檔案的收集與整理工作是我們單位檔案管理人員日常工作，也檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，它為檔案工作提供了實(shí)際的管理對象。檔案收集與整理工作，就是按照黨和國家的有關(guān)規(guī)定通過一定的途徑和方法將各部門分散產(chǎn)生和形成的具有保存價(jià)值，且可供查考利用的各種文件材料集中到單位檔案室統(tǒng)一管理的過程，這是單位檔案部門獲得和積累檔案的一種重要的手段。檔案收集工作是否科學(xué)，決定了檔案收集數(shù)量多少和質(zhì)量高低，因此，只有收集到豐富的檔案資料，才能真正提高檔案工作的質(zhì)量，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

檔案是在單位管理和實(shí)踐中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料，其內(nèi)容非常豐富。檔案的收集與整理從一定程度上來講是反映單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，檔案的規(guī)范化管理是提高單位管理質(zhì)量的重要保障，下面就如何做好檔案的收集和整理工作淺談幾點(diǎn)看法。

一、提高認(rèn)識(shí)，明確檔案在工作中的作用

檔案是具有保存價(jià)值的最原始、最準(zhǔn)確的記錄，同時(shí)具有很高的實(shí)用價(jià)值。隨著社會(huì)的進(jìn)步以及新形勢發(fā)展的需求，檔案基礎(chǔ)工作有了進(jìn)一步的發(fā)展，檔案分類工作更加具體、精細(xì)，努力提高認(rèn)識(shí)，在充分認(rèn)識(shí)檔案工作重要性的前提下，把全面加強(qiáng)檔案資源建設(shè)作為檔案工作的著力點(diǎn)，提高檔案工作的服務(wù)水平和管理水準(zhǔn)，因此，檔案工作人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，做好檔案的收集、整理和歸檔工作，一方面保證各門類檔案的齊全完整，更好地提供利用，另一方面也給國家積累檔案打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

二、檔案的收集與整理工作的意義

檔案的收集與整理工作，對整個(gè)檔案工作具有重要意義。它是檔案基礎(chǔ)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在檔案工作所有環(huán)節(jié)中，收集工作是起點(diǎn)，提供利用是目的，而檔案的整理則是承上啟下的關(guān)鍵所在。上承收集工作，可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集工作的質(zhì)量，下繼開發(fā)利用，為開發(fā)利用創(chuàng)造條件。因此，這是一個(gè)很重要的中間環(huán)節(jié)，其意義為：一是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ)，要有成效地進(jìn)行管理，還必須善于實(shí)際地進(jìn)行組織工作。檔案的整理工作，就是對檔案進(jìn)行有序地組織，以利于查找利用，以利于檔案的安全保管。二是應(yīng)把檔案整理工作放在利用工作的前頭，檔案整理得好，其分類和組卷的系統(tǒng)本身就具備一種檢索功能，可以分擔(dān)檢索工具體系的一部分任務(wù)。

三、確保檔案的收集與整理具有真實(shí)性

檔案是歷史及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，這是它的價(jià)值所在。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件?，F(xiàn)代國外學(xué)者，特別是歷史學(xué)家對于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價(jià)值。檔案記載了許許多多的歷史事件和社會(huì)現(xiàn)象，內(nèi)容十分豐富。檔案又是新的社會(huì)實(shí)踐最可靠的憑證和依據(jù)，檔案是在生產(chǎn)實(shí)踐和社會(huì)實(shí)踐中產(chǎn)生的，它客觀地、真實(shí)地記載著各階段的活動(dòng)，銘刻著歷史上的千秋功過，保留著真切的歷史標(biāo)記，因此，檔案發(fā)生的效用與日俱增。

四、檔案收集與整理工作中存在的主要問題

一是庫房問題。檔案庫房必須選擇寬敞、通風(fēng)良好的地方，避免檔案收集后保存時(shí)，長期受潮發(fā)霉而紙張變質(zhì)、字跡模糊現(xiàn)象；二是由于管理不科學(xué)，致使檔案混亂，用時(shí)查找不到；三是有些人不了解檔案在整個(gè)社會(huì)中的重大作用。

