劉珮

摘要：長時間以來，抽取通知評標專家普遍采用人工打電話、發(fā)短信的方式，耗費大量人力和時間，且存在信息泄露風險。以實際業(yè)務出發(fā)，全面梳理優(yōu)化“五位一體”協(xié)同機制六大管理要素，實現(xiàn)“責權(quán)利”自動匹配，加強業(yè)務末端融合。依托“人工智能”等先進業(yè)態(tài)趨勢，結(jié)合專家抽取通知工作特點，開發(fā)了評標專家抽取通知的智能化工具，實現(xiàn)評標專家全自動多輪通知、回復信息自動讀取、出席名單自動加密，解決原有方式抽取通知耗時長、人工統(tǒng)計易出錯、信息泄露風險大的問題，將以往三天工作量壓縮到一天，具有高效、保密、多功能的特征。

關(guān)鍵詞：五位一體;評標專家;抽取;通知;智能化工具

一、應用“五位一體”前管理現(xiàn)狀及存在問題

以往，評標專家抽取和通知普遍采用人工操作方式，專家抽取人員通過打電話或者手機短信的方式聯(lián)系專家本人，或者專家所在地市公司，再由地市公司逐個通知，直至產(chǎn)生符合各專業(yè)和級別需求人數(shù)的專家出席名單為止，再線下對專家出席情況進行比對統(tǒng)計。這種方式只能單線程操作，無法同時開展打電話、接電話、發(fā)短信、統(tǒng)計短信、比對出席情況等多項任務，從而導致抽取通知耗時較長。評標專家多為工作中的業(yè)務骨干，通知其參加評標時，經(jīng)常遇到因工作原因無法參加，或正在參加其他批次封閉評標無法回復的情況，需抽取多輪。

一方面，對于專家需求量在50人以上的招標批次，通知次數(shù)和輪數(shù)多、信息統(tǒng)計工作量大、電話溝通多，為按時完成專家抽取通知工作，需從開標前第三天即開始抽取通知。另一方面，遇到專家需求量在100人以上的大批次或多個批次時間重合的情況，甚至無法滿足在開標前三天內(nèi)抽取專家的要求。且存在備選專家通知不隨機、出席名單易泄露、專家被圍獵風險高等問題。

二、主要做法

以實際業(yè)務出發(fā)，充分發(fā)揮“五位一體”協(xié)同機制的科學性、高效性，全面梳理評標專家抽取通知業(yè)務的職責、流程、制度、標準、考核、風險防控六大管理要素，實現(xiàn)“責權(quán)利”自動匹配，加強業(yè)務末端融合。依托“人工智能”等先進業(yè)態(tài)趨勢，考慮到手機終端應用的普遍性和短信使用的廣泛性，將開發(fā)方向確定為基于手機通訊技術(shù)和服務器數(shù)據(jù)處理的短信通知平臺，采用“短信系統(tǒng)后臺處理、人工前臺決策、數(shù)據(jù)后臺運算、人機前臺交互”的模式，優(yōu)化原有的評標專家抽取通知工作流程。

（一）明確開發(fā)目標

本工具旨在實現(xiàn)如下目標：

1.在按抽取方案從專家?guī)熘谐槿〕龅脑u標專家通知名單中，首先通知正選專家，正選專家回復不參加的，隨機從該專業(yè)備選專家中通知，依次多輪通知至抽取完畢;

2.依據(jù)專家回復的參加并提前住宿、參加不提前住宿、不參加等情況，自動發(fā)送相應通知短信，并自動進行統(tǒng)計和啟動后續(xù)通知功能;

3.自動抽取完畢后，形成出席名單并根據(jù)專家抽取方案中的分組、專業(yè)、專家級別等要求，自動按專家抽取方案對專家進行分組;

4.實現(xiàn)抽取通知時間的配置，在工作時間內(nèi)發(fā)送評標專家通知短信，避免評標專家休息時間收不到信息等情況;

5.保證招標批次的完整性，即批次結(jié)束之后不能再進行該批次的專家通知，若遇到通知完畢后參加的專家數(shù)量不足，或評標專家回復參加后，又臨時來不了的情況，通過補充抽取的方式來補充專家;

