尚雪蕾 駱南南

【摘要】在新時(shí)期，檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程更強(qiáng)調(diào)高質(zhì)量與高效率，同時(shí)也要符合新時(shí)期信息時(shí)代特征，走多元化的發(fā)展路徑，這就需要正視檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中所存在的問(wèn)題。文中指出了新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)可能存在的問(wèn)題，并提出相關(guān)改進(jìn)措施，加以例證。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化;新時(shí)期;存在問(wèn)題;改進(jìn)措施;農(nóng)業(yè)環(huán)保站

傳統(tǒng)檔案管理工作存在諸多弊端，例如它的時(shí)間與空間限制就很?chē)?yán)重，這間接加大了檔案管理工作的難度與成本。而在新時(shí)期，檔案管理信息化雖然大幅度優(yōu)化了傳統(tǒng)檔案管理工作的內(nèi)容與機(jī)制，但由于它的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)尚淺，依然還存在諸多問(wèn)題有待改進(jìn)。為了迎合新時(shí)期發(fā)展需要，檔案管理工作還要做到基于信息化機(jī)制體系的全面優(yōu)化調(diào)整，解決問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新突破。

一、新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

在新時(shí)期，我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)工作已經(jīng)步入正軌，它在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域都強(qiáng)調(diào)管理工作的專(zhuān)業(yè)性、實(shí)用性、時(shí)效性和人性化，它更強(qiáng)調(diào)對(duì)信息數(shù)據(jù)資源的有效共享與快捷服務(wù)過(guò)程，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效管理，提高檔案資源的利用價(jià)值。實(shí)際上，檔案信息化管理雖然改變了傳統(tǒng)檔案管理途徑，但它的目的并沒(méi)有變化，它只是希望通過(guò)將各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的檔案管理帶入信息化時(shí)代，走檔案管理的信息化多元素綜合發(fā)展之路，并提高檔案信息的有效利用率，將檔案本身所具備的社會(huì)服務(wù)功能最大化。

二、新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)所存在的問(wèn)題

新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)由于剛剛步入正軌，還有許多不足之處，而由它們所形成的問(wèn)題制約了檔案管理信息化優(yōu)化發(fā)展進(jìn)程，必須首先指出并正視它們。

（一）檔案管理制度不完善。當(dāng)前很多單位、企業(yè)都存在檔案管理制度不完善的問(wèn)題，客觀講，圍繞檔案管理建設(shè)不但要建立合理明細(xì)的檔案管理規(guī)章制度，還要對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)統(tǒng)計(jì)、管理規(guī)則優(yōu)化變更、編研以及有效利用，確定規(guī)章制度的同時(shí)也要建立相對(duì)健全的考評(píng)制度。通過(guò)完善的檔案管理制度來(lái)強(qiáng)化單位工作人員責(zé)任意識(shí)，提高他們的工作水平。就目前來(lái)看，許多單位在檔案內(nèi)容、范圍、質(zhì)量管理方面都有問(wèn)題，經(jīng)常出現(xiàn)檔案歸檔內(nèi)容與檔案材料相互不符的情況，甚至出現(xiàn)了檔案工作過(guò)程中工作人員相互推諉責(zé)任、無(wú)法明確檔案信息利用及管理權(quán)限的問(wèn)題。這些行為都嚴(yán)重影響了檔案信息化管理的可利用范圍和權(quán)責(zé)，讓實(shí)際的檔案管理工作過(guò)程失衡，甚至失去意義。

（二）檔案信息資源利用程度低。當(dāng)前有些單位在檔案信息資源利用程度上偏低，它主要體現(xiàn)在檔案信息資源的利用程度、存儲(chǔ)模式與檢索方式上不夠健全，且檔案信息化保存的持久性嚴(yán)重欠缺，這導(dǎo)致檔案信息內(nèi)容的閱讀便捷性也大幅度降低。再一方面，由于某些傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)才剛剛實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)化，檔案工作管理人員為了維護(hù)檔案信息資源的完整性與安全性，拒絕檔案信息的查閱與借閱，這也直接降低了檔案信息資源的利用率。同時(shí)當(dāng)前單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)檢索利用率的偏低和檢索功能不夠完善也嚴(yán)重阻礙了檔案的有效利用程度。

