劉思宇

【摘要】在新時期，行政檔案管理過程中暴露出許多問題，已經不能滿足現代檔案管理的需求。本文首先分析了目前行政檔案管理過程中存在的問題，然后提出了行政檔案管理的新思路，旨在為行政檔案管理提供有用的參考。

【關鍵詞】行政檔案;檔案管理;管理思路

行政檔案管理是一項非常重要的工作，在我國社會和經濟不斷發(fā)展的大背景下，行政檔案管理面臨著很大的挑戰(zhàn)，如何做好新時期的行政檔案管理工作是需要迫切解決的問題，應該采取有效的措施來實現行政檔案管理的規(guī)范化和信息化，這就要求加強對目前行政檔案管理中存在的各種問題進行細致分析，才能制定出更具針對性的行政檔案管理新思路。

一、行政檔案管理存在的問題

（一）管理方法比較混亂。新階段很多企業(yè)都在行政檔案管理工作中建立了管理規(guī)范制度和體系，并且也下發(fā)了相關的文件，但是由于各個階層人員的變動非常大，人員崗位的調整非常頻繁，給行政檔案管理帶來了一定的困難，一些部門甚至還會對相關的行政檔案進行自行更換和管理，最終導致行政檔案的管理非常混亂。行政檔案管理工作是一項管理型和服務型的工作，檔案管理并不是單獨存在的，還和其他的管理系統(tǒng)之間有很強的聯系，這也是導致檔案管理混亂的一個重要原因。

（二）對檔案內容的鑒定不夠嚴格。在行政檔案管理中確保行政檔案信息的真實性是一個基本要求，如果相關材料和文件記錄的內容真實性沒有保障，那么將會造成非常嚴重的后果。而從實際的情況來看，一些企業(yè)的人事部門人員在審查相關的資料時不夠嚴格，甚至對一些工作人員提供的資料沒有進行檢查，行政檔案中出現了很多問題，存在著嚴重的材料虛假現象，對員工的工作晉升和薪資影響非常大。由于行政檔案管理工作中對相關內容的鑒定不夠嚴格，直接影響了檔案的使用，對相關的工作人員也有不利。

（三）行政檔案管理工作不夠專業(yè)。行政檔案管理工作是一項非常重要的工作，因此對行政檔案管理的專業(yè)性和業(yè)務性要求非常高，只有這樣才能成功發(fā)揮出檔案管理的作用和價值。但是從目前的情況來看，大部分企業(yè)在行政檔案管理方面的工作不夠專業(yè)，從事相關工作的人員并非專業(yè)的檔案管理人員，在上崗之前沒有做好系統(tǒng)的業(yè)務培訓，而在實際的行政檔案管理中，工作內容非常大，而管理人員缺乏專業(yè)知識和檔案管理的責任感，缺乏檔案管理的熱情，所以在具體的行政檔案管理工作中，將檔案管理工作定位為相關資料的收集和保存，專業(yè)性不強。

二、行政檔案管理的新思路

（一）不斷完善行政檔案管理制度。要做好行政檔案管理的工作，建立完善的行政檔案管理制度是一個重要的內容。時代在不斷發(fā)展，檔案信息管理的要求也在不斷變化，所以在時代不斷發(fā)展的背景下，行政檔案管理部門一定要不斷完善檔案管理的制度。要從檔案管理的實際情況出發(fā)，結合目前存在的問題和工作的特點來深入分析，制定適應時代發(fā)展的檔案管理制度，并在實踐過程中不斷完善和改進，建立相關的管理制度時，內容上要簡單明了，讓人們容易記住，并且要有非常強的實用性，在實際操作過程中可行，不會遇到各種困難和問題，真正發(fā)揮制度的作用，來規(guī)范檔案管理人員的行為和工作。在建立檔案管理制度時，要明確這個制度并不僅僅是針對檔案管理的工作人員，還針對領導，避免檔案管理的工作受到領導錯誤思想觀念的影響。

（二）加強檔案管理的保密工作。在行政檔案管理中做好檔案管理的保密工作非常重要，檔案保密工作可以從多個方面來實現。首先在建立檔案庫房時，一定要按照國家制定的要求和標準來建立，庫房的選址不能隨意，而是要選擇利于保密工作的位置。例如不宜將一樓作為行政檔案管理室。另外，對于檔案庫房一定要做好防盜工作，嚴禁不相干的人員進入，檔案管理的辦公室和庫房不應該安排在一個房間，而是分開，庫房只有相關的工作人員才能進入。加強對檔案保管期限和保密期限的管理，在檔案的保密期限之內，相關的資料和文件一定不能泄露。

（三）利用現代科技來加強行政檔案管理。行政檔案管理工作要和時代接軌，就一定要加強檔案管理的科技性，在網絡技術不斷發(fā)展的背景下，檔案管理工作也應該實現信息化管理，充分利用高新科技來進行行政檔案管理，形成完整的檔案網絡，配置條形碼和掃描儀器等?？梢猿浞掷迷朴嬎銇韺崿F行政檔案的管理，通過掃描儀等設備將檔案資料錄入到計算機中，并且行政檔案的形式也不必局限為傳統(tǒng)的文字形式，除了文字之外，圖形、影像資料等也可以保存起來，提高檔案管理的效率和質量。在行政檔案管理的過程中，一定要確保信息傳遞的及時性，就是在第一時間將相關的行政檔案信息搜集起來，并且要確保信息的高質量傳輸。

三、結語

針對目前行政檔案管理中出現的管理混亂、檔案管理專業(yè)性不高、對檔案內容的鑒定不夠嚴格等問題，行政檔案管理人員一定要加強重視，不斷完善行政檔案管理制度，嚴格按照規(guī)章制度來開展相關的工作，加強檔案管理的保密工作，檔案庫房的選擇要考究，將庫房和辦公室分開，同時利用現代科技來加強行政檔案管理，實現行政檔案管理的信息化和現代化。

【參考文獻】

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