摘 要：20世紀(jì)90年代以來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，很多事業(yè)單位對檔案管理工作越來越重視，檔案事業(yè)的發(fā)展迎來了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。無論是單位領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理工作者個人，都普遍認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必經(jīng)之路，符合現(xiàn)代化發(fā)展的需要。但是在實(shí)際檔案管理工作時，還存在各種各樣的問題，針對這一現(xiàn)狀，應(yīng)積極發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題并及時解決。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案管理；信息化建設(shè)；措施

現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理工作面臨著海量的數(shù)據(jù)，豐富的信息源與多樣化的數(shù)據(jù)類型，只有實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的信息化管理，才能建立起穩(wěn)定的數(shù)字檔案管理運(yùn)行體系，不斷挖掘數(shù)字檔案的使用價值，解決數(shù)字檔案管理中的實(shí)際問題，減輕工作人員的壓力，并且更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理目標(biāo)。

一、當(dāng)前檔案管理工作存在的主要問題

（一）缺乏現(xiàn)代化管理體系

在檔案管理工作實(shí)踐中，一般精力都在主營業(yè)務(wù)上，不管在工作統(tǒng)籌還是資源調(diào)配方面，對檔案管理工作都缺乏足夠的重視，一般也很難建立起有效的管理體系，在人力和財(cái)力資源的配備上，也缺乏足夠的專業(yè)性和實(shí)效性，如何構(gòu)建現(xiàn)代、信息化檔案管理體系，也直接關(guān)系到整個管理工作的水平。

（二）信息化管理仍存在缺陷

利用大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，能夠很好地提升檔案管理工作的針對性，通過對檔案數(shù)據(jù)精準(zhǔn)分析與篩選，可以更好地找準(zhǔn)檔案管理工作的節(jié)點(diǎn)，對于提升檔案管理工作水平具有至關(guān)重要的意義。但是，在實(shí)踐中，檔案管理人員普遍對于信息技術(shù)缺乏足夠的重視，固守傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，無法發(fā)現(xiàn)工作環(huán)節(jié)存在的諸多問題，制約了檔案管理總體工作效能的提升。

（三）檔案管理智能化水平不足

只有提升我國檔案管理水平，才能夠更好地助力檔案工作發(fā)展。這就說明我國檔案管理工作離不開現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐，在開展檔案管理的實(shí)踐中，由于缺乏有效的管理手段，很多單位檔案管理模式和手段較為落后，智能化水平較低，制約了檔案管理效能的提升。在檔案管理實(shí)踐中，涉及到大量的數(shù)據(jù)，如果不能引進(jìn)有效的信息管理系統(tǒng)，容易出現(xiàn)檔案管理漏洞和管理風(fēng)險，同時也難免存在管理效率低下的問題。

二、數(shù)字化檔案信息化管理的原則

（一）加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理理念的滲透

在傳統(tǒng)檔案管理理念的影響下，數(shù)字信息化檔案管理制度得不到應(yīng)有的重視。在此情況下，檔案管理人員在理論與實(shí)踐學(xué)習(xí)過程中缺乏主動性與積極性，以至于在實(shí)際工作中無法有效利用數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)。現(xiàn)代化檔案管理理念的滲透，其重點(diǎn)在于實(shí)踐，將數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢進(jìn)行展現(xiàn)，通過參觀學(xué)習(xí)，體驗(yàn)現(xiàn)代化檔案管理理念指導(dǎo)下相關(guān)工作的有效開展，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理人員在思想觀念上的轉(zhuǎn)變。

（二）構(gòu)建數(shù)字信息化管理平臺

為更好地發(fā)揮數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)在資源整合、查詢、閱讀等諸多方面的優(yōu)勢，加快信息資源的共享利用，為人們提供更加快捷的檔案服務(wù)，則需要根據(jù)日常檔案管理工作的內(nèi)容、流程，構(gòu)建與之相適應(yīng)的數(shù)字信息化管理平臺。該類型平臺主要包括檔案接收、檔案使用、檔案鑒定三大模塊，而根據(jù)檔案管理的工作流程，可以將其分為檔案收集、整理、共享等八個環(huán)節(jié)，其中各環(huán)節(jié)緊緊相扣，形成體系化的檔案管理流程，為數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）引入數(shù)字檔案技術(shù)

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，主要包括檔案記錄、存儲、檢索三個內(nèi)容，在數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建過程中，需要引入以電子檔案庫和具體化分析管理模式的數(shù)字檔案管理技術(shù)。所謂電子檔案庫，是指以數(shù)字化形式建立的資料存檔形式，檔案管理人員可以根據(jù)需要對電子檔案庫中的資料進(jìn)行差異化設(shè)置，定期檢查檔案閱讀情況。

（四）高效率原則

數(shù)字檔案信息化管理往往面臨著海量的數(shù)據(jù)信息，只有提高數(shù)字檔案管理工作的效率，才能提高數(shù)字檔案管理工作有效性，解決數(shù)字檔案管理中的實(shí)際問題。選擇最優(yōu)的數(shù)字檔案管理方案，加強(qiáng)在數(shù)字檔案信息化管理過程中的計(jì)算性，圍繞著數(shù)字檔案的運(yùn)行傳遞體系加強(qiáng)相關(guān)建設(shè)工作。

