韓蕙竹 丁福興

【摘要】社保檔案在社保管理工作中具有基礎(chǔ)性的地位和作用。由于社保檔案數(shù)量龐大、種類繁多，因而越來越趨向信息化管理。本文在對社保檔案信息化管理工作進(jìn)行“SWOT”分析的基礎(chǔ)上，提出了擴(kuò)大社保檔案信息化管理范圍、加強(qiáng)社保檔案信息化管理法制建設(shè)、提高社保檔案數(shù)據(jù)信息安全性和創(chuàng)新社保檔案信息化管理技術(shù)等優(yōu)化路徑，為社保檔案信息化管理的科學(xué)與高效開展提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】社保檔案;信息化;優(yōu)化

社保檔案作為社保主體勞動關(guān)系轉(zhuǎn)移的重要憑證與享受社保待遇的根本依據(jù)，在社保管理工作中發(fā)揮著基礎(chǔ)性作用。在當(dāng)今“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略引領(lǐng)和大數(shù)據(jù)時代潮流的推動下，傳統(tǒng)的社保檔案紙質(zhì)管理方式正在快速向信息化管理方向邁進(jìn)。本文擬對社保檔案信息化管理的有利及不利因素進(jìn)行分析，并提出初步的優(yōu)化方略。

一、社保檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案數(shù)量龐大，種類繁多。我國參保勞動者數(shù)量十分巨大，據(jù)統(tǒng)計(jì)，2015年我國就業(yè)人數(shù)已達(dá)77451萬人，這從根本上造成了我國社保檔案數(shù)量的龐大。此外，我國社保檔案的種類十分繁雜。事企業(yè)普遍實(shí)行的“五險一金”與選擇性實(shí)行的勞動者重大疾病保險、補(bǔ)充醫(yī)療保險、意外傷害險等待遇加上我國社會保障制度中的社會救濟(jì)、社會福利等板塊，使我國的社保檔案呈現(xiàn)出了種類繁多的特點(diǎn)。

（二）檔案信息獨(dú)立于使用需求。我國社保檔案的信息與管理呈現(xiàn)出分散的局面。各類檔案歸放在不同機(jī)構(gòu)，缺乏統(tǒng)一的機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，在實(shí)際使用中經(jīng)常出現(xiàn)無法獲取所需檔案的問題，這就導(dǎo)致檔案在調(diào)用與注銷時存在不便與漏洞。

（三）對檔案重要性尚未取得一致認(rèn)識。從社保主體自身看，民眾對社保檔案的認(rèn)知存在著明顯的分區(qū)，高薪資、高教育背景的人能主動關(guān)注自己的社保，而低薪資、無教育背景的人對社保檔案的訴求幾乎為零，這種情況下社保檔案的管理自然不能迫于社會施予的壓力而良好發(fā)展。

二、社保檔案信息化管理建設(shè)的“SWOT”分析

在大數(shù)據(jù)時代，紙質(zhì)檔案顯現(xiàn)出了其不便于管理、查詢與利用的弊端，信息化檔案管理在這個時代更顯示了其優(yōu)越性。但正如上文所說，我國社保檔案的信息化管理仍然處于起步階段，其提升與優(yōu)化問題是當(dāng)務(wù)之急。要對社保檔案信息化的管理方法進(jìn)行全方位分析。

（一）優(yōu)勢分析。首先，社保檔案信息化管理使用意愿高于傳統(tǒng)管理方式。采用信息化管理可以簡化檔案的管理程序，在對檔案進(jìn)行調(diào)用時，管理人員只需動動手指就可以完成，而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的查找需要先定位其檔案的位置，再對檔案進(jìn)行翻閱，既耗時又耗力。綜合來看，人們更加愿意采用信息化管理的方法，這為信息化管理的推廣與優(yōu)化奠定了群眾基礎(chǔ)。其次，社保檔案信息化管理的實(shí)施要求具有彈性。它不需要專門的庫房對檔案進(jìn)行存放，而是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子形式存儲在計(jì)算機(jī)，它的維護(hù)只要定期對數(shù)據(jù)庫及相關(guān)軟件進(jìn)行殺毒與升級就已經(jīng)足夠，而紙質(zhì)檔案則需要管理人員定期打掃庫房，對庫房進(jìn)行除蟲，并且需要保證庫房的干燥以防檔案發(fā)霉。其要求的高彈性使檔案管理工作可操作性更高。

