(tái)賬包括單項(xiàng)業(yè)務(wù)資金臺(tái)賬、單項(xiàng)業(yè)務(wù)購(gòu)銷臺(tái)賬、單項(xiàng)業(yè)務(wù)損益臺(tái)賬。根據(jù)單項(xiàng)業(yè)務(wù)臺(tái)賬可以根據(jù)合同查看發(fā)貨情況,可以根據(jù)合同賬期和發(fā)貨日期統(tǒng)計(jì)應(yīng)收賬款賬齡和逾期情況。同時(shí),還能查詢到退稅是否收到、貨款是否支付、發(fā)票是否開(kāi)具等信息。
3.安泰國(guó)際業(yè)財(cái)一體化的實(shí)施效果和評(píng)價(jià)
安泰國(guó)際推行業(yè)財(cái)融合以來(lái),取得了較好的成效,第一解決了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)信息相互獨(dú)立的問(wèn)題,實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)的共享;第二財(cái)務(wù)工作前置,加強(qiáng)了對(duì)物流、資金流、合同流的控制;第三將管理會(huì)計(jì)融合到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng),提高了管理會(huì)計(jì)信息的決策支持有用性。
安泰國(guó)際一體化實(shí)施的不足就是信息交互平臺(tái)的工作量過(guò)于繁重,物流部門、購(gòu)銷部門、財(cái)務(wù)部門傳遞的信息需要在這里進(jìn)行核對(duì),由于信息量過(guò)大,有問(wèn)題的數(shù)據(jù)有可能會(huì)淹沒(méi)在眾多正常的數(shù)據(jù)中間,為發(fā)現(xiàn)問(wèn)題造成了障礙。
三、完善外貿(mào)出口企業(yè)業(yè)財(cái)一體化的關(guān)鍵控制點(diǎn)
1.抓住購(gòu)銷始末,將業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)嵌入合同執(zhí)行中
出口操作是一個(gè)集成化的流程,應(yīng)對(duì)采購(gòu)、銷售、庫(kù)存、生產(chǎn)、應(yīng)收等環(huán)節(jié)進(jìn)行集中化管理。公司對(duì)業(yè)務(wù)管理的突破口就是對(duì)采購(gòu)合同和銷售合同的管理。采購(gòu)和銷售合同需要加蓋公司印章,而報(bào)關(guān)環(huán)節(jié)需要使用公司的報(bào)關(guān)委托書(shū)和電子口岸IC卡??刂坪昧艘陨蠈?duì)外輸出的關(guān)鍵點(diǎn),就能保證在采購(gòu)銷售出口之前已經(jīng)完成了內(nèi)部的審批和數(shù)據(jù)的比對(duì),業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)此時(shí)應(yīng)核對(duì)資金流、物流、信息流、發(fā)票流的一致和合規(guī),為以后物流和應(yīng)收的追蹤和管理奠定了基礎(chǔ)。
2.關(guān)注電子口岸及訂艙租船信息,與供應(yīng)商系統(tǒng)接口,完成出入庫(kù)和物流信息匹配
貨物出口報(bào)關(guān)后及時(shí)從電子口岸下載出口信息,并與集團(tuán)內(nèi)的兄弟單位做好業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接,將相關(guān)信息導(dǎo)入系統(tǒng)中,與采購(gòu)合同和銷售合同進(jìn)行匹配。電子口岸信息是海關(guān)核對(duì)后的信息,供應(yīng)商出口信息是第三方信息,核對(duì)后數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性都比較高,出現(xiàn)問(wèn)題,比如延遲發(fā)貨等都能及時(shí)發(fā)現(xiàn)。根據(jù)船公司的提單,關(guān)注收發(fā)貨人、商品數(shù)量、種類、價(jià)格等要素,與購(gòu)銷合同核對(duì),完成對(duì)業(yè)務(wù)正確性和真實(shí)性的核對(duì)。
做好訂單的跟進(jìn),完成客戶和供應(yīng)商的有效銜接。同時(shí),新產(chǎn)品還應(yīng)關(guān)注抽樣結(jié)果和整改意見(jiàn),批量生產(chǎn)的產(chǎn)品也應(yīng)注意監(jiān)測(cè)結(jié)果,尤其是對(duì)于精密零件,加強(qiáng)質(zhì)量的監(jiān)督管控,避免出口后的損失。
3.做好自檢,對(duì)可能發(fā)生的退貨或者回款問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行反饋和調(diào)整
外貿(mào)企業(yè)不僅要做到采購(gòu)和銷售的單單一致,還要對(duì)商品進(jìn)行抽查自檢,這樣可以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,避免客戶驗(yàn)貨不合格和海關(guān)查驗(yàn)的風(fēng)險(xiǎn)。而且,如果不自檢,那么如果不良供應(yīng)商裝貨是一種東西,報(bào)關(guān)時(shí)另一個(gè)東西,外貿(mào)企業(yè)就發(fā)現(xiàn)不了,最后就外貿(mào)企業(yè)就容易被海關(guān)處罰甚至還要被定性為走私。自檢的過(guò)程也要固化到流程中,對(duì)于新業(yè)務(wù)、批量大的業(yè)務(wù),應(yīng)加強(qiáng)抽查比例。
4.對(duì)應(yīng)收賬款按照合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和關(guān)注
根據(jù)合同,有的銷售是給予賬期的,有的是要收預(yù)付款的,根據(jù)合同出具應(yīng)收款分析表,做好資金的管理和預(yù)警的工作。應(yīng)收賬款不僅按照賬齡進(jìn)行分析,還按照合同應(yīng)收款的進(jìn)度表進(jìn)行分析。對(duì)于發(fā)貨后1個(gè)月的貨物,應(yīng)向客戶催要驗(yàn)收入庫(kù)單,以便后續(xù)辦理出口退稅或者合同賬期催要收款。
5.建立信用評(píng)價(jià)機(jī)制
建立供應(yīng)商和客戶的信用評(píng)價(jià)體系,對(duì)于多次出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的供應(yīng)商以及未按照合同回款的客戶降低信用評(píng)級(jí)。供應(yīng)商評(píng)價(jià)方面可以制定供應(yīng)商評(píng)價(jià)制度,對(duì)于存在質(zhì)量問(wèn)題的供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)從名錄中摘除。客戶評(píng)價(jià)方面可以建立出口賒銷查詢庫(kù),根據(jù)合同,將合同應(yīng)收款和實(shí)際收款進(jìn)行比對(duì)和追蹤,對(duì)未足額收款和未按期收款的合同進(jìn)行定期排查,這樣財(cái)務(wù)人員就可以協(xié)助業(yè)務(wù)人員選擇最佳供應(yīng)商,在后續(xù)業(yè)務(wù)中優(yōu)先選擇評(píng)級(jí)高的企業(yè)。
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