摘要：眾所周知，人事檔案管理在事業(yè)單位管理中占有重要的地位，單位日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的組織管理、合同管理以及績(jī)效管理都離不開人事檔案管理。而以網(wǎng)絡(luò)為核心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，加速了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與人事檔案管理的結(jié)合，使人事檔案的數(shù)字化管理逐漸變成現(xiàn)實(shí)，并開始取代原先效率低下的手工管理。本文將對(duì)處于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的人事檔案數(shù)字化管理進(jìn)行研究，分析人事檔案管理模式的現(xiàn)狀以及未來發(fā)展趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：人事檔案;信息化;數(shù)字化

一、當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理現(xiàn)狀

1、檔案的收集轉(zhuǎn)移過程易出現(xiàn)問題

在我國(guó)，人事檔案管理歷史悠久，多采用手工管理的模式。在組織機(jī)構(gòu)中，人事檔案涉及方方面面，并需要在不同部門之間周轉(zhuǎn)，但人事檔案的管理較為封閉，管理人員往往容易忽視其中的價(jià)值。在文件的轉(zhuǎn)移過程中，由于交接時(shí)間過長(zhǎng)等原因，易發(fā)生檔案的損壞、被盜，破壞檔案的完整性，補(bǔ)全檔案也較為困難。

2、檔案內(nèi)容的更改易出現(xiàn)問題

由于我國(guó)事業(yè)單位多采用手工管理的方式管理人事檔案，在運(yùn)營(yíng)及相關(guān)活動(dòng)中，難免存在需要更新修改檔案的情況，但人事檔案的數(shù)量通常是較大的，單靠相關(guān)的管理人員難以及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行更新，以至于多數(shù)人事檔案中只記載了員工的學(xué)歷等基本資料，對(duì)于員工在單位中多年的工作情況難以全面覆蓋。同時(shí)，現(xiàn)階段的人事檔案多是紙質(zhì)檔案，難以進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的保存，需要專門的地方來保管檔案。

3、人事檔案管理難以適應(yīng)改革

由于我國(guó)事業(yè)單位對(duì)工作人員的招收大多由終身制改成了聘用制，因此人員不再長(zhǎng)時(shí)間固定于一個(gè)工作崗位上，人員流動(dòng)加快，人事檔案的管理人員也不例外。而管理人員的經(jīng)常變化使得檔案的交接變得頻繁，檔案交接過程中常會(huì)有疏失、遺漏的地方，致使許多檔案變成廢檔，檔案上記載的內(nèi)容與實(shí)際情況發(fā)生脫節(jié)。因此，現(xiàn)階段的人事檔案管理難以適應(yīng)人事制度的相關(guān)改革。

4、電子檔案失真嚴(yán)重

當(dāng)前檔案的內(nèi)容轉(zhuǎn)移大多是將原有紙質(zhì)檔案中的信息轉(zhuǎn)移至電子檔案中，而將檔案數(shù)字化的這一過程易發(fā)生問題，例如在檔案的錄入過程中出現(xiàn)信息干擾和人為破壞，安全問題需要得到保障。

二、人事檔案數(shù)字化管理目標(biāo)

根據(jù)人事檔案管理中存在的問題，可以明確人事檔案數(shù)字化管理的目標(biāo)。首先，人事檔案數(shù)字化要節(jié)約時(shí)間，且得到的電子檔案應(yīng)易于交接，便于保存。第二點(diǎn)，建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠?qū)n案做出及時(shí)更改，同時(shí)保障信息的安全。第三點(diǎn)，管理層要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案數(shù)字化管理的重要性，有計(jì)劃地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并且做好備份工作，安排之后的工作計(jì)劃。最后，重建電子檔案后，要注重對(duì)檔案的維護(hù)與利用，開發(fā)快速查閱與統(tǒng)計(jì)功能，根據(jù)檔案制定出行之有效的管理與獎(jiǎng)懲制度。

三、人事檔案數(shù)字化管理的意義

1、安全完整地保存人事資料

對(duì)事業(yè)單位中的人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，無意外情況，人事資料一旦錄入電腦，即可永久保存，資料丟失破壞的可能性大大降低。