（二）劣勢分析。信息化管理作為一種新興管理方式，其不成熟之處體現(xiàn)在其發(fā)展水平的低層次上，例如，在實(shí)際工作中出現(xiàn)了信息孤島，各部門之前不能共享檔案資料、只注重檔案管理本身而忽視其實(shí)際運(yùn)用技術(shù)銜接的問題，究其根本，在于我國社保檔案信息管理體系尚未健全。檔案信息化管理的另一大劣勢，在于其對管理人員要求較高。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理雖然較為麻煩，但對管理人員沒有技術(shù)要求。而信息化管理由于使用了計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，因此，管理人員必須熟悉計(jì)算機(jī)的操作，并對管理所使用的軟件有一定了解才能做好檔案的管理工作。

（三）機(jī)會分析。我國檔案信息化管理仍在摸索階段，但時代發(fā)展的趨勢與國家政策的出臺，為其生存與發(fā)展提供了良好的機(jī)會。在這個以網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)相連接的時代，紙質(zhì)管理已不符合時代發(fā)展的潮流，眾多紙質(zhì)信息在一步一步向電子形式轉(zhuǎn)變，這一點(diǎn)，也是推進(jìn)社保檔案信息化管理出現(xiàn)與不斷成長的主要動力，無紙化管理成為主流，從根本上為社保檔案信息化管理的發(fā)展提供了機(jī)會。2016年11月1日，人社部出臺了《“互聯(lián)網(wǎng)+人社”2020行動計(jì)劃》，并在該文件中明確指出：促進(jìn)人力資源和社會保障領(lǐng)域數(shù)據(jù)資源和服務(wù)資源的聚集、整合和共享，形成基于大數(shù)據(jù)的“互聯(lián)網(wǎng)+”基礎(chǔ)能力，為管理服務(wù)創(chuàng)新行動和社會協(xié)作發(fā)展行動提供基礎(chǔ)支撐。此外，近幾年我國各地也出臺了地方性行政法規(guī)，或多或少對檔案信息化管理提出了建設(shè)希望與要求。這些政策的出臺，同樣為社保檔案信息化管理提供了機(jī)會。

（四）威脅分析。社保檔案信息化管理在面臨著機(jī)會的同時，也面臨著一些威脅，其中最嚴(yán)重的當(dāng)屬社保信息的泄露與丟失。網(wǎng)絡(luò)雖然提供了便利，但肆虐的計(jì)算機(jī)病毒與黑客入侵也與之并存。在社保檔案的信息化管理上，由于管理人員的疏忽或某些不可控因素的出現(xiàn)，十分容易造成社保信息的泄露。而社保信息一旦泄露，將有可能發(fā)生信息被篡改甚至銷毀的慘劇，這不僅會對參保人員造成巨大的損害，還會打亂社保中心工作人員原本的工作計(jì)劃，財(cái)力與物力同時遭受損失。信息丟失則是比信息泄露更為恐怖的威脅。由于社保檔案具有高度的社會性，即使是某一種類或者某一群體的檔案丟失，都會產(chǎn)生“牽一發(fā)而動全身”的效應(yīng)。

三、社保檔案信息化管理的優(yōu)化路徑

大數(shù)據(jù)時代背景與我國檔案管理的改革方向表明，依據(jù)內(nèi)部優(yōu)勢與外部機(jī)會共存的現(xiàn)實(shí)局面而采取“SO戰(zhàn)略”是現(xiàn)階段的理性選擇。

