摘要：在如今的時(shí)代，電子信息技術(shù)運(yùn)用的越來越廣泛，不僅進(jìn)入了社會(huì)，還進(jìn)入了我們的生活，電子檔案這項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用就進(jìn)入了學(xué)校，為許多高校解決了檔案存放與管理上的難題，本文將通過電子檔案的含義、特點(diǎn)、使用途徑進(jìn)行分析，并結(jié)合如今電子檔案應(yīng)用出現(xiàn)的問題提出相應(yīng)的解決方法。

關(guān)鍵詞：電子檔案；高校檔案；檔案應(yīng)用

如今，我們已經(jīng)邁入了電子時(shí)代的大門，電子時(shí)代是可以直接運(yùn)用一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)簡單、直接的處理過去的一些難題的時(shí)代，例如，電子檔案的管理技術(shù)就解決了過去檔案難存放、難管理的問題。它不僅造福了許多高校還使許多機(jī)關(guān)單位高層人員更加直接明了的了解職員的從業(yè)歷史。但是電子檔案模式的運(yùn)用過程中也存在許多缺陷，需要去完善，更加需要各界人士的配合。

一、電子檔案的概念與特點(diǎn)

電子檔案子是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。

電子檔案有很多標(biāo)志性的特點(diǎn)，首先電子檔案的信息具有非人工識讀性、存儲高密度性、檔案信息與載體之間還有一定的可分離性，信息還有繼承性，系統(tǒng)還有一定的依賴性。 面對電子檔案的這些特性，我們要運(yùn)用不同的解決方式去解決這些問題

二、電子檔案的管理方法

1、使用電子設(shè)備選擇或制作從而獲得電子圖像文件，如使用非通用文件格式，收集時(shí)應(yīng)該轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄓ玫奈募袷健Ｈ羰菬o法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)該將相關(guān)的軟件設(shè)施一起進(jìn)行收集。

2、采用計(jì)算機(jī)的應(yīng)用設(shè)計(jì)或者彩繪圖中產(chǎn)生的電子圖形文件如設(shè)計(jì)電子模型、圖紙、圖示等收集時(shí)應(yīng)注明軟件硬件的環(huán)境和收集的各種有關(guān)數(shù)據(jù)。

三、電子檔案應(yīng)用出現(xiàn)的問題

1、電子檔案管理的思想比較落后。檔案管理員在我國許多人眼里是一份不起眼的工作，看管檔案沒有人覺得它會(huì)是一件很難的事情，現(xiàn)在許多單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案的管理也并不重視，認(rèn)為檔案工作者的任務(wù)就是將檔案進(jìn)行保管，不僅領(lǐng)導(dǎo)不重視，管理檔案的工作人員本身對自己也不重視，對自己并沒有更加嚴(yán)格的要求，所以，電子檔案存在的問題并沒有得到太多人的關(guān)注，更不能做到與時(shí)俱進(jìn)的更新。我們對有關(guān)檔案的知識并不了解，更缺少對檔案認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。管理檔案的工作者，通常思想也比較陳舊，沒有調(diào)整自己錯(cuò)誤的認(rèn)識和思想。阻礙了檔案的發(fā)展歷程。所以注重培養(yǎng)檔案管理者的思想上的問題才最為關(guān)鍵。

2、電子檔案管理的不夠規(guī)范。因?yàn)殡娮訖n案對計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)烈的依賴性，在電子檔案的管理明細(xì)中規(guī)定了要對重要的信息進(jìn)行備份防止丟失，但是電子檔案工作中的完整性還有漏缺，管理工作做的不夠完善，不能保證不會(huì)造成文件的丟失。

3、對電子檔案管理安全不夠重視。電子檔案的安全性會(huì)被很多電子管理者忽略，在電子檔案經(jīng)歷收發(fā)、保存等過程中都容易使病毒感染計(jì)算機(jī)，有的甚至?xí)斐蓹n案信息的泄露。而且電子檔案相比紙質(zhì)檔案更容易被修改，破壞原始的檔案資料。所以要更加注重這方面的問題，并且必須要有相對應(yīng)的處理對策。