2、提高工作效率

對(duì)事業(yè)單位中的人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，可以減少人力資源的投入，電子檔案的建立和更改時(shí)間大大縮短。同時(shí)，管理層可以在網(wǎng)上調(diào)出檔案，杜絕了檔案遺失情況的發(fā)生。

3、加速事業(yè)單位的信息化

當(dāng)今社會(huì)，許多事業(yè)單位都在倡導(dǎo)信息化建設(shè)，人事檔案管理作單位管理活動(dòng)的重要組成部分，也不例外。運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)信息的流動(dòng)和共享，將單位中各類信息數(shù)字化是加速事業(yè)單位信息化的必要手段。

四、人事檔案信息化管理的基本模式

1、人事檔案信息系統(tǒng)

為了方便進(jìn)行檔案的查閱與轉(zhuǎn)移，可以建立人事檔案信息系統(tǒng)，將每一份人事檔案的信息輸入系統(tǒng)，類似于檢索系統(tǒng)，各部門在查找人事資料時(shí)可以提高工作效率。在檔案的轉(zhuǎn)移過程中，對(duì)于遺漏能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并盡快補(bǔ)全。

2、電子人事檔案

簡(jiǎn)單地說，電子人事檔案就是將紙質(zhì)的人事檔案進(jìn)行數(shù)字化，將檔案中的信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，創(chuàng)建電子檔案的過程中工作量較大，需要將檔案中員工的所有情況完整輸入系統(tǒng)。完成電子檔案后，可以極大地?cái)U(kuò)展存儲(chǔ)空間，信息的更新也會(huì)更加方便，實(shí)現(xiàn)人事檔案資料的快速查閱和高效共享。

3、標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案

標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案是在電子人事檔案的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案資料進(jìn)行簡(jiǎn)化和匯總之后，將檔案按照規(guī)定的格式重新整理，便于快速瀏覽與統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，建立完善相應(yīng)的收集、整理、更改與檢索過程，便于對(duì)檔案中出現(xiàn)的錯(cuò)誤及時(shí)糾正。

五、提高人事檔案數(shù)字化的對(duì)策

1、培養(yǎng)相關(guān)人才

管理層應(yīng)當(dāng)對(duì)人事檔案的數(shù)字化管理保持足夠的重視，成立相關(guān)的項(xiàng)目小組，統(tǒng)籌安排紙質(zhì)檔案的收集和錄入工作。電子檔案系統(tǒng)的維護(hù)和運(yùn)營(yíng)同樣需要人力資源，應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)此方面的人才。對(duì)于檔案的管理人員，安排相關(guān)的培訓(xùn)，提高他們解決問題的能力。

2、檔案采取標(biāo)準(zhǔn)格式

為了便于后續(xù)檔案的查閱以及整理，在錄入過程中，就應(yīng)當(dāng)注意檔案的格式保持一致，包括檔案內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化和形成過程的標(biāo)準(zhǔn)化。

3、注重信息系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)

人事檔案的數(shù)字化管理需要處于一定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，電子檔案也需要一定的載體，因此要注重硬件設(shè)施的建設(shè)，提供計(jì)算能力達(dá)到要求的大型計(jì)算機(jī)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和相關(guān)的硬件進(jìn)行定期維護(hù)和檢查。

六、結(jié)語(yǔ)

隨著科技進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展，人事檔案的數(shù)字化管理是必然的，事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)實(shí)際需要，制定有效的應(yīng)對(duì)策略，尋找適合自己的數(shù)字化管理模式，使人事檔案中的信息達(dá)到利用的最大化，推動(dòng)單位自身的信息化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]宣士艷.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人力資源檔案的數(shù)字化管理[J/OL].數(shù)字石油和化工，2019-01-02.

[2]宋穎.人事檔案的數(shù)字化管理模式研究[DB/OL].2016-09-27.

[3]沈銀嬌.基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下加強(qiáng)我國(guó)檔案數(shù)字化管理問題的思考[DB/OL].2015-07-17.