宋振華

檔案管理是單位日常工作中最基礎(chǔ)性的工作，也是一項(xiàng)非常重要的工作。對(duì)于工作人員的流動(dòng)性大的事業(yè)單位，檔案比工作人員能夠更好地為事業(yè)管理工作的連續(xù)性提供重要的基礎(chǔ)參考數(shù)據(jù)。借助檔案資料，能夠使管理人員更好地了解該項(xiàng)工作的過(guò)去，把握現(xiàn)在，更好地謀劃未來(lái)。通過(guò)對(duì)檔案資料的研究，可以少走彎路，取得事半功倍的成果。

現(xiàn)實(shí)情況是，事業(yè)單位的檔案工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。多數(shù)單位普遍做得較好的是榮譽(yù)檔案。對(duì)于本單位各項(xiàng)工作的各個(gè)歷史時(shí)期所取得的成績(jī)，比如：以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)的名義在各項(xiàng)比賽、評(píng)比、檢查、考核等工作活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)知名人士來(lái)本單位參加表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)的題詞、書畫、照片、錄音帶、錄像帶等；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和名人來(lái)本單位參加表彰大會(huì)所形成的錄音帶、錄像帶、照片、底片、光盤等，主要領(lǐng)導(dǎo)接見(jiàn)頒獎(jiǎng)視察慰問(wèn)獲得榮譽(yù)的集體和個(gè)人，有先進(jìn)集體和個(gè)介紹經(jīng)驗(yàn)、載譽(yù)歸來(lái) 外地外系統(tǒng)取經(jīng)學(xué)習(xí)的活動(dòng)等內(nèi)容；本單位的科研成果證書及獎(jiǎng)牌等，其他與表彰獎(jiǎng)勵(lì)有關(guān)的實(shí)物等收集齊全，歸檔及時(shí)。而單位的工作檔案、人事檔案等諸多方面往往歸檔范圍不清楚，建檔不完整，查閱困難。檔案管理工作存在許多亟待改進(jìn)的地方。

1存在的主要問(wèn)題

1.1重視程度不夠，多數(shù)單位沒(méi)有專職檔案工作人員

單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重要性沒(méi)有足夠認(rèn)識(shí)，或者雖然認(rèn)為檔案管理工作很重要，但是在工作安排上，卻沒(méi)有足夠重視。對(duì)檔案管理工作被動(dòng)應(yīng)付，更談不上加強(qiáng)服務(wù)。事業(yè)單位由于編制少，往往是一人兼數(shù)職，從事檔案管理工作的人員更是一人多崗，有的沒(méi)有經(jīng)過(guò)崗前培訓(xùn)，不能很好地適應(yīng)檔案管理工作的需要。

1.2時(shí)緊時(shí)松，管理制度不完善

一些事業(yè)單位對(duì)于檔案的管理沒(méi)有形成完整的制度，有的單位對(duì)于資料收集抓一時(shí)，急時(shí)抓一抓，過(guò)了就不過(guò)問(wèn)，檔案工作形同虛設(shè)。有的單位，具體工作有人做，但是條條塊塊，互相分割，分散管理，沒(méi)有有效銜接。有的雖然設(shè)立了檔案室，但是沒(méi)有查閱、登記制度，沒(méi)有系統(tǒng)管理和應(yīng)用。

1.3方法簡(jiǎn)單，技術(shù)落后，科學(xué)化管理水平低下

相比較大型企業(yè)的信息化、自動(dòng)化管理，電子檔案非常普及的狀況，有的事業(yè)單位的檔案還適應(yīng)不了現(xiàn)代化的需求。部分事業(yè)單位的管理依然運(yùn)用落后的手工整理。檔案管理工作要求對(duì)立卷歸檔的文件資料進(jìn)行編目。手工整理，占用工作人員時(shí)間長(zhǎng)，效率低，并且容易出差錯(cuò)。更不容易滿足全面開(kāi)發(fā)查閱，提高檢查速度，確切地說(shuō)，不能保證查閱的準(zhǔn)確率和全面率。有的事業(yè)單位配備了部分設(shè)備，但是檔案資料的歸檔、管理、使用達(dá)不到科學(xué)、有序、快速、準(zhǔn)確。

