文| 翁倩玉

國(guó)企檔案信息化管理的必要性

我國(guó)國(guó)企長(zhǎng)期來(lái)一直使用傳統(tǒng)的人力檔案管理制度，該制度存在諸多不足和弊端：在日常企業(yè)工作中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案類文件需要?dú)w檔，在沒(méi)有自動(dòng)管理分類歸檔文件的辦公系統(tǒng)條件下，這些歸檔文件的分類、歸檔、管理、保存和檢索都非常困難繁瑣；由檔案工作人員對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行手動(dòng)整理、編寫索引工具及各種目錄，普遍存在手動(dòng)編寫目錄速度很慢、不規(guī)范，索引速度和準(zhǔn)確率低的情況，同時(shí)效率也并不高，費(fèi)時(shí)費(fèi)力；檔案部對(duì)外提供查詢的時(shí)候需要借閱文件，若是只依靠人工方法來(lái)獲取紙質(zhì)文件很可能造成重要檔案文件的缺失或破損，對(duì)于檔案文件的保管和再次利用帶來(lái)種種問(wèn)題。

由于當(dāng)前電子技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)逐漸受到國(guó)企高層的重視，將原始的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為電腦可讀的電子資料，同時(shí)將辦公自動(dòng)化環(huán)境下產(chǎn)生的大量電子文件納入檔案的收集范圍，利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供的便利條件，最大限度的整合檔案信息資源，為國(guó)企的各項(xiàng)工作提供有效的信息支撐。

國(guó)企檔案信息化管理的實(shí)施路徑

1.加強(qiáng)檔案信息化管理制度的規(guī)范建設(shè)。由于國(guó)企的行業(yè)特點(diǎn)和實(shí)際情況存在差異，決定了在國(guó)家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的法律法規(guī)指導(dǎo)下，國(guó)企要根據(jù)自身的綜合實(shí)力以及檔案管理的實(shí)際，制定本企業(yè)檔案信息化管理的制度。筆者認(rèn)為，一般國(guó)企檔案信息化管理制度中需要界定及規(guī)范的主要有以下幾個(gè)方面：規(guī)范檔案信息化管理中的基本術(shù)語(yǔ)、用語(yǔ)，檔案信息化管理的基本目標(biāo)、基本框架、基本原則等宏觀層面的基礎(chǔ)性、通用性概念；用制度的方式公開(kāi)界定本企業(yè)檔案信息化管理中需要參與和配置的部門和人員，并明確他們各自的權(quán)利與義務(wù)；針對(duì)企業(yè)檔案信息化管理各個(gè)階段中需要界定和規(guī)范的所有內(nèi)容，主要包括軟硬件基本需求、數(shù)字信息資源的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、應(yīng)用系統(tǒng)采買（開(kāi)發(fā)）的基本要求、安全保障體系建設(shè)以及其他所有需要約束和規(guī)范的方面；與本企業(yè)信息化管理相關(guān)的其他所有內(nèi)容。

2.開(kāi)發(fā)符合自身需求的檔案管理信息系統(tǒng)。各國(guó)企在實(shí)施檔案信息化管理的過(guò)程中，按照行業(yè)和部門的不同有很多種檔案管理信息系統(tǒng)可供選擇，例如社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中的社保三核管理系統(tǒng)、扶貧開(kāi)發(fā)中的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)等，各有各的檔案管理信息系統(tǒng)，而且各個(gè)系統(tǒng)截然不同，因此國(guó)企應(yīng)按照不同的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的電子檔案處理。為此應(yīng)做好這些方面：一是確保各個(gè)電子檔案管理錄入的準(zhǔn)確性，越是復(fù)雜的管理系統(tǒng)越是要進(jìn)行認(rèn)真對(duì)待；二是及時(shí)進(jìn)行升級(jí)更新，不斷優(yōu)化檔案信息化管理；三是不斷開(kāi)發(fā)創(chuàng)建檔案管理信息系統(tǒng)，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的革命，帶來(lái)的是日新月異的變化，所以生產(chǎn)制造的計(jì)算機(jī)也在不斷升級(jí)優(yōu)化，其安裝的各類管理系統(tǒng)也在不斷的升級(jí)。

