黃志勇

摘要：當(dāng)前，我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，促使社會(huì)的各行各業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、工作方式都發(fā)生了巨大的改變，尤其是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的誕生及發(fā)展，為現(xiàn)代辦公方式帶來(lái)了巨大的便利，使得一些企業(yè)與政府的辦公效率大大提高。就文秘工作者而言，工作內(nèi)容繁瑣、廣泛，只依靠傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)難以滿足發(fā)展的需要，因此，將辦公自動(dòng)化融入到文秘的工作當(dāng)中不可避免。本文將主要研究辦公自動(dòng)化對(duì)文秘工作的重要性，并將在完善的過(guò)程中需要的注意事項(xiàng)進(jìn)行簡(jiǎn)單闡述。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；文秘；重要性

前言：文秘的日常工作內(nèi)容涉及廣泛切繁瑣，文秘主要負(fù)責(zé)相關(guān)會(huì)議的開(kāi)展與籌備、會(huì)議記錄的整理、年度季度的工作報(bào)表、經(jīng)理的日常工作安排等，這些工作需要文秘具備耐心品質(zhì)，一旦一方面出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)導(dǎo)致巨大的損失。辦公自動(dòng)化的誕生與發(fā)展為文秘工作者帶來(lái)前所未有的便利，使文秘工作者的工作方式方法發(fā)生巨大改變，因此，對(duì)秘書(shū)及工作單位都有著重大的實(shí)際意義。

一、辦公自動(dòng)化對(duì)文秘工作的重要性

（一）辦公自動(dòng)化極大地提高了辦公質(zhì)量與辦公效率

由于我國(guó)傳統(tǒng)的工作方式，起草稿件要求文秘人員在紙上初步起草、反復(fù)修改、反復(fù)謄清，然后在交給專(zhuān)業(yè)的打字人員進(jìn)行打印，對(duì)打印出來(lái)的稿件在于原稿進(jìn)行校對(duì)，一旦打印出來(lái)的稿件出現(xiàn)錯(cuò)別字，要進(jìn)行整段的刪改或者重新打印。這是文秘工作人員的工作內(nèi)容大大增加，從而降低了文秘的工作效率與工作質(zhì)量。然而，辦公自動(dòng)化的運(yùn)用，大大的改變這一缺點(diǎn)，工作人員在發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)字的情況下，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)微處理器的文字處理軟件，進(jìn)行使用鍵盤(pán)將錯(cuò)字進(jìn)行修改，完稿之后直接存入磁盤(pán)，以預(yù)防隨時(shí)使用。文秘也可以使用打印機(jī)直接進(jìn)行修改，使鍵盤(pán)使用、屏幕編輯、自動(dòng)打印的起草稿件過(guò)程直接代替紙、筆的反復(fù)修改、反復(fù)謄清，辦公自動(dòng)化在文秘工作中的運(yùn)用，極大地提高了辦公人員的工作效率，也是工作人員的工作內(nèi)容得以減輕，促使文秘工作者的工作熱情極大的提升，從而促使企業(yè)的工作效率得以提升[1]。

（二）辦公自動(dòng)改變辦公活動(dòng)的辦公面貌

文秘工作實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化的前提與條件是辦公自動(dòng)化的應(yīng)用。辦公自動(dòng)化促使傳統(tǒng)的辦公方式與辦公室的結(jié)構(gòu)發(fā)生巨大的變化，呈現(xiàn)出全新的面貌。在實(shí)行辦公自動(dòng)化的辦公室中很少能看到大量的文件柜與文件夾，更看不到成堆的紙張與表格。所有的辦公文件都儲(chǔ)存在小小的磁盤(pán)中。文秘工作者對(duì)計(jì)算機(jī)發(fā)出指令進(jìn)行工作代替了工作人員一步步的用紙、筆反復(fù)抄寫(xiě)和謄清的工作。在辦公室中使用辦公自動(dòng)化，促使文書(shū)的工作的處理手段更先進(jìn)，避免辦公電話的無(wú)人接聽(tīng)，辦公電話會(huì)自動(dòng)的將未接來(lái)電直接儲(chǔ)存到電腦中，并提醒工作人員接聽(tīng)電話或提示電話內(nèi)容。企業(yè)建立局部網(wǎng)絡(luò)，促使文件的傳遞工作有效率、流暢的完成。在網(wǎng)絡(luò)頁(yè)面，工作者只需完成辦公指令就可以使文件傳遞到收件人員手中，避免了不必要的工作內(nèi)容。辦公室的打印機(jī)出現(xiàn)故障，工作人員可以通過(guò)共享手段借助其他辦公室的打印機(jī)工作，促使辦公室工作的正常進(jìn)行，提高工作人員的辦公效率。文秘還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)去查找資料，進(jìn)行資料共享。辦公自動(dòng)化的應(yīng)用促使辦公人員的工作環(huán)境發(fā)生改變，從而提高了工作效率[2]。