五、加強(qiáng)檔案收集與整理工作的對策和措施

（一）做好檔案的收集與整理

檔案的收集是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，這項(xiàng)工作做得好與壞會(huì)直接影響到檔案的數(shù)量與質(zhì)量，因此，要把檔案這項(xiàng)基礎(chǔ)工作做好，首先要做好檔案的收集工作，才能更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。如何把檔案收集齊全、完整、準(zhǔn)確，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展工作中的作用，是目前檔案管理部門面臨的一個(gè)突出問題。目前，有些人沒有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，認(rèn)為檔案沒有效益，可有可無，導(dǎo)致檔案工作人員工作熱情不高，檔案工作進(jìn)展緩慢，這就要求我們對檔案進(jìn)行及時(shí)收集、整理、歸檔，為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，發(fā)揮其重要作用。檔案整理工作，從其中各個(gè)環(huán)節(jié)作業(yè)的性質(zhì)上，又可概括為系統(tǒng)化和編目兩大部分。檔案的系統(tǒng)化包括區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷的排列。案卷的編目主要包括編制卷內(nèi)文件目錄，備考表，案卷封面的編目、案卷目錄的編制。系統(tǒng)化是整理工作的開始，編目是整理工作的結(jié)束；系統(tǒng)化是編目的基礎(chǔ)，編目是系統(tǒng)化的反映。在實(shí)際工作中，二者往往交錯(cuò)進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)管理，狠抓檔案工作制度落實(shí)

要改變檔案工作管理混亂的前提是制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作。同時(shí)，要建立相應(yīng)的檔案管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，從檔案收集、歸檔到整理都進(jìn)行統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的規(guī)章制度，防止檔案分散流失。在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)，要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，違法必究，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保檔案歸檔質(zhì)量與管理。

（三）認(rèn)真宣傳貫徹《檔案法》，建立獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制

只有加強(qiáng)宣傳《檔案法》，依法辦事，引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和全社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)，營造出一種良好的檔案工作氛圍。同時(shí)，要抓住機(jī)遇，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用，做好檔案的收集整理工作，通過建立獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制來考核檔案工作人員的工作業(yè)績、業(yè)務(wù)熟練程度、責(zé)任心的大小，從而調(diào)動(dòng)廣大檔案工作者的工作積極性。

（四）注重文件材料的收集與整理

存檔的文件、材料要隨時(shí)收集并整理，以保證歸檔文件材料的完整性、針對性和時(shí)效性。文件資料的收集要齊全、完整、突出重點(diǎn)；整理要符合要求，按照歸檔范圍進(jìn)行分類整理，力求整齊美觀。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案保管工作，確保檔案機(jī)密安全。集到的原始資料和數(shù)據(jù)，要進(jìn)行科學(xué)分類和歸納，使資料系統(tǒng)化，便于分析和敘述。

六、結(jié)束語

完整齊全的檔案材料并經(jīng)系統(tǒng)整理的檔案能科學(xué)地、系統(tǒng)地為單位各項(xiàng)工作服務(wù)，檔案室要發(fā)揮前端調(diào)控功能，從立卷歸檔做起，注意有重點(diǎn)、有計(jì)劃地收集、整理各門類的檔案，把基礎(chǔ)打牢，發(fā)揮檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)作用，把有保存價(jià)值的檔案集中管理，采取切實(shí)有效的措施，改善工作思路，拓展工作對象，創(chuàng)新工作手段，豐富檔案資源，使檔案信息有取之不盡，用之不竭的來源，確保檔案資源開發(fā)利用工作的質(zhì)量和效率。

（作者單位：中國鐵路濟(jì)南局集團(tuán)有限公司 濟(jì)南工務(wù)段）