馮強

摘 要：本文作者結(jié)合環(huán)境監(jiān)測工作實踐，針對環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)管理中易出現(xiàn)的問題，提出了在做好監(jiān)測業(yè)務(wù)工作流程、監(jiān)測標準、業(yè)務(wù)分包工作、監(jiān)測收費、監(jiān)測報告、監(jiān)測數(shù)據(jù)、監(jiān)測質(zhì)量、業(yè)務(wù)項目等規(guī)范化管理的同時要建立好“五個基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫”。“五個基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫”是進行業(yè)務(wù)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)和手段，本文詳細介紹了“五個基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫”的建立和使用方法。

關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫；監(jiān)測業(yè)務(wù)；規(guī)范化；應(yīng)用

中圖分類號：X321 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）06-0042-03

目前隨著環(huán)境監(jiān)測事業(yè)蒸蒸日上的發(fā)展，環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)量不斷增大，對各類環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)進行規(guī)范化管理，不僅有利于提高環(huán)境監(jiān)測工作的效率，而且也是監(jiān)測數(shù)據(jù)質(zhì)量的有力保證。但由于環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)工作紛繁復(fù)雜，涉及的環(huán)境要素門類繁多，加之監(jiān)測工作任務(wù)來源廣泛，要想實現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)規(guī)范化管理，業(yè)務(wù)規(guī)范化管理工作到底怎樣做，筆者結(jié)合在環(huán)境監(jiān)測站業(yè)務(wù)管理遇到的問題和有效的管理經(jīng)驗談幾點不成熟的看法：

1 環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)管理在監(jiān)測工作實踐中遇到的問題[2]

1.1 監(jiān)測標準管理和執(zhí)行混亂

由于標準管理不規(guī)范，未建立相應(yīng)的標準資源庫，很多站在使用標準過程中，錯用、過期使用、不用標準現(xiàn)象時有發(fā)生。

1.2 監(jiān)測收費隨意性大

很多站未建立監(jiān)測收費標準數(shù)據(jù)庫，對承接的監(jiān)測業(yè)務(wù)采樣費、分析費、報告費及服務(wù)費未進行總額測算、無專人審核，收費金額存在隨意性大的情況。

1.3 監(jiān)測業(yè)務(wù)項目管理雜亂無章

歷年來接受多少指令性任務(wù)，受理多少委托性監(jiān)測，任務(wù)來源、委托合同、方案編制及任務(wù)下達、執(zhí)行進度等情況，其資料是邊用邊丟，或資料分散存檔，要查找、要溯源時很困難。

1.4 監(jiān)測數(shù)據(jù)報告提取不易，提取費時費力

當監(jiān)測業(yè)務(wù)完成后，在監(jiān)測數(shù)據(jù)報告歸檔時雖將監(jiān)測數(shù)據(jù)以電子文件形式傳遞給單位數(shù)據(jù)信息歸口管理科室，但未建立單位的電子數(shù)據(jù)資源總庫，未配備專門的電腦和專有電子資料管理人員對數(shù)據(jù)資源進行統(tǒng)一的存儲和維護管理，未做好日常的安全保密和定期檢查備份工作，要調(diào)閱一份歷史數(shù)據(jù)報告如大海撈針一樣，費時費力。

1.5 監(jiān)測能力信息掌握不全，分包工作管理流于形式

監(jiān)測站對自身監(jiān)測項目能力、設(shè)備能力、人力資源力、轄區(qū)內(nèi)監(jiān)測機構(gòu)能力的信息掌握不全；常常造成超資質(zhì)范圍接受任務(wù)、監(jiān)測設(shè)備數(shù)量不足時超能力接任務(wù)等情況。需要分包時，對分包方的能力也不清楚，往往使分包工作管理流于形式。

2 環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)規(guī)范化管理的實施

筆者覺得要搞好業(yè)務(wù)管理，最根本和最基礎(chǔ)的要做好以下兩點，一是要作好監(jiān)測業(yè)務(wù)工作流程、監(jiān)測標準、業(yè)務(wù)分包工作、監(jiān)測收費、監(jiān)測報告、監(jiān)測數(shù)據(jù)、監(jiān)測質(zhì)量、業(yè)務(wù)項目等規(guī)范化管理，二是要建立好“五個基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫”，“五個基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫”包括：監(jiān)測標準管理數(shù)據(jù)庫、監(jiān)測能力資源數(shù)據(jù)庫、監(jiān)測業(yè)務(wù)項目管理數(shù)據(jù)庫、監(jiān)測數(shù)據(jù)報告管理數(shù)據(jù)庫、監(jiān)測費核算數(shù)據(jù)庫。本文重點就怎樣建立和使用“五個基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫”結(jié)合工作實際作一簡述，以期起到拋磚引玉的作用。