4.電子檔案需要人工錄入容易發(fā)生錯(cuò)誤，電子的方案通常是需要人工的錄入存檔的，在這個(gè)過程中，不能保證沒有造成任何的錯(cuò)誤，更何況電子檔案的錄入員也未必對檔案工作持有重視的態(tài)度，所以電子檔案雖然可以直接明了的查看有關(guān)人員的方案，但內(nèi)容畢竟沒有紙質(zhì)檔案那么被認(rèn)可。

四、電子檔案問題的解決方法

1、對于檔案管理者對電子檔案不重視的這種思想，應(yīng)該對檔案管理者進(jìn)行一定的系統(tǒng)培訓(xùn)，不僅要教會(huì)他們?nèi)绾伟踩慕鉀Q電子檔案管理的問題并且也必須讓他們從根本上認(rèn)識到檔案管理的重要性。在這種形勢下，仍需要制定一些對檔案管理者的行為規(guī)范，保證安全的做好檔案管理工作。

2、對于重要文件，要堅(jiān)持保證雙重歸檔發(fā)，不僅要安全的儲存電子檔案，也要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行安全的保存，防止檔案的丟失。由于電子檔案的可隨時(shí)修改性，也有必要對紙質(zhì)文件進(jìn)行保存。

3、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的管理，防止一些黑客、病毒對電子檔案的破壞和篡改。

4.對于人工錄入存在的問題，不僅可以通過加大人員力度，多次檢驗(yàn)矯正來解決這個(gè)問題，還可以對人工錄入員進(jìn)行一定的培養(yǎng)和篩選，畢竟這個(gè)工作適合于比較有耐心和責(zé)任心的人員來負(fù)責(zé)。因?yàn)樗械氖录紩?huì)有利與弊這兩種觀點(diǎn)的存在，認(rèn)清利弊的天平到底向哪處偏，認(rèn)真選擇到底哪一邊才是自己要堅(jiān)持的觀點(diǎn)。做好正確的選擇才能跟隨時(shí)代腳步，創(chuàng)造出更加優(yōu)質(zhì)的解決方法。

五、提高電子檔案共工作人員的素質(zhì)

1、由于現(xiàn)在許多人對電子檔案的管理并不重視，不僅不重視它的發(fā)展也不重視他的看管問題。要想從根本上解決電子檔案的管理問題，必須要從電子檔案的工作人員入手，對他們開展一些會(huì)議或者課程讓他們從根本上得到素質(zhì)的提高和飛躍才是關(guān)鍵。提高了他們的能力與素質(zhì)提高他們的嚴(yán)謹(jǐn)度才可以更加成功的完成電子檔案的管理問題和工作，讓電子檔案管理事業(yè)得到更多人士的重視。

2.提高電子檔案工作人員的素質(zhì)，讓更多的人尊重這份職業(yè)，尊重電子檔案的開拓與創(chuàng)新。從根源上讓更多的人了解電子檔案的重要性。

3、提高管理人員的技術(shù)操作水平，讓其更加自信地解決檔案管理上的一些難題。

總結(jié)：

如今電子檔案的問題是十分棘手的問題，電子檔案的出現(xiàn)雖然帶動(dòng)了時(shí)代的進(jìn)步但是卻很少得到人的重視，所以要想讓電子檔案問題得到重視必須從根本上先讓檔案管理員認(rèn)識到自己任務(wù)的重要性，提高管理水平學(xué)習(xí)更多的網(wǎng)絡(luò)知識。其次，對計(jì)算機(jī)等的硬件需求仍需要做到完善，絕對不包容任何的失誤。接受更加新穎的時(shí)代，努力跟住社會(huì)的需求。改掉舊思想費(fèi)力氣去解決問題的方式，用新的技術(shù)讓我國進(jìn)步.騰飛。

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作者簡介：譚滿紅（1969年）女，民族：漢族，籍貫：湖南省婁底市，現(xiàn)供職單位：廣西科技大學(xué)鹿山學(xué)院，職稱：助理館員，學(xué)位：管理學(xué)，研究方向：會(huì)計(jì)。