黃桂珍

摘要：隨著人才流動(dòng)性的日益提高，人事檔案管理工作中暴露出諸多問題，為使人事檔案工作能夠與新時(shí)代社會(huì)發(fā)展要求相適應(yīng)，需要不斷提高人事檔案的管理水平?，F(xiàn)有的人事檔案工作能否適應(yīng)社會(huì)的變化和需求，如何優(yōu)化人事檔案管理流程，提高檔案利用價(jià)值是我們?nèi)耸聶n案管理者需要面對(duì)和認(rèn)真思考的問題。

關(guān)鍵詞：優(yōu)化；人事檔案；管理

一、人事檔案管理的重要意義

現(xiàn)代管理理論強(qiáng)調(diào)管理的核心是人的管理，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案對(duì)于每個(gè)人來(lái)說(shuō)都非常重要，它可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄，具有重要的價(jià)值。它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個(gè)人的權(quán)益都無(wú)從得以保障。

1.1人事檔案管理的重要意義

對(duì)于用人單位來(lái)說(shuō)，檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位人事部門提供依據(jù)。檔案是歷史的真實(shí)記錄，通過利用檔案可以清楚地了解一個(gè)人過去的工作軌跡，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)?，F(xiàn)代的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準(zhǔn)確地了解一個(gè)人，通常會(huì)將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機(jī)結(jié)合。而在用人過程中形成的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的呈報(bào)、審批材料都會(huì)匯總、歸入本人檔案，作為考核依據(jù)，從而全面準(zhǔn)確地了解個(gè)人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。

現(xiàn)階段，在檔案的憑證、參考等諸多作用中，普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由于檔案具有真實(shí)性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它有極強(qiáng)的法律效力。人事檔案不僅為單位用人、選人及人力資源科研、教學(xué)和管理等工作服務(wù)，同時(shí)也為個(gè)人切身利益服務(wù)，幫助解決沒有檔案就無(wú)法解決的問題。對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，無(wú)論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國(guó)政審還是職稱評(píng)審、社會(huì)保險(xiǎn)、入黨入團(tuán)、退休手續(xù)辦理以及各項(xiàng)證明的出具等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。

二、人事檔案管理中存在的問題

首先，真實(shí)性是檔案的基本屬性，失真使人事檔案失去了憑證價(jià)值。我們?cè)诠ぷ髦邪l(fā)現(xiàn)，有的檔案材料中參加工作的年齡越填越小、學(xué)歷越填越高、工齡越填越長(zhǎng)、有的檔案材料甚至出現(xiàn)了有涂改痕跡的現(xiàn)象，嚴(yán)重削弱了檔案的權(quán)威性、嚴(yán)肅性，使得人力資源管理計(jì)劃中的配置、退休解聘、補(bǔ)充等計(jì)劃不能正確制定，必將給當(dāng)前配置及未來(lái)人力資源的開發(fā)和使用帶來(lái)極大的阻礙，從而有可能使單位錯(cuò)過很好的發(fā)展機(jī)遇。其次，人事檔案是一個(gè)人社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷的真實(shí)寫照，它是對(duì)一個(gè)人面貌的全面、歷史、客觀地反映，它能使考察者在翻閱檔案時(shí)，如見其人。但是，如今的人事檔案材料單一、內(nèi)容抽象，鑒定、考察材料中套話、空話多，根本體現(xiàn)不出個(gè)性特色，在個(gè)人正常晉升和選拔中已經(jīng)失去了參考價(jià)值，進(jìn)而影響了一個(gè)人工作的積極性，導(dǎo)致單位整體工作水平及工作效率的低下，削弱了人事檔案對(duì)人力資源開發(fā)的價(jià)值。另外，人事檔案歸檔過程應(yīng)當(dāng)是一個(gè)前后銜接、連續(xù)劃一的有機(jī)整體，但長(zhǎng)期以來(lái)，由于宣傳力度不夠，個(gè)人重視不夠，導(dǎo)致了檔案材料分散、缺失。如：由于工作調(diào)動(dòng)，致使一部分檔案材料滯留在原工作單位；學(xué)生參加工作，檔案留在學(xué)校；取得學(xué)歷文憑，學(xué)歷材料存放在自己手里等等。當(dāng)前，人才流動(dòng)性大，各單位為提高工作效率，采取一系列措施引進(jìn)高素質(zhì)人才，其中就包括為引進(jìn)的人才重新建檔的情況。這些現(xiàn)象，嚴(yán)重破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，降低了人力資源管理的效力。