2.1 監(jiān)測標準管理數(shù)據(jù)庫的建立和使用

監(jiān)測標準管理數(shù)據(jù)庫的建立：把涉及環(huán)境監(jiān)測工作需要的各類標準、規(guī)范文本下載到本地電腦，并分門別類建立文件夾，每個文件里用電子表格超連接建立子標準名錄，這些標準均需由專門的標準管理人員對照標準出版社出版的紙質(zhì)版進行核對，與紙質(zhì)不一致的地方均需修改過來，并標識修改人名字。使用的監(jiān)測方法標準還需經(jīng)相關(guān)監(jiān)測室確認、經(jīng)技術(shù)負責人批準后才能錄入，并建立監(jiān)測方法標準確認名錄電子檔。這些準備工作好后，用電子表格把各文件夾理的子標準名錄和標準確認名錄連接起來就構(gòu)成監(jiān)測標準管理數(shù)據(jù)庫。

數(shù)據(jù)庫的使用管理注意事項：（1）標準數(shù)據(jù)庫的管理必須由專人管理，對電子文檔的修定權(quán)限只能授予專管人員，其他使用人員只授予閱讀權(quán)限。（2）實時更新各類標準，以確保標準現(xiàn)行有效，（3）監(jiān)測方法標準必須經(jīng)過確認程序確認后才能錄入。監(jiān)測標準管理數(shù)據(jù)庫的建立和使用見圖1。

2.2 監(jiān)測能力資源數(shù)據(jù)庫的建立和使用

所謂監(jiān)測能力資源數(shù)據(jù)庫就是把監(jiān)測站設(shè)備能力、監(jiān)測項目能力、人力資源能力、合格分包方項目能力等涉及的內(nèi)容通過電子文檔反映出來，建立方法和“監(jiān)測標準管理數(shù)據(jù)庫的建立”一樣，就不再贅述。建立時要注意以下幾點，一是要分年度建立，二是設(shè)備能力、項目能力要注意分類，設(shè)備能力要包括設(shè)備總臺賬、分類臺賬、校檢情況、數(shù)量等足夠的信息；項目能力要包括通過計量認證項目、通過資質(zhì)認證項目、通過雙證項目、雙人項目持證情況等內(nèi)容；人力資源能力重點要把持各類環(huán)境監(jiān)測合格證、上崗證的情況體現(xiàn)出來；合格分包方項目能力主要包括的是名錄和分包方項目能力表。三是合格分包方名錄要通過評審合格的才能錄入。

數(shù)據(jù)庫的使用管理注意事項：一是建立時要足夠的信息量；二是要注意實時更新，三是年度結(jié)束后對這幾個能力變化情況要有比對總結(jié)。監(jiān)測能力資源數(shù)據(jù)庫的建立和使用見圖2。

2.3 監(jiān)測業(yè)務(wù)項目管理數(shù)據(jù)庫的建立和使用

監(jiān)測業(yè)務(wù)項目管理數(shù)據(jù)庫就是把歷年監(jiān)測站接受的指令性任務(wù)和受理的委托性監(jiān)測任務(wù)涉及的任務(wù)來源依據(jù)、委托合同、方案編制及任務(wù)下達、執(zhí)行進度等內(nèi)容通過電子文檔反映出來，建立方法和前面的一樣。建立時要注意以下幾點，一是要分年度、分監(jiān)測類別建立，二是業(yè)務(wù)項目信息要包括項目名稱、委托單位、委托日期、項目負責人、監(jiān)測收費、分包方、監(jiān)測方案及下達時間、項目進展等內(nèi)容，三是委托合同或任務(wù)來源依據(jù)要與監(jiān)測實施方案要一一對應(yīng)；四是監(jiān)測業(yè)務(wù)項目管理是個動態(tài)過程，只有業(yè)務(wù)專管人員對電子文檔有修定權(quán)限，其他使用人員只受予閱讀權(quán)限。