三、新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題的改進(jìn)措施

在新時(shí)期，各行各業(yè)都在不斷優(yōu)化自身的檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程，提出了針對(duì)固有問(wèn)題解決的改進(jìn)措施。本文以某農(nóng)業(yè)環(huán)保站為例，提出針對(duì)新時(shí)期檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的建議，旨在改進(jìn)自身過(guò)去檔案管理中所存在的管理制度不完善和檔案利用率偏低問(wèn)題。

（一）完善農(nóng)業(yè)環(huán)保站檔案管理的利用制度與歸檔制度。該農(nóng)業(yè)環(huán)保站在檔案管理的利用制度與歸檔制度完善方面下了很大功夫，希望最大限度發(fā)揮檔案資源管理與利用的有效價(jià)值。首先是不斷完善檔案內(nèi)容的利用制度，將檔案資源內(nèi)容合理利用與地方農(nóng)村水利工程建設(shè)、建筑工程建設(shè)當(dāng)中，根據(jù)檔案所提供數(shù)據(jù)與過(guò)往農(nóng)業(yè)建筑改造實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來(lái)提供相關(guān)環(huán)境數(shù)據(jù)，以前車(chē)之鑒來(lái)對(duì)新工程項(xiàng)目形成技術(shù)規(guī)范和約束，最大限度發(fā)揮檔案資源的有效利用價(jià)值，同時(shí)保證了檔案信息資源利用的延續(xù)性。再一點(diǎn)就是完善檔案的歸檔制度，實(shí)施對(duì)檔案的“雙軌歸檔”管理。這一做法就旨在充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)農(nóng)業(yè)環(huán)保站內(nèi)傳統(tǒng)紙媒檔案數(shù)據(jù)的整合、歸檔與再管理，同時(shí)也為檔案建立完善的歸檔制度與管理標(biāo)準(zhǔn)，一方面滿(mǎn)足電子檔案的有效歸檔，一方面促進(jìn)了農(nóng)業(yè)生態(tài)環(huán)保數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新與補(bǔ)充，讓紙質(zhì)檔案信息內(nèi)容能夠做到準(zhǔn)確錄入，保證農(nóng)業(yè)環(huán)保站中的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案能夠與最新轉(zhuǎn)化的電子檔案相得益彰，有序有效歸檔。

（二）完善農(nóng)業(yè)環(huán)保站檔案管理的資源利用效率。該農(nóng)業(yè)環(huán)保站要完善自身檔案管理的資源利用效率，首先就是要定制一套完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)檢索技術(shù)模式，提高檔案檢索的利用效率。具體來(lái)講，就是要完善優(yōu)化檔案目錄的檢索準(zhǔn)確度，有必要對(duì)農(nóng)業(yè)環(huán)保站中的水利環(huán)保數(shù)據(jù)、林業(yè)環(huán)保數(shù)據(jù)、農(nóng)田環(huán)保數(shù)據(jù)、農(nóng)業(yè)設(shè)施數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)建設(shè)，確立每一項(xiàng)目?jī)?nèi)容檢索機(jī)制，實(shí)現(xiàn)農(nóng)村農(nóng)業(yè)管理者與農(nóng)民的快捷檢索過(guò)程。再者就是要統(tǒng)一檔案信息化管理，例如對(duì)個(gè)人出資所開(kāi)展的農(nóng)業(yè)科技活動(dòng)進(jìn)行資源統(tǒng)一化管理，保證農(nóng)業(yè)科研資源實(shí)現(xiàn)內(nèi)容共享。為此，農(nóng)業(yè)環(huán)保站還要為農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)檔案內(nèi)容進(jìn)行立卷歸檔責(zé)任制建設(shè)，為所有歸檔的科研文件材料實(shí)施審查，并完成檔案內(nèi)容的電子數(shù)字化轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理目的，提高檔案的檢索利用效率。

四、總結(jié)

像農(nóng)業(yè)環(huán)保站這樣重要的利國(guó)利民企業(yè)，一定要強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)據(jù)管理的創(chuàng)新性與服務(wù)性，要做到與時(shí)俱進(jìn)，基于信息化時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的信息資源共享與優(yōu)化建設(shè)，修正檔案信息化管理建設(shè)的不利缺陷，促使檔案管理工作進(jìn)步。

【參考文獻(xiàn)】

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