三、優(yōu)化人事檔案管理工作的策略

時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的管理水平。

1.提高相關(guān)工作者的責(zé)任感。對(duì)收集的檔案必須進(jìn)行嚴(yán)格的審核，努力將真實(shí)、完整的檔案歸進(jìn)檔案庫(kù)中，嚴(yán)格控制好質(zhì)量。堅(jiān)決杜絕粗心大意，鑒別檔案的時(shí)候，管檔工作者應(yīng)該認(rèn)真負(fù)責(zé)，具有較高的責(zé)任感。

2.提高檔案管理意識(shí)。切實(shí)強(qiáng)化對(duì)人事檔案工作的管理。領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注是落實(shí)好檔案管理工作的前提條件，應(yīng)該把人事檔案管理工作歸進(jìn)自己?jiǎn)挝坏淖h事日程之中，切實(shí)加大資金、人力、物力等投入，定期督導(dǎo)檢查人事檔案管理工作。另一方面，針對(duì)現(xiàn)階段檔案管理意識(shí)普遍較低的具體狀況，應(yīng)該進(jìn)行積極宣傳，使廣大干部職工充分認(rèn)識(shí)人事檔案工作關(guān)乎個(gè)人利益，在整個(gè)組織內(nèi)部對(duì)人事檔案形成統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，進(jìn)而使整個(gè)社會(huì)體會(huì)到人事檔案管理工作的價(jià)值。

3.規(guī)范檔案材料鑒定。人事檔案的鑒別，是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，它決定材料的取舍，是維護(hù)人事檔案真實(shí)性和完整性的一項(xiàng)重要工作。所以要做到隨時(shí)收集、隨時(shí)鑒別，包括鑒別是否屬于人事檔案材料，手續(xù)是否齊全，格式、填寫是否規(guī)范，材料是否真實(shí)，把好材料“入口關(guān)”，剔除沒有價(jià)值的材料、假材料。堅(jiān)持實(shí)事求是，以有關(guān)文件及相關(guān)部門制定的政策規(guī)定為依據(jù)判定材料的價(jià)值，確定材料的取舍，明確鑒別工作的政策、界限、工作程序及歸檔范圍。文件各項(xiàng)規(guī)定對(duì)鑒別工作具有宏觀指導(dǎo)意義，但每一份材料所反映的具體問題，是不可能從中央文件中都找到現(xiàn)成答案的，需要人事檔案工作者對(duì)具體問題作具體的分析。確定材料的取舍，切忌主觀臆斷和望題生意，一定根據(jù)材料的內(nèi)容和材料形成的客觀歷史條件來(lái)判定。

4.推動(dòng)人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化。運(yùn)用信息化技術(shù)手段開展人事檔案管理工作是新時(shí)期的一個(gè)必然要求，能夠起到事半功倍的效果。通過掃描儀、照相機(jī)、錄像機(jī)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)技術(shù)手段，將圖片、文字等紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化和無(wú)紙化辦公，構(gòu)建起系統(tǒng)全面的人事檔案管理信息系統(tǒng)，通過專業(yè)管理軟件開展人事檔案相關(guān)工作，例如編制目錄、檢索與檔案資料傳閱、檔案催繳以及查詢等，從而使人事檔案信息的正確性與實(shí)效性得以提高。

5.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

加強(qiáng)人事檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇黨性強(qiáng)、作風(fēng)正、工作勤懇、忠于職守的人員從事檔案工作。定期舉辦關(guān)于人事檔案管理方面的培訓(xùn)班，進(jìn)一步提高基層單位工作人員的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)水平。熟練掌握如何收集、鑒別歸檔材料，整理、裝訂檔案的技術(shù)，豐富外語(yǔ)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，全面提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。要深入開展職業(yè)道德教育，培養(yǎng)檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感和使命感，使其樹立法律意識(shí)，維護(hù)檔案材料的真實(shí)性，加強(qiáng)檔案工作的保密性，使檔案管理工作沿著更加正規(guī)的軌道發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)：總之，時(shí)代的發(fā)展給人事檔案的工作提出了新的要求，也帶來(lái)了新的機(jī)遇，我們應(yīng)該以對(duì)黨的事業(yè)高度負(fù)責(zé)的態(tài)度， 以對(duì)后代、對(duì)他人高度負(fù)責(zé)的精神， 解放思想、實(shí)事求是，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，做到檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，以增強(qiáng)檔案管理工作的活力和生命力，使人事檔案管理工作獲得更大的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李文琴.淺談人事檔案管理工作. 2009.11

[2]周新平.當(dāng)前人事檔案管理中存在的問題及對(duì)策探究.2015.7

[3]鄭嘉欣.加強(qiáng)人事檔案管理工作的一點(diǎn)想法.2011.6.

[4]王暉.談人事檔案規(guī)范管理的必要性.2014.3