董慧

【摘要】目前，檔案管理信息化建設(shè)成為檔案管理發(fā)展的主要趨勢。但就目前來說，我國檔案管理過程中依然存在著很多問題，對其信息化建設(shè)造成了很大影響。本文主要就這些問題進行分析，并提出了相應(yīng)的解決辦法。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;事業(yè)單位;信息化建設(shè)

信息技術(shù)的不斷發(fā)展為事業(yè)單位的檔案管理帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理基本上都是以紙質(zhì)為主要媒介，但是這樣的人工錄入模式已經(jīng)無法完全適應(yīng)當今的社會發(fā)展需求。只有實現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)型，才能夠滿足我國當前事業(yè)單位的發(fā)展需要，充分發(fā)揮出檔案管理工作的作用。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是符合社會發(fā)展的一項重要工作內(nèi)容，對企事業(yè)發(fā)展具有重要意義，主要包括以下兩個方面：

（一）讓檔案管理工作更加簡單。傳統(tǒng)形式的檔案管理基本都是以紙質(zhì)為媒介，而紙張隨著時間的發(fā)展難免會出現(xiàn)變脆和老化的現(xiàn)象，這對于資料的采集、儲存以及整理都造成很大影響。而在檔案實現(xiàn)管理信息化之后，檔案的管理形式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮邮珍?，大大減少了信息所占的空間，文檔的儲存和管理也更加便捷，在后期只需要對系統(tǒng)進行定期的維護即可。

（二）便于檔案的查找。傳統(tǒng)的檔案管理方式要想進行資料查找需要從大量的信息中進行篩選，要想找到所需資料需要很大的工作量。而實現(xiàn)檔案的信息化管理后，使用者就可以直接通過輸入關(guān)鍵詞的方式即刻從大量的文件中搜索出需要的內(nèi)容，也省去親自到檔案室查找的麻煩，實現(xiàn)了檔案信息遠程化傳輸，在很大程度上提高了檔案管理的效率。

二、當前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

隨著信息科技的不斷發(fā)展，如今大多事業(yè)單位開始引進信息化的檔案管理模式，但是在應(yīng)用過程中依然存在著很多的問題，主要包括以下幾個方面：

（一）對檔案管理工作的重視程度不夠。檔案管理對于事業(yè)單位的正常運行有著很重要的作用，對檔案進行定時的整理和分類能夠讓事業(yè)單位的工作變得更加清晰、井井有條，并且也實現(xiàn)了資源上的共享。但就目前來說，很多事業(yè)單位的領(lǐng)導對于檔案管理工作的重視程度不夠，往往忽視了對單位內(nèi)檔案管理的建設(shè)，投資力度不夠，檔案管理水平也無法得到有效提高，相關(guān)的檔案管理工作人員素質(zhì)過低，導致檔案管理建設(shè)工作無法有效進行。

（二）檔案資源開發(fā)問題。我國檔案信息資源的開發(fā)有限，有效供給嚴重不足，在對信息資源進行采集加工的過程中出現(xiàn)過多重復勞動。就當前的形式來看，我國檔案開發(fā)的比例依然較低，數(shù)據(jù)庫容量較少，很多信息資源并未得到充分利用。

（三）軟硬件系統(tǒng)設(shè)施不完善。當前，事業(yè)單位缺少與管理工作要求相符合的軟件系統(tǒng)也是影響其檔案管理工作的一個主要問題，大部分事業(yè)單位中，軟硬件設(shè)備都無法滿足企業(yè)中大量的檔案信息管理需求。

三、加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

就目前來說，我國事業(yè)單位檔案管理工作中存在很多問題亟待解決，我們應(yīng)正視問題，解決問題，適應(yīng)信息化的發(fā)展，為檔案信息使用者提供更加便捷的服務(wù)。

（一）建立高效安全的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理是為了讓企事業(yè)單位擁有一個更加全面的信息資源，為檔案使用者提供更加便捷服務(wù)的。在檔案文件當中有很多單位內(nèi)部的秘密文件，因此，應(yīng)制定出一套更加安全的制度來確保文件的安全性，消除信息隱患。并且，檔案管理部門應(yīng)加強對內(nèi)外網(wǎng)的安全檢查，對入網(wǎng)檔案進行嚴格把控。與此同時，在檔案的使用過程中，使用者應(yīng)將使用情況及時進行反饋，檔案管理者對于一些好的意見和建議也應(yīng)虛心接受，力求將事業(yè)單位的檔案管理工作進一步完善。

（二）加強檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)性文件資料在檔案的采集、儲存以及查找方面有很多不便。而信息化檔案管理的實現(xiàn)能夠?qū)⒋罅康馁Y料以電子錄入的方式存儲起來，大大減小了占用空間，檔案的整理、儲存環(huán)境也變得相對簡單了。這就需要我們加強檔案管理軟硬件的設(shè)施建設(shè)，通過更加完善的、易操作的、功能全面的設(shè)備為檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障。

（三）加強事業(yè)單位檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。由于事業(yè)單位檔案管理信息化的滲透，檔案管理方式發(fā)生了巨大變化。隨著管理范圍的擴大，檔案管理者的能力也需要進一步提升。事業(yè)單位應(yīng)對檔案管理者定期進行培訓，提高其專業(yè)素養(yǎng)，確保檔案管理者具備一定的計算機軟、硬件基礎(chǔ)，能夠?qū)π畔⒒臋n案進行有效管理。并且應(yīng)加強對檔案管理工作的重視程度，對檔案管理者進行專業(yè)方面的考核，確保檔案管理工作的順利進行。

四、結(jié)語

伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當前社會對檔案管理的需求。只有通過不斷的變革，才能夠形成高效的信息化管理。但就目前來說，由于我國檔案管理工作起步較晚，相比于其它發(fā)達國家依然存在很大差距，無法完全滿足大眾的需求，因此，我們還應(yīng)在檔案管理方面加強建設(shè)，設(shè)計一些專業(yè)高效的檔案管理系統(tǒng)，更好地服務(wù)于企事業(yè)單位。

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