2加強(qiáng)檔案管理的措施

2.1 提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，配備具有專業(yè)素質(zhì)的工作人員。

科學(xué)的檔案管理能有效印證事業(yè)單位的科技成果及管理水平的高低。檔案管理如果出現(xiàn)混亂，必定會(huì)給單位帶來(lái)管理上的隱患。事業(yè)單位的管理者，應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在單位建設(shè)的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好單位檔案工作的使命感和責(zé)任心，進(jìn)一步明確做好檔案工作是各級(jí)各單位義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。單位頂層設(shè)計(jì)中要有檔案管理工作的位置，把檔案管理工作提上議事日程，制定相應(yīng)的制度，配備相應(yīng)的工作人員，明確工作要求和責(zé)任。確保單位檔案管理工作有人管，工作有人做，使檔案管理工作有序的開(kāi)展。定期檢查檔案工作，引導(dǎo)全體人員加強(qiáng)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高工作技能，以帶動(dòng)單位檔案管理工作的發(fā)展。

2.2 建立健全管理制度，使檔案管理工作常態(tài)、規(guī)范化

檔案管理工作不能一時(shí)松一時(shí)緊，要有完善的制度做保障。事業(yè)單位應(yīng)逐漸建立起科學(xué)化管理檔案的制度，可依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制訂出相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則，包括檔案的借閱、登記、轉(zhuǎn)出、銷毀等具體規(guī)定，將制度懸掛上墻，組織單位人員深人學(xué)習(xí)，讓檔案管理有法可依，要以能否滿足社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展需要為準(zhǔn)則，為檔案的作用發(fā)揮提供支撐。同時(shí)，加強(qiáng)檢查和監(jiān)督，確保制訂的制度能夠深入人心，能夠落到實(shí)處。

2.3要有必要的投入和培訓(xùn)，提高運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)的能力與水平

單位要致力于檔案管理的科學(xué)化建設(shè)，依托計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息化工具加強(qiáng)檔案的管理。組織技術(shù)力量有針對(duì)性的學(xué)習(xí)使用檔案管理軟件系統(tǒng)。單位提供相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)，向檔案管理工作好的單位學(xué)習(xí)、借鑒，學(xué)習(xí)使用先進(jìn)的檔案管理軟件，適應(yīng)多種文字存儲(chǔ)格式、支持實(shí)時(shí)瀏覽、具備互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能，能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索瀏覽、借閱管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等的控制與管理的需要。對(duì)于電子檔案的存儲(chǔ)、復(fù)制要嚴(yán)格控制，將紙質(zhì)檔案和電子檔案有效結(jié)合，通過(guò)建立電子標(biāo)簽等方法集中整合管理，建立起規(guī)范化、完整化、系統(tǒng)化的檔案體制。

選好用強(qiáng)檔案管理人員。盡量安排細(xì)心、勤奮好學(xué)、喜歡檔案管理工作的人員從事檔案管理工作。保障檔案管理人員穩(wěn)定。強(qiáng)化業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力。積極選送檔案管理人員參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)自學(xué)檔案管理知識(shí)，從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給于保障。并注重平時(shí)工作中的幫帶督導(dǎo)，培養(yǎng)檔案管理人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題的能力。還可采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”和“走出去”相結(jié)合的方法，與先進(jìn)單位掛勾結(jié)對(duì)，提高單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

綜上所述，檔案管理是事業(yè)單位一個(gè)重要基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予高度重視，建立完善相應(yīng)的檔案管理制度，加強(qiáng)科學(xué)化管理水平，努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，多措并舉提高檔案管理的科學(xué)化水平，以促進(jìn)事業(yè)單位管理的高效化。

（作者單位：濰坊市奎文區(qū)委辦公室）