三、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位加強(qiáng)電子檔案信息化管理的對策

（一）強(qiáng)化信息化電子檔案管理觀念，重視對專業(yè)人才的培養(yǎng)

大數(shù)據(jù)時代的信息規(guī)模不斷擴(kuò)大，而基于社會公共服務(wù)需要，事業(yè)單位應(yīng)對檔案管理工作提出新的要求。檔案利用是檔案管理的根本目的，無論是在紙質(zhì)檔案時代，還是電子檔案時代，人才在檔案利用中的作用都是至關(guān)重要的。因此，為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，事業(yè)單位應(yīng)調(diào)整傳統(tǒng)的檔案管理人才結(jié)構(gòu)，注重對高素質(zhì)的數(shù)據(jù)人才的培養(yǎng)。具體來講，首先單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重新認(rèn)識電子檔案的信息化發(fā)展進(jìn)程與數(shù)據(jù)背景的關(guān)系，強(qiáng)化信息化檔案管理意識，積極引入信息化檔案管理技術(shù)，從軟硬件設(shè)備引入與更新的角度改善單位內(nèi)部信息管理環(huán)境，為人才的培養(yǎng)提供條件；其次，利用相關(guān)管理制度加強(qiáng)對信息意識的滲透，增強(qiáng)單位電子檔案管理人員的工作責(zé)任心，同時推動各部門之間的信息交流與共享，體現(xiàn)數(shù)據(jù)分析在單位業(yè)務(wù)開展方面的作用；最后，提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)，從實(shí)務(wù)操作的角度提高其數(shù)據(jù)收集、存儲、傳遞、分析、利用的能力，不斷豐富電子檔案資源，推動信息化檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

（二）建設(shè)電子檔案數(shù)字化平臺，提高檔案信息化處理水平

目前事業(yè)單位的檔案管理工作正在經(jīng)歷著以紙質(zhì)為載體的檔案信息逐漸被電子檔案所代替的轉(zhuǎn)型過程。根據(jù)大數(shù)據(jù)發(fā)展特點(diǎn)，以及檔案資源的開發(fā)、利用、保存、傳遞、共享需要，事業(yè)單位應(yīng)該建立并完善數(shù)據(jù)化平臺，利用信息技術(shù)推動信息處理工作的開展。具體來講：第一，完善檔案錄入功能，即管理人員通過對檔案的分類，將各部門的業(yè)務(wù)信息、案卷信息及文件信息等錄入數(shù)據(jù)庫，確保使用者能夠通過網(wǎng)上瀏覽、查詢實(shí)現(xiàn)對檔案資料的利用；第二，完善數(shù)據(jù)檢索功能，根據(jù)單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對軟件的檔案檢索功能進(jìn)行更新與完善，如在檢索中首先劃分檔案類型，再利用“數(shù)據(jù)檢索”或“分類檢索”完成文件信息的查詢，對于檔案的流動在系統(tǒng)平臺上應(yīng)及時體現(xiàn)，并逐漸提高檢索的準(zhǔn)確率；第三，完善數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能，大數(shù)據(jù)的一個主要特點(diǎn)就是信息規(guī)模龐大，因此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)網(wǎng)建設(shè)，以擴(kuò)大數(shù)據(jù)存儲容量，同時利用電子影像技術(shù)等，對紙質(zhì)檔案進(jìn)轉(zhuǎn)換，豐富數(shù)據(jù)庫，逐步推進(jìn)信息化管理工作的開展。

（三）注重電子檔案安全管理，有效規(guī)避檔案管理風(fēng)險

在大數(shù)據(jù)背景下，海量信息缺失為事業(yè)單位的工作開展提供了便利，但是由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，其中存在的信息安全問題也是十分突出的。因此，事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理的過程中，應(yīng)提高安全意識，確保電子檔案能夠及時有效地為各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供真實(shí)、完整的信息資源。在電子檔案安全管理中，首先，建立安全保護(hù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)分離，避免后臺侵入造成的檔案篡改、丟失等問題；其次，加強(qiáng)對黑客與網(wǎng)絡(luò)病毒的防范，安裝殺毒軟件，定期更新系統(tǒng)，及時彌補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，做好日常維護(hù)工作；再次，做好檔案信息資源的備份工作，利用云端實(shí)現(xiàn)對檔案信息的上傳，避免系統(tǒng)崩潰造成的檔案丟失，最大限度地控制檔案損失；最后，提高檔案管理人員的風(fēng)險意識，確保操作過程的合理規(guī)范，對違規(guī)操作及時追責(zé)，強(qiáng)化其安全管理責(zé)任，以有效規(guī)避電子檔案安全風(fēng)險。

總結(jié)

總之，在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位唯有對電子檔案工作的信息化建設(shè)給予足夠重視，才能切實(shí)提升檔案利用價值，并提高工作效率?；诖耍聵I(yè)單位積極創(chuàng)建大數(shù)據(jù)時代信息管理環(huán)境，實(shí)現(xiàn)對電子檔案資源的網(wǎng)絡(luò)傳輸、查詢、開發(fā)以及利用，利用電子檔案加強(qiáng)各部門之間的溝通與合作，推動單位的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，提高其履行社會公共服務(wù)的水平。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：重慶市秀山土家族苗族自治縣人民政府辦公室）