王雪瑩

摘要：檔案信息數(shù)字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中需分步實施，突出重點，講求實效，執(zhí)行可持續(xù)發(fā)展之戰(zhàn)略。檔案工作者既要充分了解目前檔案信息數(shù)字化的實際水平，更應牢牢抓住這一大好的發(fā)展機遇，做好本職工作。隨著知識經濟的到來，信息化技術的運用必將越來越廣泛，作為檔案管理工作來說，想要不被時代所拋棄，就要跟得上時代的步伐。做好檔案信息數(shù)字化工作，不但可以加快我國整體檔案工作的建設進程，也必將大大有利于其他相關工作的開展，有利于幫助解決地區(qū)信息發(fā)展不協(xié)調問題、信息不對稱問題以及很多衍生出來的其他問題。做好檔案信息數(shù)字化建設，對于我國大力開展文化建設，加快構建社會主義和諧社會的建設，以及實現(xiàn)偉大“中國夢”都有不可或缺的重要作用。

關鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；研究

一、檔案信息數(shù)字化的發(fā)展現(xiàn)狀

隨著計算機技術在檔案管理工作中發(fā)揮的作用越來越大，我國已經進入了檔案管理數(shù)字化的時代。所謂數(shù)字化是指運用數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)字掃描等技術手段，將紙質、聲像和已經歸檔的電子文件，組織成信息資源庫。檔案信息數(shù)字化其目的是為了達到檔案管理和服務方式的數(shù)字化，加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的數(shù)字化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質基礎和重要手段。然后，面對時代潮流，由于思想不夠重視、地區(qū)經濟發(fā)展不協(xié)調、技術手段落后以及缺乏統(tǒng)一的行業(yè)標準等等一系列原因，我國的檔案信息數(shù)字化發(fā)展還十分落后。

二、數(shù)字化電子檔案的類型

目前，數(shù)字化電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶等，為了做好數(shù)字化檔案管理工作，應當按照檔案種類分別整理組盤。

（一）文書電子檔案整理

一是內部文件。要以年度和組織機構及保管期限來組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結構和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。要掃描成影像文件進入網(wǎng)絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡終端在其權限范圍內進行查詢。

（二）科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多， 可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

三、檔案信息數(shù)字化的發(fā)展趨勢

隨著現(xiàn)代計算機技術和現(xiàn)代通信技術的飛速發(fā)展，檔案信息正逐步從以紙質載體和文字記載向電子信息和虛擬信息發(fā)展，其記載方式正逐漸實現(xiàn)數(shù)字化。實現(xiàn)了檔案信息數(shù)字化，用戶可以在辦公室或家中不受時空限制地通過網(wǎng)絡在全球范圍內選擇，組織和形成以自我需為中心的檔案信息體系，檔案信息記載方式的數(shù)字化是未來檔案信息發(fā)展的方向。辦公的自動化和無紙化的出現(xiàn)，使檔案的形成方式發(fā)生了變化，文件的起草和簽發(fā)，催辦和歸檔這些運作過程是在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。 我國的檔案事業(yè)正在進入“以現(xiàn)代科學技術為核心，建立在知識和信息的生產、分配和使用基礎上的知識經濟”的時代。隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰(zhàn)略資源。信息技術的發(fā)展與廣泛的應用使檔案數(shù)字化建設提上了日程，給檔案工作帶來了新的生機。

四、數(shù)字化電子檔案的保護

數(shù)字化電子檔案以脫機方式保存，在管理工作中大都是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩(wěn)定性，有利于數(shù)字化電子檔案的長期保存，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將電子檔案轉儲到光盤上。但是在刻錄儀還沒普及之時，仍是軟磁盤和光盤并存，所以，軟磁盤和光盤的保護是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定相應的保護措施。

五、檔案信息數(shù)字化的益處

檔案信息數(shù)字化，就是以紙質或機讀形式的館藏檔案資料為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息，為人們提供利用的過程。其益處有：

（一）可充分發(fā)揮和利用現(xiàn)有微機的潛能，提高微機利用率

目前，大多基層檔案館對微機的應用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，如此的低效率利用造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設備不能盡其所用。

（二）可縮短二次文獻信息加工時間，提高檔案信息時效性

當前手工的二次文獻信息加工，從選題、選材、編輯到出版，歷經時間長，造成信息失效，影響檔案信息的應用價值。檔案信息數(shù)字化，編研工作者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能來快速完成信息加工工作程序，快捷地開發(fā)出二次文獻，提高檔案信息的應用時效。

此外，目前“信息高速公路”在我國雖然正始起步，但檔案工作人員要密切關注其發(fā)展動向，做到快速反應，制定超前對策，提高掌握最新技術的本領，使檔案工作盡快適應這一客觀形勢的變化和要求，逐步實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息而打好堅實的基礎。