數(shù)據(jù)庫的使用管理注意事項：一是建立時要有足夠的信息量；二是要注意實時更新，三是年度結(jié)束后對項目執(zhí)行情況要歸總。監(jiān)測業(yè)務(wù)項目管理數(shù)據(jù)庫的建立和使用見圖3。

2.4 監(jiān)測數(shù)據(jù)報告管理數(shù)據(jù)庫的建立和使用

監(jiān)測數(shù)據(jù)報告管理數(shù)據(jù)庫就是把歷年監(jiān)測站完成的各類數(shù)據(jù)報告通過電子文檔反映出來，建立方法和和前面的一樣。建立時要注意以下幾點，一是要分年度、分監(jiān)測類別建立；二是監(jiān)測數(shù)據(jù)報告必須是通過三級審核完成后、紙質(zhì)版經(jīng)報告簽發(fā)人簽字后的報告才能錄入；三是要注明對應(yīng)的紙質(zhì)檔歸檔情況；四是監(jiān)測數(shù)據(jù)報告需專人管理，錄入報告一但生存，任何人都沒有修改權(quán)限，包括報告管理人員在內(nèi)的所有人員只有閱讀權(quán)限。

數(shù)據(jù)庫的使用管理注意事項：一是建立時要足夠的信息量；二是要注意實時更新，三是對使用人員要按《保密程序》授權(quán)的人員才能調(diào)閱。監(jiān)測數(shù)據(jù)報告管理數(shù)據(jù)庫的建立和使用見圖4。

2.5 監(jiān)測費核算數(shù)據(jù)庫的建立和使用

監(jiān)測費核算數(shù)據(jù)庫就是把歷年監(jiān)測站監(jiān)測收費依據(jù)、項目監(jiān)測收費核算清單、監(jiān)測經(jīng)費核定單等內(nèi)容通過電子文檔反映出來，建立方法和前面一樣。建立時要注意事項，一是建立時要制作專門的監(jiān)測費核算軟件，這個軟件要提前按監(jiān)測收費標準預(yù)置所有環(huán)境要素、具體監(jiān)測項目及其監(jiān)測分析方法、人工、車輛收費單價；后再根據(jù)監(jiān)測類別、監(jiān)測頻次、工作量計算總和，自動生成監(jiān)測費核算清單，通過這種軟件，只要監(jiān)測類別一致、工作量一致，那么算出來的監(jiān)測總費用就一致。二是監(jiān)測經(jīng)費核定單的內(nèi)容要包括監(jiān)測具體內(nèi)容和審定的監(jiān)測費，監(jiān)測經(jīng)費核定單是收費核算清單和委托金額的輸入依據(jù)。三是監(jiān)測經(jīng)費核定單和收費核算清單最好是一一對應(yīng)。

數(shù)據(jù)庫的使用管理注意事項：一是監(jiān)測項目的單價設(shè)置、監(jiān)測類別的設(shè)置等要與收費文件一致；二是使用人員要按《保密程序》授權(quán)的人員才能調(diào)閱，監(jiān)測收費清單可提供給委托方，監(jiān)測經(jīng)費核定單是內(nèi)部管理資料，不提供給委托方。監(jiān)測費核算數(shù)據(jù)庫的建立和使用見圖5。

3 結(jié)語

環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)規(guī)范化管理是個復(fù)雜而細致的工作，貫穿于監(jiān)測過程的各個環(huán)節(jié)，“五個基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫”的建立和運用是我們進行業(yè)務(wù)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)手段，是筆者結(jié)合工作實踐的一部份總結(jié)，其主要目的是想起到拋磚引玉的作用，監(jiān)測過程的其它環(huán)節(jié)，比如質(zhì)量控制、數(shù)據(jù)審核、檔案管理等也可以建立相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫，通過這些基礎(chǔ)“信息庫”的建立，實現(xiàn)文檔電子化管理，可以降低監(jiān)測成本，提高工作效率，促進環(huán)境監(jiān)測質(zhì)量的全面提高。特別是現(xiàn)在很多監(jiān)測站已建立起了實驗室信息管理系統(tǒng)，這些基礎(chǔ)“信息庫”正是對信息管理系統(tǒng)的有效補充和完善。

參考文獻

[1]黃衛(wèi).淺談環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)管理的規(guī)范化[J].環(huán)境監(jiān)測管理與技術(shù)，2008，20（1）：51-53.

[2]李兆漢.淺談環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)管理的規(guī)范化[J].新西部：理論版，2012（5）：77-78.