3.構(gòu)建檔案信息管理的安全保障體系。第一，保證硬件實(shí)施的安全。定期對(duì)國(guó)企檔案管理工作中投入使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、打印機(jī)、路由器等硬件設(shè)施進(jìn)行設(shè)備檢查，確保硬件設(shè)施在運(yùn)行過(guò)程中不會(huì)發(fā)生突發(fā)事件，造成不良后果；準(zhǔn)確查看大型服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全與否，及時(shí)更新檔案日志，確保日常的檔案工作順利開(kāi)展；加強(qiáng)對(duì)于機(jī)房和檔案庫(kù)房的環(huán)境監(jiān)測(cè)與維護(hù)，若發(fā)現(xiàn)老化線路和陳舊設(shè)備也應(yīng)該及時(shí)更換。第二，保障檔案信息的安全。主要是保證本企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等環(huán)節(jié)形成的、檔案管理信息系統(tǒng)中所存儲(chǔ)的以及對(duì)企業(yè)過(guò)去保存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的信息等是原始的、完整的和準(zhǔn)確的，同時(shí)也要防止未授予權(quán)限的、非法的用戶通過(guò)不正當(dāng)?shù)氖侄芜M(jìn)入檔案管理信息系統(tǒng)竊取信息。第三，做好網(wǎng)絡(luò)安全。企業(yè)中涉及個(gè)人隱私和重大保密事項(xiàng)的檔案可放在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，除此之外還可在企業(yè)員工的計(jì)算機(jī)和服務(wù)器上使用防火墻技術(shù)，防止不法分子和未經(jīng)授權(quán)的用戶侵入檔案管理系統(tǒng)信息。第四，做好人員的安全教育。做到安全教育經(jīng)?；?、防護(hù)知識(shí)普及化，以增強(qiáng)和提高員工的安全意識(shí)和防護(hù)技能。只有所有員工自覺(jué)遵守網(wǎng)絡(luò)安全的各項(xiàng)規(guī)章制度，密切配合檔案工作人員和網(wǎng)絡(luò)管理人員的工作，才能真正保證企業(yè)檔案的安全。

4.提高檔案工作人員的自身素質(zhì)。具體做法如下：國(guó)企可以和高等院校進(jìn)行聯(lián)合培養(yǎng)，將系統(tǒng)、全面學(xué)習(xí)過(guò)專業(yè)檔案知識(shí)和計(jì)算機(jī)專項(xiàng)技能的人才聘用進(jìn)入企業(yè)，完善企業(yè)檔案部門的人才儲(chǔ)備；招聘擁有熟練計(jì)算機(jī)技術(shù)的人員，讓其掌握企業(yè)日常檔案管理的流程和原則，使其不僅發(fā)揮出本身所具有的計(jì)算機(jī)技術(shù)，還與專業(yè)檔案知識(shí)進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合；鼓勵(lì)在職檔案工作人員進(jìn)行深造，繼續(xù)學(xué)習(xí)更精深的檔案專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)等技能；積極參加由專門檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)展的線上、線下培訓(xùn)活動(dòng)，從中學(xué)習(xí)檔案機(jī)構(gòu)在檔案信息化管理中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

結(jié)語(yǔ)

國(guó)企檔案信息化管理建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期且艱巨的任務(wù)，必須在深刻認(rèn)識(shí)其必要性和重要性的基礎(chǔ)上，逐步加強(qiáng)檔案信息化管理制度，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)并開(kāi)發(fā)適合自身需求的檔案管理信息系統(tǒng)，從而使檔案管理工作更好地服務(wù)于國(guó)企。