（三）辦公自動(dòng)化的應(yīng)用促使管理工作的改革

促進(jìn)管理工作的改革過(guò)程就是實(shí)現(xiàn)實(shí)用辦公室自動(dòng)化的過(guò)程。辦公室實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化時(shí)間管理必須使用辦公自動(dòng)化進(jìn)行。例如電子備忘錄和電子日程表可以在很短的時(shí)間內(nèi)安排好一個(gè)需要很長(zhǎng)時(shí)間能安排好的會(huì)議，辦公自動(dòng)化的使用還可以巧妙的處理同一時(shí)間段中，很多人參加的各種會(huì)議，促使工作人員能夠輕松地應(yīng)對(duì)會(huì)議的改期或者撤消等情況的發(fā)生及時(shí)的處理各種信號(hào)，提醒工作人員不要出現(xiàn)會(huì)議遲到等現(xiàn)象。辦公人員使用辦公自動(dòng)化還可以科學(xué)的、合理的調(diào)配交通工具、會(huì)議室和其他辦公物品。企業(yè)使用辦公自動(dòng)化軟件可以促進(jìn)管理手段和管理系統(tǒng)的改革。辦公自動(dòng)化的使用可以避免管理機(jī)構(gòu)的軟弱和臃腫，使管理機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)。決策手段的經(jīng)驗(yàn)，不能直接的輸入電腦必須將經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)手段。辦公自動(dòng)化的使用使辦公格式簡(jiǎn)明畫(huà)一促使辦公形式標(biāo)準(zhǔn)化科學(xué)化。辦公自動(dòng)化，可以在分享信息的過(guò)程中獲得大量的好處，因此可以促進(jìn)那些小型的單位和企業(yè)橫向聯(lián)合。企業(yè)要想充分實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，必須連接成網(wǎng)，促使整個(gè)系統(tǒng)、整個(gè)單位、整個(gè)地區(qū)、甚至整個(gè)國(guó)家的網(wǎng)絡(luò)都連接在一起，為達(dá)到此目的，可以促使電話通訊系統(tǒng)迅速發(fā)展。

（四）辦公自動(dòng)化促使文秘的思想觀念發(fā)生更改

企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，不僅僅是企業(yè)購(gòu)置使用先進(jìn)的辦公設(shè)備，而是在辦公室內(nèi)進(jìn)行一場(chǎng)工作和技術(shù)思想的相結(jié)合的改革。辦公自動(dòng)化的使用是機(jī)器與人與環(huán)境和機(jī)器與機(jī)器之間的綜合，在這些整體之中文秘人員起到主導(dǎo)和決定的作用。文秘人員是生產(chǎn)型辦公人員之中的一部分，這要求文秘人員必須要嚴(yán)格的要求自己，使自身的心理結(jié)構(gòu)，思想觀念業(yè)務(wù)素質(zhì)發(fā)生一系列的轉(zhuǎn)變，從而促使文秘人員適應(yīng)辦公自動(dòng)化的要求[3]。

二、辦公自動(dòng)化使用過(guò)程中應(yīng)注意的事項(xiàng)

第一，辦公自動(dòng)化硬件與軟件的同時(shí)開(kāi)發(fā)。辦公自動(dòng)化的使用打破了傳統(tǒng)的辦公方式、簡(jiǎn)化了工作人員的辦公流程、精簡(jiǎn)了工作人員的數(shù)量、為企業(yè)實(shí)現(xiàn)了利益最大化。但一些企業(yè)重視辦公自動(dòng)化硬件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)而忽視了辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，從而導(dǎo)致辦公自動(dòng)化為真正實(shí)現(xiàn)。這就促使企業(yè)在開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)化硬件的同時(shí)應(yīng)，注意辦公自動(dòng)化軟件的開(kāi)發(fā)，促使辦公自動(dòng)化的真正實(shí)現(xiàn)。

第二，團(tuán)隊(duì)的重要性。團(tuán)隊(duì)的建立在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化中具有關(guān)鍵的作用。辦公自動(dòng)化的開(kāi)發(fā)不同于其他工作，辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)是鏈條型的工作模式，是環(huán)環(huán)相扣的，因此團(tuán)隊(duì)的建設(shè)極為重要。

總結(jié)：辦公自動(dòng)化為文秘工作者提供了更廣闊的發(fā)展平臺(tái)，大大的提高了文秘的工作效率與工作質(zhì)量，提升了文秘工作人員的積極性，節(jié)約了辦公的費(fèi)用，使新時(shí)代的文秘工作更具有創(chuàng)造性。同時(shí)，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，促使文秘工作者提升自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，使其更好的完成工作。因此，在文秘工作中運(yùn)用辦公自動(dòng)化，可以促使工作人員高質(zhì)量、高效率的完成工作，從而，為企業(yè)的發(fā)展做出巨大貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]曹承祿.淺談當(dāng)前機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化建設(shè)[J].科學(xué)大眾（科學(xué)教育），2013，（05）.

[3]任麗 陳麗 王淑梅.信息時(shí)代的文秘工作者[J].黑龍江交通科技，2006，（06）：34.