6.評標專家抽取通知過程中，只能人工對通知過程進行暫停，不能查看出席專家名單等信息;

7.自動形成統(tǒng)計報表，并鎖定至該批次開標前一小時，在此之前不開放導出權(quán)限。

（二）制定架構(gòu)方案

該工具框架采用傳統(tǒng)的三層架構(gòu)，實現(xiàn)評標專家全自動多輪通知、回復信息自動讀取、出席名單自動加密的功能。運用內(nèi)外網(wǎng)交互技術(shù)，網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)分為內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)兩部分。內(nèi)網(wǎng)部分由兩臺服務器組成，一臺是應用服務器，一臺是數(shù)據(jù)庫服務器。外網(wǎng)部分由一臺服務器組成，主要部署短信應用，用于發(fā)送和接受短信。

整個應用服務由兩部分組成，前端web平臺服務和后臺服務。前端web平臺服務主要包括專家智能抽取應用服務和其他應用服務。專家智能抽取服務包含招標批次管理、招標信息管理、短信模版管理、敏感字管理、短信查詢分析和統(tǒng)計分析。其他應用服務主要包含臨時短信發(fā)送和短信通知設置。后臺服務主要由招標批次短信發(fā)送服務、招標批次短信抽取處理服務和其他短信服務組成。

前端采用B/S架構(gòu)，后端采用定時器，每30秒讀一次數(shù)據(jù)庫，短信收發(fā)應用短信通道運營商的通道進行短信發(fā)送和接受。

該工具運行在內(nèi)網(wǎng)，短信通過運營商提供的通道發(fā)送，操作人員都是在內(nèi)網(wǎng)進行人員抽取和短信編輯，短信服務器定時器自動掃描發(fā)送表和短信接受表。

（三）完善功能模塊

工具實現(xiàn)了專家智能抽取應用服務、短信自動發(fā)送接收服務及其他應用服務，包括批次管理、招標信息管理、敏感字管理、短信查詢、統(tǒng)計分析等功能模塊，增加多個輔助功能：

1.臨時抽取功能，對臨時無法出席專家，由系統(tǒng)進行補抽;

2.報表統(tǒng)計功能，自動生成專家出席名單、提前住宿專家人數(shù)、會議通知、簽到表等;

3.日常通知功能，可發(fā)送招標批次信息、供應商溫馨提示、部門會議通知等。

三、具體案例分析

以抽取50名專家、三輪完成通知為例，人工電話或短信方式只能單線程操作，無法同時開展打電話、接電話、發(fā)短信、統(tǒng)計短信、比對出席情況等多項任務，從而導致抽取耗時較長，整個流程共需970分鐘。

在自動抽取通知工具投入使用后，同樣抽取50名專家，480分鐘內(nèi)即可完成，專家通知周期長問題得到了徹底解決：

1.評標專家出席名單生成后，由系統(tǒng)鎖定至開標時間，自動解密前不開放任何查詢權(quán)限，切斷可能造成信息外泄的相關(guān)途徑，嚴防外部因素對專家公正履責的干擾，減少專家被圍獵風險;

2.實現(xiàn)評標專家全自動多輪通知、回復信息自動讀取、出席名單自動加密等功能，期間杜絕任何人工介入環(huán)節(jié)，提升工作效率;

3.提高評標專家抽取通知工作效率，縮短并延后評標專家抽取時間，將以往的提前三個工作日抽取通知，壓縮到提前一個工作日完成抽取通知，減少評標專家確定出席至封閉評標前的時間。

四、總結(jié)

本工具實現(xiàn)了：

一是提高工作效率，縮短并延后評標專家抽取時間，解決專家需求量大時抽不完的問題，將抽取通知時間壓縮到一個工作日完成;

二是保障公平公正，系統(tǒng)全隨機抽取、名單自動加密，切斷可能造成信息外泄的相關(guān)途徑，嚴防外部因素對專家公正履責的干擾，減少因評標信息泄露導致的各類風險。

參考文獻

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（作者單位：國網(wǎng)重慶市電力公司物資分公司）