（一）擴(kuò)大社保檔案信息化管理范圍。面對我國社保檔案信息化并未全面普及的現(xiàn)狀，首先應(yīng)該樹立社保檔案信息化管理理念，培養(yǎng)民眾對社保檔案的認(rèn)識，使民眾意識到社保檔案信息化的重要性與必要性，迫于民眾施予的壓力，檔案管理工作才能在壓力下逐漸普及。其次，要采取措施擴(kuò)大其實(shí)施覆蓋面，具體而言，可以通過培訓(xùn)邊遠(yuǎn)地區(qū)的管理人員，對其進(jìn)行技術(shù)支持和經(jīng)濟(jì)支持，先將基本的檔案管理體系建立起來。此外，國家政策應(yīng)更進(jìn)一步做出明確指示，依法來保障社保檔案信息化管理的建設(shè)。

（二）加強(qiáng)社保檔案信息化管理法制建設(shè)。就目前而言，我國社保檔案信息化建設(shè)依舊處于低層次階段，而國家對于其建設(shè)只出臺了幾部管理規(guī)范，2009年人社部與檔案局出臺的《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》是現(xiàn)行社保檔案管理的主要依據(jù)，其對社保檔案管理的基本要求做了明確規(guī)定。但在實(shí)際操作中仍有許多問題不能找到法律依據(jù)進(jìn)行解決，加快社保檔案管理法制建設(shè)步伐不容滯緩。

（三）提高社保檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。如前文所述，社保檔案信息化建設(shè)面臨的最大問題在于參保人員的信息安全性得不到保障，很有可能發(fā)生信息泄露與丟失的慘劇。為了社保檔案信息化管理的更好發(fā)展，其安全性問題必須首先得到解決。第一，要保證憑證的完整性，由此說明檔案自誰創(chuàng)建、經(jīng)誰改動。第二，要對檔案存取權(quán)限進(jìn)行控制。第三，必須能夠校驗(yàn)數(shù)字簽名的合法性，若驗(yàn)證失敗必須能被記錄并通知管理人員。第四，必須保證一旦檔案信息被系統(tǒng)接收就不會丟失，并能夠進(jìn)行審計(jì)與追蹤。最后，要確保對檔案信息進(jìn)行鑒定，評審確定其狀態(tài)，并在必要時以可控方式對其進(jìn)行銷毀。

（四）創(chuàng)新社保檔案信息化管理技術(shù)。在當(dāng)下社保檔案信息化管理穩(wěn)健發(fā)展的同時，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新以促使其進(jìn)一步發(fā)展。例如，將條形碼與二維碼運(yùn)用到社保檔案信息化管理中去。

近兩年，“掃一掃”以其便捷的特點(diǎn)被推廣到購買、支付、投票等多個領(lǐng)域。在社保檔案信息化的管理中，為每個參保人員定制一個二維碼，同時將其所有社保信息整合到一起，參保人員就能通過掃描二維碼得知自己動態(tài)變化的社?，F(xiàn)狀。而對于檔案本身，可以為其編制條形碼。這樣做可建立紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的關(guān)系，將每份檔案的條形碼打印出來，并粘貼條形碼使電子信息與紙質(zhì)檔案對應(yīng)，再通過掃碼形式將信息上傳至聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中去，并使索引得以形成。在調(diào)用資料時，只需在索引中進(jìn)行搜索就能快速找到所需文件。

總體而言，社保檔案信息化建設(shè)對社保工作的開展起到了積極作用，但其仍然處于發(fā)展階段，未來還有很長的路要走。目前，我國對社保檔案管理要求進(jìn)一步提高，對信息化管理方式大力支持，并且在全球信息化迅速發(fā)展的歷史潮流下，社保檔案信息化管理發(fā)展迎來了其最光明的發(fā)展時期。

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